Etapele comunicării în afaceri

Comunicarea este procesul de interacțiune între oameni, care include schimbul, evaluarea și înțelegerea informațiilor. Când vine vorba de comunicarea în afaceri, anumite norme și reguli sunt folosite pentru a face ca interacțiunea partenerilor să fie cea mai confortabilă. Ținând cont de succesiunea corectă, care constă în respectarea etapelor necesare comunicării în afaceri, garantează atingerea rezultatului dorit, care este de preferat pentru ambii parteneri.

Comunicarea în afaceri este un proces în mai multe etape care implică crearea și îmbunătățirea în continuare a relațiilor dintre oameni legate de nevoi specifice. Acest proces presupune transferul de informații importante, dezvoltarea conceptului de interacțiune, percepția și înțelegerea interlocutorului.

Comunicarea de afaceri are o serie de caracteristici, a căror cunoaștere va ajuta la înțelegerea esenței acestui tip de interacțiune:

• Valoarea reputației. În afaceri, fața unei întreprinderi este reputația acesteia, care este fundația pe care se construiește succesul viitor al companiei.Din acest motiv, comunicarea de afaceri are ca scop menținerea și protejarea acesteia.
• Claritate si precizie. O definire clară și precisă a obiectivelor asigură o dezvoltare profesională eficientă care promovează auto-organizarea rapidă și formarea responsabilității.
• Activitate comună, benefică pentru ambele părți. În interacțiunea de afaceri, nu se poate avea grijă de bunăstarea unei singure părți. Unitatea partenerilor și poziția reciproc avantajoasă asigură succesul și rezultate excelente pentru ambele părți.

Rezultatul comunicării de afaceri depinde de cât de atent este organizat procesul în sine. În structura comunicării în afaceri se pot distinge anumite etape. Cunoașterea punctelor principale ale unei astfel de comunicări și a normelor de comportament corespunzătoare fiecărei etape va ajuta la atingerea scopului prețuit.

Această etapă presupune organizarea directă a întâlnirii. În prima etapă, este necesar să se întocmească un plan cu întrebări specifice și mai multe opțiuni pentru rezolvarea problemei. Este necesar să se analizeze punctele de vedere ale partenerului de negociere și să se aleagă cea mai benefică strategie de relație; se recomandă să se facă o predicție a rezultatului conversației. Momentele organizatorice completează etapa pregătitoare: desemnarea locului și orei întâlnirii.

Portretul psihologic al interlocutorului, care se dezvoltă în ochii tăi, depinde de anumite circumstanțe, de durata cunoștinței, de informații despre persoană primite de la alți angajați. Se disting actele de comportament verbale și non-verbale, care fac posibilă realizarea unui portret psihologic al interlocutorului:

• modul de a vorbi (conținut, consistență, durată, expresivitate și trăsături ale vorbirii);
• gesturi și expresii faciale;
• acțiuni specifice (mișcări și posturi ale unei persoane, distanța dintre interlocutori, atingeri);
• mișcări ale corpului (atingere, mângâiere, mângâiere).

O funcție importantă în realizarea unui portret psihologic este îndeplinită de studiul aspectului interlocutorului. Acestea sunt preferințele vestimentare, curățenia, curățenia și impecabilitatea aspectului, aderarea la tendințele modei sau neglijarea acestora, copierea hainelor purtate de alte persoane.

Pentru a determina portretul psihologic al unui angajat, este necesar să ne concentrăm asupra personalității sale:

• caracter (interese, principii, planuri, preferințe);
• comportament (competență, abilități de viață, experiență profesională);
• latura spirituală a personalității (trăsături unice ale proceselor și proprietăților sferelor intelectuale, cognitive și emoționale);
• aspecte sociale și psihologice (status, rol social, stil de viață și specific profesional);
• proprietăți biopsihice (temperamentul, sexul și vârsta interlocutorului, starea de sănătate);
• formarea contactului.

Pentru a stabili o comunicare de afaceri, este necesar să se creeze o atmosferă propice unei conversații serioase, care presupune să-ți demonstrezi partenerului bunăvoința și interesul tău. Acest lucru va fi facilitat de un zâmbet blând, un salut politicos și o pauză care oferă interlocutorului posibilitatea de a se alătura conversației și de a lua parte direct la ea.

O conversație standard începe cu implementarea următoarelor acțiuni: dezvăluirea obiectivelor, performanța partenerilor atât pe o parte, cât și pe cealaltă, exprimarea subiectului, prezentarea persoanei care conduce conversația, anunțarea procedurii de cercetare a problemei.

