бонтон пословне преписке

Канцеларијска преписка је веома посебан жанр који морате савладати ако желите да се попнете на корпоративној лествици. Добре вештине пословног писања ће вам верно служити: помоћи ће вам у комуникацији са подређенима, надређенима и партнерима, нагласити ваше образовање и изгледе. Стил комуникације треба да буде уздржан, сврсисходан, без одступања од задате теме.

Свака комуникација, и лична и писмена, је интеракција са људима у циљу размене информација, импресионирања и преговарања. Ништа људско није нам страно, понекад дајемо одушка емоцијама, али у пословној сфери не би требало да буде места за насилно испољавање наших осећања, карактерних особина и темперамента.

Важна карактеристика пословне комуникације је да се не може прекинути усред реченице. На свако писмо које добијете, морате написати одговор, чак и ако вам се не свиђа.Ако примите позив, а немате времена да подигнете слушалицу, обавезно узвратите позив. Наравно, комуникација са неким људима је непријатна. Зато листа обавезних квалитета менаџера укључује отпорност на стрес.

Пословни састанак, телефонски разговор или пословна е-маил преписка сигурно ће имати неку сврху. Као резултат, стране морају да донесу закључке, да разговарају о пројекту, да се договоре о стратешком партнерству итд.

У писаном говору постоји можда чак и више ограничења и конвенција него у усменом говору. Комуницирајући са саговорником директно, на личном састанку, можемо направити интонациони нагласак на ову или ону чињеницу, разјаснити нешто ако нас саговорник није разумео. Ако се направи грешка у говору, можемо је одмах исправити. Али у пословном писму морамо бити крајње јасни и прецизни како речи не би подразумевале двоструко тумачење.

Говорили су: „Папир ће све издржати“, подразумевајући да се могу написати и непоуздане чињенице. Мишљења смо да пословна преписка треба да буде што искренија. Иначе, сада се папирна писма све ређе шаљу. У основи, они превозе уговоре и другу документацију. У овом случају, меморандум се користи као доказ високог статуса организације.

Данас се пословна кореспонденција у већини случајева одвија у виртуелном простору и она има своје карактеристике. Када дијалог тек почиње, уобичајено је да се напише поздрав према бонтону, на пример: „Здраво, драги Олег Сергејевичу! „. А на накнадном обраћању током радног дана поздрав се може изоставити.

Писана комуникација, укључујући и е-пошту, захтева поштовање језичких норми и беспрекорну писменост. На крају крајева, преписка ће образованом саговорнику открити ваше празнине. Зато вам саветујемо да проверите шта је написано уз помоћ специјалних сервиса, ако нисте потпуно сигурни у сопствено знање.

Наводимо општа правила која захтевају етику електронске комуникације. Они су прилично једноставни, али многи их, нажалост, занемарују:

• почетак сваке реченице пише се великим словом;
• на крају фразе се ставља тачка како би смисао прочитаног био јасан;
• да бисте решили проблем и предложили решења, корисно је користити листу са набрајањем или бројевима;
• ради прегледности, добро је користити табеле, графиконе, графиконе;
• немојте се посебно трудити да изгледате као интелигентан, образован саговорник, не компликујте једноставне мисли претераним партиципалним и партиципским окретима;
• што једноставније изражавате своје мисли, то боље;
• иако у свакодневном говору култура захтева избегавање жаргона, у пословном окружењу се професионални жаргон и позајмице из енглеског сада сматрају добром формом (али не претерујте!).

Постоје следеће врсте порука:

• промотивне понуде;
• захвалност;
• пратећи;
• гаранција;
• подсетници;
• упозорења;
• предлози за сарадњу.

Поред општих правила, важно је знати неке детаље пословног писања.Даћемо правила која ће бити прикладна у великој већини случајева.

Почетак е-поште се зове заглавље. Има лого организације. Корисно је увек имати при руци (односно на радној површини рачунара) шаблон у који се уноси овај лого.

За разлику од офлајн комуникације, савремена правила вас не обавезују да поздравите примаоца, а можете одмах изнети суштину ствари тако што ћете га назвати именом и патронимом. Међутим, многи настављају да пишу на почетку поруке: „Добро јутро! ", "Здраво! ", "Добро вече! ' или 'Поздрав.' И у овоме, такође, нема одступања од норме.

Захтеви за тело писма сугеришу да управо у њему лежи значење преписке. Подела текста на пасусе сматра се добром формом, знаком пажљивог односа према саговорнику. У сваком пасусу, један или други аспект теме је именован и откривен. Поред идентификовања проблема, уобичајено је да се предлажу начини за његово решавање. Да тако кажем, открити пословну идеју у малом.

У завршном делу поруке можете изразити и формална и више лична осећања. Формулација „С поштовањем…“, „С поштовањем…“ („с поштовањем“ на енглеском) или емотивнија жеља „Желим вам пријатан дан! „.

У личном потпису обавезно је навести презиме и име (а у неким круговима и патроним). Требало би да постоје и бројеви телефона које можете позвати: мобилни и канцеларијски град. Недавно је у моду ушао електронски потпис са логотипом компаније.

Додатна веза ка електронском порталу организације служи као додатно оглашавање и може повећати промет на овом сајту у будућности.

Већина запослених у канцеларијама има веома обимну архиву писама у свом е-маил сандучету. Да се ​​саговорник не би збунио у дугој преписци, препоручује се да пошаље писмо у облику одговора. Када кликнете на одговарајући оквир на почетку теме писма, појављује се енглеска скраћеница „Ре…“. Ово је веома згодно, јер ће адресат одмах запамтити напредак преписке.

Можете сачувати целу историју виртуелне комуникације са овим саговорником, или можете оставити само последње или најзначајније цитате. Савремени пословни бонтон захтева од вас да брзо одговарате на е-пошту. На крају крајева, значајан део дана проводимо за радним рачунаром. Поред тога, пошта се може проверити са мобилних уређаја.

Ако је порука од посебне важности и хитности, онда је дозвољено писати смс или телефонирати да подсетите на писмо.

Међу креативним личностима, употреба печата није прихваћена и, штавише, исмејана је и осуђена. Али у пословној кореспонденцији, печати помажу да се одразе стандардне ситуације.

Корисно је имати виртуелну касицу-прасицу постављених израза и фраза. Заиста, структурирана комуникација, канцеларијски рад и решавање формалних питања изграђени су на овим клишеима. На пример, саучешће се изражава прометом "Нажалост, морамо да вас обавестимо ...".Осећај захвалности се огледа у овој формули дужности: „Хвала на вашем непроцењивом доприносу...“. И, на крају, радост: „Са поносом вас обавештавамо да ...“. Али последња реченица: „Радујемо се даљој плодоносној сарадњи“ изражава наду за даље пословне контакте.

Дакле, разговарали смо о бонтону пословне кореспонденције. Ова правила су неопходна како би комуникација била што угоднија и плодоноснија. Искористите их и видећете да је ваш рад у сервису прошао без проблема!

За више информација о правилима пословне кореспонденције, укључујући е-пошту, погледајте следећи видео.