Psihologija poslovnega komuniciranja

Poslovni ljudje imajo danes veliko načinov za komunikacijo s strankami, sodelavci in drugimi zainteresiranimi stranmi. Razumevanje narave poslovne komunikacije vam lahko pomaga doseči cilje vašega podjetja in vsakodnevno vodenje.

V psihologiji izraz "komunikacija" pomeni izmenjavo informacij med ljudmi prek skupnega sistema simbolov. Ta definicija komunikacije vključuje dva vidika:

• Najprej je to, kar se posreduje, kot so dejstva, občutki, ideje itd. To pomeni, da mora v procesu komunikacije nekdo sprejeti posredovano informacijo.
• Drugič, zgornja definicija poudarja element razumevanja v procesu komunikacije. Razumevanje bo doseženo šele, ko ga prejemnik razume v enakem smislu kot pošiljatelj. Zato je pravilna interpretacija sporočila zelo pomembna.

Poslovna komunikacija je izmenjava informacij, dejstev in idej, povezanih s poslovanjem. V dobi globalizacije vsako podjetje, veliko ali majhno, zahteva ustrezno poslovno komunikacijo, tako znotraj kot zunaj.

Glavne značilnosti poslovne komunikacije vključujejo naslednje komponente:

• Segmentacija. Tudi v majhnih organizacijah bi bilo napačno domnevati, da imajo vsi zaposleni enake potrebe, interese in želje, ko gre za poslovno komunikacijo. Učinkovito poslovno komuniciranje je segmentirano tako, da ustreza potrebam določenih ciljnih skupin. Na primer, zaposleni, ki delajo v administrativnem okolju, bodo imeli drugačne potrebe in drugačen dostop do informacij kot zaposleni, ki delajo v proizvodnem okolju.
• konkretnost. Učinkovita poslovna komunikacija mora biti specifična in bolj ko je specifična, bolj ustreza svoji specifiki.
• Natančnost. Ko so informacije netočne, se izgubi verodostojnost. Tudi pošiljatelj teh informacij izgubi zaupanje. Učinkovita poslovna komunikacija mora biti natančna tako v smislu posredovane vsebine kot v smislu preprostih stvari, ki vključujejo slovnico, črkovanje in ločila.
• Pravočasnost. Zaposleni se morajo zavedati, kaj se dogaja v njihovi organizaciji in v zunanjem okolju, saj to vpliva nanje. Pravočasna komunikacija z zaposlenimi je težja kot kdaj koli prej, vendar je bistvena za učinkovito poslovno komunikacijo.

• Ponovljivost. Če je sporočilo poslano samo enkrat, ne morete biti prepričani, da je prispelo do prejemnika. Učinkovito poslovno komuniciranje zahteva pogosto komuniciranje, da zagotovimo, da imajo vsi zaposleni informacije, ki jih potrebujejo. Poleg tega se zaposleni menjajo, nekateri odidejo, drugi pridejo v podjetje, vse to pa zahteva ažuriranje informacij.
• Večkanalni. Podjetja imajo veliko komunikacijskih kanalov, od tradicionalnih (tisk, oglasne deske, sestanki) do novih (e-pošta, blogi, spletna mesta za družabna omrežja).Vse te kanale je treba uporabiti za zagotavljanje, da zaposleni prejemajo informacije v različnih pogojih.
• Neposrednost. Komunikacija iz oči v oči je še vedno najučinkovitejša, pravijo strokovnjaki in jo je treba uporabiti, kadar je le mogoče. Seveda je v zelo velikih organizacijah to lahko težavno, a tudi takrat lahko alternative vključujejo videokonference ali uporabo spletnih seminarjev.
• Prisotnost povratnih informacij. Zaposleni bi morali imeti možnost deliti svoje povratne informacije, mnenja in misli z vodji in delodajalci. Dvosmerna komunikacija je učinkovita tako za zaposlene kot za delodajalce.

Včasih moraš sodelovati z nekom, ki ga ne maraš ali ga preprosto ne preneseš. Toda za dobro vašega dela je pomembno, da z njimi ohranite dobre poslovne odnose. V tem primeru poskusite osebo bolje spoznati. Verjetno dobro ve, da ga ne marate, zato naredite prvi korak: začnite zaupen pogovor ali pa ga povabite na skupno večerjo. Med pogovorom se osredotočite na iskanje stvari, ki bi vam lahko bile skupne: vprašajte o družini, interesih, preteklih uspehih.

