bonton poslovnega dopisovanja

Pisarniško dopisovanje je prav posebna zvrst, ki jo morate obvladati, če se boste vzpenjali po službeni lestvici. Dobre veščine poslovnega pisanja vam bodo zvesto služile: pomagale vam bodo komunicirati s podrejenimi, nadrejenimi in partnerji, poudarjale vašo izobrazbo in razgledanost. Slog komunikacije mora biti zadržan, namenski, brez odstopanja od dane teme.

Vsaka komunikacija, tako osebna kot pisna, je interakcija z ljudmi z namenom izmenjave informacij, vtisa in pogajanja. Nič človeškega nam ni tuje, včasih damo duška čustvom, toda v poslovni sferi ne sme biti mesta za nasilno manifestacijo naših občutkov, značajskih lastnosti in temperamenta.

Pomembna značilnost poslovne komunikacije je, da je ni mogoče prekiniti sredi stavka. Na vsako pismo, ki ga prejmete, morate napisati odgovor, tudi če vam ni do tega.Če prejmete klic in nimate časa dvigniti slušalke, pokličite nazaj. Seveda je komunikacija z nekaterimi ljudmi neprijetna. Zato seznam obveznih lastnosti vodje vključuje odpornost na stres.

Poslovni sestanek, telefonski pogovor ali poslovna e-poštna korespondenca bodo zagotovo imeli nek namen. Posledično morajo strani priti do zaključkov, razpravljati o projektu, se dogovoriti o strateškem partnerstvu itd.

V pisnem govoru je morda še več omejitev in konvencij kot v ustnem govoru. V neposredni komunikaciji s sogovornikom, na osebnem srečanju, lahko intonacijsko poudarimo to ali ono dejstvo, nekaj razjasnimo, če nas sogovornik ni razumel. Če pride do govorne napake, jo lahko takoj popravimo. Toda v poslovnem pismu moramo biti izjemno jasni in natančni, da besede ne pomenijo dvojne interpretacije.

Nekoč so rekli: »Papir prenese vse«, s čimer so namigovali, da je mogoče zapisati tudi nezanesljiva dejstva. Mi smo mnenja, da poslovna korespondenca naj bo čim bolj iskrena. Mimogrede, zdaj se papirna pisma pošiljajo vse manj. V bistvu prevažajo pogodbe in druge dokumente. V tem primeru se pisemske glave uporabljajo kot dokaz visokega statusa organizacije.

Poslovna korespondenca danes v večini primerov poteka v virtualnem prostoru in ima svoje značilnosti. Ko se dialog šele začne, je običajno, da napišete pozdrav v skladu z bontonom, na primer: »Pozdravljeni, dragi Oleg Sergejevič! ". In pri naslednjem naslovu med delovnim dnem lahko pozdrav izpustimo.

Pisna komunikacija, tudi po elektronski pošti, zahteva spoštovanje jezikovnih norm in brezhibno pismenost. Navsezadnje bo dopisovanje izobraženemu sogovorniku razkrilo vaše vrzeli. Zato vam svetujemo, da napisano preverite s pomočjo posebnih storitev, če niste povsem prepričani v svoje znanje.

Navajamo splošna pravila, ki jih zahteva etika elektronske komunikacije. So precej preprosti, vendar jih mnogi, žal, zanemarjajo:

• začetek vsakega stavka je napisan z veliko začetnico;
• na koncu fraze je pika, da je pomen prebranega jasen;
• za razrešitev problema in predlaganje rešitev je koristno uporabiti označen ali oštevilčen seznam;
• zaradi jasnosti je dobro uporabiti tabele, grafe, grafikone;
• ne poskušajte posebej izgledati kot inteligenten, izobražen sogovornik, ne zapletajte preprostih misli s pretiranimi participativnimi in deležniškimi obrati;
• preprosteje ko izražate svoje misli, bolje je;
• Čeprav je v vsakdanji govorni kulturi treba izogibati se žargonu, v poslovnem okolju strokovni žargon in izposojenke iz angleščine zdaj veljajo za dobro obliko (vendar ne pretiravajte!).

