Psicologia da comunicação empresarial

As pessoas de negócios hoje têm muitas maneiras de se comunicar com clientes, colegas e outras partes interessadas. Compreender a natureza da comunicação empresarial pode ajudá-lo a atingir os objetivos da sua empresa e a gestão do dia-a-dia.

Na psicologia, o termo "comunicação" significa a troca de informações entre pessoas por meio de um sistema comum de símbolos. Esta definição de comunicação inclui dois aspectos:

• Primeiro, há o que é transmitido, como fatos, sentimentos, ideias e assim por diante. Isso significa que no processo de comunicação, alguém deve receber a informação transmitida.
• Em segundo lugar, a definição acima enfatiza o elemento de compreensão no processo de comunicação. A compreensão só será alcançada quando o destinatário da mensagem a entender no mesmo sentido que o remetente. Assim, a interpretação correta da mensagem é de grande importância.

A comunicação empresarial é a troca de informações, fatos e ideias relacionadas aos negócios. Nesta era de globalização, todos os negócios, grandes ou pequenos, exigem uma comunicação empresarial adequada, tanto interna quanto externamente.

As principais características da comunicação empresarial incluem os seguintes componentes:

• Segmentação. Mesmo em pequenas organizações, seria um erro supor que todos os funcionários têm as mesmas necessidades, interesses e desejos quando se trata de comunicação empresarial. A comunicação empresarial eficaz é segmentada para atender às necessidades de públicos específicos. Por exemplo, os funcionários que trabalham em um ambiente administrativo terão necessidades e acesso às informações diferentes dos funcionários que trabalham em um ambiente de produção.
• concretude. A comunicação empresarial eficaz deve ser específica e, quanto mais específica, mais se ajusta às suas próprias especificidades.
• Precisão. Quando a informação é imprecisa, a credibilidade é perdida. O remetente desta informação também perde a confiança. A comunicação empresarial eficaz deve ser precisa tanto em termos do conteúdo transmitido quanto em termos de coisas simples que incluem gramática, ortografia e pontuação.
• Pontualidade. Os funcionários precisam estar cientes do que está acontecendo em suas organizações e no ambiente externo, pois isso os afeta. Comunicar-se com os funcionários em tempo hábil é mais difícil do que nunca, mas é essencial para uma comunicação empresarial eficaz.

• Repetibilidade. Se uma mensagem for enviada apenas uma vez, você não poderá ter certeza de que ela chegou ao destinatário. A comunicação empresarial eficaz requer comunicação frequente para garantir que todos os funcionários tenham as informações de que precisam. Além disso, os funcionários mudam, alguns saem, outros ingressam na empresa, e tudo isso exige atualização de informações.
• Multicanal. As empresas têm muitos canais de comunicação que vão desde os tradicionais (impressão, quadros de mensagens, reuniões) até os novos (e-mail, blogs, sites de redes sociais).Todos esses canais devem ser utilizados para garantir que os colaboradores recebam informações em diferentes condições.
• Imediatismo. A comunicação face a face ainda é a mais eficaz, dizem os especialistas, e deve ser usada sempre que possível. É claro que em organizações muito grandes isso pode ser difícil, mas mesmo assim, as alternativas podem incluir videoconferência ou o uso de webinars.
• A presença de feedback. Os funcionários devem poder compartilhar seus comentários, opiniões e pensamentos com gerentes e empregadores. A comunicação bidirecional é eficaz tanto para funcionários quanto para empregadores.

Às vezes você tem que trabalhar com alguém que você não gosta ou simplesmente não suporta. Mas para o bem do seu trabalho, é importante manter um bom relacionamento comercial com eles. Nesse caso, tente conhecer melhor a pessoa. Ele provavelmente sabe muito bem que você não gosta dele, então dê o primeiro passo: inicie uma conversa confidencial ou convide-o para jantar juntos. Durante a conversa, concentre-se em procurar coisas que possam ter em comum: pergunte sobre família, interesses, sucessos passados.

A cultura corporativa é essencial para uma comunicação empresarial bem-sucedida. Contribui para a manutenção da etiqueta empresarial no trabalho, além disso, estudos nessa área mostram uma relação direta entre a cultura corporativa e o faturamento das empresas.

Especialistas nomeiam seis princípios psicológicos básicos da comunicação empresarial:

• Reciprocidade. Reciprocidade nos negócios significa expectativas mútuas na troca de valor. Se uma pessoa dá algo, espera-se que o destinatário dê algo em troca. A reciprocidade cria confiança entre os parceiros e seu relacionamento se desenvolve para melhor.
• Persuasão. Conhecer o produto, as tendências, os resultados da pesquisa de negociação o tornará muito mais persuasivo. É importante mostrar sua consciência para ganhar a confiança do parceiro.
• obrigatório. Sempre cumpra suas obrigações, não apenas escritas, mas também verbais. Lembre-se que mesmo um aperto de mão é um sinal de concordância. Se você achar difícil lembrar o que disse em um momento ou outro, anote. Você dará a impressão de uma pessoa vinculante.
• Subsequência. Sempre seja consistente em suas ações e ações e nunca mude seus princípios de negócios.
• Buscando o consenso. O consenso implica que todos tomem e apoiem a decisão e entendam as razões para tomá-la. O consenso é possível entre os parceiros se eles tiverem valores e objetivos comuns, e houver acordo entre eles em questões específicas e uma direção comum.
• Afeição pessoal. É mais provável que interajamos com aquelas pessoas que deixam claro que gostam de nós e em cuja presença nos sentimos importantes. A atratividade física desempenha um papel nisso, mas a semelhança também é muito eficaz. Apelamos para aquelas pessoas que são semelhantes a nós em roupas, idade, status socioeconômico.

