Tipos de comunicação empresarial

A comunicação empresarial ajuda a construir relacionamentos com colegas, subordinados, parceiros e clientes. No processo de comunicação, há uma troca não apenas de informações, mas também de experiências e conhecimentos em determinada área. A etiqueta empresarial penetra absolutamente todas as esferas da vida, existem vários tipos de comunicação empresarial.

A comunicação empresarial é uma parte importante da vida humana. A etiqueta no ambiente empresarial serve como uma espécie de apoio. Nos negócios, existem várias formas de comunicação. As opções apropriadas devem ser escolhidas levando em consideração as características pessoais e psicológicas dos participantes da discussão. As seguintes formas de comunicação podem ser distinguidas:

• Conversação - o contacto oral entre os interlocutores, reduz-se à discussão de problemas e tarefas importantes, esclarecendo algumas das nuances relacionadas com o trabalho. Os participantes da conversa neste caso devem ter o direito de lidar com várias tarefas e tomar decisões. Os status dos interlocutores devem ser iguais.
• Negociação possuem uma estrutura mais rígida. Via de regra, participam deles representantes de diferentes empresas ou divisões.As negociações são usadas para unir forças com parceiros interessados ​​em resolver um problema específico.
• Na reunião um grupo ou grande círculo de pessoas interessadas e envolvidas participa. A reunião envolve a coleta, análise de informações, troca de dados, bem como a tomada de decisões em questões polêmicas.
• atuação - neste caso, uma pessoa ou um pequeno grupo compartilha as informações necessárias com o público. Nesse caso, a mensagem não se reduz a uma discussão sobre o tema, mas é apresentada como informação. Essa forma de comunicação exige que o orador tenha qualidades de liderança, capacidade de permanência na sociedade, além de habilidades de oratória.
• Correspondência - uma forma indireta de comunicação, desempenha uma espécie de papel de comunicação por correspondência. Esse tipo de comunicação inclui ordens, protocolos, resoluções, solicitações, relatórios, ofícios, instruções, etc. A correspondência é usada para comunicação entre departamentos ou organizações. É necessário seguir regras específicas na condução da correspondência.

A comunicação empresarial precisa ser aprendida. Ao mesmo tempo, as qualidades pessoais e a demonstração do "eu" ficam em segundo plano. O principal continua sendo a capacidade de levar em consideração os interesses e desejos do oponente e combiná-los com seus próprios requisitos de forma que ambas as partes alcancem o resultado desejado.

A comunicação empresarial consiste em várias etapas:

• Formação de um motivo. Sem ele, não será possível alcançar uma interação efetiva.
• Preparando-se para comunicar - esta é a preparação de um plano de conversação, a preparação de argumentos e informações.Também é necessário preparar uma lista de tarefas que precisam ser resolvidas durante a discussão.
• Começar uma conversa. É preciso estabelecer contato, depois é preciso criar um “clima de relações” favorável à conversa.
• Formulação do problema - destacando a gama de problemas, apresentando sua posição e visão desta tarefa. No entanto, observe que você deve preparar resumos sobre o tema da conversa com antecedência e estar pronto para responder às perguntas feitas.
• Intercâmbio de informações - Esclarecer a posição do interlocutor. É importante manter a comunicação e responder às perguntas em um idioma oficial acessível, omitindo a terminologia profissional, se necessário.

• Persuasão e argumentação - são necessários em caso de desacordo e seguem da etapa anterior de comunicação. É necessário observar os aspectos positivos de sua visão da situação e da resolução do assunto polêmico.
• Encontrar uma solução para um problema ou problema - ao final da discussão, seu resultado deve agradar a todos os participantes.
• Elaboração de um contrato - isso significa que, como resultado da reunião, os participantes da discussão chegaram a um denominador comum ou contaram com o apoio de parceiros na resolução de vários problemas. Um resultado positivo da discussão termina com uma confirmação por escrito.
• Análise de resultados - demonstra se as decisões tomadas foram corretas.
• Tomando uma decisão – implica o consentimento de todas as partes após a análise. Nesse caso, os participantes da discussão decidem sobre a continuação da cooperação ou o término dos contatos.

