Psihologia comunicării în afaceri

Oamenii de afaceri de astăzi au multe modalități de a comunica cu clienții, colegii și alte părți interesate. Înțelegerea naturii comunicării de afaceri vă poate ajuta să atingeți obiectivele companiei dvs. și gestionarea de zi cu zi.

În psihologie, termenul „comunicare” înseamnă schimbul de informații între oameni printr-un sistem comun de simboluri. Această definiție a comunicării include două aspecte:

• În primul rând, există ceea ce este transmis, cum ar fi fapte, sentimente, idei și așa mai departe. Aceasta înseamnă că în procesul de comunicare, cineva trebuie să primească informația transmisă.
• În al doilea rând, definiția de mai sus subliniază elementul de înțelegere în procesul de comunicare. Înțelegerea se va realiza numai atunci când destinatarul mesajului îl înțelege în același sens ca și emițătorul. Astfel, interpretarea corectă a mesajului este de mare importanță.

Comunicarea de afaceri este schimbul de informații, fapte și idei legate de afaceri. În această eră a globalizării, fiecare afacere, mare sau mică, necesită o comunicare adecvată, atât pe plan intern, cât și pe plan extern.

Principalele caracteristici ale comunicării de afaceri includ următoarele componente:

• Segmentarea. Chiar și în organizațiile mici, ar fi o greșeală să presupunem că toți angajații au aceleași nevoi, interese și dorințe atunci când vine vorba de comunicarea în afaceri. Comunicarea eficientă în afaceri este segmentată pentru a satisface nevoile unui public specific. De exemplu, angajații care lucrează într-un mediu administrativ vor avea nevoi și acces diferit la informații decât angajații care lucrează într-un mediu de producție.
• concreteţea. Comunicarea eficientă în afaceri trebuie să fie specifică și, cu cât este mai specifică, cu atât se potrivește mai mult cu specificul său.
• Precizie. Când informațiile sunt inexacte, credibilitatea se pierde. Expeditorul acestor informații își pierde încrederea. Comunicarea eficientă în afaceri trebuie să fie corectă atât în ​​ceea ce privește conținutul transmis, cât și în ceea ce privește lucrurile simple care includ gramatica, ortografia și punctuația.
• Promptitudine. Angajații trebuie să fie conștienți de ceea ce se întâmplă în organizațiile lor și în mediul extern, deoarece acesta îi afectează. Comunicarea cu angajații în timp util este mai dificilă decât oricând, dar este esențială pentru o comunicare eficientă în afaceri.

• Repetabilitate. Dacă un mesaj este trimis o singură dată, nu puteți fi sigur că a ajuns la destinatar. O comunicare eficientă în afaceri necesită comunicare frecventă pentru a se asigura că toți angajații au informațiile de care au nevoie. În plus, angajații se schimbă, unii pleacă, alții intră în companie, iar toate acestea necesită actualizarea informațiilor.
• Multicanal. Afacerile au multe canale de comunicare, de la cele tradiționale (print, mesaje, întâlniri) la cele noi (e-mail, bloguri, site-uri de socializare).Toate aceste canale trebuie folosite pentru a se asigura că angajații primesc informații în condiții diferite.
• Imediatitate. Comunicarea față în față este încă cea mai eficientă, spun experții, și ar trebui folosită ori de câte ori este posibil. Desigur, în organizațiile foarte mari acest lucru poate fi dificil, dar chiar și atunci, alternativele pot include conferințe video sau utilizarea webinarilor.
• Prezența feedback-ului. Angajații ar trebui să poată împărtăși feedback-ul, opiniile și gândurile lor managerilor și angajatorilor. Comunicarea bidirecțională este eficientă atât pentru angajați, cât și pentru angajatori.

Uneori trebuie să lucrezi cu cineva care nu-ți place sau pur și simplu nu suporti. Dar, de dragul muncii tale, este important să menții o relație de afaceri bună cu ei. În acest caz, încercați să cunoașteți persoana mai bine. Probabil că știe foarte bine că nu-l place, așa că fă primul pas: începe o conversație confidențială sau invită-l la cină împreună. În timpul conversației, concentrează-te pe căutarea lucrurilor pe care le-ai putea avea în comun: întreabă despre familie, interese, succese din trecut.

