etiketa obchodnej korešpondencie

Kancelárska korešpondencia je veľmi špeciálny žáner, ktorý musíte ovládať, ak sa chystáte šplhať po firemnom rebríčku. Dobré schopnosti obchodného písania vám budú verne slúžiť: pomôžu vám komunikovať s podriadenými, nadriadenými a partnermi, zdôraznia vaše vzdelanie a rozhľad. Štýl komunikácie by mal byť zdržanlivý, účelný, bez odklonu od danej témy.

Akákoľvek komunikácia, osobná aj písomná, je interakcia s ľuďmi s cieľom vymieňať si informácie, zapôsobiť a vyjednávať. Nič ľudské nám nie je cudzie, emóciám dávame občas priechod, no v biznis sfére by nemalo byť miesto pre násilné prejavovanie našich citov, charakterových vlastností a temperamentu.

Dôležitou črtou obchodnej komunikácie je, že ju nemožno prerušiť v polovici vety. Na každý list, ktorý dostanete, musíte napísať odpoveď, aj keď sa vám nechce.Ak prijmete hovor a nestihnete zdvihnúť telefón, určite zavolajte späť. Samozrejme, komunikácia s niektorými ľuďmi je nepríjemná. Preto zoznam povinných vlastností manažéra zahŕňa odolnosť voči stresu.

Pracovné stretnutie, telefonický rozhovor alebo pracovná e-mailová korešpondencia bude mať určite nejaký účel. V dôsledku toho musia strany dospieť k záverom, prediskutovať projekt, dohodnúť sa na strategickom partnerstve atď.

V písomnom prejave je možno ešte viac obmedzení a konvencií ako v ústnom prejave. Pri priamej komunikácii s účastníkom rozhovoru pri osobnom stretnutí môžeme intonovať dôraz na tú či onú skutočnosť, niečo objasniť, ak nám účastník rozhovoru nerozumel. Ak sa vyskytne rečová chyba, vieme ju ihneď opraviť. V obchodnom liste však musíme byť mimoriadne jasní a presní, aby slová neznamenali dvojitý výklad.

Hovorili: „Papier znesie všetko“, čím naznačovali, že možno napísať aj nespoľahlivé fakty. Sme toho názoru obchodná korešpondencia by mala byť čo najúprimnejšia. Mimochodom, papierové listy sa teraz posielajú čoraz menej. V podstate prepravujú zmluvy a iné dokumenty. V tomto prípade sa hlavičkový papier používa ako dôkaz vysokého postavenia organizácie.

V súčasnosti sa obchodná korešpondencia vo väčšine prípadov odohráva vo virtuálnom priestore a má svoje vlastné charakteristiky. Keď sa dialóg práve začína, je zvykom napísať pozdrav podľa etikety, napríklad: „Ahoj, drahý Oleg Sergejevič! ". A na následnej adrese počas pracovného dňa je možné pozdrav vynechať.

Písomná komunikácia vrátane e-mailu si vyžaduje dodržiavanie jazykových noriem a dokonalú gramotnosť. Koniec koncov, korešpondencia odhalí vaše medzery vzdelanému partnerovi. Preto vám odporúčame skontrolovať, čo je napísané, pomocou špeciálnych služieb, ak si nie ste úplne istí svojimi vlastnými znalosťami.

Uvádzame všeobecné pravidlá, ktoré vyžadujú etiku elektronickej komunikácie. Sú pomerne jednoduché, ale mnohí ich, bohužiaľ, zanedbávajú:

• začiatok každej vety je veľký;
• na koniec vety je vložená bodka, aby bol jasný význam prečítaného;
• na vyriešenie problému a navrhnutie riešení je užitočné použiť odrážkový alebo očíslovaný zoznam;
• pre prehľadnosť je dobré použiť tabuľky, grafy, tabuľky;
• nesnažte sa špecificky pôsobiť ako inteligentný, vzdelaný partner, nekomplikujte jednoduché myšlienky nadmernými participiálnymi a participiálnymi obratmi;
• čím jednoduchšie vyjadrujete svoje myšlienky, tým lepšie;
• hoci v každodennej kultúre reči sa vyžaduje vyhýbanie sa žargónu, v obchodnom prostredí sa profesionálny žargón a výpožičky z angličtiny v súčasnosti považujú za dobrú formu (ale nepreháňajte to!).

