Typy obchodnej komunikácie

Obchodná komunikácia pomáha budovať vzťahy s kolegami, podriadenými, partnermi a zákazníkmi. V procese komunikácie dochádza nielen k výmene informácií, ale aj skúseností a poznatkov v určitej oblasti. Obchodná etiketa preniká absolútne do všetkých sfér života, existujú rôzne druhy obchodnej komunikácie.

Obchodná komunikácia je dôležitou súčasťou ľudského života. Etiketa v podnikateľskom prostredí slúži ako druh podpory. V biznise existuje viacero foriem komunikácie. Vhodné možnosti by sa mali zvoliť s prihliadnutím na osobné a psychologické charakteristiky účastníkov diskusie. Možno rozlíšiť tieto formy komunikácie:

• Konverzácia - ústny kontakt medzi účastníkmi rozhovorov je redukovaný na diskusiu o dôležitých problémoch a úlohách, pričom sa objasňujú niektoré nuansy súvisiace s prácou. Účastníci rozhovoru by v tomto prípade mali mať právo zaoberať sa rôznymi úlohami a rozhodovať sa. Postavenie účastníkov rozhovoru musí byť rovnaké.
• Vyjednávanie majú pevnejšiu štruktúru. Spravidla sa na nich zúčastňujú zástupcovia rôznych spoločností alebo divízií.Rokovania slúžia na spojenie síl s partnermi, ktorí majú záujem riešiť konkrétny problém.
• Na stretnutí sa zúčastňuje skupina alebo veľký okruh zainteresovaných a zainteresovaných osôb. Stretnutie zahŕňa zber, analýzu informácií, výmenu údajov, ako aj rozhodovanie v kontroverzných otázkach.
• Výkon - v tomto prípade jedna osoba alebo malá skupina zdieľa potrebné informácie s publikom. V tomto prípade sa správa neredukuje na diskusiu o téme, ale je prezentovaná ako informácia. Táto forma komunikácie vyžaduje, aby rečník mal vodcovské vlastnosti, schopnosť zostať v spoločnosti, ako aj rečnícke schopnosti.
• Korešpondencia - nepriamy spôsob komunikácie, zohráva akúsi úlohu korešpondenčnej komunikácie. Tento typ komunikácie zahŕňa objednávky, protokoly, uznesenia, žiadosti, správy, úradné listy, pokyny atď. Korešpondencia slúži na komunikáciu medzi oddeleniami alebo organizáciami. Pri vedení korešpondencie je potrebné dodržiavať špecifické pravidlá.

Obchodnej komunikácii sa treba naučiť. Osobné kvality a demonštrácia svojho „ja“ zároveň ustupujú do pozadia. Hlavnou vecou zostáva schopnosť zohľadniť záujmy a želania súpera a spojiť ich s vlastnými požiadavkami tak, aby obe strany dosiahli požadovaný výsledok.

Obchodná komunikácia pozostáva z niekoľkých fáz:

• Formovanie motívu. Bez nej nebude možné dosiahnuť efektívnu interakciu.
• Príprava na komunikáciu - ide o prípravu plánu rozhovoru, prípravu argumentov a informácií.Taktiež je potrebné pripraviť zoznam úloh, ktoré je potrebné počas diskusie vyriešiť.
• Začatie konverzácie. Je potrebné nadviazať kontakt, potom je potrebné vytvoriť „klímu vzťahov“ priaznivú pre konverzáciu.
• Formulácia problému - zvýraznenie okruhu problémov, predstavenie ich pozície a vízie tejto úlohy. Upozorňujeme však, že si musíte vopred pripraviť abstrakty na tému rozhovoru a byť pripravený odpovedať na položené otázky.
• Výmena informácií - Objasnenie pozície partnera. Je dôležité udržiavať komunikáciu a odpovedať na otázky v prístupnom úradnom jazyku, v prípade potreby vynechať odbornú terminológiu.

• Presviedčanie a argumentácia - sú nevyhnutné v prípade nezhody a vyplývajú z predchádzajúcej etapy komunikácie. Je potrebné poznamenať pozitívne aspekty vašej vízie situácie a riešenia kontroverzného problému.
• Hľadanie riešenia problému alebo problému - koniec diskusie, jej výsledok by mal vyhovovať všetkým zúčastneným.
• Vypracovanie zmluvy - to znamená, že výsledkom stretnutia bolo, že účastníci diskusie dospeli k spoločnému menovateľovi alebo získali podporu partnerov pri riešení rôznych problémov. Pozitívny výsledok diskusie končí písomným potvrdením.
• Analýza výsledkov - preukazuje, či boli prijaté rozhodnutia správne.
• Rozhodovanie – znamená súhlas všetkých strán po analýze. V tomto prípade účastníci diskusie rozhodujú o ďalšej spolupráci alebo ukončení kontaktov.

