Obchodný rozhovor: pravidlá, odrody a fázy

Výsledky obchodných vzťahov často závisia od osobných rokovaní a dialógov. Obchodné kontakty, nadviazané písomne ​​alebo telefonicky, sa rozvíjajú v osobných rozhovoroch. Účastníci rozhovoru zároveň využívajú celú škálu komunikačných prostriedkov: využívajú nielen reč, ale aj gestá, mimiku a osobný vplyv.

Obchodný rozhovor je zvyčajne rozhovorom medzi dvoma účastníkmi, preto by mali brať do úvahy osobné špecifiká protivníka, jeho motívy, rečové črty a dodržiavať etiketu. Medziľudská komunikácia zahŕňa rôzne spôsoby ovplyvňovania partnera.

Obchodný rozhovor, ktorý má špecifickú tému a je osobne orientovaný, sa často uskutočňuje v rámci tej istej organizácie medzi zamestnancami.Účelom rozhovoru je túžba jedného účastníka komunikácie ovplyvňovať pomocou slov iného alebo celú skupinu zamestnancov s cieľom presadiť aktivitu, zmeny v existujúcom pracovnom prostredí alebo vzťahoch a zlepšiť ich kvalitu.

Ďalším cieľom obchodnej konverzácie je potreba manažmentu vytvárať závery a rozhodnutia na základe názorov a úvah zamestnancov.

Výhodou obchodných rozhovorov oproti iným typom verbálnej komunikácie je:

• v rýchlosti reakcie na poznámky účastníkov rozhovoru, čo pomáha dosiahnuť požadovaný výsledok;
• pri zvyšovaní povedomia administrátora zohľadňovaním, kontrolou a sledovaním názorov, úsudkov, myšlienok, argumentov a skeptických vyjadrení vypočutých počas rozhovoru;
• v účelnosti flexibilného rozumného súboru metód na štúdium diskutovanej témy, čo je dôsledkom riešenia problému a nárokov všetkých strán.

Obchodný rozhovor je zameraný na implementáciu určitých funkcií:

• hľadanie nových smerov;
• spustenie sľubných projektov;
• výmena údajov;
• regulácia začatých činností;
• vzájomná komunikácia zamestnancov jedného podniku;
• uľahčenie obchodných kontaktov medzi inštitúciami, firmami, priemyselnými odvetviami.

Výsledky obchodného rozhovoru a stretnutí nie sú určené len pripravenosťou naň, ale aj konštrukciou samotného rozhovoru.Nesporným chybám sa možno vyhnúť osvedčenými metódami vedenia rozhovorov a dodržiavaním ich zásad. Vždy by mala vládnuť atmosféra dobrej vôle – tvrdé vyhlásenia sú neprijateľné.

Princíp racionality znamená zdržanlivosť v správaní, najmä v prípade partnera prejavujúceho emocionalitu. Nedostatok kontroly nad emóciami zvyčajne negatívne ovplyvňuje prijaté rozhodnutie. Takéto riešenie nemožno nazvať optimálnym.

Zásada porozumenia je nevyhnutná, aby účastníci rozhovoru mohli nájsť spoločnú reč v dialógu a dosiahnuť požadovaný účinok.

Počas rozhovoru koncentrácia pozornosti rečníkov kolíše aj pri absencii disipatívnych faktorov. Berúc do úvahy a všímať si takéto nuansy, je potrebné v tejto chvíli opäť na seba upozorniť a obnoviť prerušený kontakt.

Zásada spoľahlivosti diktuje povinné dodržiavanie pravosti informovania účastníka konania – aj keď uvedie nepravdivé informácie. To prospieva dialógu a dosahuje požadované ciele.

Dôležitým psychologickým princípom je rozlíšenie medzi predmetom rozhovoru s partnerom. Subjektívny postoj k oponentovi môže ovplyvniť objektivitu hodnotenia ukazovateľov. Konštruktívna konverzácia je založená na rozlišovaní medzi udalosťami s uhlom pohľadu a názormi so skúsenosťami.

Konkretizáciou takýchto všeobecných zásad vedenia obchodných rozhovorov sú pravidlá ich implementácie, ktoré prispievajú k bezpečnosti a efektívnosti rokovaní.

Pravidlom dvojitého záujmu je, že každý z anketárov má dvojitý záujem: nielen podstatu a obsah témy rozhovoru, ale aj spoluprácu s partnerom.Udržiavanie plodných vzťahov nie je menej dôležitou úlohou v rozhovore ako výmena informácií.

