Etiqueta empresarial: regras básicas de conduta

É importante que todas as pessoas conheçam os princípios básicos de etiqueta ao lidar com as pessoas. Isso é necessário para criar um ambiente favorável na sociedade e relações amistosas. A etiqueta empresarial é de particular importância. Implica um procedimento estabelecido para comunicação e comportamento no campo dos negócios e das relações comerciais. O conhecimento nessa área o ajudará a se estabelecer bem no trabalho aos olhos de superiores e colegas, além de obter uma posição um degrau acima.

Muitas vezes acontece que os funcionários da empresa não têm ideia das regras de comunicação entre si em uma equipe, e isso acarreta a incapacidade de encontrar contato com superiores e colegas. Nesse caso, o funcionário se sente em um beco sem saída quando se torna necessário pedir um aumento de salário, apresentar-se competentemente a novos funcionários ou ao diretor.

Do exposto, pode-se concluir que o conhecimento das regras de comunicação correta para os negócios é a chave para o sucesso dos negócios e o principal indicador das habilidades profissionais de um funcionário.

Então, para se aprofundar nesse tema e adquirir novos conhecimentos e regras, você precisa conhecer as características dessa área.

A etiqueta empresarial se enquadra nas seguintes categorias:

• Comportamento não verbal - gestos, modos (apertos de mão, modo de sentar, posicionamento entre colegas).
• Questões de protocolo: a primeira reunião, apresentação a colegas ou superiores, a localização de uma pessoa em um hotel.
• Comportamento do chefe e do empregado.
• Regras de recepção para proprietários e visitantes de restaurantes, cafés, etc. (arrumação da mesa, gorjetas, localização dos convidados à mesa).
• Código de roupa. Significa as regras para escolher uma fantasia e projetar a aparência de acordo com os critérios principais.

• Regras para o consumo de bebidas alcoólicas.
• Características de comportamento em diferentes países (China, Japão, Alemanha, Índia e muitos outros países exigem comportamentos diferentes que correspondem às tradições nacionais).
• Conversas telefônicas.
• Regras de conversação online.
• Regras verbais de comunicação - uma maneira de construir frases, o uso de certas palavras, regulação da entonação, etc.

O conceito de etiqueta empresarial inclui todas as normas e grupos de comportamento no escritório.

Pode parecer que as regras de comunicação existentes que devem ser observadas na sociedade também sejam adequadas para o setor empresarial. Para decidir sobre esta questão e dissipar dúvidas sobre a necessidade de conhecimento no campo da etiqueta do trabalho, consideraremos primeiro suas funções.

A etiqueta empresarial é um dos principais aspectos da atividade profissional. Muitas vezes, grande parte da probabilidade de uma transação está na capacidade de causar a impressão certa em uma pessoa.

Percebendo a grande importância do comportamento correto nos negócios, os japoneses gastam bilhões de dólares por ano.Isso não quer dizer que esse investimento não tenha sentido: o sucesso da firma e das transações depende da habilidade do funcionário em interagir na área de negócios e investir esforços na empresa comum.

Infelizmente, muitos empresários domésticos na Rússia não estão tão familiarizados com a etiqueta profissional. Isso não se deve à falta de vontade do indivíduo em aprender coisas novas, mas ao desconhecimento da magnitude da importância das regras de conduta. Vale ressaltar que muitas vezes ocorrem reuniões de empresários nacionais e estrangeiros. Para elaborar transações com sucesso em tais circunstâncias, é necessário conhecer os meandros da interação com cidadãos estrangeiros.

A etiqueta moderna é quase a mesma em muitos países, embora sua cultura seja diferente. Ao formar essas regras, todos os componentes da cultura nacional são levados em consideração.

Aqui estão algumas regras que servirão de base para construir relacionamentos com colegas e superiores no trabalho:

• Regra de ouro da ética: "Faça aos outros o que gostaria que fizessem a você". Na verdade, esta é a principal regra de comunicação em todas as áreas da vida. Uma pessoa subconscientemente percebe seu humor por sinais verbais e não verbais. Portanto, ele sente atitudes positivas e negativas direcionadas a ele. Se você cumprimentar uma pessoa com um sorriso caloroso, certamente ela responderá da mesma maneira. A mesma regra funciona com um gesto casual ou uma saudação fria.
• Suas roupas não devem chamar muita atenção.. Todo mundo quer ser bonito, mas em algumas situações, uma abundância de acessórios, um decote revelador ou um terno excessivamente brilhante podem funcionar contra você.O interlocutor não poderá se concentrar na essência da conversa ou simplesmente levá-lo a sério. O estilo discreto é mais adequado para um ambiente de negócios.