V modernej spoločnosti ľudia vedome dodržiavajú pravidlá obchodnej komunikácie, aby dosiahli konkrétne ciele v podnikovom prostredí. V biznise nestačí zastávať určitú pozíciu, je potrebné upevňovať aj vzťahy s rôznymi ľuďmi. Nasledujúce je veľmi dôležité:

• Schopnosť získať si ľudí a zostať v spoločnosti sú dôležitými aspektmi podnikového dialógu. Aby ste to dosiahli, musíte byť schopní jasne a jasne formulovať svoje myšlienky, kompetentne argumentovať svojim názorom.
• Analytické údaje a schopnosť robiť rýchle rozhodnutia sú vždy na vašej strane. Pri komunikácii s partnermi nezabúdajte, že všetky strany majú záujem o rýchle vyriešenie sporov.
• Je dôležité vziať do úvahy kultúrne charakteristiky a národné tradície partnera: nepochybne sa niektoré zvyky a normy prijaté v inej krajine môžu zdať neprijateľné alebo urážlivé.

Základné pojmy a normy podnikateľskej etiky by mal poznať každý sebarešpektujúci človek. Treba pochopiť, že v podnikaní sa komunikácia medzi ľuďmi buduje nie podľa vzájomného zachytenia nálady partnerov, ale podľa určitých noriem. Existujú nasledujúce typy obchodnej komunikácie (podľa funkčného účelu):

• verbálne a neverbálne - spočívajú v potrebe sledovať reč, mimiku, gestá a držanie tela. V neverbálnej komunikácii môže poloha rúk, nôh, pohľad, sklon hlavy a mimovoľné pohyby povedať oveľa viac o pocitoch a nálade človeka ako ústna reč. Stojí za to naučiť sa ovládať mimiku a gestá.
• Písomné a ústne. Pre každú formu komunikácie sa rozlišujú samostatné pojmy a normy.Každý dokument overený podpismi a pečaťami sa vzťahuje na písomnú formu komunikácie. Na ústne - plánovanie stretnutí, stretnutí, rokovaní, správ a iných foriem obchodnej komunikácie.

• Monologická a Dialogická - majú výrazné jazykové rozdiely. Dialóg je medziľudská komunikácia. Monológ odráža jediný uhol pohľadu; tento typ komunikácie zahŕňa prezentáciu alebo slávnostný prejav, ako aj správu alebo úvodný prejav.

• Vzdialené a osobné. Vzdialená komunikácia zahŕňa telefonické rozhovory, korešpondenciu poštou. Osobitná pozornosť sa venuje intonačnému vzoru reči, stručnosti správy. Nemôžete používať gestá.

Každý štýl má určité vlastnosti. Musíte im vedieť porozumieť.

Klasifikácia štýlu:

• Autoritársky. Je založená na nepopierateľnej moci šéfa a absolútnej podriadenosti zamestnancov. Akékoľvek rozhodnutia sa prijímajú výlučne a nie sú diskutované so zainteresovanými alebo zainteresovanými osobami.
• demokratický - hlavnou črtou je spoločná diskusia o problémoch a túžba po vzájomnom porozumení. Pri komunikácii s partnerom sa používa žiadosť, odporúčania a motivácia.
• ponižujúce alebo formálne - je určená minimálnou účasťou vedúceho na personálnom riadení, vyjednávaní a rozhodovaní. Ťažké prípady a riskantné rozhodnutia sa prenášajú na iných. Efektívnosť takéhoto riadenia už nezávisí od lídra, ale od úrovne rozvoja skupiny.
• liberálne - niečo medzi autoritárskym a demokratickým štýlom.Diskusia o rôznych problémoch s partnermi alebo kolegami je minimalizovaná, ale používa sa v ojedinelých prípadoch a len s cieľom presunúť zodpovednosť na oponenta.
• Oficiálny biznis - znamená prísne dodržiavanie komunikačných noriem, rečových klišé a pravidiel obchodnej komunikácie, kde nie je miesto pre prejav individuality.
• Vedecké - prísna, krátka a zdržanlivá reč, vhodná len v oblasti vedy a vzdelávania. Používa sa vo výskumnej alebo pedagogickej činnosti.

Obchodná komunikácia sa týka všetkých vonkajších aspektov správania a je rozdelená do niekoľkých oblastí:

• účastníci rozhovoru majú spoločné ciele a motívy;
• rozhovor prebieha v jednom časopriestorovom intervale;
• medzi všetkými účastníkmi diskusie sa buduje jasná hierarchia komunikácie, rozdeľujú sa sociálne statusy;
• účastníci komunikácie dodržiavajú pri komunikácii všeobecne uznávané pravidlá a normy.

Obchodná komunikácia pomáha rýchlo nadviazať potrebné kontakty, získať podporu spoľahlivých patrónov. Pomáha dosiahnuť vzájomné porozumenie.