Korporativna kultura je bistvena za uspešno poslovno komunikacijo. Prispeva k ohranjanju poslovnega bontona pri delu, poleg tega študije na tem področju kažejo neposredno povezavo med korporativno kulturo in prometom podjetij.

Strokovnjaki imenujejo šest osnovnih psiholoških načel poslovne komunikacije:

• Vzajemnost. Vzajemnost v poslu pomeni medsebojna pričakovanja pri menjavi vrednosti. Če ena oseba nekaj da, se pričakuje, da bo prejemnik nekaj dal v zameno. Vzajemnost ustvarja zaupanje med partnerjema in njun odnos se razvija na bolje.
• Prepričljivost. Poznavanje produkta, trendov, rezultatov raziskav pogajanj vas bo naredilo veliko bolj prepričljive. Pomembno je, da pokažete svojo ozaveščenost, da pridobite partnerjevo zaupanje.
• obvezno. Vedno izpolnite svoje obveznosti, ne samo pisne, ampak tudi ustne. Ne pozabite, da je tudi stisk roke znak soglasja. Če se težko spomnite, kaj ste kdaj povedali, to zapišite. Dajali boste vtis zavezujoče osebe.
• Naknadno zaporedje. Vedno bodite dosledni v svojih dejanjih in dejanjih ter nikoli ne spreminjajte svojih poslovnih načel.
• Prizadevanje za soglasje. Soglasje pomeni, da vsi sprejmejo in podpirajo odločitev ter razumejo razloge zanjo. Soglasje med partnerjema je možno, če imata skupne vrednote in cilje ter obstaja med njima soglasje glede določenih vprašanj in skupna usmeritev.
• Osebna naklonjenost. Verjetneje je, da bomo komunicirali s tistimi ljudmi, ki jasno povedo, da smo jim všeč in v prisotnosti katerih se počutimo pomembne. Fizična privlačnost ima pri tem vlogo, zelo učinkovita pa je tudi podobnost. Nagovarjamo tiste ljudi, ki so nam podobni po oblačilih, starosti, socialno-ekonomskem statusu.

Komunikacija je etična, če je neposredna, iskrena in vzajemna.Če je komunikacija namenjena skrivanju resnice ali škodovanju drugi osebi, ne more biti etična.

Čeprav etika ni isto kot morala, obstaja močna povezava med pojmoma: morala so ideje o tem, kaj je prav in kaj narobe, etika pa so vedenjska načela, na katera vplivajo moralna prepričanja. Zato je etika komuniciranja močno odvisna od moralnih načel:

• Poštenost. Na splošno je etična komunikacija poštena komunikacija. Čeprav bi bilo včasih bolj etično lagati, na primer domnevnemu morilcu, o tem, kje je potencialna žrtev, so ti primeri prej izjema kot pravilo. Poleg tega je poštenost več kot le resnica; pomeni biti odprt, prostovoljno posredovati vse informacije, ki jih imate, tudi če ogrožajo vaše kratkoročne interese. Zaupanje v ljudi je tesno povezano s poštenostjo. Ustvarjanje okolja zaupanja je pot do etične komunikacije v poslovnem okolju.
• odprtost. Odprtost je ena ključnih točk etičnega komuniciranja. V komunikaciji to pomeni biti odprt za različne ideje in mnenja, pa tudi biti pripravljen povedati svoje mnenje, tudi če ne pričakuješ, da bo sprejeto.

• Zvestoba. V kontekstu poslovnega komuniciranja zvestoba pomeni dodelitev potrebnega časa in sredstev za celovito obravnavo vprašanj. Le tako bodo vsi imeli možnost biti slišani.
• Vzpostavljanje soglasja. Etična komunikacija je usmerjena v cilj in ne v status. Stil komuniciranja, v katerem se različne skupine združujejo v nasprotujoče si tabore in jih vodijo predvsem lastni interesi, ne prispeva ničesar k organizaciji kot celoti. Etičnost za organizacijo je slog komuniciranja, pri katerem ljudje iščejo soglasje, ne nasprotovanja, in so osredotočeni na to, da naredijo, kar lahko, za podjetje. Ker je torej pomoč organizaciji moralni imperativ, je doseganje soglasja etični stil komuniciranja.

