Conversa de negócios: regras, variedades e etapas

Os resultados das relações comerciais muitas vezes dependem de negociações e diálogos pessoais. Os contactos comerciais, estabelecidos por escrito ou por telefone, desenvolvem-se em conversas pessoais. Ao mesmo tempo, os entrevistados usam toda a variedade de meios de comunicação: usam não apenas a fala, mas também gestos, expressões faciais e influência pessoal.

Uma conversa de negócios geralmente é uma conversa entre dois interlocutores, e é por isso que eles devem levar em consideração as especificidades pessoais do oponente, seus motivos, características do discurso e aplicar a etiqueta. A comunicação interpessoal envolve uma variedade de métodos de influenciar o interlocutor.

Uma conversa de negócios que tem um tópico específico e é orientada pessoalmente geralmente é realizada dentro da mesma organização entre funcionários.O objetivo da conversa é o desejo de um participante da comunicação de influenciar outro ou todo um grupo de funcionários com a ajuda de palavras, a fim de impulsionar a atividade, mudanças no ambiente de trabalho ou relacionamentos existentes e melhorar sua qualidade.

Outro objetivo de uma conversa de negócios é a necessidade de a administração formar conclusões e decisões com base nas opiniões e raciocínios dos funcionários.

A vantagem das conversas de negócios sobre outros tipos de comunicação verbal é:

• na velocidade de reação às observações dos interlocutores, o que ajuda a obter o resultado desejado;
• em aumentar a conscientização do administrador levando em consideração, controlando e monitorando os pontos de vista, julgamentos, pensamentos, argumentos e declarações céticas ouvidos durante a entrevista;
• na conveniência de um conjunto razoável e flexível de métodos para estudar o tema em discussão, que é uma consequência da solução do problema e das reivindicações de todas as partes.

Uma conversa de negócios é focada na implementação de certas funções:

• encontrar novos rumos;
• lançamento de projetos promissores;
• intercâmbio de dados;
• regulamentação das atividades iniciadas;
• comunicação mútua de funcionários de uma empresa;
• facilitando contatos comerciais entre instituições, empresas, indústrias.

Os resultados de uma conversa e reuniões de negócios não são apenas determinados pela preparação para isso, mas também determinados pela construção da própria conversa.Erros indiscutíveis podem ser evitados por métodos bem estabelecidos de conduzir entrevistas e observar seus princípios. Deve haver sempre uma atmosfera de boa vontade - declarações duras são inaceitáveis.

O princípio da racionalidade implica a contenção do comportamento, especialmente no caso de um parceiro que demonstra emotividade. A falta de controle sobre as emoções geralmente afeta negativamente a decisão tomada. Tal solução não pode ser chamada de ótima.

O princípio da compreensão é necessário para que os interlocutores encontrem um terreno comum no diálogo e alcancem o efeito desejado.

Durante a conversa, a concentração de atenção dos falantes flutua mesmo na ausência de fatores dissipativos. Considerando e percebendo tais nuances, é necessário neste momento chamar novamente a atenção para si mesmo e retomar o contato interrompido.

O princípio da confiabilidade dita a observância obrigatória da autenticidade de informar o interlocutor - mesmo que ele forneça informações falsas. Isso beneficia o diálogo e atinge os objetivos desejados.

Um princípio psicológico importante é a distinção entre o assunto da conversa com o interlocutor. Uma atitude subjetiva em relação a um oponente pode afetar a objetividade da avaliação dos indicadores. Uma conversa construtiva baseia-se na distinção entre eventos com pontos de vista e opiniões com experiências.

A concretização de tais princípios gerais para a condução de conversas de negócios são as regras para sua implementação, que contribuem para a segurança e eficiência das negociações.

A regra do duplo interesse é que cada um dos entrevistadores tenha um duplo interesse: não apenas a essência e o conteúdo do tópico da conversa, mas também a cooperação com um parceiro.Manter relacionamentos frutíferos não é tarefa menos importante em uma conversa do que a troca de informações.

