Etykieta biznesowa: podstawowe zasady postępowania

Ważne jest, aby każda osoba znała podstawowe zasady etykiety w kontaktach z ludźmi. Jest to konieczne do stworzenia przyjaznego środowiska w społeczeństwie i przyjaznych relacji. Szczególnie ważna jest etykieta biznesowa. Oznacza to ustaloną procedurę komunikacji i zachowania w zakresie relacji biznesowych i biznesowych. Wiedza w tym zakresie pomoże Ci dobrze zadomowić się w pracy w oczach przełożonych i współpracowników, a także uzyskać pozycję o krok wyżej.

Często zdarza się, że pracownicy firmy nie mają pojęcia o zasadach komunikacji między sobą w zespole, a to pociąga za sobą brak możliwości nawiązania kontaktu z przełożonymi i współpracownikami. W takim przypadku pracownik czuje się w ślepym zaułku, gdy trzeba poprosić o podwyżkę wynagrodzenia, kompetentnie przedstawić się nowym pracownikom lub dyrektorowi.

Z powyższego można wywnioskować, że Znajomość zasad prawidłowej komunikacji w biznesie jest kluczem do sukcesu w biznesie i głównym wyznacznikiem umiejętności zawodowych pracownika.

Aby więc zagłębić się w ten temat i zdobyć nową wiedzę i zasady, musisz znać cechy tego obszaru.

Etykieta biznesowa dzieli się na następujące kategorie:

• Zachowania niewerbalne - gesty, maniery (uściski dłoni, sposób siedzenia, pozycjonowanie wśród kolegów).
• Zagadnienia protokolarne: pierwsze spotkanie, przedstawienie współpracownikom lub przełożonym, lokalizacja osoby w hotelu.
• Zachowanie szefa i pracownika.
• Zasady przyjmowania właścicieli i gości restauracji, kawiarni itp. (nakrycie stołu, napiwki, lokalizacja gości przy stole).
• Kodeks ubioru. Oznacza to zasady doboru stroju i projektowania wyglądu według głównych kryteriów.

• Zasady picia napojów alkoholowych.
• Cechy zachowań w różnych krajach (Chiny, Japonia, Niemcy, Indie i wiele innych krajów wymagają odmiennych zachowań, które odpowiadają tradycjom narodowym).
• Rozmowy telefoniczne.
• Zasady konwersacji online.
• Werbalne zasady komunikacji – sposób konstruowania zdań, użycie określonych słów, regulacja intonacji itp.

Pojęcie etykiety biznesowej obejmuje wszystkie normy i grupy zachowań w biurze.

Wydawać by się mogło, że dotychczasowe zasady komunikacji, których należy przestrzegać w społeczeństwie, są odpowiednie także dla sektora biznesowego. Aby rozstrzygnąć tę kwestię i rozwiać wątpliwości co do potrzeby wiedzy z zakresu etykiety pracy, najpierw rozważymy jej funkcje.

Etykieta biznesowa to jeden z głównych aspektów działalności zawodowej. Często duża część prawdopodobieństwa transakcji leży w umiejętności wywarcia na osobie odpowiedniego wrażenia.

Zdając sobie sprawę z ogromnego znaczenia prawidłowego postępowania w biznesie, Japończycy wydają miliardy dolarów rocznie.Nie oznacza to, że ta inwestycja jest bez znaczenia: sukces firmy i transakcji zależy od umiejętności pracownika do interakcji w obszarze biznesowym i inwestowania wysiłków we wspólną firmę.

Niestety, wielu krajowych przedsiębiorców w Rosji nie jest tak zaznajomionych z profesjonalną etykietą. Nie wynika to z niechęci jednostki do uczenia się nowych rzeczy, ale z niewiedzy o znaczeniu zasad postępowania. Warto zauważyć, że często odbywają się spotkania przedsiębiorców krajowych i zagranicznych. Aby skutecznie sporządzić transakcje w takich okolicznościach, konieczne jest poznanie zawiłości interakcji z obcokrajowcami.

