Etapy obchodnej komunikácie

Komunikácia je proces interakcie medzi ľuďmi, ktorý zahŕňa výmenu, hodnotenie a pochopenie informácií. Pokiaľ ide o obchodnú komunikáciu, používajú sa určité normy a pravidlá, aby bola interakcia partnerov čo najpohodlnejšia. Zohľadnenie správnej postupnosti, ktorá spočíva v dodržaní potrebných fáz obchodnej komunikácie, zaručuje dosiahnutie požadovaného výsledku, ktorý je výhodnejší pre oboch partnerov.

Obchodná komunikácia je viacstupňový proces, ktorý zahŕňa vytváranie a ďalšie zlepšovanie vzťahov medzi ľuďmi súvisiacich so špecifickými potrebami. Tento proces zahŕňa prenos dôležitých informácií, rozvoj konceptu interakcie, vnímania a porozumenia partnera.

Obchodná komunikácia má množstvo funkcií, ktorých znalosť pomôže pochopiť podstatu tohto typu interakcie:

• Hodnota reputácie. V podnikaní je tvárou podniku jeho povesť, ktorá je základom, na ktorom sa buduje budúci úspech spoločnosti.Z tohto dôvodu je obchodná komunikácia zameraná na jej udržiavanie a ochranu.
• Jasnosť a presnosť. Jasná a presná definícia cieľov zabezpečuje efektívny profesionálny rozvoj, ktorý podporuje rýchlu sebaorganizáciu a formovanie zodpovednosti.
• Spoločná aktivita výhodná pre obe strany. V obchodnej interakcii sa nemožno postarať o blaho iba jednej strany. Jednota partnerov a vzájomne výhodné postavenie zaisťuje úspech a vynikajúce výsledky pre obe strany.

Výsledok obchodnej komunikácie závisí od toho, ako starostlivo je organizovaný samotný proces. V štruktúre obchodnej komunikácie možno rozlíšiť určité štádiá. Znalosť hlavných bodov takejto komunikácie a noriem správania zodpovedajúcich každej fáze pomôže dosiahnuť drahocenný cieľ.

Táto fáza zahŕňa priamu organizáciu stretnutia. V prvej fáze je potrebné vypracovať plán s konkrétnymi otázkami a niekoľkými možnosťami riešenia problému. Je potrebné analyzovať uhly pohľadu vyjednávajúceho partnera a zvoliť najvýhodnejšiu stratégiu vzťahu; odporúča sa predpovedať výsledok rozhovoru. Prípravnú fázu uzatvárajú organizačné momenty: určenie miesta a času stretnutia.

Psychologický portrét partnera, ktorý sa vyvíja vo vašich očiach, závisí od určitých okolností, trvania známosti, informácií o osobe získaných od iných zamestnancov. Rozlišujú sa verbálne a neverbálne činy správania, ktoré umožňujú zostaviť psychologický portrét partnera:

• spôsob reči (obsah, konzistencia, trvanie, expresivita a znaky reči);
• gestá a výrazy tváre;
• špecifické činnosti (pohyby a polohy osoby, vzdialenosť medzi účastníkmi, dotyky);
• telesné pohyby (dotyky, potľapkanie, hladenie).

Dôležitú funkciu pri vytváraní psychologického portrétu plní štúdium vzhľadu partnera. Sú to preferencie oblečenia, čistota, upravenosť a bezchybnosť vzhľadu, dodržiavanie módnych trendov alebo ich zanedbávanie, kopírovanie oblečenia, ktoré nosia iní ľudia.

Pri určovaní psychologického portrétu zamestnanca je potrebné zamerať sa na jeho osobnosť:

• charakter (záujmy, princípy, plány, preferencie);
• správanie (kompetencie, životné zručnosti, profesionálne skúsenosti);
• duchovná stránka osobnosti (jedinečné znaky procesov a vlastností intelektuálnej, kognitívnej a emocionálnej sféry);
• sociálne a psychologické aspekty (stav, sociálna rola, životný štýl a špecifiká práce);
• biopsychické vlastnosti (temperament, pohlavie a vek partnera, zdravotný stav);
• formovanie kontaktu.

Na nadviazanie obchodnej komunikácie je potrebné vytvoriť atmosféru vedúcu k vážnemu rozhovoru, ktorý zahŕňa demonštrovanie vašej dobrej vôle a záujmu partnerovi. Uľahčí to jemný úsmev, zdvorilý pozdrav a pauza, ktorá poskytne účastníkovi rozhovoru príležitosť zapojiť sa do rozhovoru a priamo sa ho zúčastniť.

Štandardná konverzácia začína realizáciou nasledujúcich akcií: zverejnenie cieľov, výkon partnerov na jednej aj druhej strane, vyjadrenie témy, predstavenie osoby, ktorá vedie rozhovor, oznámenie postupu pri skúmaní problému.