Odborníci odporúčajú smerovať rozhovor tak, aby nezasahoval do vzťahu medzi zamestnancami a manažérmi. Na to potrebujete:

• neponáhľajte sa k záverom o motívoch a zámeroch účastníkov rozhovoru na základe ich vlastných predpokladov;
• pozorne počúvať súpera a ukázať, že je pochopený;
• vyjadrite svoj záujem a svoje ciele namiesto hádok o minulosti a myšlienky by mali byť vyjadrené jasne a jasne;
• diskutovať o budúcich akciách.

Dôraz na záujem o partnera sa tiež považuje za významné pravidlo, ktoré výrazne uľahčí úlohy oboch partnerov. Frázy: „zrozumiteľné“, „zaujímavé“, „rado sa dozviem“, prirodzene vložené do rozhovoru, vytvoria uvoľnenú atmosféru a pomôžu vyjadriť súhlas a vzájomné porozumenie. Rovnaký problém možno vyriešiť, ak oslovíte partnera, zavoláte ho menom a patronymom a tiež neprejavíte úzkosť a podráždenosť.

Túžba objasniť dodatočné alebo pomocné informácie tiež pomôže udržať záujem.

Každý rozhovor je spôsob, ako nájsť spoločnú reč. Aby bol dialóg úspešný, neodporúča sa ho začínať rozpormi. Zvyčajne začínajú témami, na ktoré sú názory rovnaké, napríklad o počasí. Deje sa tak tak, že od samého začiatku neexistuje negatívna odpoveď a nemusí sa vynakladať žiadne úsilie na presviedčanie partnera.Odborníci odporúčajú mať vždy niekoľko vopred pripravených fráz, na ktoré sú odpovede len pozitívne.

Príprava na obchodný rozhovor začína najdôležitejšou etapou - plánovaním, ktoré spočíva vo formulovaní problémov a cieľov stretnutia, ako aj vo vytvorení plánu vyjednávania a metód na jeho realizáciu. Odborníci radia:

• premyslieť a zvážiť navrhovaný postup plánovaného rozhovoru, zostaviť jeho program;
• zhromaždiť všetky potrebné informácie o možnom partnerovi;
• otestovať účinnosť svojich argumentov potrebných na podloženie ich presvedčení a zámerov;
• skontrolovať súlad ich definícií a myšlienok;
• premýšľať o možnostiach reakcie partnera alebo oponenta na predložené argumenty.

Určenie času a miesta budúceho rozhovoru závisí od pozície a postoja účastníkov. Môže sa vykonávať na vlastnom, cudzom alebo neutrálnom území. Po vykonaní operatívneho školenia je potrebné skontrolovať a upraviť zozbierané a pripravené materiály a dať plánu budúceho pohovoru konečnú podobu.

Konštrukcia obchodného rozhovoru pozostáva z 5 etáp:

• začiatok rozhovoru;
• poskytovanie informácií;
• argumentácia;
• prevrátenie argumentov oponenta;
• schvaľovanie návrhov.

Každý z týchto krokov je založený na odborných znalostiach, prehľadnosti, logike, ku ktorým sa pridávajú osobné kvality anketárov, ktoré majú v rozhovore veľký význam. Konverzačný plán by mal byť zostavený na základe rôznych možných možností jeho výsledku. Niekedy musíte zopakovať niektoré argumenty.

V prvej fáze – na začiatku dialógu – je dôležité nájsť kontakt s partnerom, zorganizovať atraktívne prostredie, zaujať partnera a chopiť sa iniciatívy. Je vhodné použiť špeciálne techniky, ktoré začnú dialóg. Tie obsahujú:

• technika na uvoľnenie napätia, ktorá pomáha nadviazať úzke kontakty s protivníkom;
• spôsob, ako spojiť partnera, ktorý vám umožní rýchlo aktualizovať problémy;
• metóda stimulácie fantázie, zahŕňajúca vznik veľkého množstva otázok;
• pristupovať k problému priamo.

Správnym začiatkom rozhovoru je zoznámenie, presná formulácia jeho cieľov a zámerov, nominácia témy, oznámenie pravidiel pre zvažovanie problémov.

Vo fáze poskytovania informácií je potrebné zistiť požiadavky a názory partnera, jeho motivácie, argumenty a želania, oznámiť plánované informácie a analyzovať pozíciu partnera.

Vo fáze vyvracania úsudkov súpera by mali byť jeho poznámky neutralizované. K tomu je potrebné uviesť svoje argumenty presvedčivo, nepochybne, bez možnosti vyvrátiť váš názor. Logika popierania spočíva v analýze pochybných informácií, nájdení skutočnej príčiny, výbere konceptov a metód. V tomto prípade sa používajú rôzne triky a triky.

