Poslovni pogovor: pravila, sorte in faze

Rezultati poslovnih odnosov so pogosto odvisni od osebnih pogajanj in dialogov. Poslovni stiki, vzpostavljeni pisno ali po telefonu, se razvijajo v osebnih pogovorih. Hkrati udeleženci intervjuja uporabljajo vso paleto komunikacijskih sredstev: ne uporabljajo le govora, temveč tudi geste, izraze obraza in osebni vpliv.

Poslovni pogovor je običajno pogovor med dvema sogovornikoma, zato je treba upoštevati osebne posebnosti nasprotnika, njegove motive, govorne značilnosti in uporabljati bonton. Medosebna komunikacija vključuje različne načine vplivanja na sogovornika.

Poslovni pogovor, ki ima določeno temo in je osebno naravnan, pogosto poteka znotraj iste organizacije med zaposlenimi.Namen pogovora je želja enega udeleženca v komunikaciji, da z besedami vpliva na drugega ali celotno skupino zaposlenih, da spodbudi k aktivnosti, spremembam obstoječega delovnega okolja ali odnosov in izboljša njihovo kakovost.

Drugi cilj poslovnega pogovora je potreba vodstva po oblikovanju sklepov in odločitev na podlagi mnenj in sklepanja zaposlenih.

Prednost poslovnih pogovorov pred drugimi oblikami verbalne komunikacije je:

• v hitrosti odzivanja na pripombe sogovornikov, kar pomaga doseči želeni rezultat;
• pri povečanju ozaveščenosti skrbnika z upoštevanjem, nadzorom in spremljanjem stališč, sodb, razmišljanj, argumentov in skeptičnih izjav, slišanih med razgovorom;
• v smotrnosti prilagodljivega razumnega nabora metod za preučevanje obravnavane teme, ki je posledica rešitve problema in trditev vseh strani.

Poslovni pogovor je osredotočen na izvajanje določenih funkcij:

• iskanje novih smeri;
• začetek obetavnih projektov;
• izmenjava podatkov;
• ureditev začetih dejavnosti;
• medsebojna komunikacija zaposlenih v enem podjetju;
• olajšanje poslovnih stikov med institucijami, podjetji, industrijami.

Rezultati poslovnega pogovora in sestankov niso določeni le s pripravljenostjo nanj, temveč tudi s konstrukcijo samega pogovora.Nespornim napakam se je mogoče izogniti z uveljavljenimi metodami vodenja intervjujev in upoštevanjem njihovih načel. Vedno mora vladati vzdušje dobre volje - ostre izjave so nesprejemljive.

Načelo racionalnosti pomeni zadrževanje vedenja, še posebej v primeru, ko partner izkazuje čustvenost. Pomanjkanje nadzora nad čustvi običajno negativno vpliva na sprejeto odločitev. Takšne rešitve ni mogoče imenovati optimalno.

Načelo razumevanja je potrebno, da lahko sogovorniki v dialogu najdejo skupne točke in dosežejo želeni učinek.

Med pogovorom koncentracija pozornosti govorcev niha tudi v odsotnosti disipativnih dejavnikov. Če upoštevamo in opazimo takšne nianse, je treba v tem trenutku znova opozoriti nase in nadaljevati prekinjen stik.

Načelo zanesljivosti narekuje obvezno upoštevanje verodostojnosti obveščanja sogovornika – tudi če daje lažne podatke. To koristi dialogu in doseganju želenih ciljev.

Pomembno psihološko načelo je razlikovanje predmeta pogovora s sogovornikom. Subjektivni odnos do nasprotnika lahko vpliva na objektivnost ocene kazalnikov. Konstruktiven pogovor temelji na razlikovanju dogodkov s stališči in mnenj z izkušnjami.

Konkretizacija takih splošnih načel za vodenje poslovnih pogovorov so pravila za njihovo izvajanje, ki prispevajo k varnosti in učinkovitosti pogajanj.

Pravilo dvojnega interesa je, da ima vsak spraševalec dvojni interes: ne samo bistvo in vsebina teme pogovora, ampak tudi sodelovanje s partnerjem.Ohranjanje plodnih odnosov ni nič manj pomembna naloga v pogovoru kot izmenjava informacij.