Współczesna etykieta jest prawie taka sama w wielu krajach, chociaż ich kultura jest inna. Przy formułowaniu tych zasad brane są pod uwagę wszystkie elementy kultury narodowej.

Oto kilka zasad, które posłużą jako podstawa budowania relacji ze współpracownikami i przełożonymi w pracy:

• Złota zasada etyki: „Czyń innym tak, jak chciałbyś, aby czynili tobie”. Tak naprawdę jest to główna zasada komunikacji we wszystkich dziedzinach życia. Osoba podświadomie postrzega twój nastrój za pomocą znaków werbalnych i niewerbalnych. Dlatego odczuwa wobec niego zarówno pozytywne, jak i negatywne postawy. Jeśli pozdrawiasz osobę ciepłym uśmiechem, z pewnością odpowie ci w ten sam sposób. Ta sama zasada działa ze swobodnym gestem lub zimnym powitaniem.
• Twoje ubrania nie powinny przyciągać zbytniej uwagi.. Każdy chce być piękny, ale w niektórych sytuacjach obfitość dodatków, odsłaniający dekolt lub zbyt jasny garnitur mogą działać na Twoją niekorzyść.Rozmówca nie będzie w stanie skupić się na istocie rozmowy lub po prostu potraktować Cię poważnie. Skromny styl najlepiej pasuje do otoczenia biznesowego.

• Punktualność to główna zasada udanej pracy. Nie spóźnij się i nie odkładaj pracy na długi czas. Umiejętność wykonania wszystkiego na czas świadczy o poważnym podejściu do pracy i budzi szacunek współpracowników i przełożonych. Pracownik punktualny ma większe szanse na awans i pozostanie w dobrych stosunkach z przełożonymi.
• Zawsze oglądaj swoją przemowę. Musisz wyrażać się jasno i kompetentnie. Umiejętność pięknego mówienia ceniona jest na wysokim poziomie od czasów starożytnych. Notatki i notatki, które piszesz, powinny być rzetelne i uporządkowane.

• Podporządkowanie jest niezbędne. Nie możesz mieszać relacji osobistych i oficjalnych, w przeciwnym razie doprowadzi to do katastrofalnych konsekwencji zarówno dla pierwszego, jak i drugiego związku.
• Ta zasada jest powiązana z poprzednią: nie mów za dużo o sobie. Zawsze powinieneś być w stanie zachować dystans do osoby. W przeciwnym razie pojawi się niesubordynacja wobec kolegów lub przełożonych, a nawet obfitość plotek, które wynikły z twoich własnych historii.

Każdy list, który piszesz, musi być w stylu biznesowym. Pasożytnicze słowa, metafory, liryczne dygresje, długie przedstawianie rzeczy „nie w istocie” są całkowicie nie do przyjęcia. Ponadto zdania muszą być poprawnie sformatowane pod względem gramatycznym, ortograficznym i interpunkcyjnym. Podczas tworzenia dokumentu używaj tylko odpowiedniego papieru, papieru firmowego, wprowadź poprawny adres. Właściwe zaprojektowanie listu pokaże Twój szacunek dla adresata.

Najważniejszą zasadą jest okazywanie szacunku rozmówcy. Konieczne jest ograniczenie wszelkich tematów, które mogą wytrącić rozmowę z pozytywnej rutyny. Dyskusja o nieznajomych, skupiająca się na ich wyglądzie, stanie cywilnym, plotkach czy chorobach jest całkowicie niedopuszczalna. W takim przypadku możesz być podejrzany o pomówienie, co spowoduje, że rozmówca będzie miał wobec ciebie negatywne uczucia.

Mów spokojnie, staraj się unikać wyrazistych gestów i tematów, które mogą zamienić Twoją rozmowę w aktywną dyskusję. Jeśli czujesz, że pojawi się kontrowersyjny temat, spróbuj grzecznie i dyskretnie zmienić temat rozmowy. Jeśli chcesz sprzeciwić się rozmówcy, musisz to zrobić spokojnym, równym tonem.

