Tipuri de comunicare de afaceri

Comunicarea în afaceri ajută la construirea de relații cu colegii, subordonații, partenerii și clienții. În procesul de comunicare, există un schimb nu numai de informații, ci și de experiență și cunoștințe într-un anumit domeniu. Eticheta în afaceri pătrunde absolut în toate sferele vieții, există diverse tipuri de comunicare în afaceri.

Comunicarea în afaceri este o parte importantă a vieții umane. Eticheta în mediul de afaceri servește ca un fel de sprijin. În afaceri, există mai multe forme de comunicare. Opțiunile adecvate ar trebui alese ținând cont de caracteristicile personale și psihologice ale participanților la discuție. Se pot distinge următoarele forme de comunicare:

• Conversaţie - contactul oral între interlocutori, se reduce la o discuție a problemelor și sarcinilor importante, clarificând unele dintre nuanțele legate de muncă. Participanții la conversație în acest caz ar trebui să aibă dreptul de a se ocupa de diverse sarcini și de a lua decizii. Statutele interlocutorilor trebuie să fie egale.
• Negociere au o structură mai rigidă. De regulă, la acestea participă reprezentanți ai diferitelor companii sau divizii.Negocierile sunt folosite pentru a-și uni forțele cu partenerii care sunt interesați să rezolve o anumită problemă.
• La intalnire participă un grup sau un cerc mare de persoane interesate și implicate. Întâlnirea implică colectarea, analiza informațiilor, schimbul de date, precum și luarea deciziilor în probleme controversate.
• Performanţă - în acest caz, o persoană sau un grup mic împărtășește informațiile necesare cu publicul. În acest caz, mesajul nu se reduce la o discuție a subiectului, ci este prezentat ca informație. Această formă de comunicare presupune ca vorbitorul să aibă calități de conducere, capacitatea de a rămâne în societate, precum și abilități de oratorie.
• Corespondenţă - un mod indirect de comunicare, joaca un fel de rol de comunicare prin corespondenta. Acest tip de comunicare include comenzi, protocoale, rezoluții, solicitări, rapoarte, scrisori oficiale, instrucțiuni și așa mai departe. Corespondența este folosită pentru comunicarea între departamente sau organizații. Este necesar să respectați reguli specifice atunci când efectuați corespondența.

Comunicarea în afaceri trebuie învățată. În același timp, calitățile personale și demonstrarea propriului „eu” trec în fundal. Principalul lucru rămâne capacitatea de a ține cont de interesele și dorințele adversarului și de a le combina cu propriile cerințe, astfel încât ambele părți să obțină rezultatul dorit.

Comunicarea de afaceri constă în mai multe etape:

• Formarea unui motiv. Fără el, nu va fi posibilă o interacțiune eficientă.
• Pregătirea pentru a comunica - aceasta este pregătirea unui plan de conversație, pregătirea argumentelor și a informațiilor.De asemenea, este necesar să se întocmească o listă de sarcini care trebuie rezolvate în timpul discuției.
• Începând o conversație. Este necesar să se stabilească un contact, după care este necesar să se creeze un „climat al relațiilor” favorabil conversației.
• Formularea problemei - evidențierea gamei de probleme, prezentarea poziției și viziunea acestora asupra acestei sarcini. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că trebuie să pregătiți în avans rezumate pe tema conversației și să fiți gata să răspundeți la întrebările puse.
• Schimb de informatii - Clarificarea poziţiei interlocutorului. Este important să mențineți comunicarea și să răspundeți la întrebări într-o limbă oficială accesibilă, omițând terminologia profesională dacă este necesar.

• Persuasiune și argumentare - sunt necesare în caz de dezacord și decurg din etapa anterioară de comunicare. Este necesar să rețineți aspectele pozitive ale viziunii dumneavoastră asupra situației și soluționarea problemei controversate.
• Găsirea unei soluții la o problemă sau problemă - sfârșitul discuției, rezultatul acesteia ar trebui să se potrivească tuturor participanților.
• Redactarea unui contract - aceasta înseamnă că, în urma întâlnirii, participanții la discuție au ajuns la un numitor comun sau au obținut sprijinul partenerilor în rezolvarea diverselor probleme. Un rezultat pozitiv al discuției se încheie cu o confirmare scrisă.
• Analiza rezultatelor - demonstrează dacă deciziile luate au fost corecte.
• Luarea deciziilor – implică acordul tuturor părților în urma analizei. În acest caz, participanții la discuție decid asupra cooperării ulterioare sau încetarea contactelor.