Vo fáze rozhodovania sú zhrnuté výsledky argumentácie akceptované a schválené účastníkom diskusie, eliminované negatívne nuansy a závery, dosiahnutý výsledok je konsolidovaný a potvrdený, sú navrhnuté témy pre ďalšiu spoluprácu. V tejto fáze by sa nemalo prejavovať neistota, aby partner tiež nezačal pochybovať o prijatom rozhodnutí.

Nezávislé typy obchodných rozhovorov sa vyznačujú nasledujúcou klasifikáciou:

• pri uchádzaní sa o prácu;
• pri prepustení;
• o probléme;
• disciplinárny charakter.

Prvá odroda je úvodného typu, ktorej hlavnou úlohou je určiť a zhodnotiť obchodné kvality uchádzača o pozíciu. Manažér musí žiadateľovi položiť len niekoľko základných otázok obsahujúcich informácie o osobe: úroveň vzdelania, pracovné skúsenosti, existujúce zručnosti a schopnosti, dôvody hľadania zamestnania, úroveň nárokov na platbu. Niekedy je potrebné ujasniť si aj osobné vlastnosti.

Pohovor týkajúci sa odchodu zamestnanca môže mať dva typy: dobrovoľné vyrovnanie alebo nútené. V prvom prípade by mal správca zistiť dôvody prepustenia - je to kvôli pozornosti na zlepšenie riadenia organizácie. Zvyčajne v takýchto prípadoch je možné zistiť užitočné informácie, ktoré umožňujú vyriešiť niektoré problémy.

Tretím typom je rozhovor so zamestnancom, s ktorým sú nútení sa rozísť. Spravidla je to pre vodcu veľmi ťažké. V procese takéhoto rozhovoru by ste mali dodržiavať jemnosť, ale zároveň správne a spravodlivo uvádzať nároky voči nemu. Existujú špeciálne pravidlá a rady, ako viesť takýto rozhovor.

Argumentácia môže byť založená na rétorických a špekulatívnych metódach. Tie rétorické sú:

• zásadný, spočívajúci v priamom odvolaní sa na partnera;
• rozpor založený na nachádzaní nezhôd v argumentoch;
• technika zvýrazňovania záverov, ktorá vedie k požadovaným výsledkom prostredníctvom priebežných záverov;
• porovnávacie;
• metóda rozkúskovania založená na výbere jednotlivých častí;
• bumerangová metóda;

• bojkotovať;
• presun dôrazu a vyzdvihnutie ich záujmov;
• inferenčná metóda založená na postupnej zmene podstaty problému;
• metóda hlasovania, uzavretá vo vopred stanovených otázkach;
• technika explicitnej pomoci.

Za špekulatívne metódy možno považovať:

• technika preháňania;
• neoficiálny;
• technológia používania autority;
• technika spochybňovania identity partnera;
• metóda izolácie, ktorá spočíva v uvádzaní jednotlivých výrazov v upravenej podobe;
• transformácia smeru, založená na prechode na inú otázku, ktorá nesúvisí so sporom;
• represia, ktorá spočíva v zveličovaní menších problémov;
• technika klamu, pri ktorej sa oznamujú mätúce informácie;
• meškanie - zdržiavanie rozhovoru;
• apel založený na apele na súcit;
• skresľujúca technika;
• pasce otázky.

Odborníci odporúčajú viesť obchodné rozhovory nasledujúcim spôsobom: predkladať návrhy alebo hodnotiť niečo vo forme otázky a odpovede, čo vám umožní zachovať iniciatívu, nedovoliť kategorický tón, povzbudiť partnera, aby bol aktívny a zároveň získať potrebné informácie. Napríklad je vhodné a racionálne používať frázy:

• „Aký je váš názor na túto vec? »;
• "Ako si myslíte, že?.. ";
• „Správne som pochopil váš názor? »;
• „Nemali by sme sa ty a ja pozrieť na inú možnosť? »;
• „Nemyslíš si, že situácia teraz nie je v tvoj prospech? ".

Obchodný rozhovor prispieva k realizácii túžby ľudí zmeniť situáciu alebo nadviazať kvalitatívne nové vzťahy medzi účastníkmi dialógu. Takéto rozhovory sú dôležitou súčasťou vzťahov v biznise a politike, predstavujú vytváranie väzieb medzi partnermi oprávnenými ich organizáciami riešiť problémy. Musíte hovoriť krátko.

Viac o pravidlách obchodnej komunikácie nájdete v nasledujúcom videu.