Istnieje typ ludzi, którzy ze względu na swój temperament natychmiast unieważniają wszystkie argumenty przeciwnika i pędzą, by przekonać go inaczej, nie pozwalając nawet rozmówcy na pełne wypowiedzenie się. To poważny błąd. Nie próbuj wbijać swojego punktu widzenia w głowę przeciwnika, po prostu powiedz to spokojnie i w pełni, a wtedy jest duże prawdopodobieństwo, że cię wesprze. Ale nie powinieneś działać na odwrót: pospiesznie zgadzaj się ze wszystkim, co mówi dana osoba, ponieważ jest to tak samo denerwujące, jak ciągła niezgoda.

Wiedz, jak zatrzymać się w komunikacji, skup całą swoją uwagę na rozmówcy.Słuchaj uważnie tego, co mówi, możesz odpowiedzieć miękkimi wtrąceniami lub skinieniem głowy. W takim przypadku prelegent chętnie się z Tobą skontaktuje, kontakt zostanie już nawiązany.

Twój głos nie powinien być zbyt głośny ani cichy, niedopuszczalne jest podnoszenie go do rozmówcy, mówienie groźnym lub kpiącym tonem. Wskazane jest, aby nie opóźniać rozmówcy dłużej niż 10 minut, w przeciwnym razie rozmowa może znudzić osobę. Zmień rozmówców, rozszerz krąg kontaktów - w tym przypadku zostanie zachowany prawidłowy tymczasowy pomiar rozmowy.

Jeśli rozmowa się przeciąga, tematy rozmowy się skończyły, a ty przewidujesz niezręczną pauzę, dobrym sposobem na zakończenie rozmowy jest nalanie wody, wykonanie pilnego telefonu itp.

Rozmowa przez telefon ma ogromne znaczenie podczas prowadzenia rozmów biznesowych, ponieważ to narzędzie pozwala wydawać zamówienia, prosić o coś i prowadzić rozmowę biznesową. Rozmowy telefoniczne są szczególnie przydatne w przypadkach, gdy rozmówca jest daleko. Rozmowa telefoniczna określa, jak bardzo dana osoba będzie chciała mieć z Tobą do czynienia w czasie rzeczywistym, dlatego tę część etykiety należy traktować poważnie.

Cechą prowadzenia rozmów telefonicznych jest obowiązkowa umiejętność krótkiego i jasnego przedstawienia głównej idei oraz uzyskania odpowiedzi. Jednocześnie im mniej czasu zabierasz subskrybentowi, tym lepiej. Na przykład pracownik japońskiej firmy jest zobowiązany rozwiązać wszystkie problemy, które pojawiły się przez telefon, w ciągu trzech minut, w przeciwnym razie po prostu zostanie bez pracy.

Podstawą udanych rozmów telefonicznych jest takt, dobra wola (dotyczy to nie tylko słów i wyrażeń, ale także Twojego tonu), chęć natychmiastowej pomocy rozmówcy w jego problemie. Ważne jest zbudowanie wzajemnego zaufania, które opiera się przede wszystkim na pozytywnym nastawieniu.

Prawdziwy nastrój mówiącego jest zawsze wyczuwalny, bez względu na to, jak bardzo stara się go ukryć.

Nie musisz mówić powoli i cicho. Umiarkowana ekspresja w tym przypadku odgrywa dużą rolę. Od tego zależy umiejętność zainteresowania rozmówcy i przykucia jego uwagi do przedmiotu rozmowy. Musisz mówić przekonująco iz pełnym zaufaniem do swojej wiedzy i kompetencji.

Nie zaniedbuj znaczenia intonacji: psycholodzy twierdzą, że osoba postrzega prawie połowę informacji za pomocą intonacji rozmówcy. Mów spokojnie i równo, nie próbuj przerywać rozmówcy.