Strokovnjaki priporočajo, da pogovor usmerite tako, da ne posega v odnos med zaposlenimi in vodji. Za to potrebujete:

• ne hitite s sklepi o motivih in namerah sogovornikov na podlagi lastnih predpostavk;
• pozorno poslušajte nasprotnika in pokažite, da ga razumete;
• izrazite svoje zanimanje in svoje cilje, namesto da se prepirate o preteklosti, misli pa naj bodo izražene jasno in jasno;
• razpravljali o prihodnjih dejanjih.

Poudarek na zanimanju za partnerja velja tudi za pomembno pravilo, ki bo pomagalo močno olajšati naloge obeh sogovornikov. Fraze: »razumljivo«, »zanimivo«, »me veseli«, naravno vstavljene v pogovor, bodo ustvarile sproščeno vzdušje in pomagale izraziti strinjanje in medsebojno razumevanje. Enako težavo je mogoče rešiti, če se obrnete na sogovornika, ga pokličete po imenu in patronimu, prav tako pa ne kažete tesnobe in razdražljivosti.

Želja po razjasnitvi dodatnih ali pomožnih informacij bo prav tako pripomogla k ohranjanju zanimanja.

Vsak pogovor je način iskanja skupnega jezika. Da bi bil dialog uspešen, ga ni priporočljivo začeti s protislovji. Običajno začnejo s temami, o katerih so mnenja enaka, na primer o vremenu. To se naredi tako, da že od samega začetka ni negativnega odgovora in ni treba vlagati truda v prepričevanje sogovornika.Strokovnjaki priporočajo, da imate vedno nekaj vnaprej pripravljenih besednih zvez, katerih odgovori so le pozitivni.

Priprava na poslovni pogovor se začne z najpomembnejšo fazo - načrtovanjem, ki je sestavljena iz oblikovanja problemov in ciljev sestanka, pa tudi izdelave pogajalskega načrta in metod za njegovo izvedbo. Strokovnjaki svetujejo:

• premislite in pretehtajte predlagani postopek načrtovanega pogovora, sestavite njegov program;
• zbrati vse potrebne podatke o možnem sogovorniku;
• preizkusiti učinkovitost svojih argumentov, ki so potrebni za utemeljitev njihovih prepričanj in namenov;
• preveriti skladnost svojih definicij in misli;
• razmislite o možnostih odziva sogovornika ali nasprotnika na predstavljene argumente.

Določanje časa in kraja prihodnjega pogovora je odvisno od položaja in odnosa udeležencev. Lahko se izvaja na svojem, tujem ali nevtralnem ozemlju. Po izvedbi operativnega usposabljanja je potrebno preveriti in urediti zbrano in pripravljeno gradivo ter končno oblikovati načrt prihodnjega razgovora.

Gradnja poslovnega pogovora je sestavljena iz 5 stopenj:

• začetek pogovora;
• posredovanje informacij;
• argumentacija;
• zavrnitev nasprotnikovih argumentov;
• odobritev predlogov.

Vsak od teh korakov temelji na strokovnem znanju, jasnosti, logiki, ki so ji dodane osebne kvalitete spraševalcev, ki so v pogovoru velikega pomena. Načrt pogovora je treba zgraditi na podlagi različnih možnih možnosti za njegov izid. Včasih moraš ponoviti nekatere argumente.

Na prvi stopnji - na začetku dialoga - je pomembno najti stik s partnerjem, organizirati privlačno okolje, zanimati sogovornika in prevzeti pobudo. Priporočljivo je, da uporabite posebne tehnike, ki začnejo dialog. Tej vključujejo:

• tehnika sproščanja napetosti, ki pomaga vzpostaviti tesne stike z nasprotnikom;
• način, kako pritegniti sogovornika, kar vam omogoča hitro aktualiziranje težav;
• metoda spodbujanja fantazije, ki vključuje nastanek velikega števila vprašanj;
• neposredno pristopiti k problemu.

Pravilen začetek pogovora je seznanitev, natančna formulacija njegovih ciljev in ciljev, imenovanje teme, sporočanje pravil za obravnavo vprašanj.

V fazi posredovanja informacij je treba ugotoviti zahteve in mnenja partnerja, njegove motive, argumente in želje, sporočiti načrtovane informacije in analizirati položaj sogovornika.

V fazi zavračanja nasprotnikovih sodb je treba njegove pripombe nevtralizirati. Če želite to narediti, morate svoje argumente navesti prepričljivo, brez dvoma, ne da bi dopustili možnost zavračanja vašega mnenja. Logika zanikanja je v analizi dvomljivih informacij, iskanju pravega vzroka, izboru konceptov in metod. V tem primeru se uporabljajo različni triki in triki.

