Фазе пословне комуникације

Комуникација је процес интеракције међу људима, који укључује размену, евалуацију и разумевање информација. Када је у питању пословна комуникација, користе се одређене норме и правила како би интеракција партнера била најудобнија. Узимајући у обзир исправан редослед, који се састоји у посматрању неопходних фаза пословне комуникације, гарантује постизање жељеног резултата, који је пожељнији за оба партнера.

Пословна комуникација је вишестепени процес који подразумева стварање и даље унапређење односа међу људима везаних за специфичне потребе. Овај процес подразумева пренос важних информација, развој концепта интеракције, перцепције и разумевања саговорника.

Пословна комуникација има низ карактеристика, чије ће познавање помоћи да се разуме суштина ове врсте интеракције:

• Репутатион валуе. У пословању, лице предузећа је његова репутација, која је основа на којој се гради будући успех компаније.Из тог разлога је пословна комуникација усмерена на њено одржавање и заштиту.
• Јасноћа и прецизност. Јасно и прецизно дефинисање циљева обезбеђује ефикасан професионални развој који промовише брзу самоорганизацију и формирање одговорности.
• Заједничка активност, корисна за обе стране. У пословној интеракцији се не може водити рачуна о добробити само једне стране. Јединство партнера и обострано корисна позиција обезбеђују успех и одличне резултате за обе стране.

Резултат пословне комуникације зависи од тога колико је пажљиво организован сам процес. У структури пословне комуникације могу се издвојити одређене фазе. Познавање главних тачака такве комуникације и норми понашања које одговарају свакој фази помоћи ће да се постигне жељени циљ.

Ова фаза укључује директну организацију састанка. У првој фази потребно је направити план са конкретним питањима и неколико опција за решавање проблема. Неопходно је анализирати тачке гледишта преговарачког партнера и изабрати најповољнију стратегију односа; препоручује се предвиђање исхода разговора. Организациони моменти завршавају припремну фазу: одређивање места и времена састанка.

Психолошки портрет саговорника, који се развија у вашим очима, зависи од одређених околности, трајања познанства, информација о особи добијених од других запослених. Разликују се вербални и невербални чинови понашања, који омогућавају састављање психолошког портрета саговорника:

• начин говора (садржај, доследност, трајање, експресивност и особине говора);
• гестови и изрази лица;
• специфичне радње (покрети и положаји особе, удаљеност између саговорника, додири);
• телесни покрети (додиривање, тапшање, миловање).

Важну функцију у стварању психолошког портрета врши проучавање изгледа саговорника. То су преференције одеће, чистоћа, уредност и беспрекорност изгледа, придржавање модних трендова или њихово занемаривање, копирање одеће коју носе други људи.

Одређивање психолошког портрета запосленог, потребно је фокусирати се на његову личност:

• карактер (интересовања, принципи, планови, преференције);
• понашање (компетентност, животне вештине, професионално искуство);
• духовна страна личности (јединствене карактеристике процеса и својства интелектуалне, когнитивне и емоционалне сфере);
• социјални и психолошки аспекти (статус, друштвена улога, животни стил и специфичности рада);
• биопсихичка својства (темперамент, пол и старост саговорника, здравствено стање);
• формирање контакта.

Да бисте успоставили пословну комуникацију, потребно је створити атмосферу погодну за озбиљан разговор, који подразумева да покажете партнеру своју добру вољу и интересовање. То ће бити олакшано благим осмехом, љубазним поздравом и паузом која саговорнику пружа прилику да се укључи у разговор и директно учествује у њему.

Стандардни разговор почиње спровођењем следећих радњи: обелодањивање циљева, учинак партнера и на једној и на другој страни, изрицање теме, представљање особе која води разговор, најава поступка истраживања питања.

Ова фаза је обавезна да би се одредио одговарајући преговарачки план и повећао интерес за интеракцију од стране партнера. Овај поступак може бити олакшан шалом која би одговарала месту и времену.

Такође треба да одлучите о улогама које ће стране имати у току пословне комуникације. Убрзање процеса олакшава имитација партнера, огледало његовог држања, пластичност, тон гласа, гестови. Након неког времена (5-10 минута) могуће је прећи на објављивање услова. Ово захтева једнаке позиције. Можете прећи на другу позицију, што се манифестује невербалном комуникацијом.

Током ове фазе, нагласак треба ставити на сличности, а не разлике. Захваљујући томе, преговори ће помоћи да се постигне жељени резултат. У случају нерешивих несугласица препоручује се прелазак на неутралну позицију, која не подразумева постављање сопствене процене.

Запамтите да су потребни јаки аргументи. У овом случају морате поштовати одређена правила:

• Презентацију мисли треба изводити једноставним, разумљивим, прецизним и убедљивим фразама.
• Биће прикладно аргументе прилагодити личности партнера.
• Пожељно је да своје доказе изнесете јасно и сажето.
• Када говорите о проблему, морате бити чврсти: не можете попустити ако сте сигурни у своје мишљење.
• Увек треба да постоји један значајан доказ који подржава тезу у резерви (у случају да саговорник почне да сумња у одлуку).
• Препоручљиво је користити поуздане чињенице које би помогле саговорнику да без одлагања донесе одлуку.
• Не одустајте док партнер коначно не потврди своје одбијање.
• Требало би да користите најубедљивије аргументе у корист свог става, покушавајући да изразите мисли на такав начин да су у потпуности заинтересовани за саговорника.

У интеракцији је увек тешко избећи разне дискусије. Главни задатак којим се треба бавити у таквој ситуацији је да докажете партнеру да сте у праву (отклањањем сумњи, утврђивањем мотива отпора, одбрамбеном реакцијом, размишљањем о тактици). Истовремено, треба избегавати категоричне пресуде, иначе ће се све претворити у супротан ефекат.

Ако постигнете разумевање, даља интеракција неће изазвати озбиљне потешкоће. Након тога, мораћете да пронађете заједничку корист. Дајте свом партнеру прилику да преузме иницијативу.

Неопходно је контролисати његово учешће у постизању жељеног циља.Ако је ваша сопствена одлука много јача од одлуке саговорника, онда треба пажљиво размотрити његов предлог и објаснити зашто је идеја потребно финализирати, на основу чега је исплативије заузети другачији став.

Формулисане критеријуме треба превести у коначну верзију. Након тога, морате започети договор. Препоручљиво је детаљније описати обавезе које преузима свака од страна. Чим се одлука донесе, захвалност исказана саговорнику биће одговарајућа.

Завршна фаза пословне комуникације игра веома важну улогу, па јој треба посветити исту пажњу као и свим претходним. Коначно мишљење утиче на имиџ саговорника у целини и на партнерства која се тренутно одржавају и планирају за будућност. Добронамерност, поштовање и такт ипак треба показати.

Пословна комуникација ће користити и гарантовати добре резултате када се користи следећа правила и упутства:

• Пиће (чај, кафа) се нуди по нахођењу власника или током дуготрајних преговора.
• Немојте телефонирати током пословних преговора. Боље је искључити телефон за ово време. Неопходно је показати поштовање према партнеру и општој процедури пословне интеракције.
• Забрањено је напуштање просторија током преговора. Изузетан случај је потреба за медицинском помоћи.
• Вођење радне евиденције је добродошло, јер наглашава интересовање и пажњу према партнеру.
• Знак доброг укуса је не постављати питања везана за пословну тајну партнера.Ово помаже да се избегну неугодност и незгодан положај.

Све о важним вештинама пословне комуникације погледајте у следећем видеу.