Existujú nasledujúce typy správ:

• propagačné ponuky;
• poďakovanie;
• sprevádzajúci;
• záruka;
• upomienky;
• varovania;
• návrhy spolupráce.

Okrem všeobecných pravidiel je dôležité poznať aj niektoré detaily obchodného písania.Dáme pravidlá, ktoré budú v drvivej väčšine prípadov vhodné.

Začiatok e-mailu sa nazýva hlavička. Má logo organizácie. Je užitočné mať vždy po ruke (teda na ploche vášho počítača) šablónu, do ktorej je toto logo zadané.

Na rozdiel od offline komunikácie vás moderné pravidlá nezaväzujú pozdraviť adresáta a podstatu veci môžete okamžite uviesť tak, že ho zavoláte menom a priezviskom. Mnohí však na začiatku správy naďalej píšu: „Dobré ráno! ", "Ahoj! ", "Dobrý večer! “ alebo „Zdravím“. A ani v tomto nie je odchýlka od normy.

Požiadavky na telo listu naznačujú, že v ňom spočíva zmysel korešpondencie. Rozdelenie textu na odseky sa považuje za dobrú formu, za znak pozorného postoja k partnerovi. V každom odseku je pomenovaný a zverejnený jeden alebo iný aspekt témy. Okrem identifikácie problému je zvykom navrhnúť spôsoby jeho riešenia. Takpovediac odhaliť podnikateľský nápad v miniatúre.

V záverečnej časti správy môžete vyjadriť formálne aj osobnejšie pocity. Formulácia „S úctou…“, „S pozdravom…“ („s pozdravom“ v angličtine) alebo emotívnejšie želanie „Pekný deň! ".

V osobnom podpise je nevyhnutné uviesť priezvisko a meno (a v niektorých kruhoch aj priezvisko). Mali by tam byť aj telefónne čísla, na ktoré môžete zavolať: mobilné a kancelárske mesto. V poslednej dobe prichádza do módy elektronický podpis s logom firmy.

Dodatočný odkaz na elektronický portál organizácie slúži ako dodatočná reklama a môže v budúcnosti zvýšiť návštevnosť tejto stránky.

Väčšina zamestnancov úradu má vo svojej e-mailovej schránke veľmi rozsiahly archív listov. Aby sa partner v dlhej korešpondencii nezmýlil, odporúča sa poslať list vo forme odpovede. Keď kliknete na príslušné políčko na začiatku predmetu listu, zobrazí sa anglická skratka „Re…“. Je to veľmi výhodné, pretože adresát si okamžite zapamätá priebeh korešpondencie.

Pomocou tohto partnera môžete uložiť celú históriu virtuálnej komunikácie alebo môžete ponechať iba posledné alebo najvýznamnejšie úvodzovky. Moderná obchodná etiketa vyžaduje, aby ste rýchlo odpovedali na e-maily. Pri pracovnom počítači totiž trávime podstatnú časť dňa. Okrem toho je možné kontrolovať poštu z mobilných zariadení.

Ak je správa mimoriadne dôležitá a naliehavá, potom je dovolené napísať sms alebo zavolať, aby ste si list pripomenuli.

Medzi tvorivými osobnosťami nie je používanie známok akceptované a navyše zosmiešňované a odsudzované. Ale v obchodnej korešpondencii pečiatky pomáhajú odrážať štandardné situácie.

Je užitočné mať virtuálne prasiatko s nastavenými výrazmi a frázami. Na týchto klišé je totiž postavená štruktúrovaná komunikácia, kancelárska práca a riešenie formálnych záležitostí. Napríklad sympatie vyjadruje obrat „Bohužiaľ, musíme vás informovať ...“.Pocit uznania sa odráža v tejto formulke povinnosti: „Ďakujem za váš neoceniteľný príspevok ...“. A nakoniec radosť: „S hrdosťou vám oznamujeme, že ...“. Ale posledná veta: „Tešíme sa na ďalšiu plodnú spoluprácu“ vyjadruje nádej na ďalšie obchodné kontakty.

Hovorili sme teda o etikete obchodnej korešpondencie. Tieto pravidlá sú potrebné na to, aby komunikácia bola čo najpohodlnejšia a najplodnejšia. Využite ich a uvidíte, že vaša práca v službe prebehla ako po masle!

Viac informácií o pravidlách obchodnej korešpondencie vrátane e-mailu nájdete v nasledujúcom videu.