Poslovna etika: koncepti in načela

Vsa družbena razmerja urejajo določena pravila in norme. Skupek teh pravil se imenuje bonton. V poslovnem okolju, pa tudi na katerem koli področju javnega življenja, obstajajo pravila vedenja, ki jih označujemo z dvema besedama - poslovna etika. Oglejmo si podrobneje, kaj je.

Poslovna etika je niz moralnih in moralnih načel in pravil, ki bi morala biti neločljivo povezana s poslovno osebo. Treba jih je strogo upoštevati.

Poslovna etika je nastala iz mešanice posvetnega in vojaškega bontona. V kontekstu globalizacije gospodarskih odnosov so v izogib nesporazumom med predstavniki različnih kultur poskušali narediti kodeks poslovne etike skupen za vse udeležence v poslovnih odnosih, ne glede na njihovo kulturo, narodnost, vero. Vsak podjetnik, ki se spoštuje, je dolžan poznati in upoštevati načela in pravila poslovne etike.

Raziskave kažejo, da ima sodobni poslovni bonton številne funkcije.

• Informativno. Bonton je namenjen predvsem obveščanju osebe o pravilih in normah vedenja v družbi.
• Standardizacija modelov vedenja posameznika in skupine. Poznavanje pravil nam daje možnost ravnanja v skladu s predpisi v vsaki konkretni situaciji, olajša vključevanje v kolektiv, zmanjšuje občutek psihične napetosti v poslovnih odnosih.
• Zagotavljanje družbenega nadzora. S pomočjo pravil in norm v družbi se preprečujejo nezaželena odstopanja v vedenju, ki lahko škodijo normalnim odnosom.
• Funkcija diplomacije, politični boj. Skladnost ali neupoštevanje poslovnega bontona omogoča sogovorniku ali nasprotniku razumeti odnos do sebe. Namerno neupoštevanje pravil kaže na manifestacijo sovražnosti, natančno upoštevanje vseh pravil pa lahko kaže na spoštovanje in razpoloženje za pozitiven izid pogajanj.
• Identifikacija z drugimiustvarjanje psihološkega udobja. Poslovni bonton je najprej manifestacija korporativne kulture, skupinskega duha podjetja, pomaga zaposlenemu, da se počuti del organizacije.

Kot vsak informacijski sistem ima tudi poslovna etika svojo strukturo – sestavljena je iz makroetike in mikroetike. Poslovna makroetika pomeni interakcijo organizacij na državni in mednarodni ravni.

Poslovni bonton je razmeroma mlada smer bontona, vendar ima kljub temu vrsto lastnih značilnosti, ki opredeljujejo poslovno komunikacijo. Oglejmo si te značilnosti podrobneje.

• Pomen ugleda v poslovnem komuniciranju. Izguba ugleda v poslovnem svetu praktično pomeni propad podjetja. Vsak vodja bi moral ceniti svoje ime, saj je za pridobitev ugleda med partnerji in strankami potrebno veliko truda in časa. Poslovni bonton igra pomembno vlogo pri ustvarjanju ugleda. Neetičen vodja ali zaposleni lahko zlahka škodi ugledu podjetja. Zato je izjemno pomembno, da celotna ekipa pozna vsaj osnove poslovnega bontona.
• Specifičnost in jasnost je še en pomemben del poslovne komunikacije. Postavljanje ciljev je še posebej pomembno pri dejavnostih organizacije, saj se vse njene dejavnosti izvajajo zaradi cilja. Negotovost pri oblikovanju cilja ali njegova netočna izjava lahko povzroči negativne posledice. Organizacija, ki nima namena, nima smisla, zato ne more obstajati dolgo časa.
• Vzajemno koristno sodelovanje je tudi pomemben element umetnosti poslovne komunikacije. Vsak uspešen poslovnež ve, da je vzajemno koristno sodelovanje najboljša pot do donosnega partnerstva. Poslovni odnosi vedno pomenijo koncept obojestransko koristnih odnosov.

Pomena poslovnega bontona ne gre podcenjevati. Če v vsakdanjem življenju ali v posvetni družbi kažete neetično vedenje, je ogrožen vaš ugled kot dobro vzgojene osebe.

V poslovnem bontonu lahko ločimo naslednje vrste:

• bonton žive komunikacije s strankami;
• bonton elektronske komunikacije;
• bonton telefoniranja;
• voditeljski bonton.

Bonton komuniciranja s strankami se začne z naslednjim temeljnim pravilom: stranka ima vedno prav. Ustrezna komunikacija s strankami zahteva izjemno vljudno, prijazno, spoštljivo komunikacijo. Ne morete prekiniti, dvigniti glasu, se jeziti na stranko. Zaposleni mora vedno ostati miren in se ljudem posvečati enako, zagotavljati enako storitev. Stranki je treba dati razumevanje, da ga poslušajo, njegov problem je pomemben za podjetje. Vsa ta pravila se dosežejo z intonacijo zaposlenega, gestami, izrazi obraza.