Această etapă este obligatorie pentru a determina un plan de negociere adecvat și pentru a crește interesul pentru interacțiune din partea partenerului. Această procedură poate fi facilitată de o glumă care ar fi potrivită locului și timpului.

De asemenea, ar trebui să decideți asupra rolurilor pe care părțile le vor juca în cursul comunicării de afaceri. Accelerarea procesului este facilitată de imitarea unui partener, oglindă reflectarea posturii sale, plasticitatea, tonul vocii, gesturile. După ceva timp (5-10 minute), se poate trece la anunțarea condițiilor. Acest lucru necesită poziții egale. Puteți trece într-o altă poziție, care se manifestă prin comunicare non-verbală.

În această fază, ar trebui să se pună accent mai degrabă pe asemănări decât pe diferențe. Datorită acestui fapt, negocierile vor ajuta la obținerea rezultatului dorit. În cazul unor neînțelegeri de nerezolvat, se recomandă trecerea pe o poziție neutră, care nu presupune stabilirea propriei evaluări.

Amintiți-vă că sunt necesare argumente puternice. În acest caz, trebuie respectate anumite reguli:

• Prezentarea gândurilor trebuie efectuată folosind fraze simple, ușor de înțeles, precise și convingătoare.
• Va fi potrivit să se adapteze argumentele la personalitatea partenerului.
• Este de dorit să vă prezentați dovezile în mod clar și concis.
• Când vorbești despre o problemă, trebuie să fii ferm: nu poți ceda dacă ești încrezător în părerea ta.
• Ar trebui să existe întotdeauna o singură dovadă importantă care să susțină teza în rezervă (în cazul în care interlocutorul începe să se îndoiască de decizie).
• Este recomandat să folosiți fapte de încredere care ar ajuta interlocutorul să ia o decizie fără întârziere.
• Nu renunța până când partenerul își confirmă refuzul.
• Ar trebui să folosești cele mai convingătoare argumente în favoarea poziției tale, încercând să-ți exprimi gândurile în așa fel încât să fie pe deplin interesați de interlocutor.

Când interacționați, este întotdeauna dificil să evitați diverse discuții. Sarcina principală care trebuie rezolvată într-o astfel de situație este să-i demonstrezi partenerului că ai dreptate (prin eliminarea îndoielilor, determinarea motivelor de rezistență, reacție defensivă, gândire la tactici). În același timp, judecățile categorice ar trebui evitate, altfel totul se va transforma în efectul opus.

Dacă obțineți înțelegere, interacțiunea ulterioară nu va provoca dificultăți serioase. După aceea, va trebui să găsiți un beneficiu comun. Oferă partenerului tău oportunitatea de a lua inițiativa.

Este necesar să-și controleze participarea la atingerea scopului dorit.Dacă propria decizie este mult mai puternică decât cea a interlocutorului, atunci ar trebui să luați în considerare cu atenție propunerea acestuia și să explicați de ce ideea trebuie finalizată, pe ce bază este mai profitabil să luați o altă poziție.

Criteriile formulate trebuie traduse în versiunea finală. După aceea, trebuie să începeți un acord. Se recomandă descrierea mai detaliată a obligațiilor asumate de fiecare dintre părți. De îndată ce decizia este luată, recunoștința exprimată interlocutorului va fi potrivită.

Etapa finală a comunicării în afaceri joacă un rol foarte important, așa că ar trebui să i se acorde aceeași atenție ca tuturor celor anterioare. Opinia finală are impact asupra imaginii interlocutorului în ansamblu și asupra parteneriatelor care se mențin în prezent și sunt planificate pentru viitor. Bunăvoința, respectul și tactul ar trebui să fie în continuare arătate.

Comunicarea de afaceri va beneficia și va garanta rezultate bune atunci când este utilizată următoarele reguli și îndrumări:

• Băuturile (ceai, cafea) sunt oferite la discreția proprietarului sau în timpul negocierilor prelungite.
• Nu efectuați apeluri telefonice în timpul negocierilor de afaceri. Este mai bine să opriți telefonul pentru această dată. Este necesar să se arate respect pentru partener și procedura generală de interacțiune în afaceri.
• Părăsirea sediului în timpul negocierilor este interzisă. Un caz excepțional este nevoia de asistență medicală.
• Păstrarea evidențelor de lucru este binevenită, deoarece subliniază interesul și atenția față de partener.
• Un semn de bun gust este să nu pui întrebări legate de secretul comercial al unui partener.Acest lucru ajută la evitarea stânjenii și a poziției incomode.

Totul despre abilitățile importante de comunicare în afaceri, vezi următorul videoclip.