eticheta corespondenței de afaceri

Corespondența de birou este un gen cu totul special pe care trebuie să-l stăpânești dacă urmează să urci pe scara corporativă. Bune abilități de scriere de afaceri vă vor ajuta cu fidelitate: vă vor ajuta să comunicați cu subalternii, superiorii și partenerii, să vă subliniați educația și perspectiva. Stilul de comunicare ar trebui să fie restrâns, intenționat, fără a se abate de la un subiect dat.

Orice comunicare, atât personală, cât și scrisă, este interacțiune cu oamenii pentru a face schimb de informații, a impresiona și a negocia. Nimic uman nu ne este străin, uneori dăm aer liber la emoții, dar în sfera afacerilor nu ar trebui să existe loc pentru manifestarea violentă a sentimentelor, a trăsăturilor de caracter și a temperamentului nostru.

O caracteristică importantă a comunicării de afaceri este că nu poate fi întreruptă la mijlocul propoziției. Pentru fiecare scrisoare pe care o primiți, trebuie să scrieți un răspuns, chiar dacă nu aveți chef.Dacă primiți un apel și nu aveți timp să ridicați telefonul, asigurați-vă că apelați înapoi. Desigur, comunicarea cu unii oameni este neplăcută. De aceea, lista calităților obligatorii ale unui manager include rezistența la stres.

O întâlnire de afaceri, o conversație telefonică sau o corespondență prin e-mail de afaceri vor avea cu siguranță un scop. Ca urmare, părțile trebuie să ajungă la concluzii, să discute despre proiect, să convină asupra unui parteneriat strategic și așa mai departe.

În vorbirea scrisă, există poate chiar mai multe restricții și convenții decât în ​​vorbirea orală. Comunicând direct cu interlocutorul, într-o întâlnire personală, putem pune un accent intonațional pe cutare sau cutare fapt, lămurim ceva dacă interlocutorul nu ne-a înțeles. Dacă se comite o eroare de vorbire, o putem corecta imediat. Dar într-o scrisoare de afaceri, trebuie să fim extrem de clari și precisi, astfel încât cuvintele să nu implice o dublă interpretare.

Ei obișnuiau să spună: „Hârtia va îndura totul”, ceea ce înseamnă că chiar și fapte nesigure pot fi scrise. Suntem de părere că corespondența de afaceri ar trebui să fie cât mai sinceră posibil. Apropo, acum scrisorile de hârtie sunt trimise din ce în ce mai puțin. Practic, ei transportă contracte și alte documente. În acest caz, antetele sunt folosite ca dovadă a statutului înalt al organizației.

În zilele noastre, în majoritatea cazurilor, corespondența de afaceri are loc în spațiul virtual și are propriile caracteristici. Când dialogul abia începe, se obișnuiește să scrieți un salut conform etichetei, de exemplu: „Bună ziua, dragă Oleg Sergeevich! ". Și la adresa ulterioară din timpul zilei de lucru, salutul poate fi omis.

Comunicarea scrisă, inclusiv prin e-mail, necesită aderarea la normele lingvistice și o alfabetizare impecabilă. La urma urmei, corespondența vă va dezvălui lacunele unui interlocutor educat. Prin urmare, vă sfătuim să verificați ce scrie cu ajutorul unor servicii speciale, dacă nu sunteți complet sigur de propriile cunoștințe.

Enumerăm regulile generale care impun etica comunicării electronice. Sunt destul de simple, dar mulți, din păcate, le neglijează:

• începutul fiecărei propoziții este scris cu majuscule;
• se pune un punct la sfârșitul frazei pentru ca sensul a ceea ce se citește să fie clar;
• pentru a rezolva problema și a sugera soluții, este util să folosiți o listă cu marcatori sau numerotate;
• pentru claritate, este bine să folosiți tabele, grafice, diagrame;
• nu încercați în mod specific să pară un interlocutor inteligent, educat, nu complicați gândurile simple cu turnări excesive de participiu și participiu;
• cu cât vă exprimați mai simplu gândurile, cu atât mai bine;
• deși în cultura vorbirii de zi cu zi necesită evitarea jargonului, într-un mediu de afaceri, jargonul profesional și împrumuturile din engleză sunt acum considerate o formă bună (dar nu exagerați!).