• A pontualidade é a principal regra do trabalho bem-sucedido. Não se atrase e não adie o trabalho por muito tempo. A capacidade de fazer tudo no prazo demonstra uma atitude séria em relação ao trabalho e conquista o respeito dos colegas e superiores. Um funcionário pontual tem mais chances de ser promovido e manter uma boa reputação com os superiores.
• Sempre observe seu discurso. Você deve se expressar de forma clara e competente. A capacidade de falar lindamente tem sido valorizada em alto nível desde os tempos antigos. As notas e memorandos que você escreve devem ser informados e organizados.

• A subordinação é essencial. Você não pode misturar relacionamentos pessoais e oficiais, caso contrário, isso levará a consequências desastrosas tanto para o primeiro quanto para o segundo relacionamento.
• Esta regra está relacionada com a anterior: não fale muito sobre você. Você deve sempre ser capaz de manter uma distância com uma pessoa. Caso contrário, haverá insubordinação com colegas ou superiores, ou mesmo uma abundância de rumores que surgiram de suas próprias histórias.

Cada carta que você escreve deve estar em um estilo de negócios. Palavras parasitas, metáforas, digressões líricas, uma longa apresentação de coisas “não em essência” são completamente inaceitáveis. Além disso, as frases devem ser formatadas corretamente em termos de gramática, ortografia e pontuação. Ao criar um documento, use apenas papel adequado, papel timbrado, insira um endereço válido. O design adequado da carta demonstrará seu respeito pelo destinatário.

A regra mais importante é mostrar respeito pelo interlocutor. É necessário limitar todos os tópicos que podem tirar a conversa de uma rotina positiva. A discussão de estranhos, concentrando-se em sua aparência, estado civil, rumores ou doenças é completamente inaceitável. Nesse caso, você pode ser suspeito de calúnia, o que fará com que o interlocutor tenha sentimentos negativos em relação a você.

Fale com calma, tente evitar gestos expressivos e temas que possam transformar sua conversa em uma discussão ativa. Se você sentir que um assunto controverso está prestes a surgir, tente mudar o assunto da conversa de forma educada e discreta. Se você quiser se opor ao interlocutor, faça isso em um tom calmo e uniforme.

Há um tipo de pessoa que, devido ao seu temperamento, anula imediatamente todos os argumentos do oponente e se apressa em convencê-lo do contrário, sem sequer permitir que o interlocutor se pronuncie na íntegra. Este é um erro grosseiro. Não tente colocar seu ponto de vista na cabeça do seu oponente, apenas diga-o calma e completamente, e então há uma grande probabilidade de que ele irá apoiá-lo. Mas você não deve agir ao contrário: concordar precipitadamente com tudo o que uma pessoa diz, pois isso é tão irritante quanto desacordo constante.

Saiba pausar na comunicação, concentre toda a sua atenção no interlocutor.Ouça com atenção o que ele diz, você pode responder com interjeições suaves ou um aceno de cabeça. Nesse caso, o palestrante terá o prazer de se comunicar com você, o contato já estará estabelecido.

Sua voz não deve ser muito alta ou baixa, é inaceitável levantá-la ao interlocutor, falar em tom ameaçador ou zombeteiro. É aconselhável não atrasar o interlocutor por mais de 10 minutos, caso contrário a conversa pode aborrecer a pessoa. Mude os interlocutores, expanda o círculo de contatos - neste caso, a medida temporária correta da conversa será observada.

Se a conversa se arrastou, os tópicos da conversa terminaram e você prevê uma pausa constrangedora, uma boa maneira de encerrar a conversa é derramar água, fazer um telefonema urgente, etc.

