Negocjacje biznesowe: rodzaje, zasady i przykłady prowadzenia

Negocjacje biznesowe są obecne w życiu każdego menedżera na każdym szczeblu. W rzeczywistości jest to rozmowa biznesowa, będąca formą werbalnej wymiany informacji pomiędzy kilkoma osobami. Formalne decyzje nie zawsze są podejmowane po negocjacjach biznesowych, ale są przydatne ze względu na informacje otrzymywane w trakcie rozmów.

Negocjacje biznesowe to komunikacja biznesowa, która pomaga osiągnąć porozumienie między stronami. Negocjacje są konieczne, aby móc omówić problem z partnerem, a także spróbować znaleźć rozwiązanie, które zadowoli wszystkie strony. W dzisiejszych czasach bardzo ważne jest, aby wykwalifikowany manager potrafił prowadzić negocjacje biznesowe.

Negocjacje mogą pełnić następujące funkcje:

• Informacyjne – gdy strony chcą jedynie wymienić różne punkty widzenia w ramach przygotowań do głównych negocjacji.
• Rozmowny - w tym przypadku strony wolą nawiązywać nowe więzi, relacje.
• Kontrola, koordynacja działań. W tym przypadku negocjacje prowadzą partnerzy, którzy nawiązali już relacje biznesowe, a wystarczy, że wyjaśnią niektóre niuanse wcześniej nawiązanych relacji.
• Regulacyjne - ta funkcja jest niezbędna, jeśli musisz rozwiązać problem lub konflikt na czas, aby zatrzymać wszelkie spory.

Negocjacje biznesowe można podzielić na dwa rodzaje – wewnętrzne i zewnętrzne. Negocjacje wewnętrzne odbywają się w Twoim zespole lub firmie. Negocjacje zewnętrzne to takie, w których zaproszona strona jest obecna, mogą to być partnerzy, konkurenci lub klienci. Negocjacje wewnętrzne często kończą się wzajemnymi porozumieniami. Tutaj dwie strony pracują nad uzyskaniem pozytywnego wyniku dla firmy: analizują, wyciągają wnioski i oferują najlepsze opcje wyjścia z obecnej sytuacji.

Na Harvardzie absolwenci i profesorowie wymyślili nowy rodzaj zasadniczych negocjacji. Tutaj ustępstwa i stanowczość stanowiska na przemian. Metodę tę znamy jako „metodę kija i marchewki”. Istotą tej zasady jest utrzymanie twardego stanowiska, co pozwala na rozważenie w pierwszej kolejności tylko kluczowej istoty problemu lub omawianego zagadnienia.

W przypadku partnerów biznesowych najlepiej kierować się zasadami ustalonymi w środowisku biznesowym. Da ci to możliwość nawiązania dobrych, silnych i wzajemnie korzystnych relacji w przyszłości.

W starożytnym Bizancjum „protokoły” były pierwszą częścią dokumentu, który zwykle zawierał listę uczestników spotkania. Dziś jest to zbiór zasad, według których należy odprawiać różne ceremonie, należy ustalić zasady ubioru, formę oficjalnych pism i tak dalej.

Każde naruszenie przepisów protokołu będzie oznaczało, że ci, którzy naruszyli protokół, mogą mieć problemy. Ta partia powinna przeprosić za swój błąd. Następnie niedopatrzenie musi zostać skorygowane. Dzięki przestrzeganiu protokołu podczas negocjacji i powitań, przy zarządzaniu dokumentami i prowadzeniu różnych umów, spotkania biznesowe nabierają większego znaczenia.

Każdy kraj ma własne narodowe standardy etyczne. Ale w zasadzie ta koncepcja jest taka sama dla wszystkich.

Niemal całe przygotowanie do negocjacji (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych) podzielone jest na kilka elementów. Najważniejsze z nich to:

• zdefiniowanie problemu, dla którego konieczne jest negocjowanie;
• szukaj tych, którzy pomogą rozwiązać powstałe problemy;
• ustalenie interesów (własnych i partnerskich);
• jasne sformułowanie planu i programu spotkania;
• w razie potrzeby wybierani są przedstawiciele delegacji;
• momenty organizacyjne - zebranie dokumentacji, tabel, próbek i innych materiałów, które mogą być przydatne w negocjacjach.

Spotkania mogą być wewnętrzne i zewnętrzne, oficjalne i nieformalne. To są ich główne style.Różnicą w nich jest obecność dokumentalnego utrwalenia poszczególnych punktów, protokołu negocjacji, cech poruszanych tematów i przedmiotu tej rozmowy.

W zależności od charakteru negocjacji można je podzielić na partnerskie i kontr. Kontrnegocjacje są prowadzone w przypadku konfliktu między stronami, który należy rozwiązać. W takim przypadku rozwiązanie powinno być neutralne i odpowiadać obu stronom.. Ten rodzaj rozmowy jest znany z agresywności, ponieważ każda ze stron chce wygrać negocjacje. W tego typu rozmowach zwykle omawiane są partnerstwo, współpraca, rozwój stron.

Proces negocjacji można podzielić na kilka etapów. Ich struktura została od dawna ustalona. Jednym z głównych etapów negocjacji jest rozmowa wprowadzająca, podczas której można wyjaśnić temat spotkania, rozwiązać pojawiające się kwestie dotyczące organizacji negocjacji. Może to być również spotkanie ekspertów, które zwykle odbywa się przed rozpoczęciem negocjacji między liderami a delegacjami.

