Rodzaje komunikacji biznesowej

Komunikacja biznesowa pomaga budować relacje ze współpracownikami, podwładnymi, partnerami i klientami. W procesie komunikacji następuje wymiana nie tylko informacji, ale także doświadczeń i wiedzy w określonej dziedzinie. Etykieta biznesowa przenika absolutnie wszystkie sfery życia, istnieją różne rodzaje komunikacji biznesowej.

Komunikacja biznesowa jest ważną częścią ludzkiego życia. Etykieta w środowisku biznesowym służy jako swego rodzaju wsparcie. W biznesie istnieje kilka form komunikacji. Należy wybrać odpowiednie opcje, biorąc pod uwagę cechy osobiste i psychologiczne uczestników dyskusji. Można wyróżnić następujące formy komunikacji:

• Rozmowa - kontakt ustny między rozmówcami, sprowadza się do omówienia ważnych problemów i zadań, wyjaśnienia niektórych niuansów związanych z pracą. Uczestnicy rozmowy w tym przypadku powinni mieć prawo do radzenia sobie z różnymi zadaniami i podejmowania decyzji. Statusy rozmówców muszą być równe.
• Negocjacja mają sztywniejszą strukturę. Z reguły uczestniczą w nich przedstawiciele różnych firm lub oddziałów.Negocjacje służą do łączenia sił z partnerami zainteresowanymi rozwiązaniem konkretnego problemu.
• Na spotkaniu bierze udział grupa lub duże grono zainteresowanych i zaangażowanych osób. Spotkanie obejmuje zbieranie, analizę informacji, wymianę danych, a także podejmowanie decyzji w kontrowersyjnych kwestiach.
• Wydajność - w tym przypadku jedna osoba lub mała grupa dzieli się z publicznością niezbędnymi informacjami. W takim przypadku przekaz nie ogranicza się do dyskusji na dany temat, ale jest prezentowany jako informacja. Ta forma komunikacji wymaga od mówcy cech przywódczych, umiejętności pozostania w społeczeństwie, a także umiejętności oratorskich.
• Korespondencja - pośredni sposób komunikowania się, pełni swoistą rolę komunikacji korespondencyjnej. Ten rodzaj komunikacji obejmuje nakazy, protokoły, rezolucje, prośby, raporty, pisma urzędowe, instrukcje i tak dalej. Korespondencja służy do komunikacji między działami lub organizacjami. Podczas prowadzenia korespondencji należy przestrzegać określonych zasad.

Komunikacji biznesowej trzeba się nauczyć. Jednocześnie cechy osobiste i demonstracja własnego „ja” schodzą na dalszy plan. Najważniejszą rzeczą jest możliwość uwzględnienia interesów i życzeń przeciwnika i połączenia ich z własnymi wymaganiami w taki sposób, aby obie strony osiągnęły pożądany rezultat.

Komunikacja biznesowa składa się z kilku etapów:

• Tworzenie motywu. Bez tego nie będzie możliwe osiągnięcie efektywnej interakcji.
• Przygotowanie do komunikacji - to przygotowanie planu rozmowy, przygotowanie argumentów i informacji.Niezbędne jest również przygotowanie listy zadań do rozwiązania podczas dyskusji.
• Rozpoczęcie rozmowy. Konieczne jest nawiązanie kontaktu, po czym konieczne jest stworzenie „klimatu relacji” sprzyjającego rozmowie.
• Sformułowanie problemu - uwypuklenie zakresu problemów, przedstawienie ich pozycji i wizji tego zadania. Należy jednak pamiętać, że należy wcześniej przygotować abstrakty na temat rozmowy i być gotowym na udzielenie odpowiedzi na zadane pytania.
• Wymiana informacji - Wyjaśnienie pozycji rozmówcy. Ważne jest, aby utrzymywać komunikację i odpowiadać na pytania w przystępnym języku urzędowym, w razie potrzeby pomijając terminologię fachową.

• Perswazja i argumentacja - są niezbędne w przypadku braku porozumienia i wynikają z poprzedniego etapu komunikacji. Należy zwrócić uwagę na pozytywne aspekty swojej wizji sytuacji i rozwiązania kontrowersyjnej kwestii.
• Znalezienie rozwiązania problemu lub problemu - zakończenie dyskusji, jej wynik powinien odpowiadać wszystkim uczestnikom.
• Przygotowanie umowy - oznacza to, że w wyniku spotkania uczestnicy dyskusji doszli do wspólnego mianownika lub pozyskali wsparcie partnerów w rozwiązywaniu różnych problemów. Pozytywny wynik dyskusji kończy się pisemnym potwierdzeniem.
• Analiza wyników - wykazuje, czy podjęte decyzje były prawidłowe.
• Podejmowanie decyzji – oznacza zgodę wszystkich stron po analizie. W takim przypadku uczestnicy dyskusji decydują o dalszej współpracy lub rozwiązaniu kontaktów.

