Vrste poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija pomaga graditi odnose s sodelavci, podrejenimi, partnerji in strankami. V procesu komuniciranja ne poteka le izmenjava informacij, temveč tudi izkušnje in znanja na določenem področju. Poslovni bonton prodira v popolnoma vse sfere življenja, obstajajo različne vrste poslovne komunikacije.

Poslovna komunikacija je pomemben del človeškega življenja. Bonton v poslovnem okolju služi kot nekakšna podpora. V poslu obstaja več oblik komunikacije. Ustrezne možnosti je treba izbrati ob upoštevanju osebnih in psiholoških značilnosti udeležencev v razpravi. Razlikujemo lahko naslednje oblike komunikacije:

• Pogovor - ustni stik med sogovorniki se zmanjša na razpravo o pomembnih problemih in nalogah, razjasnitev nekaterih odtenkov, povezanih z delom. Udeleženci pogovora bi morali imeti v tem primeru pravico do reševanja različnih nalog in sprejemanja odločitev. Statusi sogovornikov morajo biti enakovredni.
• Pogajanje imajo bolj togo strukturo. Na njih praviloma sodelujejo predstavniki različnih podjetij ali divizij.S pogajanji združimo moči s partnerji, ki jih zanima rešitev določenega problema.
• Na srečanju sodeluje skupina ali večji krog zainteresiranih in vključenih oseb. Srečanje vključuje zbiranje, analizo informacij, izmenjavo podatkov, pa tudi odločanje o spornih vprašanjih.
• Izvedba - v tem primeru ena oseba ali majhna skupina deli potrebne informacije z občinstvom. V tem primeru sporočilo ni reducirano na razpravo o temi, ampak je predstavljeno kot informacija. Ta oblika komunikacije od govorca zahteva vodstvene lastnosti, sposobnost ostati v družbi, pa tudi govorniške sposobnosti.
• Dopisovanje - posreden način komunikacije, igra neke vrste vlogo dopisne komunikacije. Ta vrsta komunikacije vključuje odredbe, protokole, sklepe, zahteve, poročila, uradne dopise, navodila ipd. Korespondenca se uporablja za komunikacijo med oddelki ali organizacijami. Pri dopisovanju je treba upoštevati posebna pravila.

Poslovne komunikacije se je treba naučiti. Hkrati osebne lastnosti in izkazovanje lastnega "jaz" zbledijo v ozadje. Glavna stvar ostaja sposobnost, da upoštevate interese in želje nasprotnika ter jih združite s svojimi zahtevami tako, da obe strani dosežeta želeni rezultat.

Poslovna komunikacija je sestavljena iz več stopenj:

• Oblikovanje motiva. Brez tega ne bo mogoče doseči učinkovite interakcije.
• Priprava na komunikacijo - to je priprava načrta pogovora, priprava argumentov in informacij.Pripraviti je treba tudi seznam nalog, ki jih je treba med razpravo rešiti.
• Začetek pogovora. Treba je vzpostaviti stik, nato pa je treba ustvariti "klimo odnosov", ugodno za pogovor.
• Oblikovanje problema - izpostavljajo obseg problemov, predstavljajo svoje stališče in vizijo te naloge. Vendar upoštevajte, da morate vnaprej pripraviti povzetke o temi pogovora in biti pripravljeni odgovoriti na zastavljena vprašanja.
• Izmenjava informacij - Razjasnitev položaja sogovornika. Pomembno je vzdrževati komunikacijo in na vprašanja odgovarjati v dostopnem uradnem jeziku, po potrebi opustiti strokovno terminologijo.

• Prepričevanje in argumentacija - so nujne v primeru nestrinjanja in izhajajo iz prejšnje faze komunikacije. Treba je opozoriti na pozitivne vidike vaše vizije situacije in rešitve spornega vprašanja.
• Iskanje rešitve problema ali težave - konec razprave, njen izid naj ustreza vsem udeležencem.
• Priprava pogodbe - to pomeni, da so udeleženci v razpravi kot rezultat srečanja prišli do skupnega imenovalca ali pridobili podporo partnerjev pri reševanju različnih problemov. Pozitiven izid razprave se zaključi s pisno potrditvijo.
• Analiza rezultatov - izkaže, ali so bile sprejete odločitve pravilne.
• Odločanje – pomeni soglasje vseh strani po analizi. V tem primeru se udeleženci pogovora odločijo o nadaljnjem sodelovanju ali prekinitvi stikov.

