Poslovni bonton: osnovna pravila obnašanja

Za vsakega človeka je pomembno, da pozna osnovna načela bontona v stiku z ljudmi. To je potrebno za ustvarjanje ugodnega okolja v družbi in prijateljskih odnosov. Poslovni bonton je še posebej pomemben. Pomeni ustaljen postopek komunikacije in obnašanja na področju poslovanja in poslovnih odnosov. Znanje na tem področju vam bo pomagalo, da se boste na delovnem mestu dobro uveljavili v očeh nadrejenih in sodelavcev ter dobili položaj še stopničko višje.

Pogosto se zgodi, da zaposleni v podjetju nimajo pojma o pravilih komunikacije med seboj v timu, kar pomeni nezmožnost iskanja stika z nadrejenimi in sodelavci. V tem primeru se zaposleni počuti v slepi ulici, ko je treba zaprositi za povišanje plače, se kompetentno predstaviti novim zaposlenim ali direktorju.

Iz navedenega je mogoče sklepati, da Poznavanje pravil pravilnega poslovnega komuniciranja je ključ do uspešnega poslovanja in glavni pokazatelj strokovnih sposobnosti zaposlenega.

Torej, da bi se poglobili v to temo in pridobili nova znanja in pravila, morate poznati značilnosti tega področja.

Poslovni bonton spada v naslednje kategorije:

• Neverbalno vedenje - geste, manire (rokovanje, način sedenja, položaj med sodelavci).
• Protokolarna vprašanja: prvo srečanje, predstavitev sodelavcev ali nadrejenih, lokacija osebe v hotelu.
• Obnašanje šefa in zaposlenega.
• Pravila sprejema za lastnike in obiskovalce restavracij, kavarn itd. (postavitev mize, nasveti, lokacija gostov za mizo).
• Kodeks oblačenja. Pomeni pravila za izbiro kostuma in oblikovanje videza glede na glavna merila.

• Pravila za pitje alkoholnih pijač.
• Značilnosti vedenja v različnih državah (Kitajska, Japonska, Nemčija, Indija in številne druge države zahtevajo različna vedenja, ki ustrezajo nacionalnim tradicijam).
• Telefonski pogovori.
• Pravila spletnega pogovora.
• Verbalna pravila komunikacije - način gradnje stavkov, uporaba določenih besed, regulacija intonacije itd.

Pojem poslovni bonton vključuje vse norme in skupine vedenja v pisarni.

Morda se zdi, da so obstoječa pravila komuniciranja, ki bi jih morali upoštevati v družbi, primerna tudi za poslovni sektor. Da bi se odločili o tem vprašanju in odpravili dvome o potrebi po znanju na področju delovnega bontona, bomo najprej razmislili o njegovih funkcijah.

Poslovni bonton je eden glavnih vidikov poklicne dejavnosti. Pogosto je velik del verjetnosti transakcije v zmožnosti narediti pravi vtis na osebo.

Ker se Japonci zavedajo velikega pomena pravilnega vedenja v poslu, porabijo milijarde dolarjev na leto.To ne pomeni, da je ta naložba nesmiselna: uspeh podjetja in transakcij je odvisen od sposobnosti zaposlenega za interakcijo na poslovnem področju in vlaganje truda v skupno podjetje.

Na žalost veliko domačih podjetnikov v Rusiji ni tako dobro seznanjenih s poklicnim bontonom. Ne gre za nepripravljenost posameznika na učenje novih stvari, temveč za nepoznavanje velikosti pomena pravil obnašanja. Omeniti velja, da pogosto potekajo srečanja domačih in tujih podjetnikov. Za uspešno pripravo transakcij v takšnih okoliščinah je treba poznati zapletenost interakcije s tujimi državljani.

Sodobni bonton je v mnogih državah skoraj enak, čeprav je njihova kultura drugačna. Pri oblikovanju teh pravil se upoštevajo vse sestavine nacionalne kulture.

Tu je nekaj pravil, ki bodo služila kot temelj za gradnjo odnosov s sodelavci in nadrejenimi v službi:

• Zlato etično pravilo: »Stori drugim tako, kot želiš, da oni delajo tebi«. V resnici je to glavno pravilo komunikacije na vseh področjih življenja. Človek podzavestno zaznava vaše razpoloženje z verbalnimi in neverbalnimi znaki. Zato do njega čuti tako pozitiven kot negativen odnos. Če osebo pozdravite s toplim nasmehom, vam bo zagotovo odgovorila na enak način. Enako pravilo deluje pri priložnostni gesti ali hladnem pozdravu.
• Vaša oblačila ne bi smela vzbujati preveč pozornosti.. Vsi želijo biti lepi, a v nekaterih situacijah lahko obilica dodatkov, odkrit izrez ali preveč svetla obleka delujejo proti vam.Sogovornik se ne bo mogel osredotočiti na bistvo pogovora ali vas preprosto jemati resno. Preprost slog je najbolj primeren za poslovno okolje.