A comunicação é ética quando é direta, honesta e recíproca.Se a comunicação visa esconder a verdade ou prejudicar outra pessoa, ela não pode ser ética.

Embora ética não seja o mesmo que moralidade, há uma forte relação entre os dois conceitos: moralidade são ideias sobre o que é certo e errado, e ética são princípios comportamentais que são influenciados por crenças morais. Portanto, a ética da comunicação é altamente dependente de princípios morais:

• Honestidade. Em geral, a comunicação ética é uma comunicação honesta. Embora haja momentos em que seria mais ético mentir, por exemplo, para um suposto assassino, sobre o paradeiro de uma vítima em potencial, esses casos são a exceção e não a regra. Além disso, a honestidade é mais do que apenas a verdade; significa estar aberto, oferecendo voluntariamente qualquer informação que você tenha, mesmo que isso comprometa seus próprios interesses de curto prazo. A confiança nas pessoas está intimamente relacionada com a honestidade. Criar um ambiente de confiança é o caminho para a comunicação ética em um ambiente de negócios.
• abertura. A abertura é um dos pontos-chave da comunicação ética. Na comunicação, isso significa estar aberto a diferentes ideias e opiniões, além de estar disposto a expressar suas próprias opiniões, mesmo que você não espere que elas sejam aceitas.

• Lealdade. No contexto da comunicação empresarial, fidelizar significa alocar o tempo e os recursos necessários para uma discussão abrangente dos assuntos. Só assim todos terão a chance de serem ouvidos.
• Construção de consenso. A comunicação ética é orientada para objetivos e não para status. Um estilo de comunicação em que diferentes grupos se unem em campos opostos e são guiados principalmente por seus próprios interesses não contribui em nada para a organização como um todo. Ética para uma organização é um estilo de comunicação em que as pessoas buscam consenso, não oposição, e estão focadas em fazer o que podem pela empresa. Assim, como ajudar uma organização é um imperativo moral, chegar a um consenso é um estilo ético de comunicação.

Acredita-se que existam seis tipos principais de interlocutores. Para se preparar melhor para conversas importantes, é importante saber de que tipo você é:

• reflexivo. Você é um interlocutor reflexivo se, no processo de comunicação, sentir o humor de um parceiro. Seu discurso é suave, calmo, você é sensível, entende o interlocutor e gosta de construir relacionamentos com outras pessoas.
• Juiz. Você é um interlocutor do tipo juiz se analisar tópicos e questões, descobrir os pontos principais e explicá-los efetivamente aos outros. Você lidera a conversa e a conduz de forma direta e persuasiva.
• Nobre. Você é o tipo de interlocutor "nobre" se gosta de comunicação aberta e é fácil para outras pessoas se comunicarem com você. Você também está focado, e sempre vai direto ao objetivo.
• deputado. O interlocutor do tipo deputado é diplomático e usa a comunicação para acabar com os conflitos. Ele também é de fala mansa, charmoso e faz as pessoas se sentirem confortáveis.
• Sócrates. O interlocutor tipo Sócrates é bom para resolver problemas e persuadir os outros, gosta de longos debates.Ele é detalhista e bem informado, e suas opiniões são valorizadas pelos outros.
• Oficial. Esse tipo de interlocutor usa a comunicação para realizar seus sonhos e ter sucesso no trabalho e em casa. Este é um pensador astuto e estratégico.

Especialistas dizem que existem quatro estilos principais de comunicação: analítico, intuitivo, funcional e pessoal. Nenhum estilo de comunicação é inerentemente melhor que outro. Mas escolher o estilo de comunicação errado para um público específico pode causar problemas:

• Estilo analítico. A comunicação analítica envolve lidar com dados concretos e números reais. As pessoas que se comunicam nesse estilo evitam demonstrar sentimentos e emoções ao falar. Uma grande vantagem do estilo de comunicação analítica é que você pode analisar os problemas de forma lógica e desapaixonada. Isso significa que as pessoas veem que você está bem informado e tem grande experiência analítica. Uma desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação analítico é que você pode ser visto como frio ou insensível.
• Estilo intuitivo. Ao se comunicar em um estilo intuitivo, você prefere absorver toda a imagem e evitar detalhes por medo de ficar atolado neles. Isso permite que você vá direto ao cerne do problema, em vez de passar por ele em etapas. A vantagem desse estilo é que você se comunica com rapidez e precisão, aprofundando-se facilmente em questões grandes e complexas. No entanto, em uma situação que realmente exige detalhes, você pode não ter paciência.

• estilo funcional. Este estilo implica metódica, a presença de planos detalhados, prazos precisos. As pessoas que se comunicam nesse estilo são bons artistas que nunca perdem nada.Uma potencial desvantagem de um estilo de comunicação funcional é que você pode perder a atenção do seu público, especialmente quando está falando com interlocutores intuitivos.
• Estilo pessoal. Ao se comunicar em um estilo pessoal, você sente uma conexão emocional com seu parceiro, e isso permite que você saiba o que ele realmente pensa. Você é um bom ouvinte e um bom diplomata, sabe amenizar os conflitos, mantém boas relações com muitas pessoas. Esse estilo permite que você construa relacionamentos pessoais profundos. As pessoas geralmente recorrem a você porque você é capaz de reunir diferentes grupos. A desvantagem desse estilo de comunicação é que às vezes você pode irritar interlocutores do tipo analítico que gostam de números concretos e discussões lógicas.

Para as habilidades de comunicação empresarial mais importantes, veja o vídeo a seguir.