Jeśli rozmówca jest w złym humorze i próbuje się na ciebie zemścić, wysuwając bezpodstawne oskarżenia i wszczynając kłótnię, nie odpowiadaj mu w ten sam sposób. Częściowo zgadzam się z jego opinią i staraj się zrozumieć jego motywy. Staraj się unikać wąskich profesjonalnych wyrażeń, które mogą doprowadzić rozmówcę do ślepego zaułka: przedstaw wszystko tak jasno i wyraźnie, jak to możliwe, ale w tonie rzeczowym.

Rozmowa przez telefon może być skomplikowana, ponieważ słuchanie nazw miast, skomplikowanych nazw i terminów może być trudne.Wypowiadaj długie słowa powoli i sylabami, jeśli subskrybent zapisze adres podczas rozmowy, możesz go przeliterować - to oczywiście nikomu nie zaszkodzi.

Oto krótka lista wyrażeń, których możesz potrzebować podczas komunikowania się przez telefon.

Upraszanie:

• „Przepraszam, czy mógłbyś do nas zadzwonić trochę później? »
• "Proszę powtórzyć jeszcze raz, jeśli nie masz nic przeciwko."

Przeprosiny:

• "Przepraszam za późny telefon."
• „Przepraszam za wymuszoną długą rozmowę”.

Wdzięczność:

• "Dziękujemy za rady, z pewnością uwzględnimy Twoje sugestie."
• "Dziękuję za poświęcenie nam uwagi."

Życzenia:

• "Wszystkiego najlepszego".
• "Miłego wieczoru".

Odpowiedzi na wszelkie prośby:

• "Oczywiście, że ci pomożemy."
• "Tak proszę".

Odpowiedzi na przeprosiny:

• – Nie przepraszaj, wszystko w porządku.
• "Nie martw się".

Dziękuję odpowiedzi:

• „To była moja przyjemność móc ci służyć”.
• – Cóż, to moja praca.

Błędy, które można popełnić podczas rozmowy przez telefon:

• Jeśli masz wątpliwości, czy abonent, którego potrzebujesz, jest w kontakcie, lepiej sprecyzować: „Przepraszam, czy to numer 536-27-679? Nie trzeba pytać: „Dotarłem tam? " "Kim jesteś? » Jeśli zadzwoniłeś do abonenta i istnieje pilna potrzeba odwrócenia uwagi od rozmowy, powiedz mu, że oddzwonisz za kilka minut. Nie każ czekać osobie na linii.
• Spróbuj wybrać dokładnie zweryfikowany numer. Nie zadawaj pytań typu: „Co robisz w piątek wieczorem? » Nie jest to bardzo poprawna konstrukcja pytania, która zmusi subskrybenta do wypowiedzenia się w sprawach osobistych lub przyznania się, że nie jest zajęty niczym. Lepiej wyjaśnić, czy nie będzie mu trudno spotkać się w tym konkretnym czasie.

• Zadzwoń we właściwym czasie. Pora nocna lub obiadowa na pewno skomplikuje rozmówcy. Przed rozpoczęciem rozmów telefonicznych sporządź krótki plan rozmowy, aby rozmowa nie zeszła z toru. Nie prowadź równoległych dialogów.
• Unikaj długich monologów i nie zapomnij posłuchać rozmówcy. Pytania typu „Z kim rozmawiam? " "Co byś chciał? brzmią wyjątkowo niegrzecznie i zamieniają rozmowę biznesową w klasyczne przesłuchanie.

Cechy negocjacji z cudzoziemcami tkwią nie tylko w odmienności obyczajowej, ale także w cechach charakteru narodowego. Na przykład Amerykanie i Włosi mogą swobodnie mówić podniesionymi tonami, podczas gdy Brytyjczycy starają się prowadzić spokojną rozmowę. Hiszpańscy rozmówcy są zwykle blisko siebie podczas wymiany informacji, podczas gdy dla innych narodowości ważne jest zachowanie dystansu.

