Obchodné rokovania: typy, pravidlá a príklady vedenia

Obchodné rokovania sú súčasťou života každého manažéra akejkoľvek úrovne. V skutočnosti ide o obchodnú konverzáciu, ktorá je formou verbálnej výmeny informácií medzi viacerými ľuďmi. Formálne rozhodnutia nie sú vždy prijímané po obchodných rokovaniach, ale sú užitočné vďaka informáciám získaným počas rozhovorov.

Obchodné rokovania sú obchodnou komunikáciou, ktorá pomáha dosiahnuť dohodu medzi stranami. Vyjednávanie je nevyhnutné na to, aby sme mohli s partnerom o probléme diskutovať, a tiež aby sme sa pokúsili nájsť riešenie, ktoré uspokojí všetky strany. Dnes je veľmi dôležité, aby kvalifikovaný manažér vedel viesť obchodné rokovania.

Vyjednávanie môže mať tieto funkcie:

• Informačné – keď si strany chcú iba vymeniť rôzne názory v rámci prípravy na hlavné rokovania.
• Komunikatívne - v tomto prípade strany preferujú nadväzovanie nových väzieb, vzťahov.
• ovládanie, koordinácia akcií. V tomto prípade rokovania vedú partneri, ktorí už nadviazali obchodné vzťahy a potrebujú len objasniť niektoré nuansy predtým dosiahnutých vzťahov.
• Regulačné - táto funkcia je potrebná, ak potrebujete vyriešiť problém alebo konflikt včas, zastaviť všetky spory.

Obchodné rokovania možno rozdeliť na dva typy – interné a externé. Interné rokovania prebiehajú v rámci vášho tímu alebo spoločnosti. Externé rokovania sú také, na ktorých je prítomná pozvaná strana, môžu to byť partneri, konkurenti alebo zákazníci. Interné rokovania často končia vzájomnými dohodami. Tu dve strany pracujú na dosiahnutí pozitívneho výsledku pre spoločnosť: analyzujú, vyvodzujú závery a ponúkajú najlepšie možnosti, ako sa dostať zo súčasnej situácie.

Na Harvarde prišli absolventi a profesori s novým druhom zásadového vyjednávania. Tu sa striedajú ústupky a pevnosť pozície. Túto metódu poznáme ako „metódu mrkvy a tyčinky“. Podstatou tohto princípu je udržať si tvrdú pozíciu, ktorá vám umožní zvážiť v prvom rade iba kľúčovú podstatu problému alebo diskutovaného problému.

Pri obchodných partneroch je najlepšie dodržiavať pravidlá stanovené v podnikateľskom prostredí. To vám dá príležitosť mať v budúcnosti dobré, silné a vzájomne prospešné vzťahy.

V starovekej Byzancii bola „zápisnica“ prvou časťou dokumentu, ktorý zvyčajne obsahoval zoznam účastníkov stretnutia. Dnes je to súbor pravidiel, podľa ktorých by sa mali konať rôzne obrady, mal by byť stanovený dress code, forma úradných listov atď.

Každé porušenie zákonov protokolu bude znamenať, že tí, ktorí protokol porušili, môžu mať problémy. Táto strana by sa mala ospravedlniť za svoju chybu. Potom treba prehliadku napraviť. Vďaka dodržiavaniu protokolu pri rokovaniach a pozdravoch, správe dokumentov a realizácii rôznych zmlúv nadobúdajú obchodné stretnutia väčší význam.

Každá krajina má svoje vlastné národné etické normy. Ale v zásade je tento koncept rovnaký pre všetkých.

Takmer celá príprava na rokovania (interná aj externá) je rozdelená do niekoľkých prvkov. Medzi hlavné patria nasledujúce:

• definovanie problému, pre ktorý je potrebné rokovať;
• hľadať tých, ktorí pomôžu vyriešiť vzniknuté problémy;
• určenie záujmov (vlastných a spoločníkov);
• jasná formulácia plánu a programu stretnutia;
• v prípade potreby sa vyberú zástupcovia delegácie;
• organizačné momenty - zber dokumentácie, tabuliek, vzoriek a iných materiálov, ktoré môžu byť užitočné pri rokovaniach.

Stretnutia môžu byť interné a externé, oficiálne a neformálne. Toto sú ich hlavné štýly.Rozdiel v nich spočíva v prítomnosti dokumentárneho upevnenia jednotlivých bodov, protokolu z rokovaní, charakteristík diskutovaných tém a predmetu tohto rozhovoru.