V fazi odločanja se povzamejo rezultati argumentacije, ki jo je sprejel in odobril sogovornik, odpravijo se negativni odtenki in zaključki, utrdi in potrdi doseženi rezultat, predlagajo teme za nadaljnje sodelovanje. Na tej stopnji ne smemo pokazati negotovosti, da tudi partner ne začne dvomiti v sprejeto odločitev.

Za neodvisne vrste poslovnih pogovorov je značilna naslednja klasifikacija:

• ob prijavi na delovno mesto;
• ob razrešitvi;
• o problemu;
• disciplinske narave.

Prva sorta je uvodnega tipa, katerega glavna naloga je določiti in oceniti poslovne lastnosti kandidata za položaj. Vodja mora prosilcu zastaviti le nekaj osnovnih vprašanj, ki vsebujejo podatke o osebi: stopnjo izobrazbe, delovne izkušnje, obstoječe spretnosti in sposobnosti, razloge za iskanje zaposlitve, višino zahtevkov za plačilo. Včasih je treba razjasniti tudi osebne lastnosti.

Razgovor o odhodu zaposlenega je lahko dveh vrst: prostovoljna poravnava ali prisilna poravnava. V prvem primeru bi moral skrbnik ugotoviti razloge za razrešitev - to je posledica pozornosti izboljšanju upravljanja organizacije. Običajno je v takih primerih mogoče najti koristne informacije, ki omogočajo reševanje nekaterih težav.

Tretja vrsta je pogovor z zaposlenim, s katerim so se prisiljeni ločiti. Voditelju je praviloma zelo težko. V procesu takšnega pogovora je treba upoštevati občutljivost, a hkrati pravilno in pošteno navesti terjatve proti njemu. Obstajajo posebna pravila in nasveti, kako voditi tak pogovor.

Argumentacija lahko temelji na retoričnih in špekulativnih metodah. Retorični so:

• temeljno, sestavljeno iz neposrednega poziva na partnerja;
• protislovje, ki temelji na iskanju nesoglasij v argumentih;
• tehnika poudarjanja zaključkov, ki skozi vmesne zaključke vodi do želenih rezultatov;
• primerjalna;
• metoda razkosanja, ki temelji na izbiri posameznih delov;
• metoda bumeranga;

• bojkot;
• premikanje poudarkov in postavljanje v ospredje svojih interesov;
• metoda sklepanja, ki temelji na postopnem spreminjanju bistva problema;
• metoda anketiranja, zaključena v vnaprej zastavljenih vprašanjih;
• tehnika eksplicitne pomoči.

Upoštevati je mogoče špekulativne metode:

• tehnika pretiravanja;
• anekdotično;
• tehnologija uporabe avtoritete;
• tehnika dvoma o identiteti sogovornika;
• metoda izolacije, ki je sestavljena iz predstavitve posameznih izrazov v spremenjeni obliki;
• preoblikovanje smeri, ki temelji na prehodu na drugo vprašanje, ki ni povezano s sporom;
• represija, ki je sestavljena iz pretiravanja manjših težav;
• tehnika zavajanja, pri kateri se poročajo zavajajoče informacije;
• zamuda - zavlačevanje pogovora;
• apel, ki temelji na apelu na sočutje;
• tehnika izkrivljanja;
• trap vprašanja.

Strokovnjaki priporočajo vodenje poslovnih pogovorov na naslednji način: dajte predloge ali ocenite nekaj v obliki vprašanj in odgovorov, ki vam omogoča, da ohranite pobudo, ne dovolite kategoričnega tona, spodbujajte sogovornika k aktivnosti in hkrati pridobite potrebno informacije. Na primer, primerno in racionalno je uporabljati fraze:

• »Kakšno je vaše mnenje o tej zadevi? »;
• "Kako misliš?..";
• »Ali sem pravilno razumel vaše stališče? »;
• »Ali ne bi morala ti in jaz preveriti drugo možnost? »;
• »Se vam ne zdi, da vam situacija zdaj ni naklonjena? ".

Poslovni pogovor prispeva k uresničitvi želje ljudi po spremembi razmer ali vzpostavitvi kakovostno novih odnosov med udeleženci dialoga. Takšni pogovori so pomemben del poslovnih in političnih odnosov, saj predstavljajo vzpostavljanje vezi med partnerji, ki so jih njihove organizacije pooblastile za reševanje problemov. Govoriti morate na kratko.

Več o pravilih poslovne komunikacije si oglejte v naslednjem videoposnetku.