• Točnost je glavno pravilo uspešnega dela. Ne zamujajte in ne odlašajte z delom za dolgo časa. Sposobnost narediti vse pravočasno dokazuje resen odnos do dela in si zasluži spoštovanje sodelavcev in nadrejenih. Za točnega zaposlenega je večja verjetnost, da bo napredoval in ostal na dobrem glasu pri nadrejenih.
• Vedno pazite na svoj govor. Izražati se morate jasno in kompetentno. Sposobnost lepega govora je bila že od antičnih časov cenjena na visoki ravni. Beležke in opombe, ki jih pišete, naj bodo informirane in nenatrpane.

• Bistvena je podrejenost. Ne morete mešati osebnih in uradnih odnosov, sicer bo to povzročilo katastrofalne posledice za prvo in drugo razmerje.
• To pravilo je povezano s prejšnjim: ne govori preveč o sebi. Vedno morate biti sposobni ohraniti razdaljo z osebo. V nasprotnem primeru bo prišlo do nepokorščine s sodelavci ali nadrejenimi ali celo do obilice govoric, ki so nastale iz vaših lastnih zgodb.

Vsako pismo, ki ga napišete, mora biti v poslovnem slogu. Parazitske besede, metafore, lirične digresije, dolgotrajna predstavitev stvari, ki »nijo v bistvu«, so popolnoma nesprejemljive. Poleg tega morajo biti stavki pravilno oblikovani glede slovnice, črkovanja in ločil. Pri izdelavi dokumenta uporabljajte le ustrezen papir, pisemsko glavo, vnesite veljaven naslov. Pravilno oblikovanje pisma bo pokazalo vaše spoštovanje do naslovnika.

Najpomembnejše pravilo je izkazovanje spoštovanja do sogovornika. Omejiti je treba vse teme, ki lahko pogovor spravijo iz pozitivne tirnice. Pogovarjanje o neznancih, ki se osredotoča na njihov videz, zakonski status, govorice ali bolezni, je popolnoma nesprejemljivo. V tem primeru ste lahko osumljeni obrekovanja, kar bo pri sogovorniku povzročilo negativna čustva do vas.

Govorite mirno, poskušajte se izogibati ekspresivnim gestam in temam, ki lahko vaš pogovor spremenijo v aktivno razpravo. Če menite, da se bo pojavila sporna tema, poskusite vljudno in nevsiljivo zamenjati temo pogovora. Če želite ugovarjati sogovorniku, morate to storiti v mirnem, enakomernem tonu.

Obstaja vrsta ljudi, ki zaradi svojega temperamenta takoj izničijo vse nasprotnikove argumente in ga hitijo prepričevati o nasprotnem, ne da bi sogovorniku sploh dovolili, da se v celoti izrazi. To je huda napaka. Ne poskušajte nasprotniku vbiti svojega stališča v glavo, le povej to mirno in v celoti, potem je velika verjetnost, da te bo podprl. Vendar ne bi smeli ravnati obratno: naglo se strinjati z vsem, kar oseba reče, saj je to prav tako nadležno kot nenehno nestrinjanje.

Znajte narediti premor v komunikaciji, vso pozornost usmerite na sogovornika.Pozorno poslušajte, kaj govori, lahko se odzovete z mehkimi medmeti ali kimanjem z glavo. V tem primeru bo govornik z veseljem komuniciral z vami, stik bo že vzpostavljen.

Vaš glas ne sme biti preglasen ali tih, nesprejemljivo je, da ga povišate na sogovornika, da govorite v grozečem ali posmehljivem tonu. Priporočljivo je, da sogovornika ne zadržujete več kot 10 minut, sicer lahko pogovor dolgočasi osebo. Spremenite sogovornike, razširite krog stikov - v tem primeru bo upoštevana pravilna začasna mera pogovora.

Če se je pogovor zavlekel, so se teme pogovora končale in pričakujete neprijeten premor, je dober način za zaključek pogovora polivanje z vodo, nujni telefonski klic itd.