Existujú 4 hlavné funkcie obchodnej komunikácie:

• Informácie a komunikácia - zahŕňa zhromažďovanie a poskytovanie špecifických informácií, ako aj výmenu poznatkov a skúseností.
• Interaktívne - v dôsledku procesu interakcie medzi ľuďmi. Využíva sa v procese interakcie (správanie, aktivity a rozhodnutia partnerov).
• Vnímavý je pochopiť druhého človeka. K nadviazaniu alebo oslabeniu kontaktu dochádza na základe vzájomného porozumenia.
• Regulačne-komunikatívne - umožňuje upraviť správanie účastníkov diskusie.Aby ste to dosiahli, musíte ovládať špeciálne techniky: vedieť presvedčiť, nájsť kompromisy a robiť ústupky.

Okrem toho je potrebné pri jednaní s podnikateľmi brať do úvahy osobitné pravidlá. Všetky odvolania, správy a informácie musia byť v súlade s tromi piliermi:

• z hľadiska obsahu – poskytované správy a informácie by mali byť jasné a stručné;
• expresívna časť sa vzťahuje na emocionálnu zložku;
• motivujúca stránka - je zameraná na myšlienky a pocity partnera.

Pri komunikácii človek venuje pozornosť reči a hlasu partnera. Hodnotí sa podľa určitých ukazovateľov:

• Slovná zásoba - absencia parazitických slov a kompetentná, expresívna reč nám umožňujú s istotou konštatovať, že osoba je vzdelaná a kultivovaná.
• zrozumiteľná reč a správna výslovnosť slov je kľúčom k úspechu každého človeka.
• intonácia - umožňuje umiestniť potrebné akcenty.
• Rýchlosť reči - pomalá reč spôsobí melanchóliu a rýchla reč vám nedovolí sústrediť sa na poskytované informácie.
• Diskusia o pozitívnych a negatívnych vlastnostiach konkurentov. Skúste sa takýchto tém dotknúť mimoriadne taktne a opatrne. Ide o druh neškodnej manipulácie, ktorá pomôže získať partnera.
• Kombinácia dlhých a krátkych fráz. Táto technika pomôže udržať pozornosť partnera.

Na dosiahnutie rešpektu medzi kolegami a partnermi je potrebné vziať do úvahy niektoré nuansy:

• Diskusia o pozitívnych a negatívnych vlastnostiach konkurentov. Skúste sa takýchto tém dotknúť mimoriadne taktne a opatrne. Ide o druh neškodnej manipulácie, ktorá pomôže získať partnera.
• Kombinácia dlhých a krátkych fráz. Táto technika pomôže udržať pozornosť partnera.
• V podnikateľskom prostredí nemali by ste ukazovať svoje osobné preferencie a emócie pri riešení rôznych problémov. Hlavnú úlohu zohrávajú záujmy spoločnosti, ktorú zastupujete, a záujmy partnera. Nemali by ste prepínať na zvýšené hlasy ani sa zapájať do verbálnej potýčky: akýkoľvek prejav emócií negatívne ovplyvní vašu povesť a imidž.
• Nemiešajte pracovný a osobný život. Vzťahy s kolegami by nemali mať vplyv na riešenie problémov firmy. Ak si k človeku neviete vybudovať vrúcny vzťah, neznamená to, že by ste pri riešení bežných problémov mali ignorovať jeho názor a rady. Schopnosť oddeliť osobné vzťahy od podnikania pomáha sústrediť sa na požadované úlohy a riešiť spory.

• Pripravte sa na diskusiu: opýtajte sa partnera a zvoľte vhodnú komunikačnú taktiku.
• Byť dochvíľny - nebrať čas obchodným partnerom.
• Schopnosť počúvať partnera - vaša nepopierateľná výhoda. Bez schopnosti komunikovať so zákazníkmi, pochopiť ich potreby a túžby nie je možné uspieť.
• Priateľský prístup ku všetkým partnerom. Ani s nečestným partnerom by sa nemalo zaobchádzať s pohŕdaním. Zabudnite na nepriateľstvo a snažte sa zaobchádzať s partnerom priaznivo a láskavo. Pamätajte, že by ste nemali diskutovať o svojom vzťahu s inými ľuďmi v podnikateľskom prostredí. O vzťahoch, osobnom živote by sa nemalo s nikým diskutovať.
• Schopnosť sústrediť sa na to podstatné. Pokúste sa zistiť, čo chce váš partner. Berúc do úvahy jeho záujmy, pokúste sa problém vyriešiť a prísť k spoločnému menovateľovi, nestratiť svoje želania.
• Schopnosť byť úprimný. Ak je informácia nedôveryhodná, skreslená, dá sa zistiť v každej nevhodnej chvíli a ovplyvniť vašu reputáciu.
• Nezabudnite na pravidlá slušného správania. Vždy danú osobu oslovujte krstným menom, usmievajte sa a snažte sa ju pochváliť, no vyhýbajte sa lichôtkam.

V ďalšom videu nájdete najdôležitejšie obchodné komunikačné zručnosti.