Faze poslovne komunikacije

Komunikacija je proces interakcije med ljudmi, ki vključuje izmenjavo, vrednotenje in razumevanje informacij. Ko gre za poslovno komunikacijo, se uporabljajo določene norme in pravila, ki pomagajo narediti interakcijo partnerjev najbolj udobno. Upoštevanje pravilnega zaporedja, ki je sestavljeno iz upoštevanja potrebnih stopenj poslovne komunikacije, zagotavlja doseganje želenega rezultata, ki je zaželen za oba partnerja.

Poslovna komunikacija je večstopenjski proces, ki vključuje ustvarjanje in nadaljnje izboljševanje odnosov med ljudmi, povezanih s posebnimi potrebami. Ta proces vključuje prenos pomembnih informacij, razvoj koncepta interakcije, zaznavanje in razumevanje sogovornika.

Poslovna komunikacija ima številne značilnosti, katerih poznavanje bo pomagalo razumeti bistvo te vrste interakcije:

• Vrednost ugleda. V poslu je obraz podjetja njegov ugled, ki je temelj, na katerem se gradi prihodnji uspeh podjetja.Zato je poslovna komunikacija usmerjena v to, da jo ohranja in varuje.
• Jasnost in natančnost. Jasna in natančna opredelitev ciljev zagotavlja učinkovit strokovni razvoj, ki spodbuja hitro samoorganizacijo in oblikovanje odgovornosti.
• Skupna dejavnost, koristna za obe strani. V poslovni interakciji ni mogoče skrbeti za dobrobit le ene strani. Enotnost partnerjev in vzajemno koristen položaj zagotavljata uspeh in odlične rezultate za obe strani.

Rezultat poslovne komunikacije je odvisen od tega, kako skrbno je organiziran sam proces. V strukturi poslovne komunikacije lahko ločimo določene stopnje. Poznavanje glavnih točk takšne komunikacije in norm vedenja, ki ustrezajo vsaki stopnji, bo pomagalo doseči cenjeni cilj.

Ta faza vključuje neposredno organizacijo srečanja. Na prvi stopnji je treba sestaviti načrt s posebnimi vprašanji in več možnostmi za rešitev problema. Treba je analizirati stališča pogajalskega partnerja in izbrati najbolj koristno strategijo odnosa; priporočljivo je narediti napoved izida pogovora. Organizacijski trenutki zaključijo pripravljalno fazo: določitev kraja in časa sestanka.

Psihološki portret sogovornika, ki se razvije v vaših očeh, je odvisen od določenih okoliščin, trajanja poznanstva, informacij o osebi, ki jih prejmete od drugih zaposlenih. Razlikujejo se verbalna in neverbalna dejanja vedenja, ki omogočajo sestavo psihološkega portreta sogovornika:

• govorni način (vsebina, doslednost, trajanje, izraznost in značilnosti govora);
• kretnje in izrazi obraza;
• določena dejanja (gibi in položaji osebe, razdalja med sogovorniki, dotiki);
• telesni gibi (dotikanje, trepljanje, božanje).

Pomembno vlogo pri ustvarjanju psihološkega portreta opravlja preučevanje videza sogovornika. To so preference glede oblačil, čistoča, urejenost in brezhibnost videza, spoštovanje modnih trendov ali zanemarjanje le-teh, kopiranje oblačil, ki jih nosijo drugi ljudje.

Pri določanju psihološkega portreta zaposlenega se je treba osredotočiti na njegovo osebnost:

• značaj (interesi, načela, načrti, preference);
• vedenje (kompetentnost, življenjske veščine, poklicne izkušnje);
• duhovna stran osebnosti (edinstvene značilnosti procesov in lastnosti intelektualne, kognitivne in čustvene sfere);
• socialni in psihološki vidiki (status, družbena vloga, življenjski slog in posebnosti dela);
• biopsihične lastnosti (temperament, spol in starost sogovornika, zdravstveno stanje);
• nastanek stika.

Za vzpostavitev poslovne komunikacije je potrebno ustvariti vzdušje, ki bo omogočilo resen pogovor, kar vključuje izkazovanje partnerju vaše dobre volje in zanimanja. K temu bodo pripomogli mehak nasmeh, vljuden pozdrav in premor, ki sogovorniku omogoči, da se vključi v pogovor in vanj neposredno sodeluje.

Standardni pogovor se začne z izvajanjem naslednjih dejanj: razkritje ciljev, nastop partnerjev tako na eni kot na drugi strani, izražanje teme, predstavitev osebe, ki vodi pogovor, napoved postopka za raziskovanje vprašanja.