Powitanie w każdym kraju jest inne. W niektórych krajach uścisk dłoni kobietom jest niewłaściwy, więc logiczne byłoby poczekanie, aż sama kobieta wyciągnie do ciebie rękę. Uścisk dłoni nie powinien być zbyt silny. W Ameryce Łacińskiej zazwyczaj witają się uściskami, w krajach azjatyckich często się kłaniają. We Francji i krajach śródziemnomorskich często wita się pocałunkiem w policzek.

Najczęściej głównym zadaniem w wymianie informacji jest prawidłowa interpretacja zdań przez tłumacza. Należy unikać używania zwrotów niejednoznacznych, mówić powoli i czytelnie. Nie cytuj wierszy, jednostek frazeologicznych i podobnych wyrażeń - będą one trudne do przetłumaczenia, ponieważ tłumaczenie takich wyrażeń zajmuje dużo czasu.

Jeśli masz wrażenie, że sytuacja nie powstała zbyt przyjacielsko, a raczej z powodu nieporozumienia związanego z tłumaczeniem, nie pozwól, aby sprawy potoczyły się swoim torem. Tłumacz może poprosić Ciebie i rozmówcę o ponowne wyrażenie swojego punktu widzenia, aby rozstrzygnąć wszystkie pojawiające się pytania i załagodzić ewentualne niezręczności.

Nie możesz zaniedbywać swojego wyglądu, ponieważ to pierwsze wrażenie kształtuje stosunek do osoby:

• Garnitur to główny element osoby biznesowej. Osoba, która wygląda schludnie i zadbana budzi zaufanie, człowiek ma wrażenie, że w sprawach zawodowych jest nie mniej dokładny i uważny.
• Nie łącz garnituru z butami sportowymi lub torbą. Ta opcja psuje cały oficjalny styl biznesowy. Ale jeśli zajdzie potrzeba użycia torby sportowej, wybierz torbę pasującą do koloru skafandra.

• Krawat jest obowiązkowym atrybutem formalnego stylu biznesowego. Nie zaniedbuj tego elementu ubioru. Niektóre kurtki są noszone najczęściej bez krawata, ale ta opcja nie należy do oficjalnego stylu biznesowego.
• Wybierz klasyczne kolory garnituru i dyskretny krawat bez jasnego wzoru. Skarpetki powinny być również ciemne. To idealny wizerunek dla biznesmena.
• Krawat powinien być średniej długości: dosięgnąć końca klamry paska.
• Nie należy łączyć na obrazie dwóch elementów zawierających wzór. Dekoracje powinny być ograniczone do minimum.
• Wygląd kobiet nie powinien przyciągać uwagi. Odsłaniający dekolt czy chwytliwe kostiumy są niedopuszczalne, makijaż powinien być w spokojnych odcieniach. Włosy należy starannie usunąć, a akcesoriów używać w ograniczonych ilościach.

Umiejętność godnego zachowania, jasnego wyrażania się, dyskretnego unikania sytuacji konfliktowych i atrakcyjnego wyglądu jest niezbędna dla człowieka sukcesu. Mamy nadzieję, że powyższe zasady pomogą Ci z sukcesem dołączyć do zespołu i zawrzeć wiele udanych transakcji.

Podczas rozmowy musisz uważnie słuchać pytań lidera. Zagłębić się w technologię komunikacji w zespole, jej treść. Dowiedz się, czy podwładni często wręczają prezenty sobie nawzajem i przełożonym. Wszystkie te zalecenia pomogą Ci dopasować się do zespołu i zrozumieć zasady firmowego protokołu.

W Anglii, Włoszech i USA wymagania dotyczące etykiety biznesowej są zupełnie inne niż w Rosji. Na przykład firmy arabskie nigdy nie przyjmują prezentów. Ale istota etykiety biznesowej i jej definicja zawsze pozostają takie same. Wymagania są takie same dla wszystkich.

Więcej informacji na temat etykiety biznesowej można znaleźć w poniższym filmie.