etiqueta de correspondência comercial

A correspondência do escritório é um gênero muito especial que você deve dominar se quiser subir a escada corporativa. Boas habilidades de redação comercial o servirão fielmente: elas o ajudarão a se comunicar com subordinados, superiores e parceiros, enfatizando sua educação e perspectiva. O estilo de comunicação deve ser contido, proposital, sem se desviar de um determinado tópico.

Qualquer comunicação, tanto pessoal quanto escrita, é interação com pessoas para trocar informações, impressionar e negociar. Nada de humano nos é estranho, às vezes damos vazão às emoções, mas na esfera empresarial não deve haver lugar para a manifestação violenta de nossos sentimentos, traços de caráter e temperamento.

Uma característica importante da comunicação empresarial é que ela não pode ser interrompida no meio da frase. Para cada carta que você recebe, você precisa escrever uma resposta, mesmo que não tenha vontade.Se você receber uma ligação e não tiver tempo para atender o telefone, certifique-se de ligar de volta. Claro, a comunicação com algumas pessoas é desagradável. É por isso que a lista de qualidades obrigatórias de um gerente inclui resistência ao estresse.

Uma reunião de negócios, uma conversa telefônica ou uma correspondência comercial por e-mail certamente terão algum propósito. Como resultado, as partes devem chegar a conclusões, discutir o projeto, concordar com uma parceria estratégica e assim por diante.

No discurso escrito, talvez haja ainda mais restrições e convenções do que no discurso oral. Comunicando-se diretamente com o interlocutor, em um encontro pessoal, podemos dar ênfase entoacional a este ou àquele fato, esclarecer algo se o interlocutor não nos entendeu. Se for cometido um erro de fala, podemos corrigi-lo imediatamente. Mas em uma carta comercial, devemos ser extremamente claros e precisos para que as palavras não impliquem uma dupla interpretação.

Costumavam dizer: “O papel aguenta tudo”, dando a entender que até fatos não confiáveis ​​podem ser escritos. Somos de opinião que a correspondência comercial deve ser o mais honesta possível. By the way, agora as cartas de papel são enviadas cada vez menos. Basicamente, eles transportam contratos e outros documentos. Nesse caso, os papéis timbrados são usados ​​como evidência do alto status da organização.

Atualmente, na maioria dos casos, a correspondência comercial ocorre no espaço virtual e possui características próprias. Quando o diálogo está apenas começando, é costume escrever uma saudação de acordo com a etiqueta, por exemplo: “Olá, querido Oleg Sergeevich! ". E no endereço subsequente durante o dia útil, a saudação pode ser omitida.

A comunicação escrita, inclusive por e-mail, exige adesão às normas linguísticas e alfabetização impecável. Afinal, a correspondência revelará suas lacunas para um interlocutor educado. Portanto, aconselhamos que você verifique o que está escrito com a ajuda de serviços especiais, se você não estiver completamente seguro de seu próprio conhecimento.

Listamos as regras gerais que exigem a ética da comunicação eletrônica. Eles são bastante simples, mas muitos, infelizmente, os negligenciam:

• o início de cada frase é capitalizado;
• um ponto é colocado no final da frase para que o significado do que é lido fique claro;
• para resolver o problema e sugerir soluções, é útil usar uma lista com marcadores ou numerada;
• para maior clareza, é bom usar tabelas, gráficos, tabelas;
• não tente especificamente parecer um interlocutor inteligente e educado, não complique pensamentos simples com excessivas voltas de particípio e particípio;
• quanto mais simples você expressar seus pensamentos, melhor;
• embora no dia-a-dia a cultura da fala exija evitar o jargão, em um ambiente de negócios, o jargão profissional e os empréstimos do inglês são agora considerados uma boa forma (mas não exagere!).

Existem os seguintes tipos de mensagens:

• ofertas promocionais;
• Ação de graças;
• acompanhante;
• garantia;
• lembretes;
• avisos;
• propostas de cooperação.

Além das regras gerais, é importante conhecer alguns detalhes da redação empresarial.Daremos as regras que serão apropriadas na grande maioria dos casos.

O início de um email é chamado de cabeçalho. Tem o logotipo da organização. É útil ter sempre à mão (ou seja, na área de trabalho do seu computador) um modelo no qual este logotipo seja inserido.

Ao contrário da comunicação offline, as regras modernas não obrigam você a cumprimentar o destinatário, e você pode declarar imediatamente a essência do assunto chamando-o pelo nome e patronímico. No entanto, muitos continuam a escrever no início da mensagem: “Bom dia! ", "Olá! ", "Boa noite! ' ou 'Saudações'. E nisso também não há desvio da norma.

Os requisitos para o corpo da carta sugerem que é nele que reside o sentido da correspondência. A divisão do texto em parágrafos é considerada boa forma, sinal de atitude atenta ao interlocutor. Em cada parágrafo, um ou outro aspecto do tópico é nomeado e divulgado. Além de identificar o problema, costuma-se sugerir formas de resolvê-lo. Por assim dizer, para revelar uma ideia de negócio em miniatura.

Na parte final da mensagem, você pode expressar sentimentos formais e mais pessoais. A frase “Respeitosamente…”, “Com os melhores cumprimentos…” (“com os melhores cumprimentos” em inglês) ou um desejo mais emocional “Tenha um bom dia! ".

Em uma assinatura pessoal, é obrigatório indicar o sobrenome e o primeiro nome (e em alguns círculos, também o patronímico). Também deve haver números de telefone para os quais você possa ligar: celular e cidade do escritório. Recentemente, uma assinatura eletrônica com o logotipo da empresa entrou na moda.

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A maioria dos funcionários de escritório tem um arquivo muito extenso de cartas em sua caixa de e-mail. Para que o interlocutor não se confunda em uma correspondência longa, é recomendável enviar uma carta na forma de resposta. Quando você clica na caixa apropriada no início do assunto da carta, a abreviação em inglês “Re…” aparece. Isso é muito conveniente, porque o destinatário se lembrará imediatamente do andamento da correspondência.

Você pode salvar todo o histórico de comunicação virtual com esse interlocutor ou deixar apenas as últimas ou mais significativas citações. A etiqueta empresarial moderna exige que você responda rapidamente aos e-mails. Afinal, passamos uma parte significativa do nosso dia em um computador de trabalho. Além disso, o correio pode ser verificado a partir de dispositivos móveis.

Se a mensagem for de particular importância e urgência, é permitido escrever sms ou fazer um telefonema para lembrar da carta.

Entre as figuras criativas, o uso de selos não é aceito e, além disso, é ridicularizado e condenado. Mas na correspondência comercial, os selos ajudam a refletir situações padrão.

É útil ter um cofrinho virtual de expressões e frases definidas. De fato, a comunicação estruturada, o trabalho de escritório e a solução de questões formais são construídos sobre esses clichês. Por exemplo, a simpatia é expressa pelo volume de negócios "Infelizmente, temos que informá-lo ...".Um sentimento de apreço se reflete nesta fórmula de dever: "Obrigado por sua inestimável contribuição ...". E, por fim, alegria: "Temos o orgulho de informar que...". Mas a frase final: “Esperamos uma cooperação mais frutífera” expressa a esperança de novos contatos comerciais.

Então, falamos sobre a etiqueta da correspondência comercial. Essas regras são necessárias para tornar a comunicação o mais confortável e proveitosa possível. Use-os e você verá que seu trabalho no serviço foi tranquilo!

Para mais informações sobre as regras de correspondência comercial, incluindo e-mail, veja o vídeo a seguir.