Pogovarjanje po telefonu je zelo pomembno pri poslovnih pogovorih, saj s tem orodjem lahko naročate, nekaj zahtevate in vodite poslovni pogovor. Telefonski pogovori so še posebej koristni v primerih, ko je sogovornik daleč. Od telefonskega pogovora je odvisno, koliko se bo oseba želela ukvarjati z vami v realnem času, zato je treba ta del bontona jemati resno.

Značilnost telefonskih pogovorov je obvezna sposobnost kratke in jasne navedbe glavne ideje in odgovora. Hkrati velja, da čim manj časa vzamete naročniku, tem bolje. Na primer, zaposleni v japonskem podjetju je dolžan v treh minutah rešiti vsa vprašanja, ki so se pojavila po telefonu, sicer bo preprosto ostal brez dela.

Osnova uspešnega telefonskega pogovora je taktnost, dobra volja (to ne velja samo za besede in izraze, ampak tudi za vaš ton), želja, da sogovorniku takoj pomagate pri njegovi težavi. Pomembno je vzpostaviti medsebojno zaupanje, ki temelji predvsem na vaši pozitivni naravnanosti.

Pravo razpoloženje govorca je vedno opazno, ne glede na to, kako težko ga poskuša skriti.

Ni treba govoriti počasi in tiho. Zmerno izražanje v tem primeru igra veliko vlogo. Od tega je odvisna sposobnost zanimanja sogovornika in njegove pozornosti na predmet pogovora. Govoriti morate prepričljivo in s popolnim zaupanjem v svoje znanje in kompetence.

Ne zanemarite pomena intonacije: psihologi pravijo, da človek skoraj polovico informacij zazna s pomočjo intonacije sogovornika. Govorite mirno in enakomerno, ne poskušajte prekiniti sogovornika.

Če je sogovornik slabe volje in se vam skuša povrniti z neutemeljenimi obtožbami in začenjanjem prepira, mu ne odgovarjajte na enak način. Delno se strinjajte z njegovim mnenjem in poskušajte razumeti njegove motive. Poskusite se izogniti ozkim strokovnim izrazom, ki lahko sogovornika pripeljejo v slepo ulico: vse povejte čim bolj jasno in jasno, vendar v poslovnem tonu.

Pogovor po telefonu je lahko zapleten zaradi dejstva, da je poslušanje imen mest, zapletenih imen in izrazov lahko težavno.Dolge besede govorite počasi in v zlogih, če si naročnik med pogovorom zapiše naslov, ga lahko črkujete - to očitno nikomur ne bo škodovalo.

Tukaj je kratek seznam besednih zvez, ki jih boste morda potrebovali pri komunikaciji po telefonu.

Zahteve:

• »Oprostite, ali nas lahko pokličete malo kasneje? »
• "Prosim, ponovite še enkrat, če nimate nič proti."

Opravičujem se:

• "Opravičujem se za pozen klic."
• "Oprostite za prisiljen dolg pogovor."

Hvaležnost:

• "Hvala za nasvete, vsekakor bomo upoštevali vaše predloge."
• "Hvala, ker ste nam namenili svojo pozornost."

želje:

• "Vse najboljše".
• "Lep večer ti želim".

Odgovori na morebitne zahteve:

• "Seveda vam bomo pomagali."
• "Da, prosim".

Odgovori na opravičilo:

• "Ne opravičuj se, v redu je."
• "Ne skrbi".

Hvala za odgovore:

• "Bilo mi je v veselje biti vam v pomoč."
• "No, to je moje delo."

Napake, ki jih lahko naredimo med telefoniranjem:

• Če dvomite, da je naročnik, ki ga potrebujete, v stiku, je bolje navesti: »Oprostite, ali je to številka 536-27-679? Ni treba spraševati: »Sem prišel tja? " "Kdo si ti? » Če ste poklicali naročnika in se morate nujno odvrniti od klica, mu povejte, da boste poklicali nazaj čez nekaj minut. Naj oseba na liniji ne čaka.
• Poskusite poklicati natančno preverjeno številko. Ne postavljajte vprašanj, kot so: "Kaj počneš v petek zvečer? » To ni zelo pravilna konstrukcija vprašanja, ki bo naročnika prisilila, da navede svoje osebne zadeve ali prizna, da ni z ničemer zaposlen. Bolje je razjasniti, ali se mu ne bo težko srečati v tem trenutku.