Os especialistas recomendam direcionar a conversa de forma que não interfira na relação entre funcionários e gestores. Para isso você precisa:

• não se apresse em tirar conclusões sobre os motivos e intenções dos interlocutores, com base em suas próprias suposições;
• ouvir atentamente o adversário e mostrar que ele é entendido;
• exprima seu interesse e seus objetivos em vez de discutir sobre o passado, e os pensamentos devem ser expressos de forma clara e clara;
• discutir ações futuras.

A ênfase no interesse por um parceiro também é considerada uma regra significativa que ajudará a facilitar muito as tarefas de ambos os interlocutores. Frases: “compreensível”, “interessante”, “prazer em saber”, naturalmente inseridas na conversa, criarão um ambiente descontraído e ajudarão a expressar concordância e compreensão mútua. O mesmo problema pode ser resolvido se você se dirigir ao interlocutor, chamando-o pelo nome e patronímico, e também não demonstrando ansiedade e irritabilidade.

O desejo de esclarecer informações adicionais ou auxiliares também ajudará a manter o interesse.

Cada conversa é uma maneira de encontrar um terreno comum. Para que o diálogo seja bem sucedido, não é aconselhável iniciá-lo com contradições. Geralmente eles começam com tópicos sobre os quais as opiniões são as mesmas, por exemplo, sobre o clima. Isso é feito para que, desde o início, não haja uma resposta negativa e nenhum esforço seja gasto para persuadir o interlocutor.Os especialistas recomendam sempre ter algumas frases pré-preparadas, cujas respostas são apenas positivas.

A preparação para uma conversa de negócios começa com a etapa mais importante - o planejamento, que consiste em formular os problemas e objetivos da reunião, bem como criar um plano de negociação e métodos para sua implementação. Os profissionais aconselham:

• pense e pondere o processo proposto da conversa planejada, elabore seu programa;
• coletar todas as informações necessárias sobre um possível interlocutor;
• testar a eficácia de seus argumentos necessários para fundamentar suas crenças e intenções;
• verificar a consistência de suas definições e pensamentos;
• pensar sobre as opções para a reação do interlocutor ou oponente aos argumentos apresentados.

A marcação da hora e local da futura conversa depende da posição e atitude dos participantes. Pode ser realizado em território próprio, estrangeiro ou neutro. Após a realização do treinamento operacional, é necessário verificar e editar os materiais coletados e preparados e dar o plano para a futura entrevista na forma final.

A construção de uma conversa de negócios consiste em 5 etapas:

• o início da conversa;
• fornecimento de informações;
• argumentação;
• derrubando os argumentos do oponente;
• aprovação de propostas.

Cada uma dessas etapas é baseada em conhecimento profissional, clareza, lógica, aos quais se somam as qualidades pessoais dos entrevistadores, que são de grande importância na conversa. Um plano de conversação deve ser construído com base em várias opções possíveis para o seu resultado. Às vezes você tem que repetir alguns argumentos.

Na primeira etapa - no início do diálogo - é importante encontrar o contato com um parceiro, organizar um ambiente atraente, interessar o interlocutor e tomar a iniciativa. É aconselhável usar técnicas especiais que iniciam um diálogo. Esses incluem:

• uma técnica para liberar a tensão, que ajuda a estabelecer contatos próximos com o oponente;
• uma maneira de fisgar o interlocutor, permitindo que você atualize rapidamente os problemas;
• um método de estimulação da fantasia, envolvendo o surgimento de um grande número de perguntas;
• abordagem direta do problema.

O início correto da conversa é o conhecimento, a formulação exata de suas metas e objetivos, a indicação do tema, a comunicação das regras de consideração dos assuntos.

Na fase de prestação de informações, deve-se conhecer as solicitações e opiniões do parceiro, suas motivações, argumentos e desejos, relatar as informações planejadas e analisar a posição do interlocutor.

Na fase de refutar os julgamentos do oponente, suas observações devem ser neutralizadas. Para isso, é necessário expor seus argumentos de forma convincente, sem dúvida, sem permitir a possibilidade de refutar sua opinião. A lógica da negação está na análise de informações duvidosas, encontrando a verdadeira causa, seleção de conceitos e métodos. Neste caso, vários truques e truques são usados.