We współczesnym społeczeństwie ludzie świadomie przestrzegają zasad komunikacji biznesowej, aby osiągać określone cele w środowisku korporacyjnym. W biznesie nie wystarczy zajmować określoną pozycję, konieczne jest również wzmacnianie relacji z różnymi ludźmi. Ogromne znaczenie ma:

• Umiejętność zdobywania ludzi i pozostawania w społeczeństwie to ważne aspekty dialogu korporacyjnego. Aby to zrobić, musisz być w stanie jasno i jasno formułować swoje myśli, kompetentnie argumentować swój punkt widzenia.
• Dane analityczne i umiejętność podejmowania szybkich decyzji są zawsze po Twojej stronie. Komunikując się z partnerami pamiętaj, że wszystkie strony są zainteresowane szybkim rozwiązywaniem sporów.
• Ważne jest, aby wziąć pod uwagę cechy kulturowe i tradycje narodowe rozmówcy: niewątpliwie niektóre zwyczaje i normy przyjęte w innym kraju mogą wydawać się nie do przyjęcia lub obraźliwe.

Podstawowe pojęcia i normy etyki biznesu powinny być znane każdej szanującej się osobie. Należy rozumieć, że w biznesie komunikacja między ludźmi budowana jest nie według wzajemnego uchwycenia nastroju partnerów, ale według określonych standardów. Istnieją następujące rodzaje komunikacji biznesowej (według celu funkcjonalnego):

• werbalne i niewerbalne - polegają na konieczności monitorowania mowy, mimiki, gestów i postawy. W komunikacji niewerbalnej pozycja ramion, nóg, spojrzenie, pochylenie głowy i mimowolne ruchy mogą powiedzieć o wiele więcej o uczuciach i nastroju danej osoby niż mowa ustna. Warto nauczyć się kontrolować mimikę i gesty.
• Pisemne i ustne. Dla każdej formy komunikacji wyróżnia się odrębne pojęcia i normy.Każdy dokument poświadczony podpisami i pieczęciami odnosi się do pisemnej formy komunikacji. Do ustnych - planowanie spotkań, spotkań, negocjacji, raportów i innych form komunikacji biznesowej.

• Monologiczna i dialogiczna - mają znaczne różnice językowe. Dialog to komunikacja interpersonalna. Monolog odzwierciedla jeden punkt widzenia; ten rodzaj komunikacji obejmuje prezentację lub uroczyste przemówienie, a także sprawozdanie lub przemówienie wprowadzające.

• Zdalny i osobisty. Komunikacja na odległość obejmuje rozmowy telefoniczne, korespondencję pocztową. Szczególną uwagę przywiązuje się do wzorca intonacji wypowiedzi, zwięzłości przekazu. Nie możesz używać gestów.

Każdy styl ma pewne cechy. Musisz być w stanie je zrozumieć.

Klasyfikacja stylu:

• Autorytatywny. Opiera się na niezaprzeczalnej władzy szefa i bezwzględnym podporządkowaniu pracowników. Wszelkie decyzje podejmowane są wyłącznie i nie są omawiane z zainteresowanymi lub zaangażowanymi osobami.
• Demokratyczny - główną cechą jest wspólne omówienie zagadnień i chęć wzajemnego zrozumienia. W komunikacji z rozmówcą wykorzystuje się prośbę, rekomendacje i motywację.
• conniving lub formalny - określa minimalny udział szefa w zarządzaniu personelem, negocjacjach i podejmowaniu decyzji. Trudne sprawy i ryzykowne decyzje są przekazywane innym. Skuteczność takiego zarządzania nie zależy już od lidera, ale od poziomu rozwoju grupy.
• Liberał - coś pomiędzy stylem autorytarnym a demokratycznym.Dyskusja o różnych sprawach z partnerami lub współpracownikami jest minimalizowana, ale jest wykorzystywana w rzadkich przypadkach i tylko w celu przeniesienia odpowiedzialności na przeciwnika.
• Oficjalny biznes - zakłada ścisłe przestrzeganie norm komunikacyjnych, klisz mowy i zasad komunikacji biznesowej, gdzie nie ma miejsca na manifestację indywidualności.
• Naukowy - mowa surowa, krótka i powściągliwa, odpowiednia tylko w dziedzinie nauki i edukacji. Jest używany w działalności badawczej lub dydaktycznej.

Komunikacja biznesowa dotyczy wszystkich zewnętrznych aspektów zachowania i dzieli się na kilka obszarów:

• uczestnicy rozmowy mają wspólne cele i motywy;
• rozmowa odbywa się w jednym przedziale czasoprzestrzennym;
• między wszystkimi uczestnikami dyskusji budowana jest wyraźna hierarchia komunikacji, dystrybuowane są statusy społeczne;
• uczestnicy komunikacji przestrzegają ogólnie przyjętych zasad i norm podczas komunikowania się.

Komunikacja biznesowa pozwala szybko nawiązać niezbędne kontakty, pozyskać wsparcie wiarygodnych klientów. Pomaga osiągnąć wzajemne zrozumienie.