Menijo, da obstaja šest glavnih tipov sogovornikov. Da bi se bolje pripravili na pomembne pogovore, je pomembno vedeti, kakšen tip ste:

• odsevni. Ste reflektivni sogovornik, če v procesu komunikacije čutite razpoloženje partnerja. Vaš govor je mehak, umirjen, občutljivi ste, razumete sogovornika in radi gradite odnose z drugimi ljudmi.
• Sodnik. Ste sogovornik tipa sodnika, če analizirate teme in vprašanja, ugotovite glavne točke in jih nato učinkovito razložite drugim. Vi vodite pogovor in ga vodite neposredno in prepričljivo.
• Plemeniti. Ste tip "žlahtnega" sogovornika, če imate radi odprto komunikacijo in je drugim ljudem enostavno komunicirati z vami. Ste tudi osredotočeni in greste vedno naravnost do cilja.
• MP. Sogovornik poslanskega tipa je diplomatski in s komunikacijo končuje konflikte. Je tudi mehak, očarljiv in poskrbi, da se ljudje počutijo udobno.
• Sokrat. Sokratov tip sogovornika je dober v reševanju problemov in prepričevanju drugih, rad ima dolge debate.Je podroben in dobro obveščen, njegova mnenja pa drugi cenijo.
• Uradno. Ta tip sogovornika uporablja komunikacijo, da uresniči svoje sanje in postane uspešen v službi in doma. To je premeten in strateški mislec.

Strokovnjaki pravijo, da obstajajo štirje glavni komunikacijski stili: analitični, intuitivni, funkcionalni in osebni. Noben komunikacijski slog ni sam po sebi boljši od drugega. Toda izbira napačnega sloga komunikacije za določeno občinstvo lahko povzroči težave:

• Analitični slog. Analitična komunikacija vključuje delo s trdimi podatki in realnimi številkami. Ljudje, ki komunicirajo v tem slogu, se med pogovorom izogibajo izkazovanju občutkov in čustev. Velik plus analitičnega komunikacijskega stila je, da lahko probleme analizirate logično in nepristransko. To pomeni, da ljudje vidijo, da ste dobro obveščeni in imate odlične analitične izkušnje. Potencialna slaba stran analitičnega komunikacijskega sloga je, da vas lahko vidijo kot hladnega ali neobčutljivega.
• Intuitivni slog. Ko komunicirate v intuitivnem slogu, raje zavzamete celotno sliko in se izogibate podrobnostim, ker se bojite, da bi se vanje zapletli. To vam omogoča, da pridete naravnost do bistva težave, namesto da bi šli skozi to postopoma. Prednost tega sloga je, da komunicirate hitro in natančno, se zlahka poglobite v velika in zapletena vprašanja. Toda v situaciji, ki resnično zahteva podrobnosti, morda ne boste imeli potrpljenja.

• funkcionalni slog. Ta slog pomeni metodičnost, prisotnost podrobnih načrtov, natančne roke. Ljudje, ki komunicirajo v tem slogu, so dobri izvajalci, ki nikoli ničesar ne zamudijo.Potencialna slaba stran funkcionalnega sloga komuniciranja je, da lahko izgubite pozornost občinstva, zlasti ko se pogovarjate z intuitivnimi sogovorniki.
• Osebni stil. S komunikacijo v osebnem slogu začutite čustveno povezanost s partnerjem, kar vam omogoča, da veste, kaj si v resnici misli. Ste dober poslušalec in dober diplomat, znate gladiti konflikte, vzdržujete dobre odnose z mnogimi ljudmi. Ta slog vam omogoča, da zgradite globoke osebne odnose. Ljudje se pogosto obračajo na vas, ker ste sposobni združiti različne skupine. Slaba stran tega načina komuniciranja je, da lahko včasih motite analitične sogovornike, ki imajo radi trde številke in logične razprave.

Za najpomembnejše veščine poslovne komunikacije si oglejte naslednji video.