Cultura corporativă este esențială pentru o comunicare de afaceri de succes. Contribuie la menținerea etichetei în afaceri la locul de muncă, în plus, studiile în acest domeniu arată o relație directă între cultura corporativă și cifra de afaceri a companiilor.

Experții numesc șase principii psihologice de bază ale comunicării în afaceri:

• Reciprocitate. Reciprocitatea în afaceri înseamnă așteptări reciproce la schimbul de valoare. Dacă o persoană dă ceva, atunci beneficiarul este de așteptat să dea ceva în schimb. Reciprocitatea creează încredere între parteneri, iar relația lor se dezvoltă în bine.
• Persuasivitatea. Cunoașterea produsului, a tendințelor, a rezultatelor cercetării negocierilor te va face mult mai convingător. Este important să-ți arăți conștientizarea pentru a câștiga încrederea partenerului.
• obligatoriu. Îndeplinește-ți întotdeauna obligațiile, nu doar scrise, ci și verbale. Amintiți-vă că chiar și o strângere de mână este un semn de acord. Dacă îți este greu să-ți amintești ce ai spus la un moment dat, notează-l. Vei da impresia unei persoane obligatorii.
• Urmare. Fiți întotdeauna consecvenți în faptele și acțiunile voastre și nu vă schimbați niciodată principiile de afaceri.
• Luptă pentru consens. Consensul implică faptul că toată lumea ia și susține decizia și înțelege motivele pentru care o ia. Consensul este posibil între parteneri dacă aceștia au valori și obiective comune și există un acord între ei pe probleme specifice și o direcție comună.
• Afecțiune personală. Este mai probabil să interacționăm cu acei oameni care ne arată clar că ne plac și în prezența cărora ne simțim semnificativi. Atractivitatea fizică joacă un rol în acest sens, dar asemănarea este, de asemenea, foarte eficientă. Facem apel la acei oameni care sunt asemănători cu noi ca îmbrăcăminte, vârstă, statut socio-economic.

Comunicarea este etică atunci când este directă, sinceră și reciprocă.Dacă comunicarea este menită să ascundă adevărul sau să facă rău unei alte persoane, nu poate fi etică.

Deși etica nu este același lucru cu morala, există o relație puternică între cele două concepte: morala este idei despre ceea ce este bine și rău, iar etica sunt principii comportamentale care sunt influențate de convingerile morale. Prin urmare, etica comunicării depinde în mare măsură de principiile morale:

• Onestitate. În general, comunicarea etică este comunicare sinceră. Deși există momente în care ar fi mai etic să minți, de exemplu pe un presupus ucigaș, despre locul unde se află o potențială victimă, aceste cazuri sunt mai degrabă excepția decât regula. În plus, onestitatea este mai mult decât adevărul; înseamnă să fii deschis, să oferi voluntar orice informație ai, chiar dacă îți compromite propriile interese pe termen scurt. Încrederea în oameni este strâns legată de onestitate. Crearea unui mediu de încredere este calea către comunicare etică într-un mediu de afaceri.
• deschidere. Deschiderea este unul dintre punctele cheie ale comunicării etice. În comunicare, asta înseamnă să fii deschis către diferite idei și opinii, precum și să fii dispus să-ți exprimi propriile opinii, chiar dacă nu te aștepți să fie acceptate.

• Loialitate. În contextul comunicării de afaceri, loialitatea înseamnă alocarea timpului și resurselor necesare pentru o discuție cuprinzătoare a problemelor. Abia atunci toată lumea va avea șansa de a fi auzită.
• Construirea consensului. Comunicarea etică este mai degrabă orientată spre scop decât pe statut. Un stil de comunicare în care diferite grupuri se unesc în tabere opuse și sunt ghidate în primul rând de propriile interese nu contribuie cu nimic la organizația în ansamblu. Etica pentru o organizație este un stil de comunicare în care oamenii caută consens, nu opoziție și sunt concentrați să facă tot ce pot pentru companie. Astfel, deoarece ajutarea unei organizații este un imperativ moral, atingerea consensului este un stil etic de comunicare.