Falar ao telefone é de grande importância na condução de conversas de negócios, pois esta ferramenta permite dar ordens, pedir algo e conduzir uma conversa de negócios. As conversas telefônicas são especialmente úteis nos casos em que o interlocutor está longe. Uma conversa telefônica determina o quanto uma pessoa vai querer lidar com você em tempo real, portanto, essa parte da etiqueta deve ser levada a sério.

Uma característica da condução de conversas telefônicas é a capacidade obrigatória de expor de forma breve e clara a ideia principal e obter uma resposta. Ao mesmo tempo, quanto menos tempo você tirar do assinante, melhor. Por exemplo, um funcionário de uma empresa japonesa é obrigado a resolver todos os problemas que surgiram por telefone em três minutos, caso contrário, ele simplesmente ficará sem trabalho.

A base das conversas telefônicas bem-sucedidas é o tato, a boa vontade (isso se aplica não apenas às palavras e expressões, mas também ao seu tom), o desejo de ajudar prontamente o interlocutor em seu problema. É importante estabelecer confiança mútua, que se baseia principalmente em sua atitude positiva.

O verdadeiro humor do orador é sempre perceptível, não importa o quanto ele tente escondê-lo.

Não há necessidade de falar devagar e em voz baixa. A expressão moderada neste caso desempenha um grande papel. A capacidade de interessar o interlocutor e fixar sua atenção no objeto da conversa depende disso. Você precisa falar de forma convincente e com total confiança em seu conhecimento e competência.

Não negligencie o significado da entonação: psicólogos dizem que uma pessoa percebe quase metade das informações com a ajuda da entonação do interlocutor. Fale com calma e uniformidade, não tente interromper o interlocutor.

Se o interlocutor estiver de mau humor e tentar se vingar fazendo acusações infundadas e iniciando uma discussão, não responda da mesma forma. Concorde parcialmente com a opinião dele e tente entender seus motivos. Tente evitar expressões profissionais estreitas que possam levar o interlocutor a um beco sem saída: diga tudo da forma mais clara e clara possível, mas em tom profissional.

Falar ao telefone pode ser complicado pelo fato de que ouvir os nomes das cidades, nomes e termos complexos pode ser difícil.Fale palavras longas lentamente e em sílabas, se o assinante anotar o endereço durante a conversa, você poderá soletrar - isso obviamente não prejudicará ninguém.

Aqui está uma pequena lista de frases que você pode precisar ao se comunicar ao telefone.

Solicitações de:

• “Com licença, você poderia nos ligar um pouco mais tarde? »
• "Por favor, repita novamente, se você não se importa."

Desculpas:

• "Peço desculpas pela ligação tardia."
• “Desculpe pela longa conversa forçada.”

Gratidão:

• "Obrigado por seu conselho, certamente levaremos em consideração suas sugestões."
• "Obrigado por nos dar sua atenção."

Desejos:

• "Tudo de bom".
• "Tenham uma boa noite".

Respostas a quaisquer solicitações:

• "Claro que vamos ajudá-lo."
• "Sim por favor".

Respostas de desculpas:

• "Não se desculpe, está tudo bem."
• "Não se preocupe".

Obrigado respostas:

• "Foi um prazer atendê-lo."
• "Bem, esse é o meu trabalho."

Erros que podem ser cometidos ao falar ao telefone:

• Se você duvida que o assinante que você precisa está em contato, é melhor especificar: “Desculpe, este é o número 536-27-679? Não há necessidade de perguntar: “Eu cheguei lá? " "Quem é Você? » Se você ligou para um assinante e há uma necessidade urgente de se distrair da chamada, diga a ele que ligará de volta em alguns minutos. Não deixe a pessoa na linha esperando.
• Tente discar um número verificado com precisão. Não faça perguntas como: "O que você vai fazer na sexta à noite? » Esta não é uma construção muito correta da pergunta, que forçará o assinante a expor seus assuntos pessoais ou admitir que não está ocupado com nada. É melhor esclarecer se não será difícil para ele se encontrar neste momento específico.

• Ligue na hora certa. A noite ou a hora do almoço definitivamente complicarão o interlocutor. Antes de iniciar conversas telefônicas, faça um breve plano de conversa para que a conversa não saia do rumo. Não conduza diálogos paralelos.
• Evite longos monólogos e não se esqueça de ouvir o interlocutor. Perguntas como “Com quem estou falando? " "O que você gostaria? soar extremamente rude e transformar uma conversa de negócios em um interrogatório clássico.

