Fases da comunicação empresarial

A comunicação é o processo de interação entre as pessoas, que inclui a troca, avaliação e compreensão de informações. Quando se trata de comunicação empresarial, certas normas e regras são usadas para ajudar a tornar a interação dos parceiros mais confortável. Levar em conta a sequência correta, que consiste em observar as etapas necessárias da comunicação empresarial, garante o alcance do resultado desejado, o que é preferível para ambos os parceiros.

A comunicação empresarial é um processo de várias etapas que envolve a criação e o aprimoramento das relações entre as pessoas relacionadas a necessidades específicas. Esse processo envolve a transferência de informações importantes, o desenvolvimento do conceito de interação, percepção e compreensão do interlocutor.

A comunicação empresarial possui vários recursos, cujo conhecimento ajudará a entender a essência desse tipo de interação:

• Valor de reputação. Nos negócios, o rosto de uma empresa é sua reputação, que é a base sobre a qual o sucesso futuro da empresa é construído.Por isso, a comunicação empresarial visa mantê-la e protegê-la.
• Clareza e precisão. A definição clara e precisa de metas garante um desenvolvimento profissional eficaz que promove a rápida auto-organização e a formação de responsabilidades.
• Atividade conjunta, benéfica para ambas as partes. Na interação empresarial, não se pode cuidar do bem-estar de apenas um lado. A união dos parceiros e a posição mutuamente benéfica garantem sucesso e excelentes resultados para ambas as partes.

O resultado da comunicação empresarial depende de quão cuidadosamente o próprio processo é organizado. Na estrutura da comunicação empresarial, certos estágios podem ser distinguidos. O conhecimento dos principais pontos dessa comunicação e das normas de comportamento correspondentes a cada etapa ajudará a atingir o objetivo almejado.

Esta etapa envolve a organização direta da reunião. Na primeira fase, é necessário elaborar um plano com questões específicas e várias opções para a resolução do problema. É preciso analisar os pontos de vista do parceiro negociador e escolher a estratégia de relacionamento mais benéfica; recomenda-se fazer uma previsão do resultado da conversa. Momentos organizacionais completam a etapa preparatória: a designação do local e horário da reunião.

O retrato psicológico do interlocutor, que se desenvolve aos seus olhos, depende de certas circunstâncias, da duração do conhecimento, das informações sobre a pessoa recebidas de outros funcionários. Distinguem-se atos de comportamento verbais e não verbais, que permitem traçar um retrato psicológico do interlocutor:

• modo de falar (conteúdo, consistência, duração, expressividade e características da fala);
• gestos e expressões faciais;
• ações específicas (movimentos e posturas de uma pessoa, distância entre interlocutores, toques);
• movimentos corporais (tocar, acariciar, acariciar).

Uma função importante na criação de um retrato psicológico é desempenhada pelo estudo da aparência do interlocutor. São preferências de vestuário, limpeza, limpeza e impecabilidade da aparência, adesão às tendências da moda ou negligência delas, cópia de roupas usadas por outras pessoas.

Determinando o retrato psicológico de um funcionário, é necessário focar em sua personalidade:

• caráter (interesses, princípios, planos, preferências);
• comportamento (competência, habilidades para a vida, experiência profissional);
• o lado espiritual da personalidade (características únicas dos processos e propriedades das esferas intelectual, cognitiva e emocional);
• aspectos sociais e psicológicos (status, papel social, estilo de vida e especificidades do trabalho);
• propriedades biopsíquicas (temperamento, sexo e idade do interlocutor, estado de saúde);
• formação de contato.

Para estabelecer a comunicação empresarial, é necessário criar um ambiente propício para uma conversa séria, que envolva demonstrar ao parceiro sua boa vontade e interesse. Isso será facilitado por um sorriso suave, uma saudação educada e uma pausa que oferece ao interlocutor a oportunidade de participar da conversa e participar diretamente dela.

Uma conversa padrão começa com a implementação das seguintes ações: divulgação de metas, atuação dos parceiros tanto de um lado quanto do outro, verbalizando o tema, apresentando a pessoa que conduz a conversa, anunciando o procedimento para pesquisar o assunto.