Obstajajo naslednje vrste sporočil:

• promocijske ponudbe;
• zahvalni dan;
• spremljanje;
• garancija;
• opomniki;
• opozorila;
• predlogi za sodelovanje.

Poleg splošnih pravil je pomembno poznati nekatere podrobnosti poslovnega pisanja.Podali bomo pravila, ki bodo primerna v veliki večini primerov.

Začetek e-poštnega sporočila se imenuje glava. Ima logotip organizacije. Koristno je imeti vedno pri roki (torej na namizju računalnika) predlogo, v katero je vnesen ta logotip.

Za razliko od komunikacije brez povezave vas sodobna pravila ne obvezujejo, da pozdravite naslovnika, in lahko takoj poveste bistvo zadeve, tako da ga pokličete po imenu in patronimu. Mnogi pa še naprej na začetku sporočila pišejo: »Dobro jutro! ", "Zdravo! ", "Dober večer! ' ali 'Pozdravljeni.' In tudi v tem ni odstopanja od norme.

Zahteve za telo pisma kažejo, da je v njem pomen korespondence. Razdelitev besedila na odstavke velja za dobro obliko, znak pozornega odnosa do sogovornika. V vsakem odstavku je poimenovan in razkrit en ali drug vidik teme. Poleg prepoznavanja problema je običajno predlagati načine za njegovo rešitev. Tako rekoč razkriti poslovno idejo v malem.

V zaključnem delu sporočila lahko izrazite tako formalna kot bolj osebna čustva. Besedilo »S spoštovanjem…«, »Lep pozdrav…« (»lep pozdrav« v angleščini) ali bolj čustvena želja »Lep dan! ".

V osebnem podpisu je obvezno navesti priimek in ime (in v nekaterih krogih tudi patronim). Obstajati morajo tudi telefonske številke, na katere lahko pokličete: mobilno in pisarniško mesto. V zadnjem času je v modi elektronski podpis z logotipom podjetja.

Dodatna povezava do elektronskega portala organizacije služi kot dodatno oglaševanje in lahko v prihodnosti poveča obisk na tej strani.

Večina pisarniških uslužbencev ima v svojem elektronskem predalu zelo obsežen arhiv pisem. Da se sogovornik v dolgem dopisovanju ne zmede, je priporočljivo poslati pismo v obliki odgovora. Ko kliknete na ustrezno okence na začetku zadeve pisma, se pojavi angleška okrajšava “Re…”. To je zelo priročno, saj si bo naslovnik takoj zapomnil napredek korespondence.

Lahko shranite celotno zgodovino virtualne komunikacije s tem sogovornikom ali pa pustite le zadnje ali najpomembnejše citate. Sodobni poslovni bonton zahteva, da se na elektronsko pošto odzovete hitro. Navsezadnje velik del dneva preživimo za službenim računalnikom. Poleg tega je mogoče pošto preveriti iz mobilnih naprav.

Če je sporočilo posebnega pomena in nujnosti, je dovoljeno napisati sms ali telefonirati, da vas opomni na pismo.

Med ustvarjalci uporaba žigov ni sprejeta, poleg tega je zasmehovana in obsojana. Toda v poslovni korespondenci žigi pomagajo odražati standardne situacije.

Koristno je imeti virtualni prašiček nastavljenih izrazov in fraz. Na teh klišejih je namreč zgrajena strukturirana komunikacija, pisarniško delo in reševanje formalnih vprašanj. Na primer, sočutje je izraženo s prometom "Na žalost vas moramo obvestiti ...".Občutek hvaležnosti se odraža v tej dolžni formuli: "Hvala za vaš neprecenljiv prispevek ...". In na koncu veselje: "S ponosom vam sporočamo, da ...". Toda zadnji stavek: "Veselimo se nadaljnjega plodnega sodelovanja" izraža upanje za nadaljnje poslovne stike.

Torej, govorili smo o bontonu poslovne korespondence. Ta pravila so potrebna, da bo komunikacija čim bolj udobna in plodna. Uporabite jih in videli boste, da je vaše delo v servisu potekalo gladko!

Za več informacij o pravilih poslovne korespondence, vključno z e-pošto, si oglejte naslednji video.