Táto fáza je povinná na určenie vhodného plánu vyjednávania a zvýšenie záujmu o interakciu zo strany partnera. Tento postup môže byť uľahčený vtipom, ktorý by sa hodil k miestu a času.

Mali by ste sa rozhodnúť aj o úlohách, ktoré budú strany zohrávať v priebehu obchodnej komunikácie. Zrýchlenie procesu je uľahčené napodobňovaním partnera, zrkadlovým odrazom jeho držania tela, plasticitou, tónom hlasu, gestami. Po určitom čase (5-10 minút) je možné pristúpiť k oznámeniu podmienok. To si vyžaduje rovnaké pozície. Môžete prejsť do inej polohy, čo sa prejavuje neverbálnou komunikáciou.

Počas tejto fázy by sa mal klásť dôraz skôr na podobnosti ako na rozdiely. Vďaka tomu rokovania pomôžu dosiahnuť požadovaný výsledok. V prípade neriešiteľných nezhôd sa odporúča prejsť do neutrálnej pozície, ktorá nezahŕňa nastavenie vlastného hodnotenia.

Pamätajte, že sú potrebné silné argumenty. V tomto prípade je potrebné dodržiavať určité pravidlá:

• Prezentácia myšlienok by sa mala vykonávať pomocou jednoduchých, zrozumiteľných, presných a presvedčivých fráz.
• Argumenty bude vhodné prispôsobiť osobnosti partnera.
• Je žiaduce predložiť svoje dôkazy jasne a stručne.
• Keď hovoríte o probléme, musíte byť pevný: nemôžete ustúpiť, ak ste si istý svojim názorom.
• V zálohe by mal byť vždy jeden závažný dôkaz podporujúci tézu (v prípade, že partner začne pochybovať o rozhodnutí).
• Odporúča sa použiť spoľahlivé fakty, ktoré by pomohli partnerovi rozhodnúť sa bezodkladne.
• Nevzdávajte sa, kým partner definitívne nepotvrdí svoje odmietnutie.
• Mali by ste použiť najpresvedčivejšie argumenty v prospech svojej pozície a snažiť sa vyjadriť myšlienky takým spôsobom, aby sa o partnera plne zaujímali.

Pri interakcii je vždy ťažké vyhnúť sa rôznym diskusiám. Hlavnou úlohou, ktorú je potrebné v takejto situácii riešiť, je dokázať partnerovi, že máte pravdu (odbúraním pochybností, určením motívov odporu, obrannou reakciou, premyslením taktiky). Zároveň sa treba vyhnúť kategorickým súdom, inak sa všetko zmení na opačný efekt.

Ak dosiahnete porozumenie, ďalšia interakcia nespôsobí vážne ťažkosti. Potom budete musieť nájsť spoločnú výhodu. Dajte svojmu partnerovi príležitosť prevziať iniciatívu.

Je potrebné kontrolovať jeho účasť na dosahovaní želaného cieľa.Ak je vaše vlastné rozhodnutie oveľa silnejšie ako rozhodnutie partnera, mali by ste starostlivo zvážiť jeho návrh a vysvetliť, prečo je potrebné myšlienku dokončiť, na základe čoho je výhodnejšie zaujať iný postoj.

Formulované kritériá by mali byť preložené do konečnej verzie. Potom musíte začať dohodu. Odporúča sa podrobnejšie opísať záväzky, ktoré preberá každá zo strán. Hneď po prijatí rozhodnutia bude vhodné vyjadriť vďačnosť partnerovi.

Záverečná fáza obchodnej komunikácie zohráva veľmi dôležitú úlohu, preto by sa jej mala venovať rovnaká pozornosť ako všetkým predchádzajúcim. Záverečné stanovisko má vplyv na obraz partnera ako celku a na partnerstvá, ktoré sú v súčasnosti udržiavané a plánované do budúcnosti. Stále by sa mala prejavovať benevolencia, rešpekt a takt.

Obchodná komunikácia bude pri jej využívaní prínosom a zaručí dobré výsledky nasledujúce pravidlá a pokyny:

• Nápoje (čaj, káva) sú ponúkané podľa uváženia majiteľa alebo pri dlhotrvajúcich rokovaniach.
• Počas obchodných rokovaní netelefonujte. Na tento čas je lepšie telefón vypnúť. Je potrebné prejaviť rešpekt voči partnerovi a všeobecný postup pri obchodnej interakcii.
• Počas rokovaní je zakázané opustiť priestory. Výnimočným prípadom je potreba lekárskej pomoci.
• Vedenie pracovných záznamov je vítané, pretože zdôrazňuje záujem a pozornosť k partnerovi.
• Znakom dobrého vkusu je neklásť otázky súvisiace s obchodným tajomstvom partnera.Pomáha to vyhnúť sa nepríjemnostiam a nepríjemnej polohe.

Všetko o dôležitých obchodných komunikačných zručnostiach nájdete v nasledujúcom videu.