În societatea modernă, oamenii urmează în mod conștient regulile comunicării în afaceri pentru a atinge obiective specifice în mediul corporativ. În afaceri, nu este suficient să ocupi o anumită poziție, este și necesar să întărești relațiile cu diferite persoane. Următoarele sunt de mare importanță:

• Capacitatea de a câștiga oamenii și de a rămâne în societate sunt aspecte importante ale dialogului corporativ. Pentru a face acest lucru, trebuie să fiți capabil să vă formulați clar și clar gândurile, să vă argumentați în mod competent punctul de vedere.
• Datele analitice și capacitatea de a lua decizii rapide sunt întotdeauna de partea dumneavoastră. Când comunicați cu partenerii, rețineți că toate părțile sunt interesate să rezolve rapid disputele.
• Este important să se țină cont de caracteristicile culturale și de tradițiile naționale ale interlocutorului: fără îndoială, unele obiceiuri și norme adoptate în altă țară pot părea inacceptabile sau ofensatoare.

Conceptele și normele de bază ale eticii în afaceri ar trebui să fie cunoscute de fiecare persoană care se respectă. Trebuie înțeles că în afaceri, comunicarea între oameni se construiește nu în funcție de captarea reciprocă a stării de spirit a partenerilor, ci după anumite standarde. Există următoarele tipuri de comunicare de afaceri (după scop funcțional):

• verbale și non-verbale - consta in necesitatea monitorizarii vorbirii, expresiilor faciale, gesturilor si posturilor. În comunicarea non-verbală, poziția brațelor, picioarelor, privirii, înclinării capului și mișcărilor involuntare pot spune mult mai multe despre sentimentele și starea de spirit a unei persoane decât vorbirea orală. Merită să înveți să controlezi expresiile faciale și gesturile.
• Scris și oral. Pentru fiecare formă de comunicare, se disting concepte și norme separate.Orice document certificat prin semnături și sigilii se referă la forma scrisă de comunicare. La oral - planificare întâlniri, întâlniri, negocieri, rapoarte și alte forme de comunicare de afaceri.

• Monologice și Dialogice - au diferențe lingvistice semnificative. Dialogul este comunicare interpersonală. Monologul reflectă un singur punct de vedere; acest tip de comunicare include o prezentare sau un discurs solemn, precum și un raport sau un discurs introductiv.

• La distanță și personal. Comunicarea la distanță include convorbiri telefonice, corespondență prin poștă. O atenție deosebită este acordată modelului de intonație al vorbirii, conciziei mesajului. Nu poți folosi gesturi.

Fiecare stil are anumite caracteristici. Trebuie să le poți înțelege.

Clasificare stil:

• autoritar. Se bazează pe puterea de netăgăduit a șefului și subordonarea absolută a angajaților. Orice decizii sunt luate exclusiv și nu sunt discutate cu persoanele interesate sau implicate.
• Democratic - caracteristica principală este discutarea comună a problemelor și dorința de înțelegere reciprocă. La comunicarea cu interlocutorul se folosește o cerere, recomandări și motivație.
• complice sau formală - este determinată de participarea minimă a șefului în gestionarea personalului, negociere și luare a deciziilor. Cazurile dificile și deciziile riscante sunt transferate altora. Eficacitatea unui astfel de management nu mai depinde de lider, ci de nivelul de dezvoltare al grupului.
• Liberal - ceva între stilurile autoritar și democratic.Discuțiile asupra diferitelor probleme cu partenerii sau colegii sunt reduse la minimum, dar sunt folosite în cazuri rare și numai cu scopul de a transfera responsabilitatea către oponent.
• Afaceri oficiale - presupune respectarea strictă a normelor de comunicare, a clișeelor ​​de vorbire și a regulilor de comunicare în afaceri, acolo unde nu există loc pentru manifestarea individualității.
• Științific - vorbire strictă, scurtă și reținută, adecvată numai în domeniile științei și educației. Este utilizat în activități de cercetare sau de predare.

Comunicarea de afaceri se referă la toate aspectele externe ale comportamentului și este împărțită în mai multe domenii:

• participanții la conversație au scopuri și motive comune;
• conversația are loc într-un interval spațiu-timp;
• se construiește o ierarhie clară a comunicării între toți participanții la discuție, se distribuie statusurile sociale;
• participanții la comunicare respectă regulile și normele general acceptate atunci când comunică.

Comunicarea de afaceri ajută la stabilirea rapidă a contactelor necesare, obținerea sprijinului unor patroni de încredere. Ajută la înțelegerea reciprocă.