Se crede că există șase tipuri principale de interlocutori. Pentru a vă pregăti mai bine pentru conversații importante, este important să știți de ce tip sunteți:

• reflectorizant. Ești un interlocutor reflexiv dacă în procesul de comunicare simți starea de spirit a unui partener. Discursul tău este blând, calm, ești sensibil, înțelegi interlocutorul și îți place să construiești relații cu alte persoane.
• Arbitru. Ești un interlocutor de tip judecător dacă analizezi subiecte și probleme, îți dai seama de punctele principale și apoi le explici în mod eficient altora. Tu conduci conversația și o conduci direct și persuasiv.
• Nobil. Ești genul de interlocutor „nobil” dacă îți place comunicarea deschisă și este ușor pentru alți oameni să comunice cu tine. De asemenea, ești concentrat și mergi mereu direct la obiectiv.
• Adjunct. Interlocutorul de tip adjunct este diplomatic și folosește comunicarea pentru a pune capăt conflictelor. De asemenea, este blând, fermecător și îi face pe oameni să se simtă confortabil.
• Socrate. Interlocutorul de tip Socrate se pricepe la rezolvarea problemelor și la convingere pe alții, îi plac dezbaterile lungi.Este detaliat și bine informat, iar opiniile lui sunt apreciate de alții.
• Oficial. Acest tip de interlocutor folosește comunicarea pentru a-și realiza visele și a avea succes la serviciu și acasă. Acesta este un gânditor inteligent și strategic.

Experții spun că există patru stiluri principale de comunicare: analitic, intuitiv, funcțional și personal. Niciun stil de comunicare nu este în mod inerent mai bun decât altul. Dar alegerea unui stil greșit de comunicare pentru un anumit public poate cauza probleme:

• Stilul analitic. Comunicarea analitică implică tratarea datelor concrete și a numerelor reale. Oamenii care comunică în acest stil evită să arate sentimente și emoții atunci când vorbesc. Un mare plus al stilului de comunicare analitică este că poți analiza problemele logic și fără pasiune. Aceasta înseamnă că oamenii văd că ești bine informat și că ai o experiență analitică excelentă. Un potențial dezavantaj al unui stil de comunicare analitică este că ați putea fi văzut ca rece sau insensibil.
• Stilul intuitiv. Atunci când comunicați într-un stil intuitiv, preferați să luați întreaga imagine și să evitați detaliile de teamă să nu vă blocați în ele. Acest lucru vă permite să ajungeți direct la miezul problemei, mai degrabă decât să o parcurgeți în etape. Avantajul acestui stil este că comunici rapid și precis, adâncindu-te cu ușurință în probleme mari și complexe. Cu toate acestea, într-o situație care necesită cu adevărat detalii, este posibil să nu aveți răbdare.

• stil functional. Acest stil presupune metodicitate, prezența planurilor detaliate, termene precise. Oamenii care comunică în acest stil sunt buni performeri cărora nu le lipsește niciodată nimic.Un potențial dezavantaj al unui stil de comunicare funcțional este că îți poți pierde atenția publicului, mai ales când vorbești cu interlocutori intuitivi.
• Stil personal. Comunicând într-un stil personal, simți o conexiune emoțională cu partenerul tău, iar asta îți permite să știi ce crede cu adevărat. Ești un bun ascultător și un bun diplomat, știi să atenuezi conflictele, ții relații bune cu mulți oameni. Acest stil vă permite să construiți relații personale profunde. Oamenii apelează adesea la tine pentru că ești capabil să aduci diferite grupuri împreună. Dezavantajul acestui stil de comunicare este că uneori îi poți enerva pe interlocutorii de tip analitic cărora le plac numerele dure și discuțiile logice.

Pentru cele mai importante abilități de comunicare în afaceri, vezi următorul videoclip.