Conversație de afaceri: reguli, soiuri și etape

Rezultatele relațiilor de afaceri depind adesea de negocieri și dialoguri personale. Contactele de afaceri, stabilite în scris sau prin telefon, se dezvoltă în convorbiri personale. În același timp, participanții la interviu folosesc întreaga varietate de mijloace de comunicare: folosesc nu numai vorbirea, ci și gesturile, expresiile faciale și influența personală.

O conversație de afaceri este de obicei o conversație între doi interlocutori, motiv pentru care aceștia ar trebui să țină cont de specificul personal al adversarului, de motivele acestuia, de trăsăturile de vorbire și să aplice eticheta. Comunicarea interpersonală presupune o varietate de metode de influențare a interlocutorului.

O conversație de afaceri care are o anumită temă și este orientată personal se desfășoară adesea în cadrul aceleiași organizații între angajați.Scopul conversației este dorința unui participant la comunicare de a influența altul sau un întreg grup de angajați cu ajutorul cuvintelor pentru a împinge pentru activitate, schimbări în mediul de lucru sau relațiile existente și pentru a le îmbunătăți calitatea.

Un alt obiectiv al unei conversații de afaceri este necesitatea ca managementul să formeze concluzii și decizii bazate pe opiniile și raționamentul angajaților.

Avantajul conversațiilor de afaceri față de alte tipuri de comunicare verbală este:

• în viteza de reacție la observațiile interlocutorilor, ceea ce ajută la obținerea rezultatului dorit;
• în creșterea gradului de conștientizare a administratorului prin luarea în considerare, controlul și monitorizarea punctelor de vedere, judecăților, gândurilor, argumentelor și declarațiilor sceptice auzite în timpul interviului;
• în oportunitatea unui set rezonabil flexibil de metode pentru studierea subiectului în discuție, care este o consecință a rezolvării problemei și a pretențiilor tuturor părților.

O conversație de afaceri se concentrează pe implementarea anumitor funcții:

• găsirea de noi direcții;
• lansarea de proiecte promițătoare;
• schimb de date;
• reglementarea activităților inițiate;
• comunicarea reciprocă a angajaților unei întreprinderi;
• facilitarea contactelor de afaceri între instituții, firme, industrii.

Rezultatele unei conversații de afaceri și ale întâlnirilor nu sunt determinate doar de pregătirea pentru aceasta, ci și de construcția conversației în sine.Greșelile incontestabile pot fi evitate prin metode bine stabilite de realizare a interviurilor și de respectare a principiilor acestora. Ar trebui să existe întotdeauna o atmosferă de bunăvoință - declarațiile dure sunt inacceptabile.

Principiul raționalității implică reținerea comportamentului, mai ales în cazul unui partener care dă dovadă de emoție. Lipsa controlului asupra emoțiilor afectează de obicei negativ decizia luată. O astfel de soluție nu poate fi numită optimă.

Principiul înțelegerii este necesar pentru ca interlocutorii să găsească un teren comun în dialog și să obțină efectul dorit.

În timpul conversației, concentrarea atenției vorbitorilor fluctuează chiar și în absența factorilor disipativi. Luând în considerare și observând astfel de nuanțe, este necesar în acest moment să atragi din nou atenția asupra ta și să reiei contactul întrerupt.

Principiul fiabilității dictează respectarea obligatorie a autenticității informării interlocutorului – chiar dacă acesta oferă informații false. Acest lucru aduce beneficii dialogului și atinge obiectivele dorite.

Un principiu psihologic important este distincția dintre subiectul conversației cu interlocutorul. O atitudine subiectivă față de un adversar poate afecta obiectivitatea evaluării indicatorilor. O conversație constructivă se bazează pe distincția dintre evenimente cu puncte de vedere și opinii cu experiențe.

Concretizarea unor astfel de principii generale de desfășurare a conversațiilor de afaceri sunt regulile de implementare a acestora, care contribuie la siguranța și eficiența negocierilor.

Regula interesului dublu este că fiecare dintre intervievatori are un interes dublu: nu numai esența și conținutul subiectului conversației, ci și cooperarea cu un partener.Menținerea unor relații fructuoase nu este o sarcină mai puțin importantă într-o conversație decât schimbul de informații.