Na fase de tomada de decisão, os resultados da argumentação aceita e aprovada pelo interlocutor são resumidos, nuances e conclusões negativas são eliminadas, o resultado alcançado é consolidado e confirmado, são propostos tópicos para maior cooperação. Nesta fase, não se deve mostrar incerteza para que o parceiro também não comece a duvidar da decisão tomada.

Os tipos independentes de conversas de negócios são caracterizados pela seguinte classificação:

• ao se candidatar a um emprego;
• na demissão;
• sobre o problema;
• natureza disciplinar.

A primeira variedade é do tipo introdutório, cuja principal tarefa é determinar e avaliar as qualidades comerciais do candidato ao cargo. O gerente precisa fazer ao candidato apenas algumas perguntas básicas contendo informações sobre a pessoa: o nível de educação, experiência de trabalho, habilidades e habilidades existentes, os motivos da procura de emprego, o nível de pedidos de pagamento. Às vezes é necessário esclarecer também qualidades pessoais.

Uma entrevista sobre a saída de um funcionário pode ser de dois tipos: de liquidação voluntária ou forçada. No primeiro caso, o administrador deve descobrir os motivos da demissão - isso se deve à atenção em melhorar a gestão da organização. Normalmente, nesses casos, é possível obter informações úteis que permitem resolver alguns problemas.

O terceiro tipo é uma conversa com um funcionário do qual eles são forçados a se separar. Como regra, é muito difícil para um líder. No processo de tal conversa, deve-se observar a delicadeza, mas ao mesmo tempo declarar corretamente e de forma justa as reivindicações contra ele. Existem regras e conselhos especiais sobre como conduzir essa conversa.

A argumentação pode ser baseada em métodos retóricos e especulativos. Os retóricos são:

• fundamental, consistindo em um apelo direto a um sócio;
• contradição baseada em encontrar discordâncias em argumentos;
• uma técnica para destacar conclusões que levam aos resultados desejados por meio de conclusões intermediárias;
• comparativo;
• método de desmembramento baseado na seleção de peças individuais;
• método bumerangue;

• boicote;
• mudando a ênfase e trazendo à tona seus interesses;
• método de inferência baseado em uma mudança gradual na essência do problema;
• método de votação, concluído em perguntas pré-estabelecidas;
• técnica de assistência explícita.

Métodos especulativos podem ser considerados:

• técnica do exagero;
• anedótico;
• tecnologia de uso da autoridade;
• a técnica de duvidar da identidade do interlocutor;
• um método de isolamento, que consiste em apresentar expressões individuais de forma modificada;
• transformação da direção, a partir da transição para outra questão não relacionada à disputa;
• a repressão, que consiste em exagerar problemas menores;
• uma técnica de delírio em que informações confusas são relatadas;
• atraso - atrasar a conversa;
• um apelo baseado em um apelo à simpatia;
• técnica de distorção;
• perguntas de armadilha.

Os especialistas recomendam a condução de conversas de negócios da seguinte maneira: faça sugestões ou avalie algo em um formulário de perguntas e respostas que permita manter uma posição de iniciativa, não permita um tom categórico, incentive o interlocutor a ser ativo e, ao mesmo tempo, obtenha o necessário em formação. Por exemplo, é apropriado e racional usar as frases:

• "Qual é a sua opinião sobre este assunto? »;
• "Como você pensa?.. ";
• “Eu entendi seu ponto de vista corretamente? »;
• “Você e eu não deveríamos verificar outra opção? »;
• “Você não acha que a situação não está a seu favor agora? ".

Uma conversa de negócios contribui para a realização do desejo das pessoas de mudar a situação ou estabelecer relações qualitativamente novas entre os participantes do diálogo. Tais conversas são parte importante das relações nos negócios e na política, representando o estabelecimento de vínculos entre parceiros autorizados por suas organizações para resolver problemas. Você precisa falar brevemente.

Para saber mais sobre as regras de comunicação empresarial, veja o vídeo a seguir.