Psychologia komunikacji biznesowej

Ludzie biznesu mają dziś wiele sposobów komunikowania się z klientami, współpracownikami i innymi interesariuszami. Zrozumienie charakteru komunikacji biznesowej może pomóc w osiągnięciu celów firmy i codziennym zarządzaniu.

W psychologii termin „komunikacja” oznacza wymianę informacji między ludźmi za pomocą wspólnego systemu symboli. Ta definicja komunikacji obejmuje dwa aspekty:

• Po pierwsze, jest to, co jest przekazywane, takie jak fakty, uczucia, idee i tak dalej. Oznacza to, że w procesie komunikacji ktoś musi otrzymać przekazywane informacje.
• Po drugie, powyższa definicja podkreśla element zrozumienia w procesie komunikacji. Zrozumienie zostanie osiągnięte tylko wtedy, gdy odbiorca wiadomości zrozumie ją w tym samym sensie, co nadawca. Dlatego bardzo ważna jest prawidłowa interpretacja przekazu.

Komunikacja biznesowa to wymiana informacji, faktów i pomysłów związanych z biznesem. W dobie globalizacji każda firma, duża czy mała, wymaga odpowiedniej komunikacji biznesowej, zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej.

Główne cechy komunikacji biznesowej obejmują następujące elementy:

• Segmentacja. Nawet w małych organizacjach błędem byłoby założenie, że wszyscy pracownicy mają te same potrzeby, zainteresowania i pragnienia, jeśli chodzi o komunikację biznesową. Skuteczna komunikacja biznesowa jest podzielona na segmenty pod kątem potrzeb konkretnych odbiorców. Na przykład pracownicy pracujący w środowisku administracyjnym będą mieli inne potrzeby i inny dostęp do informacji niż pracownicy pracujący w środowisku produkcyjnym.
• konkretność. Skuteczna komunikacja biznesowa musi być konkretna, a im bardziej konkretna, tym bardziej pasuje do własnej specyfiki.
• Precyzja. Gdy informacje są niedokładne, traci się wiarygodność. Nadawca tych informacji również traci zaufanie. Skuteczna komunikacja biznesowa musi być dokładna zarówno pod względem przekazywanej treści, jak i prostych rzeczy, takich jak gramatyka, ortografia i interpunkcja.
• Aktualność. Pracownicy muszą być świadomi tego, co dzieje się w ich organizacjach oraz w otoczeniu zewnętrznym, które na nich wpływa. Komunikowanie się z pracownikami na czas jest trudniejsze niż kiedykolwiek wcześniej, ale jest niezbędne do efektywnej komunikacji biznesowej.

• Powtarzalność. Jeśli wiadomość zostanie wysłana tylko raz, nie możesz mieć pewności, że dotarła do odbiorcy. Skuteczna komunikacja biznesowa wymaga częstego komunikowania się, aby zapewnić wszystkim pracownikom potrzebne informacje. Poza tym pracownicy się zmieniają, niektórzy odchodzą, inni dołączają do firmy, a wszystko to wymaga aktualizacji informacji.
• Wielokanałowy. Firmy dysponują wieloma kanałami komunikacji, od tradycyjnych (druk, fora dyskusyjne, spotkania) po nowe (poczta elektroniczna, blogi, portale społecznościowe).Wszystkie te kanały należy wykorzystać, aby zapewnić pracownikom otrzymywanie informacji w różnych warunkach.
• Bezpośredniość. Eksperci twierdzą, że komunikacja twarzą w twarz jest nadal najskuteczniejsza i powinna być stosowana, gdy tylko jest to możliwe. Oczywiście w bardzo dużych organizacjach może to być trudne, ale nawet wtedy alternatywą może być wideokonferencja lub korzystanie z webinariów.
• Obecność informacji zwrotnej. Pracownicy powinni mieć możliwość dzielenia się swoimi opiniami, opiniami i przemyśleniami z menedżerami i pracodawcami. Komunikacja dwustronna jest skuteczna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Czasami musisz pracować z kimś, kogo nie lubisz lub po prostu nie możesz znieść. Ale ze względu na Twoją pracę ważne jest, aby utrzymywać z nimi dobre relacje biznesowe. W takim przypadku postaraj się lepiej poznać daną osobę. Prawdopodobnie dobrze wie, że go nie lubisz, więc zrób pierwszy krok: rozpocznij poufną rozmowę lub zaproś go na wspólną kolację. Podczas rozmowy skup się na szukaniu rzeczy, które możesz mieć wspólnego: zapytaj o rodzinę, zainteresowania, przeszłe sukcesy.

