Психологија пословне комуникације

Пословни људи данас имају много начина да комуницирају са купцима, колегама и другим заинтересованим странама. Разумевање природе пословне комуникације може вам помоћи да постигнете циљеве ваше компаније и свакодневно управљање.

У психологији, термин "комуникација" означава размену информација између људи кроз заједнички систем симбола. Ова дефиниција комуникације укључује два аспекта:

• Прво, постоји оно што се преноси, као што су чињенице, осећања, идеје и тако даље. То значи да у процесу комуникације неко мора да прими пренете информације.
• Друго, горња дефиниција наглашава елемент разумевања у процесу комуникације. Разумевање ће се постићи само када је прималац поруке разуме у истом смислу као и пошиљалац. Дакле, правилно тумачење поруке је од велике важности.

Пословна комуникација је размена информација, чињеница и идеја у вези са пословањем. У овом добу глобализације, сваки посао, велики или мали, захтева одговарајућу пословну комуникацију, како интерну тако и екстерну.

Главне карактеристике пословне комуникације укључују следеће компоненте:

• Сегментација. Чак и у малим организацијама, било би погрешно претпоставити да сви запослени имају исте потребе, интересовања и жеље када је у питању пословна комуникација. Ефикасна пословна комуникација је сегментирана како би се задовољиле потребе специфичне публике. На пример, запослени који раде у административном окружењу имаће другачије потребе и другачији приступ информацијама од запослених који раде у производном окружењу.
• конкретности. Ефикасна пословна комуникација мора бити специфична, а што је конкретнија, то се више уклапа у сопствене специфичности.
• Прецизност. Када су информације нетачне, кредибилитет се губи. Пошиљалац ове информације такође губи поверење. Ефикасна пословна комуникација мора бити тачна како у погледу садржаја који се преноси, тако иу погледу једноставних ствари које укључују граматику, правопис и интерпункцију.
• Правовременост. Запослени треба да буду свесни шта се дешава у њиховим организацијама и спољашњем окружењу како то утиче на њих. Правовремена комуникација са запосленима је тежа него икада раније, али је неопходна за ефикасну пословну комуникацију.

• Поновљивост. Ако је порука послата само једном, не можете бити сигурни да је стигла до примаоца. Ефикасна пословна комуникација захтева честу комуникацију како би се осигурало да сви запослени имају информације које су им потребне. Поред тога, запослени се мењају, једни одлазе, други се придружују компанији, а све то захтева ажурирање информација.
• Вишеканални. Предузећа имају много канала комуникације у распону од традиционалних (штампа, огласне табле, састанци) до нових (е-пошта, блогови, друштвене мреже).Сви ови канали морају се користити како би се обезбедило да запослени добијају информације у различитим условима.
• Непосредност. Стручњаци кажу да је комуникација лицем у лице и даље најефикаснија и треба је користити кад год је то могуће. Наравно, у веома великим организацијама то може бити тешко, али чак и тада, алтернативе могу укључивати видео конференције или коришћење вебинара.
• Присуство повратних информација. Запослени би требало да буду у могућности да поделе своје повратне информације, мишљења и мисли са менаџерима и послодавцима. Двосмерна комуникација је ефикасна и за запослене и за послодавце.

Понекад морате да радите са неким ко вам се не свиђа или једноставно не подносите. Али због вашег посла, важно је да одржавате добар пословни однос са њима. У овом случају покушајте да боље упознате особу. Он вероватно добро зна да вам се не свиђа, па направите први корак: започните поверљив разговор или га позовите на заједничку вечеру. Током разговора, фокусирајте се на тражење ствари које вам могу бити заједничке: питајте о породици, интересовањима, прошлим успесима.

Корпоративна култура је неопходна за успешну пословну комуникацију. Доприноси одржавању пословне етикете на послу, осим тога, студије у овој области показују директну везу између корпоративне културе и промета компанија.

Стручњаци наводе шест основних психолошких принципа пословне комуникације:

• Реципроцитет. Реципроцитет у пословању подразумева међусобна очекивања при размени вредности. Ако једна особа нешто даје, онда се од примаоца очекује да нешто да заузврат. Реципроцитет ствара поверење између партнера, а њихов однос се развија на боље.
• Уверљивост. Познавање производа, трендова, резултата истраживања преговора учиниће вас много убедљивијим. Важно је показати своју свест како бисте задобили поверење партнера.
• обавезна. Увек испуњавајте своје обавезе, не само писмене, већ и усмене. Запамтите да је чак и стисак руке знак слагања. Ако вам је тешко да се сетите шта сте рекли у једном или другом тренутку, запишите то. Одаћете утисак обавезујуће особе.
• Субсекуенце. Увек будите доследни у својим делима и поступцима и никада не мењајте своје пословне принципе.
• Тежња ка консензусу. Консензус подразумева да сви доносе и подржавају одлуку и разумеју разлоге за њено доношење. Консензус је могућ између партнера ако имају заједничке вредности и циљеве, а међу њима постоји сагласност о конкретним питањима и заједничком правцу.
• Лична наклоност. Већа је вероватноћа да ћемо комуницирати са оним људима који јасно дају до знања да им се свиђамо и у чијем присуству се осећамо значајним. Физичка привлачност игра улогу у томе, али сличност је такође веома ефикасна. Апелујемо на оне људе који су слични нама по одећи, годинама, социо-економском статусу.