Na sociedade moderna, as pessoas seguem conscientemente as regras da comunicação empresarial para atingir objetivos específicos no ambiente corporativo. Nos negócios, não basta ocupar um determinado cargo, é preciso também estreitar as relações com diferentes pessoas. O seguinte é de grande importância:

• A capacidade de conquistar as pessoas e permanecer na sociedade são aspectos importantes do diálogo corporativo. Para fazer isso, você deve ser capaz de formular seus pensamentos de forma clara e clara, argumentar com competência seu ponto de vista.
• Os dados analíticos e a capacidade de tomar decisões rápidas estão sempre do seu lado. Ao se comunicar com os parceiros, lembre-se de que todas as partes estão interessadas em resolver disputas rapidamente.
• É importante levar em conta as características culturais e tradições nacionais do interlocutor: sem dúvida, alguns costumes e normas adotados em outro país podem parecer inaceitáveis ​​ou ofensivos.

Os conceitos básicos e as normas de ética nos negócios devem ser conhecidos por todas as pessoas que se prezem. Deve-se entender que nos negócios, a comunicação entre as pessoas é construída não de acordo com a captura mútua do humor dos parceiros, mas de acordo com certos padrões. Existem os seguintes tipos de comunicação empresarial (por finalidade funcional):

• verbais e não verbais - consistem na necessidade de monitorar a fala, as expressões faciais, os gestos e as posturas. Na comunicação não verbal, a posição dos braços, pernas, olhar, inclinação da cabeça e movimentos involuntários podem dizer muito mais sobre os sentimentos e humor de uma pessoa do que a fala oral. Vale a pena aprender a controlar expressões faciais e gestos.
• Escrito e oral. Para cada forma de comunicação, distinguem-se conceitos e normas separados.Qualquer documento certificado por assinaturas e selos refere-se à forma escrita de comunicação. Para oral - reuniões de planejamento, reuniões, negociações, relatórios e outras formas de comunicação empresarial.

• Monológico e Dialógico - têm diferenças linguísticas significativas. Diálogo é comunicação interpessoal. O monólogo reflete um único ponto de vista; este tipo de comunicação inclui uma apresentação ou discurso solene, bem como um relatório ou discurso introdutório.

• Remoto e pessoal. A comunicação remota inclui conversas telefônicas, correspondência por correio. É dada especial atenção ao padrão de entonação da fala, à brevidade da mensagem. Você não pode usar gestos.

Cada estilo tem certas características. Você precisa ser capaz de entendê-los.

Classificação de estilo:

• Autoritário. Baseia-se no poder inegável do chefe e na subordinação absoluta dos funcionários. Quaisquer decisões são tomadas exclusivamente e não são discutidas com pessoas interessadas ou envolvidas.
• Democrático - a principal característica é a discussão conjunta de questões e o desejo de compreensão mútua. Ao se comunicar com o interlocutor, um pedido, recomendações e motivação são usados.
• conivente ou formal - é determinado pela participação mínima do chefe na gestão de pessoal, negociação e tomada de decisões. Casos difíceis e decisões arriscadas são transferidos para outros. A eficácia dessa gestão não depende mais do líder, mas do nível de desenvolvimento do grupo.
• Liberal - algo entre os estilos autoritário e democrático.A discussão de vários assuntos com parceiros ou colegas é minimizada, mas é usada em casos raros e apenas com o objetivo de transferir a responsabilidade para o oponente.
• Negócio oficial - implica a estrita observância das normas de comunicação, clichês do discurso e regras da comunicação empresarial, onde não há lugar para a manifestação da individualidade.
• Científico - discurso rígido, curto e contido, apropriado apenas nos campos da ciência e da educação. É usado em atividades de pesquisa ou ensino.

A comunicação empresarial diz respeito a todos os aspectos externos do comportamento e está dividida em várias áreas:

• os participantes da conversa têm objetivos e motivos comuns;
• a conversação ocorre em um intervalo de espaço-tempo;
• uma hierarquia clara de comunicação é construída entre todos os participantes da discussão, os status sociais são distribuídos;
• os participantes da comunicação aderem às regras e normas geralmente aceitas quando se comunicam.

A comunicação empresarial ajuda a estabelecer rapidamente os contatos necessários, obter o apoio de clientes confiáveis. Ajuda a alcançar a compreensão mútua.