Kultura korporacyjna jest niezbędna dla skutecznej komunikacji biznesowej. Przyczynia się do utrzymania etykiety biznesowej w pracy, ponadto badania w tym obszarze wskazują na bezpośredni związek między kulturą korporacyjną a obrotem firm.

Eksperci wymieniają sześć podstawowych psychologicznych zasad komunikacji biznesowej:

• Wzajemność. Wzajemność w biznesie to wzajemne oczekiwania przy wymianie wartości. Jeśli jedna osoba coś daje, to oczekuje się, że odbiorca da coś w zamian. Wzajemność buduje zaufanie między partnerami, a ich relacje rozwijają się na lepsze.
• Przekonywanie. Znajomość produktu, trendów, wyników badań negocjacyjnych sprawi, że będziesz o wiele bardziej przekonujący. Ważne jest, aby pokazać swoją świadomość, aby zdobyć zaufanie partnera.
• obowiązkowy. Zawsze wywiązuj się ze swoich zobowiązań, nie tylko pisemnych, ale także ustnych. Pamiętaj, że nawet uścisk dłoni jest oznaką porozumienia. Jeśli masz trudności z zapamiętaniem tego, co kiedyś powiedziałeś, zapisz to. Sprawiasz wrażenie osoby wiążącej.
• Podciąg. Zawsze bądź konsekwentny w swoich czynach i działaniach i nigdy nie zmieniaj swoich zasad biznesowych.
• Dążenie do konsensusu. Konsensus oznacza, że ​​każdy podejmuje i wspiera decyzję oraz rozumie powody jej podjęcia. Konsensus jest możliwy między partnerami, jeśli mają wspólne wartości i cele, i istnieje między nimi zgoda w konkretnych kwestiach i wspólnym kierunku.
• Osobiste uczucie. Jesteśmy bardziej skłonni do interakcji z tymi ludźmi, którzy wyraźnie dają do zrozumienia, że ​​nas lubią iw których obecności czujemy się ważni. Atrakcyjność fizyczna odgrywa w tym rolę, ale podobieństwo jest również bardzo skuteczne. Apelujemy do osób podobnych do nas pod względem ubioru, wieku, statusu społeczno-ekonomicznego.

Komunikacja jest etyczna, gdy jest bezpośrednia, uczciwa i wzajemna.Jeśli komunikacja ma na celu ukrywanie prawdy lub krzywdzenie innej osoby, nie może być etyczna.

Chociaż etyka to nie to samo co moralność, istnieje silny związek między tymi dwoma pojęciami: moralność to wyobrażenia o tym, co jest dobre, a co złe, a etyka to zasady zachowania, na które mają wpływ przekonania moralne. Dlatego etyka komunikacji jest silnie uzależniona od zasad moralnych:

• Uczciwość. Ogólnie rzecz biorąc, komunikacja etyczna to uczciwa komunikacja. Chociaż zdarzają się sytuacje, w których bardziej etyczne byłoby okłamywanie, na przykład domniemanego zabójcy, na temat miejsca pobytu potencjalnej ofiary, takie przypadki są raczej wyjątkiem niż regułą. Poza tym uczciwość to coś więcej niż tylko prawda; oznacza to otwartość, dobrowolne przekazywanie wszelkich posiadanych informacji, nawet jeśli zagraża to twoim krótkoterminowym interesom. Zaufanie do ludzi jest ściśle związane z uczciwością. Tworzenie środowiska zaufania to droga do etycznej komunikacji w środowisku biznesowym.
• otwartość. Otwartość jest jednym z kluczowych punktów komunikacji etycznej. W komunikacji oznacza to otwartość na różne pomysły i opinie, a także chęć wyrażania własnych opinii, nawet jeśli nie oczekujesz, że zostaną zaakceptowane.

• Lojalność. W kontekście komunikacji biznesowej lojalność oznacza przeznaczenie niezbędnego czasu i zasobów na kompleksowe omówienie zagadnień. Tylko wtedy wszyscy będą mogli zostać wysłuchani.
• Budowanie konsensusu. Komunikacja etyczna jest zorientowana na cel, a nie na status. Styl komunikacji, w którym różne grupy jednoczą się w przeciwstawnych obozach i kierują się przede wszystkim własnymi interesami, nie wnosi nic do organizacji jako całości. Etyczny dla organizacji to styl komunikacji, w którym ludzie szukają konsensusu, a nie sprzeciwu i koncentrują się na robieniu, co mogą dla firmy. Tak więc, ponieważ pomaganie organizacji jest imperatywem moralnym, osiąganie konsensusu jest etycznym stylem komunikacji.

