Пословни разговор: правила, варијетети и фазе

Резултати пословних односа често зависе од личних преговора и дијалога. Пословни контакти, успостављени писменим путем или телефоном, развијају се у личним разговорима. Истовремено, учесници интервјуа користе читав низ средстава комуникације: користе не само говор, већ и гестове, изразе лица, лични утицај.

Пословни разговор је најчешће разговор два саговорника, због чега треба водити рачуна о личним специфичностима противника, његовим мотивима, особинама говора, применити бонтон. Интерперсонална комуникација подразумева различите методе утицаја на саговорника.

Пословни разговор који има одређену тему и лично је оријентисан често се води унутар исте организације између запослених.Сврха разговора је жеља једног учесника у комуникацији да уз помоћ речи утиче на другог или читаву групу запослених како би подстакао активност, промене у постојећем радном окружењу или односима и побољшао њихов квалитет.

Други циљ пословног разговора је потреба да менаџмент формира закључке и одлуке на основу мишљења и образложења запослених.

Предност пословних разговора у односу на друге видове вербалне комуникације је:

• у брзини реаговања на примедбе саговорника, што помаже да се добије жељени резултат;
• у повећању свести администратора узимањем у обзир, контролом и праћењем гледишта, судова, размишљања, аргумената и скептичних изјава које се чују током интервјуа;
• у сврсисходности флексибилног разумног скупа метода за проучавање теме о којој се расправља, што је последица решавања проблема и тврдњи свих страна.

Пословни разговор је фокусиран на имплементацију одређених функција:

• проналажење нових праваца;
• покретање перспективних пројеката;
• размена података;
• регулисање започетих активности;
• међусобна комуникација запослених у једном предузећу;
• олакшавање пословних контаката између институција, фирми, индустрија.

Резултате пословног разговора и састанака не одређује само припремљеност за њега, већ и конструкција самог разговора.Неоспорне грешке могу се избећи добро успостављеним методама вођења интервјуа и поштовањем њихових принципа. Увек треба да постоји атмосфера добре воље – оштре изјаве су неприхватљиве.

Принцип рационалности подразумева уздржаност у понашању, посебно у случају да партнер показује емоционалност. Недостатак контроле над емоцијама обично негативно утиче на донету одлуку. Такво решење се не може назвати оптималним.

Принцип разумевања је неопходан како би саговорници могли да нађу заједнички језик у дијалогу и постигну жељени ефекат.

Током разговора, концентрација пажње говорника флуктуира чак и у одсуству дисипативних фактора. Узимајући у обзир и примећујући такве нијансе, неопходно је у овом тренутку поново скренути пажњу на себе и наставити прекинути контакт.

Принцип поузданости диктира обавезно поштовање аутентичности обавештавања саговорника – чак и ако даје лажне информације. Ово доприноси дијалогу и постиже жељене циљеве.

Важан психолошки принцип је разликовање предмета разговора са саговорником. Субјективни однос према противнику може утицати на објективност процене индикатора. Конструктиван разговор се заснива на разликовању догађаја са становиштима и мишљења са искуствима.

Конкретизација оваквих општих принципа за вођење пословних разговора су правила за њихово спровођење, која доприносе безбедности и ефикасности преговора.

Правило двоструког интереса је да сваки од анкетара има двоструки интерес: не само суштину и садржај теме разговора, већ и сарадњу са партнером.Одржавање плодних односа није ништа мање важан задатак у разговору од размене информација.

Стручњаци препоручују да се разговор усмери на начин да не омета однос запослених и менаџера. За ово вам је потребно:

• не журите са закључцима о мотивима и намерама саговорника, на основу сопствених претпоставки;
• пажљиво слушајте противника и покажите да се разуме;
• изразите своје интересовање и своје циљеве уместо да се расправљате о прошлости, а мисли треба да буду изражене јасно и јасно;
• разговарати о будућим акцијама.

Нагласак на интересовању за партнера такође се сматра значајним правилом које ће помоћи да се у великој мери олакшају задаци оба саговорника. Фразе: „разумљиво“, „занимљиво“, „задовољство ми је знати“, природно уметнуте у разговор, створиће опуштену атмосферу и помоћи у изражавању сагласности и међусобног разумевања. Исти проблем се може решити ако се обратите саговорнику, називајући га именом и патронимом, а такође не показујете анксиозност и раздражљивост.

Жеља да се разјасне додатне или помоћне информације такође ће помоћи да се одржи интересовање.

Сваки разговор је начин проналажења заједничког језика. Да би дијалог био успешан, не саветује се да га започињете противречностима. Обично почињу темама о којима су мишљења иста, на пример, о времену. Ово се ради тако да од самог почетка нема негативног одговора и да се не мора улагати напор на убеђивање саговорника.Стручњаци препоручују да увек имате неколико унапред припремљених фраза, на које су одговори само позитивни.

Припрема за пословни разговор почиње најважнијом етапом – планирањем, која се састоји у формулисању проблема и циљева састанка, као и креирању преговарачког плана и метода за његову реализацију. Професионалци саветују:

• размислити и одмерити предложени процес планираног разговора, израдити његов програм;
• прикупити све потребне информације о могућем саговорнику;
• тестирају ефикасност својих аргумената потребних да поткрепе своја уверења и намере;
• проверити доследност њихових дефиниција и мисли;
• размислите о опцијама за реакцију саговорника или противника на изнете аргументе.