As características da negociação com estrangeiros não estão apenas na diferença de costumes, mas também nas características do caráter nacional. Por exemplo, americanos e italianos são livres para falar em tons elevados, enquanto os britânicos tentam manter uma conversa calma. Os interlocutores hispânicos tendem a estar próximos uns dos outros durante a troca de informações, enquanto para outras nacionalidades é importante manter distância.

A saudação em cada país é diferente. Em alguns países, apertar a mão de mulheres é inapropriado, então seria lógico esperar até que a própria mulher estendesse a mão para você. O aperto de mão não deve ser muito forte. Na América Latina, eles costumam cumprimentar com abraços, nos países asiáticos costumam se curvar. Na França e nos países mediterrâneos, não é incomum cumprimentar com um beijo na bochecha.

Na maioria das vezes, a principal tarefa na troca de informações é a interpretação correta das frases pelo tradutor. É necessário evitar o uso de frases ambíguas, falar devagar e de forma legível. Não cite poemas, unidades fraseológicas e expressões semelhantes - eles serão difíceis de traduzir, pois a tradução de tais expressões leva muito tempo.

Se você tem a sensação de que a situação não foi muito amigável, mas sim devido a um mal-entendido associado à tradução, não deixe as coisas seguirem seu curso. O intérprete pode pedir a você e ao interlocutor que expressem mais uma vez seu ponto de vista para decidir sobre todas as questões que surgiram e suavizar possíveis constrangimentos.

Você não pode negligenciar sua aparência, porque é a primeira impressão que forma a atitude em relação a uma pessoa:

• O terno é o principal elemento de uma pessoa de negócios. Uma pessoa que parece arrumada e bem cuidada inspira confiança, uma pessoa tem a impressão de que em assuntos profissionais uma pessoa não é menos precisa e atenta.
• Não combine um terno de negócios com sapatos esportivos ou uma bolsa. Esta opção estraga todo o estilo oficial de negócios. Mas se houver necessidade de usar uma bolsa esportiva, escolha uma bolsa que combine com a cor do terno.

• Uma gravata é um atributo obrigatório de um estilo formal de negócios. Não negligencie este elemento de vestuário. Algumas jaquetas são usadas com mais frequência sem gravata, mas essa opção não pertence ao estilo oficial de negócios.
• Opte por cores de terno clássico e uma gravata discreta sem um padrão brilhante. As meias também devem ser de cor escura. Esta é a imagem ideal para uma pessoa de negócios.
• Uma gravata amarrada deve ser de comprimento médio: chegar ao final da fivela do cinto.
• Você não deve combinar dois elementos contendo um padrão em sua imagem. As decorações devem ser reduzidas ao mínimo.
• A aparência das mulheres não deve atrair muita atenção. Um decote revelador ou fantasias cativantes são inaceitáveis, a maquiagem deve ser de tons calmos. O cabelo deve ser cuidadosamente removido e os acessórios devem ser usados ​​em quantidades limitadas.

A capacidade de se comportar com dignidade, de se expressar com clareza, de evitar situações de conflito discretamente e de parecer atraente é necessária para uma pessoa bem-sucedida. Esperamos que as regras acima ajudem você a se juntar à equipe com sucesso e fazer muitos negócios bem-sucedidos.

Na entrevista, você precisa ouvir atentamente as perguntas do líder. Aprofundar a tecnologia da comunicação na equipe, seu conteúdo. Descubra se é comum os subordinados darem presentes uns aos outros e aos superiores. Todas essas recomendações ajudarão você a se encaixar na equipe e entender as regras do protocolo da empresa.

Na Inglaterra, Itália e EUA, os requisitos de etiqueta empresarial são completamente diferentes dos da Rússia. Empresas árabes, por exemplo, nunca aceitam presentes. Mas a essência da etiqueta empresarial e sua definição permanecem sempre as mesmas. Os requisitos são os mesmos para todos.

Para mais informações sobre etiqueta empresarial, veja o vídeo a seguir.