Experții recomandă să dirijați conversația în așa fel încât să nu interfereze cu relația dintre angajați și manageri. Pentru asta ai nevoie de:

• nu vă grăbiți să trageți concluzii despre motivele și intențiile interlocutorilor, pe baza propriilor presupuneri;
• asculta cu atentie adversarul si arata ca este inteles;
• exprimați-vă interesul și obiectivele dvs. în loc să vă certați despre trecut, iar gândurile trebuie exprimate clar și clar;
• discutați acțiunile viitoare.

Accentul pe interesul față de un partener este, de asemenea, considerat o regulă semnificativă care va ajuta la facilitarea semnificativă a sarcinilor ambilor interlocutori. Expresii: „înțeles”, „interesant”, „încântat să știu”, introduse în mod natural în conversație, vor crea o atmosferă relaxată și vor ajuta la exprimarea acordului și a înțelegerii reciproce. Aceeași problemă poate fi rezolvată dacă vă adresați interlocutorului, numindu-l pe nume și patronimic și, de asemenea, fără a manifesta anxietate și iritabilitate.

Dorința de a clarifica informații suplimentare sau auxiliare va ajuta, de asemenea, la menținerea interesului.

Fiecare conversație este o modalitate de a găsi un teren comun. Pentru ca dialogul să aibă succes, nu este indicat să-l începeți cu contradicții. De obicei, încep cu subiecte despre care părerile sunt aceleași, de exemplu, despre vreme. Acest lucru se face astfel încât de la bun început să nu existe un răspuns negativ și să nu fie depus niciun efort pentru a convinge interlocutorul.Experții recomandă să aveți întotdeauna câteva fraze pregătite în prealabil, ale căror răspunsuri sunt doar pozitive.

Pregătirea pentru o conversație de afaceri începe cu cea mai importantă etapă - planificarea, care constă în formularea problemelor și obiectivelor întâlnirii, precum și în crearea unui plan de negociere și a metodelor de implementare a acestuia. Profesioniștii sfătuiesc:

• gândiți-vă și cântăriți procesul propus pentru conversația planificată, întocmește-i programul;
• colectează toate informațiile necesare despre un posibil interlocutor;
• testarea eficacității argumentelor lor necesare pentru a-și fundamenta convingerile și intențiile;
• verificați consistența definițiilor și gândurilor lor;
• gândiți-vă la opțiunile de reacție a interlocutorului sau adversarului la argumentele prezentate.

Stabilirea orei și a locului viitoarei conversații depinde de poziția și atitudinea participanților. Se poate desfășura pe teritoriul propriu, străin sau neutru. După efectuarea instruirii operaționale, este necesar să se verifice și să editeze materialele colectate și pregătite și să se dea planului pentru viitorul interviu forma finală.

Construirea unei conversații de afaceri constă din 5 etape:

• începutul conversației;
• furnizeaza informatii;
• argumentare;
• răsturnarea argumentelor adversarului;
• aprobarea propunerilor.

Fiecare dintre acești pași se bazează pe cunoștințe profesionale, claritate, logică, la care se adaugă calitățile personale ale intervievatorilor, care sunt de mare importanță în conversație. Un plan de conversație ar trebui să fie construit pe baza diferitelor opțiuni posibile pentru rezultatul său. Uneori trebuie să repeți unele argumente.

În prima etapă - la începutul dialogului - este important să găsiți contactul cu un partener, să organizați un mediu atractiv, să interesați interlocutorul și să luați inițiativa. Este recomandabil să folosiți tehnici speciale care încep un dialog. Acestea includ:

• o tehnică de eliberare a tensiunii, care ajută la stabilirea unor contacte strânse cu adversarul;
• o modalitate de a lega interlocutorul, permițându-vă să aduceți rapid problemele la zi;
• o metodă de stimulare a fanteziei, care implică apariția unui număr mare de întrebări;
• abordarea directă a problemei.

Începutul corect al conversației este cunoașterea, formularea exactă a scopurilor și obiectivelor sale, nominalizarea subiectului, comunicarea regulilor de examinare a problemelor.

În etapa de furnizare a informațiilor, trebuie să aflați cererile și opiniile partenerului, motivațiile, argumentele și dorințele acestuia, să raportați informațiile planificate și să analizați poziția interlocutorului.

În faza de infirmare a judecăților adversarului, remarcile acestuia ar trebui neutralizate. Pentru a face acest lucru, este necesar să vă expuneți argumentele în mod convingător, fără îndoială, fără a permite posibilitatea de a vă respinge opinia. Logica negării constă în analiza informațiilor dubioase, găsirea adevăratei cauze, selectarea conceptelor și metodelor. În acest caz, sunt folosite diverse trucuri și trucuri.