Ta stopnja je obvezna za določitev ustreznega pogajalskega načrta in povečanje interesa za interakcijo s strani partnerja. Ta postopek lahko olajša kraj in čas primerna šala.

Odločite se tudi o vlogah, ki jih bosta stranki igrali v poslovni komunikaciji. Pospešitev procesa olajša posnemanje partnerja, zrcalni odsev njegove drže, plastičnost, ton glasu, geste. Po določenem času (5-10 minut) lahko nadaljujete z objavo pogojev. To zahteva enake položaje. Lahko se premaknete v drug položaj, kar se kaže z neverbalno komunikacijo.

V tej fazi je treba poudariti podobnosti in ne razlike. Zahvaljujoč temu bodo pogajanja pomagala doseči želeni rezultat. V primeru nerešljivih nesoglasij je priporočljiv premik v nevtralno pozicijo, ki ne vključuje lastnega ocenjevanja.

Ne pozabite, da so potrebni močni argumenti. V tem primeru je treba upoštevati določena pravila:

• Predstavitev misli naj poteka s preprostimi, razumljivimi, natančnimi in prepričljivimi stavki.
• Primerno bo argumente prilagoditi osebnosti partnerja.
• Zaželeno je, da svoje dokaze predstavite jasno in jedrnato.
• Ko govorite o problemu, morate biti odločni: ne morete popustiti, če ste prepričani v svoje mnenje.
• V rezervi naj bo vedno en tehten dokaz, ki podpira tezo (če sogovornik začne dvomiti v odločitev).
• Priporočljiva je uporaba zanesljivih dejstev, ki bi sogovorniku pomagala sprejeti odločitev brez odlašanja.
• Ne odnehajte, dokler partner dokončno ne potrdi svoje zavrnitve.
• Uporabite najprepričljivejše argumente v prid svojemu stališču in poskušajte izraziti misli tako, da sogovornika popolnoma zanimajo.

Pri interakciji se je vedno težko izogniti različnim razpravam. Glavna naloga, ki jo je treba opraviti v takšni situaciji, je dokazati partnerju, da imate prav (z odpravo dvomov, ugotavljanjem motivov za odpor, obrambno reakcijo, razmišljanjem o taktiki). Hkrati se je treba izogibati kategoričnim sodbam, sicer se bo vse spremenilo v nasprotni učinek.

Če dosežete razumevanje, nadaljnja interakcija ne bo povzročila resnih težav. Po tem boste morali najti skupno korist. Dajte partnerju možnost, da prevzame pobudo.

Potrebno je nadzorovati njegovo sodelovanje pri doseganju želenega cilja.Če je vaša lastna odločitev veliko močnejša od sogovornikove, potem skrbno pretehtajte njegov predlog in pojasnite, zakaj je treba idejo dokončati, na podlagi česa je bolj donosno zavzeti drugačno stališče.

Oblikovana merila je treba prevesti v končno različico. Po tem morate začeti dogovor. Priporočljivo je podrobneje opisati obveznosti, ki jih je prevzela vsaka od strank. Takoj ko bo odločitev sprejeta, bo hvaležnost, izražena sogovorniku, primerna.

Končna faza poslovnega komuniciranja ima zelo pomembno vlogo, zato ji je treba posvetiti enako pozornost kot vsem prejšnjim. Končno mnenje vpliva na podobo sogovornika kot celote in na partnerstva, ki jih trenutno vzdržujemo in načrtujemo za prihodnost. Še vedno je treba pokazati dobrohotnost, spoštovanje in taktnost.

Poslovna komunikacija bo koristila in zagotovila dobre rezultate ob uporabi naslednja pravila in smernice:

• Pijača (čaj, kava) je na voljo po lastni presoji ali med dolgotrajnimi pogajanji.
• Med poslovnimi pogajanji ne telefonirajte. Za ta čas je bolje izklopiti telefon. Treba je pokazati spoštovanje do partnerja in splošnega postopka poslovnega sodelovanja.
• Zapuščanje prostorov med pogajanji je prepovedano. Izjemen primer je potreba po zdravniški pomoči.
• Vodenje delovnih evidenc je dobrodošlo, saj poudarja zanimanje in pozornost do partnerja.
• Znak dobrega okusa je ne postavljati vprašanj v zvezi s poslovno skrivnostjo partnerja.To pomaga preprečiti nerodnost in neudoben položaj.

Vse o pomembnih veščinah poslovne komunikacije si oglejte v naslednjem videu.