Podľa charakteru rokovaní možno rozdeliť na partnerské a protichodné. V prípade konfliktu medzi stranami, ktorý je potrebné vyriešiť, sa konajú protiopatrenia. V tomto prípade by riešenie malo byť neutrálne a vyhovovať obom stranám.. Tento typ konverzácie je známy tým, že je agresívny, pretože každá strana chce vyjednávanie vyhrať. Pri tomto type rozhovoru sa zvyčajne diskutuje o partnerstve, spolupráci, rozvoji strán.

Proces vyjednávania možno rozdeliť do niekoľkých etáp. Ich štruktúra je už dávno určená. Jednou z hlavných etáp rokovaní je úvodný rozhovor, počas ktorého si môžete objasniť predmet stretnutia, vyriešiť vznikajúce problémy týkajúce sa organizácie rokovaní. Môže ísť aj o stretnutie expertov, ktoré sa zvyčajne koná pred začiatkom rokovaní medzi lídrami a delegáciami.

Hlavnými šiestimi fázami sú:

• Školenie. Správna príprava na obchodné rokovania je 90% úspechu. Napriek veľkej túžbe konať improvizovane sa neodporúča túto fázu pred stretnutím ignorovať. Ďalej môžete pridať prechodnú fázu zobrazení.
• objasnenie. Nekonajte okamžite, nezačínajte dražiť. Pokúste sa technicky nadviazať kontakt s druhou stranou, určiť jej štandardy. Ďalej sa snažte pomocou vopred pripravených otázok zistiť, aké záujmy má druhá strana.
• Predkladanie návrhov. Táto fáza je typická ako prostriedok riešenia sporov.Tu si strany môžu vymieňať návrhy, určiť, kde a prečo majú nedorozumenia. Nezabudnite si zaznamenať všetky nezhody a spory.
• Vyjednávať. Táto časť stretnutia ovplyvňuje to, na čom sa dohodnete. Tu môžete vyriešiť všetky nezhody prostredníctvom výmeny informácií, ústupkov. Efektívne vyjednávanie je výmena niečoho, čo môže mať pre každého súpera inú cenu a hodnotu.

• Robiť rozhodnutia. Môžeme predpokladať, že sa blížite do záverečnej fázy rokovaní. Neponáhľajte sa však. Položte si otázku: „Je navrhovaná dohoda zisková alebo sa dá vyjednať ešte lepšia možnosť? »
• Konsolidácia dohôd - finále vášho stretnutia. Sú chvíle, keď sa odporcovia na všetkom dohodli a rozišli sa. Hneď na druhý deň pri realizácii dohôd však môže nastať situácia, že niekto zle pochopil svojho protivníka. Preto je potrebné technicky opraviť absolútne všetky dohody a výsledky stretnutia. To pomôže vyhnúť sa nejednoznačným situáciám v budúcnosti.

Akékoľvek rokovania musia byť pripravené vopred. Pri príprave je žiaduce zhromaždiť potrebné informácie o partnerovi, vopred si premyslieť argumenty pre váš návrh a tiež je vhodné vopred premyslieť a rozohrať všetky možné možnosti výsledku obchodného rozhovoru.

Existuje obrovské množstvo metód na vedenie náročných rokovaní. Niekoľko hlavných.

Tu tvrdý vyjednávač vyloží všetky karty na stôl takmer okamžite. Zároveň deklaruje úplne všetky zdroje, ktoré má k dispozícii (alebo nie).Výpočet v tejto vyjednávacej taktike je založený na skutočnosti, že všetky možnosti, ktoré môže druhá strana pripraviť, sú okamžite považované za „nesprávne“ a „neatraktívne“ pre spoluprácu.

Ak oponent tvrdej strany vníma túto informáciu ako fakt, nezostáva mu nič iné, len súhlasiť alebo odísť. Medzi nevýhody tejto metódy patrí možná strata potenciálneho partnera (možno v budúcnosti).

Potom, čo ťažký súper oznámi všetky podmienky „obete“, môžete súhlasiť s rozhovorom o týchto podmienkach. V tomto prípade môže „obeť“ priviesť oponenta k scenáru, ktorý potrebuje, poskytnutím svojich argumentov.

Môžete stáť pevne na zemi. Tu už oponent môže premýšľať o tom, čo presne stratí, a môže prijať podmienky „obete“ (s niektorými úpravami v jeho prospech).

V kombinácii so slovami „Áno, ale pod podmienkou...“ a priateľskou konverzáciou si môže súper trochu oddýchnuť. Ďalej môže „obeť“ prejsť do útoku. Účelom tejto hry je pokračovať v konverzácii.

Silný vyjednávač zmení náladu druhej strany. Tu od tvrdého vyjednávača zaznejú buď príjemné slová, alebo obvinenia. Rozpory z úst jednej osoby počas jedného rozhovoru zabránia „obete“ zamyslieť sa nad svojou ponukou. Môže byť v zmätenom stave, môže stratiť psychickú stabilitu.