Razvoj omrežja nam daje več možnosti za komunikacijo. Bonton elektronskega komuniciranja je ena glavnih vrst poslovnega komuniciranja na daljavo v sodobnem svetu. Za elektronsko korespondenco veljajo naslednja pravila:

• izpolnjevanje vseh polj e-pošte;
• razumljiv naslov in ime pošiljatelja;
• obvezna navedba predmeta pisma;
• skladnost besedila pisma s pravili poslovne korespondence;
• obvezen odgovor na dohodno poslovno pismo, z izjemo neželene pošte;
• zaupnih podatkov ni mogoče poslati po pošti.

Zahteve za besedilo samega pisma so približno enake kot za ustni govor - vljudnost in vljudnost. Toda poleg tega obstaja določena specifičnost. Na primer, ne morete pisati besed v registru "caps lock", to je mogoče zaznati kot krik.Pravilo dobre forme bo prisotnost elektronskega podpisa. Določiti morate tudi več načinov za stik z vami (telefon, faks, e-pošta)

Tudi v interni pošti ali v pismu prijatelju, da bi pismu dali čustveno barvo, lahko uporabite tako imenovane čustvene simbole - grafične podobe obraza z različnimi čustvi. V poslovnih pismih in pismih strankam ni priporočljivo uporabljati emotikonov, da ne bi dajali vtisa lahkomiselne osebe.

Protokol telefonskega poslovnega pogovora vključuje naslednje zaporedje dejanj:

• vnaprej razmislite o temi pogovora;
• začnite z jedrnatim pozdravom;
• predstavite se in predstavite podjetje;
• pokazati spoštljiv odziv na vprašanja in komentarje sogovornika;
• končati pogovor kratko in vljudno.

Bistvo vodstvenega bontona je umetnost komuniciranja s poslovnimi partnerji, podrejenimi, višjim vodstvom in strankami. Organe bi morali vedno odlikovati mirnost, visoka samokontrola in vljudnost. Vodja mora biti sposoben poslušati in slišati svoje podrejene, v težkih situacijah jim priti na pol poti in jim pomagati.

Pravil poslovnega bontona ni tako veliko, vendar je njihovo spoštovanje odprta vrata do sklenjenih poslov in novih partnerjev.

• Čas je denar: poslovnež mora obvladati osnove upravljanja s časom, prihraniti tako svoj čas kot tudi čas svojih poslovnih partnerjev. Kršitev pravila točnosti v poslovnem okolju vodi do prekinitev poslovnih vezi, do zavračanja novih pogodb in prekinitev dogovorov.
• kodeks oblačenja: okoliški ljudje si vedno ustvarijo prvo mnenje o vas po videzu - poslovni slog v oblačilih, dodatkih, pričeski bo o vas povedal kot o osebi, ki ima status in položaj v družbi.
• Namizje: vzdrževanje reda na namizju je pomemben sestavni del podobe poslovne osebe. Vsi predmeti morajo biti na svojih mestih. Ne pozabite: nered na namizju je nered v glavi.
• Pismenost: poslovno pismen govor bi moral biti v bistvu nepogrešljiva lastnost vsakega poslovneža.

• Spoštljiv odnos do nasprotnika: če delujete samo v lastnem interesu, bodo vsi partnerji in kupci hitro izginili iz vas. Spoštovati morate mnenje nasprotnika, tudi če se ne ujema z vašim stališčem. Spoštovanje, ne da bi bilo pretirano altruistično, je ključ do uspešnih poslov in produktivnih pogajanj.
• Skladnost s poslovnimi skrivnostmi je tudi pomembno pravilo poslovnega bontona. Tajni podatki bodo organizacijo zaščitili pred nelojalno konkurenco, vendar lahko njihovo uhajanje v najslabšem primeru povzroči bankrot organizacije.
• V službi - delo: potrudite se, da izpolnite svoje dolžnosti. Sposobnost za delo se bo hitro razvila v vzpon po karierni lestvici.
• Poslovne geste: zaprti položaji, razburjenje, gledanje stran bodo govorili o vas kot o skrivnostni, nezanesljivi osebi. Pazite na svoje gibe in držo - ravna drža, samozavesten videz, pomanjkanje vznemirjenosti bodo govorili o vas kot poslovni osebi.
• Skladnost s podrejenostjo To je tudi pomembno pravilo pisarniškega bontona. To je morda glavna značilnost zaposlenega, ki skrbi šefe na vseh področjih delovanja.

Sledenje strategiji etičnega ravnanja vseh zaposlenih v organizaciji bo pripeljalo do izboljšanja discipline v podjetju, do individualnega kariernega napredovanja in novih zaposlitev znotraj organizacije, na zunanji ravni pa bo podjetje okrepilo svoje vezi in pridobilo nove priložnosti. Človekovo poznavanje osnov poslovne etike igra pomembno vlogo pri zaposlovanju in izbiri med vsemi kandidati prav njegove osebe.

Za več informacij o poslovni etiki si oglejte naslednji video.