Istnieją 4 główne funkcje komunikacji biznesowej:

• Informacja i komunikacja - obejmuje zbieranie i dostarczanie określonych informacji, a także wymianę wiedzy i doświadczeń.
• Interaktywny - ze względu na proces interakcji między ludźmi. Jest wykorzystywany w procesie interakcji (zachowań, działań i decyzji partnerów).
• Percepcyjny jest zrozumienie drugiej osoby. Nawiązanie lub osłabienie kontaktu następuje na zasadzie wzajemnego zrozumienia.
• Regulacyjno-komunikacyjne - pozwala dostosować zachowanie uczestników dyskusji.Aby to zrobić, musisz biegle posługiwać się specjalnymi technikami: umieć przekonywać, znajdować kompromisy i iść na ustępstwa.

Ponadto w kontaktach z ludźmi biznesu należy wziąć pod uwagę specjalne zasady. Wszelkie odwołania, wiadomości i informacje muszą być zgodne z trzema filarami:

• pod względem treści – przekazywane komunikaty i informacje powinny być jasne i zwięzłe;
• część ekspresyjna odnosi się do komponentu emocjonalnego;
• strona motywująca - skierowana jest na myśli i uczucia rozmówcy.

Podczas komunikacji osoba zwraca uwagę na mowę i głos rozmówcy. Jest oceniany według pewnych wskaźników:

• Słownictwo - brak pasożytniczych słów i kompetentna, ekspresyjna mowa pozwalają z przekonaniem stwierdzić, że osoba jest wykształcona i kulturalna.
• zrozumiała mowa a poprawna wymowa słów jest kluczem do sukcesu każdej osoby.
• intonacja - pozwala umieścić niezbędne akcenty.
• Tempo mowy - powolna mowa wywoła melancholię, a szybka mowa nie pozwoli skoncentrować się na przekazywanych informacjach.
• Omówienie pozytywnych i negatywnych cech konkurentów. Staraj się poruszać takie tematy niezwykle taktownie i ostrożnie. Jest to rodzaj nieszkodliwej manipulacji, która pomoże zdobyć rozmówcy.
• Połączenie długich i krótkich fraz. Ta technika pomoże utrzymać uwagę rozmówcy.

Aby osiągnąć szacunek wśród współpracowników i partnerów, należy wziąć pod uwagę pewne niuanse:

• Omówienie pozytywnych i negatywnych cech konkurentów. Staraj się poruszać takie tematy niezwykle taktownie i ostrożnie. Jest to rodzaj nieszkodliwej manipulacji, która pomoże zdobyć rozmówcy.
• Połączenie długich i krótkich fraz. Ta technika pomoże utrzymać uwagę rozmówcy.
• W środowisku biznesowym nie należy pokazywać osobistych preferencji i emocji przy rozwiązywaniu różnych problemów. Główną rolę odgrywają interesy firmy, którą reprezentujesz oraz interes rozmówcy. Nie powinieneś przełączać się na podniesione głosy ani angażować się w słowną potyczkę: wszelkie przejawy emocji negatywnie wpłyną na twoją reputację i wizerunek.
• Nie mieszaj pracy i życia osobistego. Relacje z kolegami nie powinny wpływać na rozwiązanie problemów firmy. Jeśli nie możesz zbudować ciepłej relacji z osobą, nie oznacza to, że powinieneś ignorować jego opinię i rady przy rozwiązywaniu typowych problemów. Umiejętność oddzielenia relacji osobistych od biznesowych pomaga skoncentrować się na pożądanych zadaniach i rozwiązywać spory.

• Przygotuj się do dyskusji: zapytać o rozmówcę i wybrać odpowiednią taktykę komunikacji.
• Bądź punktualny - nie bierz czasu od partnerów biznesowych.
• Umiejętność słuchania rozmówcy - twoja niezaprzeczalna zaleta. Bez umiejętności komunikowania się z klientami, zrozumienia ich potrzeb i pragnień nie da się odnieść sukcesu.
• Przyjazny stosunek do wszystkich rozmówców. Nawet nieuczciwy partner nie powinien być traktowany z pogardą. Zapomnij o wrogości i postaraj się traktować rozmówcę przychylnie i życzliwie. Pamiętaj, że nie powinieneś omawiać swoich relacji z innymi ludźmi w środowisku biznesowym. Relacje, życie osobiste nie powinny być z nikim omawiane.
• Umiejętność skupienia się na tym, co najważniejsze. Spróbuj dowiedzieć się, czego chce twój rozmówca. Mając na uwadze jego zainteresowania, spróbuj rozwiązać problem i dojść do wspólnego mianownika, nie tracąc swoich życzeń.
• Umiejętność bycia szczerym. Jeśli informacje są niewiarygodne, zniekształcone, można je znaleźć w nieodpowiednim momencie i wpłynąć na twoją reputację.
• Nie zapomnij o zasadach dobrych manier. Zawsze zwracaj się do osoby po imieniu, uśmiechaj się i staraj się ją komplementować, ale unikaj pochlebstw.

W kolejnym filmie znajdziesz najważniejsze umiejętności komunikacji biznesowej.