V sodobni družbi ljudje zavestno sledijo pravilom poslovne komunikacije, da bi dosegli določene cilje v poslovnem okolju. V poslu ni dovolj imeti določen položaj, treba je krepiti tudi odnose z različnimi ljudmi. Zelo pomembno je naslednje:

• Sposobnost pridobiti ljudi in ostati v družbi sta pomembna vidika korporativnega dialoga. Če želite to narediti, morate biti sposobni jasno in jasno oblikovati svoje misli, kompetentno argumentirati svoje stališče.
• Analitični podatki in sposobnost hitrega odločanja so vedno na vaši strani. Pri komunikaciji s partnerji ne pozabite, da so vse strani zainteresirane za hitro reševanje sporov.
• Pomembno je upoštevati kulturne značilnosti in nacionalne tradicije sogovornika: nedvomno se lahko nekateri običaji in norme, sprejete v drugi državi, zdijo nesprejemljivi ali žaljivi.

Osnovne pojme in norme poslovne etike bi moral poznati vsak človek, ki se spoštuje. Treba je razumeti, da v poslu komunikacija med ljudmi ni zgrajena glede na medsebojno zajemanje razpoloženja partnerjev, temveč v skladu z določenimi standardi. Obstajajo naslednje vrste poslovne komunikacije (po funkcionalnem namenu):

• verbalno in neverbalno - sestavljajo potrebo po spremljanju govora, obrazne mimike, gest in drž. Pri neverbalni komunikaciji lahko položaj rok, nog, pogled, nagib glave in nehoteni gibi povedo veliko več o človekovih občutkih in razpoloženju kot ustni govor. Vredno se je naučiti nadzorovati izraze obraza in kretnje.
• Pisno in ustno. Za vsako obliko komunikacije se razlikujejo ločeni koncepti in norme.Vsak dokument, overjen s podpisi in žigi, se nanaša na pisno obliko komunikacije. Na ustne - načrtovalne sestanke, sestanke, pogajanja, poročila in druge oblike poslovne komunikacije.

• Monološko in dialoško - imajo pomembne jezikovne razlike. Dialog je medosebna komunikacija. Monolog odraža eno samo stališče; med to komunikacijo sodi tako predstavitev ali slavnostni govor kot tudi poročilo ali uvodni govor.

• Oddaljeno in osebno. Komunikacija na daljavo vključuje telefonske pogovore, korespondenco po pošti. Posebna pozornost je namenjena intonacijskemu vzorcu govora, kratkosti sporočila. Ne morete uporabljati kretenj.

Vsak slog ima določene značilnosti. Morate jih znati razumeti.

Klasifikacija stilov:

• Avtoritarna. Temelji na nesporni moči šefa in absolutni podrejenosti zaposlenih. Vse odločitve se sprejemajo izključno in se o njih ne pogovarjajo z zainteresiranimi ali vpletenimi osebami.
• demokratično - glavna značilnost je skupno obravnavanje vprašanj in želja po medsebojnem razumevanju. Pri komunikaciji s sogovornikom se uporabljajo prošnja, priporočila in motivacija.
• prikrito ali formalno - je določena z minimalno udeležbo vodje pri vodenju kadrov, pogajanjih in odločanju. Težke primere in tvegane odločitve prenašamo na druge. Učinkovitost takšnega upravljanja ni več odvisna od vodje, temveč od stopnje razvoja skupine.
• Liberalno - nekaj med avtoritarnim in demokratičnim slogom.Razprava o različnih vprašanjih s partnerji ali sodelavci je zmanjšana, vendar se uporablja v redkih primerih in le z namenom prelaganja odgovornosti na nasprotnika.
• Uradno poslovanje - pomeni strogo spoštovanje komunikacijskih norm, govornih klišejev in pravil poslovne komunikacije, kjer ni prostora za manifestacijo individualnosti.
• Znanstveno - strog, kratek in zadržan govor, primeren le na področju znanosti in izobraževanja. Uporablja se v raziskovalnih ali pedagoških dejavnostih.

Poslovna komunikacija zadeva vse zunanje vidike obnašanja in je razdeljena na več področij:

• udeleženci v pogovoru imajo skupne cilje in motive;
• pogovor poteka v enem prostorsko-časovnem intervalu;
• med vsemi udeleženci razprave je zgrajena jasna hierarhija komunikacije, socialni statusi so porazdeljeni;
• udeleženci v komunikaciji se pri komuniciranju držijo splošno sprejetih pravil in norm.

Poslovna komunikacija pomaga hitro vzpostaviti potrebne stike, pridobiti podporo zanesljivih pokroviteljev. Pomaga doseči medsebojno razumevanje.