Există următoarele tipuri de mesaje:

• oferte promotionale;
• mulțumire;
• însoțitor;
• garanție;
• mementouri;
• Avertizări;
• propuneri de cooperare.

Pe lângă regulile generale, este important să cunoașteți câteva detalii despre scrisul de afaceri.Vom da regulile care vor fi potrivite în marea majoritate a cazurilor.

Începutul unui e-mail se numește antet. Are sigla organizației. Este util să ai mereu la îndemână (adică pe desktop-ul computerului tău) un șablon în care să fie introdus acest logo.

Spre deosebire de comunicarea offline, regulile moderne nu vă obligă să salutați destinatarul și puteți afirma imediat esența problemei numindu-l pe nume și patronim. Cu toate acestea, mulți continuă să scrie la începutul mesajului: „Bună dimineața! ", "Buna ziua! ", "Bună seara! ' sau 'Salut.' Și nici în aceasta nu există nicio abatere de la normă.

Cerințele pentru corpul scrisorii sugerează că în ea se află sensul corespondenței. Împărțirea textului în paragrafe este considerată o formă bună, semn al unei atitudini atente față de interlocutor. În fiecare paragraf, unul sau altul aspect al subiectului este denumit și dezvăluit. Pe lângă identificarea problemei, se obișnuiește să se sugereze modalități de a o rezolva. Ca să zic așa, pentru a dezvălui o idee de afaceri în miniatură.

În partea finală a mesajului, puteți exprima atât sentimente formale, cât și sentimente mai personale. Formularea „Cu respect...”, „Cu respect...” („cele mai bune salutări” în engleză) sau o urare mai emoționantă „Have a nice day! ".

Într-o semnătură personală, este imperativ să se indice numele de familie și prenumele (și în unele cercuri, de asemenea, patronimul). Ar trebui să existe și numere de telefon pe care să le poți apela: mobil și oraș de birou. Recent, a intrat în modă o semnătură electronică cu logo-ul companiei.

Un link suplimentar către portalul electronic al organizației servește ca publicitate suplimentară și poate crește traficul către acest site în viitor.

Majoritatea angajaților de birou au o arhivă foarte extinsă de scrisori în căsuța lor de e-mail. Pentru ca interlocutorul să nu se încurce într-o corespondență lungă, se recomandă trimiterea unei scrisori sub formă de răspuns. Când faceți clic pe caseta corespunzătoare de la începutul subiectului scrisorii, apare abrevierea în limba engleză „Re…”. Acest lucru este foarte convenabil, deoarece destinatarul își va aminti imediat progresul corespondenței.

Puteți salva întregul istoric al comunicării virtuale cu acest interlocutor sau puteți lăsa doar ultimele sau cele mai semnificative citate. Eticheta modernă în afaceri presupune să răspundeți rapid la e-mailuri. La urma urmei, ne petrecem o parte semnificativă a zilei la un computer de serviciu. În plus, e-mailurile pot fi verificate de pe dispozitivele mobile.

Dacă mesajul are o importanță deosebită și o urgență, atunci este permis să scrieți sms sau să efectuați un apel telefonic pentru a reaminti despre scrisoare.

Printre figurile creative, folosirea timbrelor nu este acceptată și, în plus, este ridiculizată și condamnată. Dar în corespondența de afaceri, ștampilele ajută la reflectarea situațiilor standard.

Este util să aveți o pușculiță virtuală de expresii și fraze setate. Într-adevăr, comunicarea structurată, munca de birou și soluționarea problemelor formale sunt construite pe aceste clișee. De exemplu, simpatia se exprimă prin cifra de afaceri „Din păcate, trebuie să vă informăm...”.Un sentiment de apreciere se reflectă în această formulă de datorie: „Vă mulțumesc pentru contribuția dumneavoastră neprețuită...”. Și, în sfârșit, bucurie: „Suntem mândri să vă informăm că...”. Dar fraza finală: „Așteptăm cu nerăbdare o cooperare fructuoasă în continuare” exprimă speranța pentru noi contacte de afaceri.

Deci, am vorbit despre eticheta corespondenței de afaceri. Aceste reguli sunt necesare pentru a face comunicarea cât mai confortabilă și fructuoasă posibil. Folosește-le și vei vedea că munca ta în serviciu a decurs fără probleme!

Pentru mai multe informații despre regulile corespondenței de afaceri, inclusiv e-mailul, vedeți următorul videoclip.