Комуникација је етичка када је директна, искрена и реципрочна.Ако комуникација има за циљ сакрити истину или нанети штету другој особи, она не може бити етичка.

Иако етика није исто што и морал, постоји јака веза између ова два концепта: морал су идеје о томе шта је исправно, а шта погрешно, а етика су принципи понашања који су под утицајем моралних уверења. Дакле, етика комуникације у великој мери зависи од моралних принципа:

• Искреност. Уопштено говорећи, етичка комуникација је искрена комуникација. Иако би понекад било етичније лагати, на пример, наводног убицу, о томе где се налази потенцијална жртва, ови случајеви су пре изузетак него правило. Осим тога, поштење је више од истине; то значи бити отворен, волонтирати све информације које имате, чак и ако оне угрожавају ваше краткорочне интересе. Поверење у људе је уско повезано са поштењем. Стварање окружења поверења је пут ка етичкој комуникацији у пословном окружењу.
• отвореност. Отвореност је једна од кључних тачака етичке комуникације. У комуникацији то значи бити отворен за различите идеје и мишљења, као и бити вољан да изнесете своје мишљење, чак и ако не очекујете да ће бити прихваћено.

• Лојалност. У контексту пословних комуникација, лојалност значи издвајање потребног времена и ресурса за свеобухватну дискусију о питањима. Тек тада ће сви имати прилику да буду саслушани.
• Изградња консензуса. Етичка комуникација је оријентисана на циљ, а не на статус. Стил комуникације у којем се различите групе удружују у супротстављене таборе и првенствено се руководе сопственим интересима не доприноси ничему организацији у целини. Етички за организацију је стил комуникације у којем људи траже консензус, а не противљење, и фокусирани су на то да ураде оно што могу за компанију. Дакле, пошто је помоћ организацији морални императив, постизање консензуса је етички стил комуникације.

Верује се да постоји шест главних типова саговорника. Да бисте се боље припремили за важне разговоре, важно је да знате какав сте тип:

• рефлексивни. Рефлективни сте саговорник ако у процесу комуникације осетите расположење партнера. Ваш говор је мекан, миран, осетљиви сте, разумете саговорника, волите да градите односе са другим људима.
• Судија. Ви сте саговорник судијског типа ако анализирате теме и питања, схватите главне тачке, а затим их ефикасно објасните другима. Ви водите разговор и водите га директно и убедљиво.
• Нобле. Ви сте тип „племенитих“ саговорника ако волите отворену комуникацију, а другим људима је лако да комуницирају са вама. Такође сте фокусирани и увек идете право ка циљу.
• заменик. Саговорник типа заменика је дипломатски и користи комуникацију да оконча сукобе. Такође је тих, шармантан и чини да се људи осећају пријатно.
• Сократ. Сократов тип саговорника је добар у решавању проблема и убеђивању других, воли дуге расправе.Он је детаљан и добро информисан, а његово мишљење други цене.
• званичник. Овај тип саговорника користи комуникацију како би остварио своје снове и постао успешан на послу и код куће. Ово је проницљив и стратешки мислилац.

Стручњаци кажу да постоје четири главна стила комуникације: аналитички, интуитивни, функционални и лични. Ниједан стил комуникације није сам по себи бољи од другог. Али избор погрешног стила комуникације за одређену публику може изазвати проблеме:

• Аналитички стил. Аналитичка комуникација подразумева бављење чврстим подацима и реалним бројевима. Људи који комуницирају у овом стилу избегавају да покажу осећања и емоције током разговора. Велики плус аналитичког стила комуникације је то што можете логично и непристрасно анализирати проблеме. То значи да људи виде да сте добро информисани и да имате велико аналитичко искуство. Потенцијална мана аналитичког стила комуникације је то што вас се може сматрати хладним или неосетљивим.
• Интуитиван стил. Када комуницирате у интуитивном стилу, више волите да сагледате целу слику и избегавате детаље из страха да се не заглавите у њима. Ово вам омогућава да дођете до сржи проблема, а не да га пролазите у фазама. Предност овог стила је у томе што комуницирате брзо и прецизно, лако се бавите великим и сложеним питањима. Међутим, у ситуацији која заиста захтева детаље, можда нећете имати стрпљења.

• функционални стил. Овај стил подразумева методичност, присуство детаљних планова, прецизне рокове. Људи који комуницирају у овом стилу су добри извођачи којима ништа не недостаје.Потенцијални недостатак функционалног стила комуникације је то што можете изгубити пажњу публике, посебно када разговарате са интуитивним саговорницима.
• Лични стил. Комуникацијом у личном стилу осећате емотивну везу са својим партнером, а то вам омогућава да знате шта он заиста мисли. Ви сте добар слушалац и добар дипломата, знате како да изгладите сукобе, одржавате добре односе са многим људима. Овај стил вам омогућава да изградите дубоке личне односе. Људи вам се често обраћају јер сте у могућности да спојите различите групе. Лоша страна овог стила комуникације је што понекад можете да изнервирате саговорнике аналитичког типа који воле тешке бројеве и логичне дискусије.

За најважније вештине пословне комуникације погледајте следећи видео.