Obstajajo 4 glavne funkcije poslovne komunikacije:

• Informacije in komunikacije - vključuje zbiranje in posredovanje specifičnih informacij ter izmenjavo znanja in izkušenj.
• Interaktiven - zaradi procesa interakcije med ljudmi. Uporablja se v procesu interakcije (vedenje, aktivnosti in odločitve partnerjev).
• Zaznavno je razumeti drugo osebo. Vzpostavitev ali oslabitev stika se pojavi na podlagi medsebojnega razumevanja.
• Regulativno-komunikacijski - omogoča prilagajanje vedenja udeležencev v razpravi.Če želite to narediti, morate tekoče obvladati posebne tehnike: znati prepričati, najti kompromise in popuščati.

Poleg tega je treba pri poslovanju s poslovneži upoštevati posebna pravila. Vsi pozivi, sporočila in informacije morajo biti v skladu s tremi stebri:

• vsebinsko – posredovana sporočila in informacije naj bodo jasni in jedrnati;
• ekspresivni del se nanaša na čustveno komponento;
• motivacijska stran - je usmerjena v misli in občutke sogovornika.

Pri komunikaciji je človek pozoren na govor in glas sogovornika. Ocenjuje se glede na določene kazalnike:

• Besednjak - odsotnost parazitskih besed in kompetenten, ekspresiven govor nam omogočata, da z zaupanjem trdimo, da je oseba izobražena in kultivirana.
• razumljiv govor in pravilna izgovorjava besed je ključ do uspeha katere koli osebe.
• intonacijo - vam omogoča, da postavite potrebne poudarke.
• Hitrost govora - počasen govor bo povzročil melanholijo, hiter govor pa vam ne bo omogočil, da se osredotočite na posredovane informacije.
• Razprava o pozitivnih in negativnih lastnostih tekmovalcev. Poskusite se dotakniti takšnih tem zelo taktno in previdno. To je nekakšna neškodljiva manipulacija, ki bo pomagala osvojiti sogovornika.
• Kombinacija dolgih in kratkih stavkov. Ta tehnika bo pomagala ohraniti pozornost sogovornika.

Da bi dosegli spoštovanje med sodelavci in partnerji, je treba upoštevati nekatere nianse:

• Razprava o pozitivnih in negativnih lastnostih tekmovalcev. Poskusite se dotakniti takšnih tem zelo taktno in previdno. To je nekakšna neškodljiva manipulacija, ki bo pomagala osvojiti sogovornika.
• Kombinacija dolgih in kratkih stavkov. Ta tehnika bo pomagala ohraniti pozornost sogovornika.
• V poslovnem okolju ne smete pokazati svojih osebnih preferenc in čustev pri reševanju različnih problemov. Glavno vlogo igrajo interesi podjetja, ki ga zastopate, in interesi sogovornika. Ne smete preiti na povzdignjene glasove ali se vključiti v verbalni prepir: vsaka manifestacija čustev bo negativno vplivala na vaš ugled in podobo.
• Ne mešajte dela in osebnega življenja. Odnosi s sodelavci ne smejo vplivati ​​na reševanje težav podjetja. Če ne morete zgraditi toplega odnosa z osebo, to ne pomeni, da morate pri reševanju skupnih težav zanemariti njegovo mnenje in nasvete. Sposobnost ločevanja osebnih odnosov od poslovnih pomaga pri osredotočanju na želene naloge in reševanju sporov.

• Pripravite se na razpravo: poizvedovati o sogovorniku in izbrati ustrezno komunikacijsko taktiko.
• Bodite točni - ne jemljite časa poslovnim partnerjem.
• Sposobnost poslušanja sogovornika - vaša nesporna prednost. Brez sposobnosti komuniciranja s strankami, razumevanja njihovih potreb in želja je nemogoče uspeti.
• Prijazen odnos do vseh sogovornikov. Tudi nepoštenega partnerja ne bi smeli obravnavati zaničevalno. Pozabite na sovražnost in poskušajte s sogovornikom ravnati ugodno in prijazno. Ne pozabite, da v poslovnem okolju ne smete razpravljati o svojem odnosu z drugimi ljudmi. O odnosih, osebnem življenju ne bi smeli razpravljati z nikomer.
• Sposobnost osredotočanja na bistveno. Poskusite ugotoviti, kaj vaš sogovornik želi. Glede na njegove interese poskusite rešiti problem in priti do skupnega imenovalca, ne da bi izgubili svoje želje.
• Sposobnost biti pošten. Če so informacije nezanesljive, izkrivljene, jih lahko izvemo v vsakem neprimernem trenutku in vplivajo na vaš ugled.
• Ne pozabite na pravila lepega vedenja. Osebo vedno naslavljajte po imenu, nasmejte se in jo poskusite pohvaliti, vendar se izogibajte laskanju.

V naslednjem videu boste našli najpomembnejše veščine poslovne komunikacije.