Esta etapa é obrigatória para determinar um plano de negociação adequado e aumentar o interesse na interação por parte do parceiro. Esse procedimento pode ser facilitado por uma brincadeira que seja adequada ao local e ao momento.

Você também deve decidir sobre os papéis que as partes desempenharão no curso da comunicação empresarial. A aceleração do processo é facilitada pela imitação de um parceiro, um reflexo espelhado de sua postura, plasticidade, tom de voz, gestos. Após algum tempo (5-10 minutos), é possível proceder ao anúncio das condições. Isso requer posições iguais. Você pode passar para outra posição, que se manifesta pela comunicação não verbal.

Durante esta fase, a ênfase deve ser colocada nas semelhanças e não nas diferenças. Graças a isso, as negociações ajudarão a obter o resultado desejado. Em caso de desacordos insolúveis, é recomendável passar para uma posição neutra, que não envolve a definição de uma avaliação própria.

Lembre-se de que são necessários argumentos fortes. Neste caso, algumas regras devem ser observadas:

• A apresentação dos pensamentos deve ser feita com frases simples, compreensíveis, precisas e convincentes.
• Será apropriado adaptar os argumentos à personalidade do parceiro.
• É desejável apresentar suas evidências de forma clara e concisa.
• Ao falar sobre um problema, você precisa ser firme: você não pode ceder se estiver confiante em sua opinião.
• Deve haver sempre uma prova de peso que sustente a tese em reserva (caso o interlocutor comece a duvidar da decisão).
• Recomenda-se usar fatos confiáveis ​​que ajudem o interlocutor a tomar uma decisão sem demora.
• Não desista até que o parceiro finalmente confirme sua recusa.
• Você deve usar os argumentos mais convincentes em favor de sua posição, tentando expressar pensamentos de tal forma que eles estejam totalmente interessados ​​no interlocutor.

Ao interagir, é sempre difícil evitar várias discussões. A principal tarefa que precisa ser tratada em tal situação é provar ao parceiro que você está certo (eliminando dúvidas, determinando os motivos da resistência, reação defensiva, pensando em táticas). Ao mesmo tempo, julgamentos categóricos devem ser evitados, caso contrário, tudo se transformará no efeito oposto.

Se você alcançar a compreensão, a interação adicional não causará sérias dificuldades. Depois disso, você precisará encontrar um benefício comum. Dê ao seu parceiro a oportunidade de tomar a iniciativa.

É necessário controlar sua participação no alcance do objetivo desejado.Se sua própria decisão for muito mais forte do que a do interlocutor, considere cuidadosamente a proposta dele e explique por que a ideia precisa ser finalizada, com base em que é mais lucrativo adotar uma posição diferente.

Os critérios formulados devem ser traduzidos para a versão final. Depois disso, você precisa iniciar um acordo. Recomenda-se descrever mais detalhadamente as obrigações assumidas por cada uma das partes. Assim que a decisão for tomada, a gratidão expressa ao interlocutor será apropriada.

A etapa final da comunicação empresarial desempenha um papel muito importante, por isso deve ser dada a mesma atenção que todas as anteriores. O parecer final tem impacto na imagem do interlocutor como um todo e nas parcerias que se mantêm atualmente e planeadas para o futuro. Benevolência, respeito e tato ainda devem ser mostrados.

A comunicação empresarial será beneficiada e garantido bons resultados quando utilizada as seguintes regras e orientações:

• Bebidas (chá, café) são oferecidas a critério do proprietário ou durante negociações prolongadas.
• Não faça telefonemas durante as negociações comerciais. É melhor desligar o telefone para este momento. É necessário respeitar o parceiro e o procedimento geral de interação comercial.
• É proibido sair das instalações durante as negociações. Um caso excepcional é a necessidade de assistência médica.
• Manter registros de trabalho é bem-vindo, pois enfatiza o interesse e a atenção ao parceiro.
• Um sinal de bom gosto é não fazer perguntas relacionadas ao segredo comercial de um parceiro.Isso ajuda a evitar constrangimento e posição incômoda.

Tudo sobre importantes habilidades de comunicação empresarial, veja o vídeo a seguir.