Одређивање времена и места будућег разговора зависи од положаја и става учесника. Може се спроводити на сопственој, страној или неутралној територији. Након спровођења оперативне обуке потребно је проверити и уредити прикупљене и припремљене материјале и дати план за будући интервју у коначну форму.

Изградња пословног разговора састоји се од 5 фаза:

• почетак разговора;
• пружање информација;
• аргументација;
• поништавање аргумената противника;
• одобравање предлога.

Сваки од ових корака заснива се на стручном знању, јасноћи, логици, чему се додају и лични квалитети анкетара који су од великог значаја у разговору. План разговора треба изградити на основу различитих могућих опција за његов исход. Понекад морате поновити неке аргументе.

У првој фази – на почетку дијалога – важно је пронаћи контакт са партнером, организовати атрактивно окружење, заинтересовати саговорника и преузети иницијативу. Препоручљиво је користити посебне технике које започињу дијалог. Ови укључују:

• техника за отпуштање напетости, која помаже у успостављању блиских контаката са противником;
• начин да закачите саговорника, омогућавајући вам да брзо ажурирате проблеме;
• метод стимулисања фантазије, који укључује појаву великог броја питања;
• директно приступити проблему.

Тачан почетак разговора је упознавање, тачна формулација његових циљева и задатака, именовање теме, саопштење правила за разматрање питања.

У фази давања информација треба сазнати партнерове захтеве и мишљења, његове мотивације, аргументе и жеље, извести планиране информације и анализирати позицију саговорника.

У фази побијања противникових пресуда, његове примедбе треба неутралисати. Да бисте то урадили, потребно је да своје аргументе изнесете убедљиво, без сумње, не дозвољавајући могућност побијања вашег мишљења. Логика порицања лежи у анализи сумњивих информација, проналажењу правог узрока, избору концепата и метода. У овом случају се користе разни трикови и трикови.

У фази доношења одлуке сумирају се резултати аргументације које је саговорник прихватио и одобрио, отклањају негативне нијансе и закључци, консолидује се и потврђује постигнути резултат, предлажу теме за даљу сарадњу. У овој фази не треба показивати несигурност како и партнер не би почео да сумња у донету одлуку.

Независне врсте пословних разговора карактерише следећа класификација:

• приликом конкурисања за посао;
• по разрешењу;
• о проблему;
• дисциплинске природе.

Прва сорта је уводног типа, чији је главни задатак утврђивање и вредновање пословних квалитета кандидата за позицију. Менаџер треба да постави кандидату само неколико основних питања која садрже податке о особи: ниво образовања, радно искуство, постојеће вештине и способности, разлози тражења посла, ниво захтева за плаћање. Понекад је потребно разјаснити и личне квалитете.

Интервју у вези са одласком запосленог може бити два типа: добровољно поравнање или принудни. У првом случају, администратор треба да сазна разлоге за отпуштање - то је због пажње на побољшању управљања организацијом. Обично је у таквим случајевима могуће пронаћи корисне информације које омогућавају решавање неких проблема.

Трећи тип је разговор са запосленим са којим су приморани да се растану. По правилу, лидеру је веома тешко. У процесу таквог разговора треба посматрати деликатност, али истовремено исправно и поштено износити тврдње против њега. Постоје посебна правила и савети како водити такав разговор.

Аргументација се може заснивати на реторичким и спекулативним методама. Реторичке су:

• фундаментална, која се састоји у директном обраћању партнеру;
• противречност заснована на проналажењу неслагања у аргументима;
• техника за истицање закључака која води до жељених резултата кроз међузакључке;
• компаративни;
• метода распарчавања заснована на избору појединачних делова;
• бумеранг метода;

• бојкот;
• померање акцената и стављање у први план својих интереса;
• метода закључивања заснована на постепеној промени суштине проблема;
• начин анкетирања, закључено у унапред постављеним питањима;
• техника експлицитне помоћи.

Спекулативне методе се могу сматрати:

• техника претеривања;
• анегдотски;
• технологија коришћења ауторитета;
• техника сумње у идентитет саговорника;
• метод изолације, који се састоји у представљању појединачних израза у модификованом облику;
• трансформација правца, заснована на преласку на друго питање које није у вези са спором;
• репресија, која се састоји у преувеличавању мањих проблема;
• техника заблуде у којој се саопштавају збуњујуће информације;
• одлагање - одлагање разговора;
• апел заснован на позиву на саосећање;
• техника изобличења;
• питања замке.

Стручњаци препоручују вођење пословних разговора на следећи начин: дајте предлоге или процените нешто у форми питања-одговора која вам омогућава да задржите иницијативну позицију, не дозволите категоричан тон, охрабрите саговорника да буде активан и истовремено добијете неопходне информације. На пример, прикладно је и рационално користити фразе:

• „Какво је ваше мишљење о овом питању? »;
• "Како мислиш?.. ";
• „Да ли сам добро разумео ваше гледиште? »;
• „Зар ти и ја не бисмо требали да погледамо другу опцију? »;
• „Зар не мислите да вам ситуација сада не иде у прилог? „.

Пословни разговор доприноси остварењу жеље људи да промене ситуацију или успоставе квалитативно нове односе између учесника у дијалогу. Овакви разговори су важан део пословно-политичких односа, који представљају успостављање веза између партнера овлашћених од својих организација за решавање проблема. Морате кратко да говорите.

Више о правилима пословне комуникације погледајте у следећем видеу.