Uważa się, że istnieje sześć głównych typów rozmówców. Aby lepiej przygotować się do ważnych rozmów, musisz wiedzieć, jakiego typu jesteś:

• odblaskowy. Jesteś refleksyjnym rozmówcą, jeśli w procesie komunikacji czujesz nastrój partnera. Twoja mowa jest miękka, spokojna, jesteś wrażliwy, rozumiesz rozmówcę i lubisz budować relacje z innymi ludźmi.
• Sędzia. Jesteś rozmówcą typu sędzia, jeśli analizujesz tematy i zagadnienia, wymyślasz główne punkty, a następnie skutecznie wyjaśniasz je innym. Prowadzisz rozmowę i prowadzisz ją bezpośrednio i przekonująco.
• szlachetny. Jesteś typem „szlachetnego” rozmówcy, jeśli lubisz otwartą komunikację i łatwo jest komunikować się z tobą innym ludziom. Jesteś również skupiony i zawsze idziesz prosto do celu.
• Zastępca. Rozmówca typu zastępca jest dyplomatyczny i wykorzystuje komunikację do zakończenia konfliktów. Jest również łagodny, czarujący i sprawia, że ​​ludzie czują się komfortowo.
• Sokrates. Rozmówca typu Sokrates jest dobry w rozwiązywaniu problemów i przekonywaniu innych, lubi długie debaty.Jest szczegółowy i dobrze poinformowany, a jego opinie są cenione przez innych.
• Urzędnik. Ten typ rozmówcy wykorzystuje komunikację, aby realizować swoje marzenia i odnosić sukcesy w pracy iw domu. To sprytny i strategiczny myśliciel.

Eksperci twierdzą, że istnieją cztery główne style komunikacji: analityczny, intuicyjny, funkcjonalny i osobisty. Żaden styl komunikacji nie jest z natury lepszy od innego. Jednak wybór niewłaściwego stylu komunikacji dla określonej grupy odbiorców może powodować problemy:

• Styl analityczny. Komunikacja analityczna obejmuje radzenie sobie z twardymi danymi i liczbami rzeczywistymi. Osoby komunikujące się w tym stylu unikają okazywania uczuć i emocji podczas rozmowy. Dużym plusem analitycznego stylu komunikacji jest to, że możesz analizować problemy logicznie i beznamiętnie. Oznacza to, że ludzie widzą, że jesteś dobrze poinformowany i masz świetne doświadczenie analityczne. Potencjalną wadą prowadzenia analitycznego stylu komunikacji jest to, że możesz być postrzegany jako zimny lub niewrażliwy.
• Intuicyjny styl. Komunikując się w stylu intuicyjnym, wolisz ogarniać cały obraz i unikać szczegółów, bojąc się, że w nich ugrzęźniesz. Pozwala to dotrzeć do sedna problemu, zamiast przechodzić przez niego etapami. Zaletą tego stylu jest to, że komunikujesz się szybko i dokładnie, łatwo zagłębiając się w duże i złożone zagadnienia. Jednak w sytuacji, która naprawdę wymaga szczegółów, możesz nie mieć cierpliwości.

• funkcjonalny styl. Ten styl zakłada metodyczność, obecność szczegółowych planów, precyzyjne terminy. Ludzie, którzy komunikują się w tym stylu, to dobrzy wykonawcy, którzy nigdy niczego nie przegapią.Potencjalną wadą funkcjonalnego stylu komunikacji jest to, że możesz stracić uwagę odbiorców, zwłaszcza gdy rozmawiasz z intuicyjnymi rozmówcami.
• Osobisty styl. Komunikując się w osobistym stylu, czujesz emocjonalny związek ze swoim partnerem, a to pozwala ci wiedzieć, co naprawdę myśli. Jesteś dobrym słuchaczem i dobrym dyplomatą, umiesz łagodzić konflikty, utrzymujesz dobre relacje z wieloma ludźmi. Ten styl pozwala na budowanie głębokich relacji osobistych. Ludzie często zwracają się do Ciebie, ponieważ potrafisz połączyć różne grupy. Minusem tego stylu komunikacji jest to, że czasami możesz zirytować rozmówców typu analitycznego, którzy lubią twarde liczby i logiczne dyskusje.

Aby zapoznać się z najważniejszymi umiejętnościami komunikacji biznesowej, zobacz poniższy film.