• Pokličite ob pravem času. Nočni čas ali čas kosila bo zagotovo zakompliciral sogovornika. Pred začetkom telefonskih pogovorov naredite kratek načrt pogovora, da pogovor ne zaide iz tira. Ne vodite vzporednih dialogov.
• Izogibajte se dolgim ​​monologom in ne pozabite prisluhniti sogovorniku. Vprašanja, kot je »S kom se pogovarjam? " "Kaj želite? zvenijo skrajno nesramno in poslovni pogovor spremenijo v klasično zasliševanje.

Značilnosti pogajanj s tujci niso samo v razliki običajev, ampak tudi v značilnostih nacionalnega značaja. Na primer, Američani in Italijani lahko svobodno govorijo povišano, medtem ko Britanci poskušajo ohraniti miren pogovor. Hispanski sogovorniki so med izmenjavo informacij ponavadi blizu drug drugemu, medtem ko je za druge narodnosti pomembno ohranjanje razdalje.

Pozdrav v vsaki državi je drugačen. V nekaterih državah je rokovanje z ženskami neprimerno, zato bi bilo logično počakati, da vam ženska sama poda roko. Stisk roke ne sme biti premočan. V Latinski Ameriki običajno pozdravijo z objemi, v azijskih državah se pogosto priklonijo. V Franciji in sredozemskih deželah ni nenavadno pozdraviti s poljubom na lice.

Najpogosteje je glavna naloga pri izmenjavi informacij pravilna razlaga stavkov s strani prevajalca. Izogibati se je treba dvoumnim frazam, govoriti počasi in čitljivo. Ne citirajte pesmi, frazeoloških enot in podobnih izrazov - težko jih bo prevesti, saj prevajanje takih izrazov vzame veliko časa.

Če imate občutek, da situacija ni nastala preveč prijateljsko, temveč zaradi nesporazuma, povezanega s prevodom, ne pustite, da stvari potekajo svojo pot. Tolmač lahko od vas in sogovornika zahteva, da še enkrat poveste svoje stališče, da se odločite za vsa zastavljena vprašanja in zgladite morebitne nerodnosti.

Ne morete zanemariti svojega videza, saj je prvi vtis tisti, ki oblikuje odnos do osebe:

• Obleka je glavni element poslovne osebe. Oseba, ki je videti urejena in negovana, vzbuja zaupanje, oseba dobi vtis, da v poklicnih zadevah oseba ni nič manj natančna in pozorna.
• Poslovne obleke ne kombinirajte s športnimi copati ali torbo. Ta možnost pokvari celoten uradni poslovni slog. Če pa je treba uporabiti športno torbo, izberite torbo, ki se ujema z barvo obleke.

• Kravata je obvezen atribut uradnega poslovnega sloga. Ne zanemarjajte tega elementa oblačil. Nekateri suknjiči se najpogosteje nosijo brez kravate, vendar ta možnost ne spada v uradni poslovni slog.
• Odločite se za klasične barve obleke in diskretno kravato brez svetlečega vzorca. Tudi nogavice naj bodo temne barve. To je idealna podoba za poslovno osebo.
• Zavezana kravata naj bo srednje dolga: sega do konca zaponke pasu.
• Na sliki ne smete kombinirati dveh elementov, ki vsebujeta vzorec. Okraski naj bodo čim manjši.
• Videz ženske ne bi smel pritegniti veliko pozornosti. Odkrit izrez ali privlačni kostumi so nesprejemljivi, ličila naj bodo umirjenih odtenkov. Lase je treba skrbno odstraniti, dodatke pa uporabljati v omejenih količinah.

Sposobnost, da se obnašate dostojanstveno, da se jasno izražate, da se nevsiljivo izogibate konfliktnim situacijam in da izgledate privlačno, je potrebna za uspešno osebo. Upamo, da vam bodo zgornja pravila pomagala, da se boste uspešno vključili v ekipo in sklenili veliko uspešnih poslov.

Na razgovoru morate pozorno poslušati vprašanja vodje. Poglobiti se v tehnologijo komunikacije v ekipi, njeno vsebino. Ugotovite, ali je običajno, da podrejeni obdarujejo drug drugega in nadrejene. Vsa ta priporočila vam bodo pomagala, da se boste vklopili v ekipo in razumeli pravila protokola podjetja.

V Angliji, Italiji in ZDA so zahteve za poslovni bonton popolnoma drugačne kot v Rusiji. Arabska podjetja na primer nikoli ne sprejemajo daril. Toda bistvo poslovnega bontona in njegova definicija ostajata vedno enaka. Zahteve so za vse enake.

Za več informacij o poslovnem bontonu si oglejte naslednji video.