Există 4 funcții principale ale comunicării în afaceri:

• Informatie si comunicare - presupune colectarea și furnizarea de informații specifice, precum și schimbul de cunoștințe și experiență.
• Interactiv - datorita procesului de interactiune dintre oameni. Este utilizat în procesul de interacțiune (comportament, activități și decizii ale partenerilor).
• Perceptual este să-l înțelegi pe celălalt. Stabilirea sau slăbirea contactului are loc pe baza înțelegerii reciproce.
• Regulator-comunicativ - vă permite să ajustați comportamentul participanților la discuție.Pentru a face acest lucru, trebuie să fii fluent în tehnici speciale: să fii capabil să convingi, să găsești compromisuri și să faci concesii.

În plus, este necesar să se țină cont de reguli speciale atunci când ai de-a face cu oamenii de afaceri. Orice apel, mesaje și informații trebuie să respecte cei trei piloni:

• din punct de vedere al conținutului - mesajele și informațiile furnizate trebuie să fie clare și concise;
• partea expresivă se referă la componenta emoțională;
• latura motivanta – vizeaza gandurile si sentimentele interlocutorului.

Când comunică, o persoană acordă atenție vorbirii și vocii interlocutorului. Se evaluează în funcție de anumiți indicatori:

• Vocabular - absenta cuvintelor parazite si vorbirea competenta, expresiva ne permit sa afirmam cu incredere ca persoana este educata si cultivata.
• vorbire inteligibilă iar pronunția corectă a cuvintelor este cheia succesului oricărei persoane.
• intonaţie - vă permite să plasați accentele necesare.
• Rata vorbirii - vorbirea lentă va provoca melancolie, iar vorbirea rapidă nu vă va permite să vă concentrați asupra informațiilor furnizate.
• Discuție despre calitățile pozitive și negative ale concurenților. Încercați să atingeți astfel de subiecte extrem de tacticos și atent. Acesta este un fel de manipulare inofensivă care va ajuta la câștigarea interlocutorului.
• Combinație de fraze lungi și scurte. Această tehnică va ajuta la menținerea atenției interlocutorului.

Pentru a obține respectul între colegi și parteneri, este necesar să se țină cont de câteva nuanțe:

• Discuție despre calitățile pozitive și negative ale concurenților. Încercați să atingeți astfel de subiecte extrem de tacticos și atent. Acesta este un fel de manipulare inofensivă care va ajuta la câștigarea interlocutorului.
• Combinație de fraze lungi și scurte. Această tehnică va ajuta la menținerea atenției interlocutorului.
• Într-un mediu de afaceri nu ar trebui să vă arătați preferințele și emoțiile personale la rezolvarea diferitelor probleme. Rolul principal îl joacă interesele companiei pe care o reprezentați și interesele interlocutorului. Nu trebuie să treceți la voci ridicate sau să vă angajați într-o încăierare verbală: orice manifestare a emoțiilor vă va afecta negativ reputația și imaginea.
• Nu amestecați munca și viața personală. Relațiile cu colegii nu trebuie să afecteze soluționarea problemelor companiei. Dacă nu poți construi o relație caldă cu o persoană, asta nu înseamnă că ar trebui să-i ignori părerea și sfaturile atunci când rezolvi problemele comune. Abilitatea de a separa relațiile personale de afaceri ajută la concentrarea asupra sarcinilor dorite și la rezolvarea disputelor.

• Pregătiți-vă pentru discuție: face întrebări despre interlocutor și alege tactica de comunicare adecvată.
• Fii punctual - nu luați timp de la partenerii de afaceri.
• Abilitatea de a asculta interlocutorul - avantajul tău incontestabil. Fără capacitatea de a comunica cu clienții, de a înțelege nevoile și dorințele acestora, este imposibil să reușești.
• Atitudine prietenoasă față de toți interlocutorii. Nici măcar un partener necinstit nu trebuie tratat cu dispreț. Uită de ostilitate și încearcă să tratezi interlocutorul în mod favorabil și amabil. Amintiți-vă că nu ar trebui să discutați despre relația dvs. cu alte persoane într-un mediu de afaceri. Relațiile, viața personală nu trebuie discutate cu nimeni.
• Capacitatea de a se concentra asupra lucrurilor esențiale. Încearcă să-ți dai seama ce vrea interlocutorul tău. Având în vedere interesele sale, încercați să rezolvați problema și ajungeți la un numitor comun, fără a vă pierde dorințele.
• Abilitatea de a fi sincer. Dacă informațiile sunt nesigure, distorsionate, acestea pot fi aflate în orice moment inoportun și vă pot afecta reputația.
• Nu uita de regulile bunelor maniere. Adresează-te întotdeauna persoanei după prenume, zâmbește și încearcă să-i complimentezi, dar evită lingușirea.

În următorul videoclip vei găsi cele mai importante abilități de comunicare în afaceri.