În etapa de luare a deciziei, se sintetizează rezultatele argumentării acceptate și aprobate de interlocutor, se elimină nuanțele și concluziile negative, se consolidează și se confirmă rezultatul obținut, se propun subiecte de cooperare ulterioară. În această etapă, nu trebuie să arăți incertitudine, astfel încât partenerul să nu înceapă să se îndoiască de decizia luată.

Tipurile independente de conversații de afaceri sunt caracterizate de următoarea clasificare:

• atunci când aplică pentru un loc de muncă;
• la concediere;
• despre problema;
• caracter disciplinar.

Prima varietate este de tip introductiv, a cărei sarcină principală este să determine și să evalueze calitățile de afaceri ale solicitantului pentru post. Managerul trebuie să adreseze solicitantului doar câteva întrebări de bază care conțin informații despre persoană: nivelul de educație, experiența de muncă, abilitățile și abilitățile existente, motivele căutării unui loc de muncă, nivelul cererilor de plată. Uneori este necesar să se clarifice și calitățile personale.

Un interviu privind plecarea unui angajat poate fi de două tipuri: decontare voluntară sau forțat. În primul caz, administratorul ar trebui să afle motivele concedierii - acest lucru se datorează atenției acordate îmbunătățirii managementului organizației. De obicei, în astfel de cazuri este posibil să se afle informații utile care să permită rezolvarea unor probleme.

Al treilea tip este o conversație cu un angajat de care sunt forțați să se despartă. De regulă, este foarte dificil pentru un lider. În procesul unei astfel de conversații, ar trebui să se respecte delicatețea, dar, în același timp, să prezinte corect și corect pretențiile împotriva sa. Există reguli speciale și sfaturi despre cum să conduci o astfel de conversație.

Argumentarea se poate baza pe metode retorice și speculative. Cele retorice sunt:

• fundamental, constând într-un apel direct la un partener;
• contradicție bazată pe constatarea dezacordurilor în argumente;
• o tehnică de evidențiere a concluziilor care duce la rezultatele dorite prin concluzii intermediare;
• comparativ;
• metoda de dezmembrare bazată pe selecția pieselor individuale;
• metoda bumerangului;

• boicota;
• schimbarea accentului și scoaterea în prim-plan a intereselor acestora;
• metoda de inferență bazată pe o schimbare treptată a esenței problemei;
• metoda sondajului, încheiat în întrebări prestabilite;
• tehnica de asistență explicită.

Metodele speculative pot fi luate în considerare:

• tehnica exagerării;
• anecdotic;
• tehnologia utilizării autorităţii;
• tehnica de a pune la îndoială identitatea interlocutorului;
• o metodă de izolare, care constă în prezentarea expresiilor individuale într-o formă modificată;
• transformarea direcției, pe baza trecerii la o altă problemă care nu are legătură cu litigiul;
• represiunea, care constă în exagerarea problemelor minore;
• o tehnică de iluzie în care sunt raportate informații confuze;
• întârziere - întârzierea conversației;
• un apel bazat pe un apel la simpatie;
• tehnica distorsionare;
• întrebări capcană.

Experții recomandă desfășurarea conversațiilor de afaceri în felul următor: faceți sugestii sau evaluați ceva într-o formă de întrebare-răspuns care vă permite să mențineți o poziție de inițiativă, să nu permiteți un ton categoric, să încurajați interlocutorul să fie activ și, în același timp, să obțineți necesarul. informație. De exemplu, este adecvat și rațional să folosiți expresiile:

• „Ce părere aveți despre această chestiune? »;
• "Cum crezi?.. ";
• „Am înțeles corect punctul tău de vedere? »;
• „Nu ar trebui ca tu și cu mine să verificăm o altă opțiune? »;
• „Nu crezi că situația nu este în favoarea ta acum? ".

O conversație de afaceri contribuie la realizarea dorinței oamenilor de a schimba situația sau de a stabili relații calitativ noi între participanții la dialog. Astfel de conversații reprezintă o parte importantă a relațiilor în afaceri și politică, reprezentând stabilirea de legături între parteneri autorizați de organizațiile lor să rezolve probleme. Trebuie să vorbiți scurt.

Pentru mai multe despre regulile de comunicare în afaceri, vedeți următorul videoclip.