Ak chcete čeliť silnému protivníkovi v tomto type vyjednávania, „Obeť“ musí spočiatku pochopiť, že ide o hru a hrá sa len za jedným účelom. Na zastavenie útočiacej strany bude stačiť jemne, ale vytrvalo požiadať o pochopenie situácie, ktorá nastala, pomocou metódy „zrážky kritérií“. Predpokladom je, že „obeť“ musí hovoriť sebavedomo a neagresívne. To vedie útočníka do slepej uličky a nedáva možnosť vyčítať protivníkovi hrubé vyjednávanie.

Táto taktika je dobrou kombináciou predchádzajúcich dvoch. Po prvé, tvrdý vyjednávač komunikuje, vedie ponuky atď. Všetko ide dobre až do momentu, keď „obeť“ chce povedať svoje posledné „áno“. Tu je tvrdá strana už plne zapojená do práce a ide do útoku so slovami: „Tento návrh nie je pre nás vhodný. Nemáme o to záujem."

Výpočet vychádza zo skutočnosti, že uvoľnená „obeť“ tvrdého vyjednávača neodpudí a bude schopná akceptovať prvé podmienky, ktoré si tvrdý protivník na začiatku vyjednávania stanovil.

Počas tohto spôsobu vyjednávania platí niekoľko kategorických zákazov:

• Nemôžete akceptovať žiadne vyhlásenia vo vzťahu k sebe a k návrhu. Ak by mal tvrdý súper nejaké poznámky týkajúce sa vašej osobnosti, okamžite by ich vyjadril.
• Tento spôsob rozhovoru by nemal skončiť po prvom odmietnutí. V tomto prípade je vhodné vyjednávanie.
• Nemusíš sa ospravedlňovať.
• Neospravedlňujte sa.
• Nevzdávajte sa svojich pozícií.
• V reakcii by ste tiež nemali útočiť alebo prejavovať agresiu.
• Nedávajte svojmu partnerovi negatívne hodnotenie. Nebuď ako on.
• Skúste nahradiť nepríjemné a negatívne slová mäkšími.

Pri tomto type vyjednávania existuje niekoľko krokov, ktoré môžete podniknúť, aby ste zmenili situáciu vo svoj prospech:

• Pýtajte sa objasňujúce otázky. Pracujte na každej jednotlivej pozícii, nazývanej partner.
• Opýtajte sa na kritériá. Napríklad: „Rozumiem správne, že ...“, „Čo je pre vás dôležité, sme v rozhovore nespomenuli? ".
• Môžete sa pokúsiť odhaliť partnera vodiacimi otázkami: „Rozumiem správne, že so mnou vyjednávate? "," Myslím si, že náš návrh nie je vhodný. Môžete upresniť, čo presne? ".

Podľa určitých pravidiel vyjednávacej etikety existujú časové rámce pre rozhovor, o ktorých sa najprv diskutuje v predbežnej fáze. Keď teda strany prídu na rokovanie, už chápu, čo ich čaká. Na základe toho zostavujú konverzačný plán, vyberajú argumenty, taktiku, fakty. Ťažkou stránkou je v tomto prípade pokus prelomiť celý scenár vyjednávania, ktorý ste si už vopred pripravili, a presadiť si svoj vlastný.

Pred začiatkom stretnutia si strany môžu určiť okruh otázok, ktoré sa majú na rokovaniach prediskutovať. Vyjednávač si myslí, že stretnutie bude trvať najmenej 40 minút. Okamžite po stretnutí však tvrdá strana oznámi, že je len 10-15 minút a nič viac. „Obeť“ si svoju prezentáciu pripravovala minimálne 15 minút.

Toto je vypočítané tak, aby demonštrovalo slabú stránku jeho slabosti. Buď sa „obeť“ podriadi pravidlám a požiadavkám, alebo okamžite odíde.V žiadnom prípade by ste nemali byť rozhorčení, berte všetky slová vyslovené tvrdou stranou ako pravdu, snažte sa dodržať pridelený čas.

Čo sa dá urobiť:

• Môžete súhlasiť. Najlepšie je to však ignorovať. Vyjednávajte, akoby sa nič nestalo.
• Stretnutie zvyčajne vedie niekto, kto vie, ako počúvať a klásť správne otázky. Hlavne nezahlcujte druhú stranu prezentáciou seba a svojho návrhu. Najprv sa ho opýtajte na jeho potreby, na to, aké výberové kritériá sú pre neho dôležité.
• Keď zistíte všetky jeho potreby, môžete dať súperovi presne to, čo chcel.

V ďalšom videu nájdete metodiku vedenia obchodných rokovaní (príprava, manipulačné techniky a príklady efektívnej obchodnej komunikácie).