Existem 4 funções principais da comunicação empresarial:

• Informação e comunicação - envolve a coleta e o fornecimento de informações específicas, bem como a troca de conhecimentos e experiências.
• Interativo - devido ao processo de interação entre as pessoas. É usado no processo de interação (comportamento, atividades e decisões dos parceiros).
• Perceptivo é entender a outra pessoa. O estabelecimento ou enfraquecimento do contato ocorre com base no entendimento mútuo.
• Regulatório-comunicativo - permite ajustar o comportamento dos participantes na discussão.Para fazer isso, você deve ser fluente em técnicas especiais: ser capaz de convencer, encontrar compromissos e fazer concessões.

Além disso, é necessário levar em consideração regras especiais ao lidar com pessoas de negócios. Quaisquer apelos, mensagens e informações devem obedecer aos três pilares:

• em termos de conteúdo - as mensagens e informações fornecidas devem ser claras e concisas;
• a parte expressiva refere-se ao componente emocional;
• lado motivador - visa os pensamentos e sentimentos do interlocutor.

Ao se comunicar, uma pessoa presta atenção à fala e à voz do interlocutor. É avaliado de acordo com alguns indicadores:

• Vocabulário - a ausência de palavras parasitárias e a fala competente e expressiva permitem afirmar com segurança que a pessoa é educada e culta.
• fala inteligível e a pronúncia correta das palavras é a chave para o sucesso de qualquer pessoa.
• entonação - permite colocar os acentos necessários.
• Taxa de fala - a fala lenta causará melancolia e a fala rápida não permitirá que você se concentre nas informações fornecidas.
• Discussão das qualidades positivas e negativas dos concorrentes. Tente tocar em tais tópicos com muito tato e cuidado. Este é um tipo de manipulação inofensiva que ajudará a conquistar o interlocutor.
• Combinação de frases longas e curtas. Essa técnica ajudará a manter a atenção do interlocutor.

Para conquistar o respeito entre colegas e parceiros, é preciso levar em conta algumas nuances:

• Discussão das qualidades positivas e negativas dos concorrentes. Tente tocar em tais tópicos com muito tato e cuidado. Este é um tipo de manipulação inofensiva que ajudará a conquistar o interlocutor.
• Combinação de frases longas e curtas. Essa técnica ajudará a manter a atenção do interlocutor.
• Em um ambiente de negócios você não deve mostrar suas preferências e emoções pessoais ao resolver vários problemas. O papel principal é desempenhado pelos interesses da empresa que você representa e pelos interesses do interlocutor. Você não deve mudar para vozes altas ou se envolver em uma escaramuça verbal: qualquer manifestação de emoções afetará negativamente sua reputação e imagem.
• Não misture trabalho e vida pessoal. As relações com os colegas não devem afetar a solução dos problemas da empresa. Se você não pode construir um relacionamento caloroso com uma pessoa, isso não significa que você deva ignorar sua opinião e conselhos ao resolver problemas comuns. A capacidade de separar relacionamentos pessoais de negócios ajuda a focar nas tarefas desejadas e resolver disputas.

• Prepare-se para a discussão: fazer perguntas sobre o interlocutor e escolher as táticas de comunicação adequadas.
• Seja pontual - não tome tempo de parceiros de negócios.
• Capacidade de ouvir o interlocutor - sua vantagem inegável. Sem a capacidade de se comunicar com os clientes, entender suas necessidades e desejos, é impossível ter sucesso.
• Atitude amigável para com todos os interlocutores. Mesmo um parceiro desonesto não deve ser tratado com desdém. Esqueça a hostilidade e tente tratar o interlocutor de maneira favorável e gentil. Lembre-se de que você não deve discutir seu relacionamento com outras pessoas em um ambiente de negócios. Relacionamentos, vida pessoal não devem ser discutidos com ninguém.
• A capacidade de se concentrar no essencial. Tente descobrir o que seu interlocutor quer. Considerando os interesses dele, tente resolver o problema e chegue a um denominador comum, não perdendo seus desejos.
• Capacidade de ser honesto. Se as informações não forem confiáveis, distorcidas, podem ser descobertas em qualquer momento inoportuno e afetar sua reputação.
• Não se esqueça das regras de boas maneiras. Sempre se dirija à pessoa pelo primeiro nome, sorria e tente elogiá-la, mas evite bajulação.

No próximo vídeo você encontrará as habilidades de comunicação empresarial mais importantes.