Główne sześć etapów to:

• Trening. Właściwe przygotowanie do negocjacji biznesowych to 90% sukcesu. Pomimo ogromnej chęci działania improwizowanego, nie zaleca się ignorowania tego etapu przed spotkaniem. Następnie możesz dodać pośredni etap widoków.
• wyjaśnienie. Nie działaj natychmiast, nie rozpoczynaj licytacji. Postaraj się technicznie nawiązać kontakt z drugą stroną, ustal jej standardy. Następnie spróbuj dowiedzieć się, za pomocą przygotowanych wcześniej pytań, czym interesuje się druga strona.
• Proponowanie propozycji. Ten etap jest typowym sposobem rozwiązywania sporów.Tutaj strony mogą wymieniać się propozycjami, ustalać, gdzie i dlaczego mają nieporozumienia. Pamiętaj, aby rejestrować wszystkie nieporozumienia i spory.
• Okazja. Ta część spotkania wpływa na to, na co się zgadzasz. Tutaj możesz rozwiązywać wszystkie spory poprzez wymianę informacji, ustępstwa. Skuteczne targowanie się to wymiana czegoś, co może mieć inną cenę i wartość dla każdego przeciwnika.

• Podejmować decyzje. Możemy założyć, że zbliżasz się do ostatniego etapu negocjacji. Nie spiesz się jednak. Zadaj sobie pytanie: „Czy proponowana umowa jest opłacalna, czy można wynegocjować jeszcze lepszą opcję? »
• Konsolidacja umów - finał Twojego spotkania. Są chwile, kiedy przeciwnicy zgadzali się na wszystko i rozpraszali się. Jednak już następnego dnia, podczas realizacji porozumień, może dojść do sytuacji, że ktoś źle zrozumiał przeciwnika. Dlatego konieczne jest techniczne naprawienie absolutnie wszystkich uzgodnień i wyników spotkania. Pomoże to uniknąć niejednoznacznych sytuacji w przyszłości.

Absolutnie wszelkie negocjacje muszą być przygotowane z wyprzedzeniem. Podczas przygotowań pożądane jest zebranie niezbędnych informacji o partnerze, wcześniejsze przemyślenie argumentów za swoją propozycją, a także wskazane jest wcześniejsze przemyślenie i rozegranie wszystkich możliwych opcji dla wyniku rozmowy biznesowej.

Istnieje ogromna liczba metod prowadzenia trudnych negocjacji. Kilka głównych.

Tutaj twardy negocjator niemal natychmiast kładzie wszystkie karty na stole. Jednocześnie deklaruje absolutnie wszystkie zasoby, jakie posiada (lub nie).Kalkulacja w tej taktyce negocjacyjnej opiera się na fakcie, że wszystkie opcje, które może przygotować druga strona, są od razu uważane za „złe” i „nieatrakcyjne” dla współpracy.

Jeśli przeciwnik „twardej strony” postrzega tę informację jako fakt, nie ma innego wyjścia, jak się zgodzić lub odejść. Wadą tej metody jest ewentualna utrata potencjalnego partnera (być może w przyszłości).

Po tym, jak twardy przeciwnik ogłosi wszystkie warunki „ofiary”, możesz zgodzić się na rozmowę o tych warunkach. W takim przypadku „ofiara” może doprowadzić przeciwnika do scenariusza, którego potrzebuje, przedstawiając swoje argumenty.

Możesz mocniej stanąć na ziemi. Tutaj przeciwnik może już zastanowić się, co konkretnie straci i zaakceptować warunki „poświęcenia” (z pewnymi poprawkami na jego korzyść).

W połączeniu ze słowami „Tak, ale pod warunkiem…” i przyjacielską rozmową, przeciwnik może się trochę zrelaksować. Co więcej, „ofiara” może przejść do ofensywy. Celem tej gry jest kontynuacja rozmowy.

Silny negocjator zmieni nastrój drugiej strony. Tutaj od twardego negocjatora słychać miłe słowa lub oskarżenia. Sprzeczności z ust jednej osoby podczas jednej rozmowy sprawią, że „ofiara” nie będzie myślała o swojej ofercie. Może być zdezorientowana, może stracić stabilność psychiczną.

Aby przeciwstawić się silnemu przeciwnikowi w tego typu negocjacjach, „Ofiara” musi początkowo zrozumieć, że jest to gra i rozgrywa się ją wyłącznie w jednym celu. Aby unieruchomić stronę atakującą, wystarczy delikatnie, ale wytrwale poprosić o zrozumienie zaistniałej sytuacji, stosując metodę „zderzenia kryteriów”. Warunkiem jest, aby „ofiara” mówiła pewnie i nieagresywnie. Prowadzi to napastnika w ślepy zaułek i nie daje możliwości zarzucenia przeciwnikowi niegrzecznych negocjacji.

Ta taktyka jest dobrym połączeniem dwóch poprzednich. Po pierwsze, twardy negocjator komunikuje się, prowadzi licytację i tak dalej. Wszystko idzie dobrze do momentu, gdy „ofiara” chce powiedzieć swoje ostateczne „tak”. Tutaj twarda strona jest już w pełni zaangażowana w pracę i przystępuje do ataku, mówiąc: „Ta propozycja nie jest dla nas odpowiednia. Nie jesteśmy tym zainteresowani”.

Kalkulacja opiera się na tym, że zrelaksowana „ofiara” nie odepchnie twardego negocjatora i będzie w stanie zaakceptować pierwsze warunki, które twardy przeciwnik początkowo postawił na początku negocjacji.

Podczas tej metody negocjacji obowiązuje szereg kategorycznych zakazów:

• Nie możesz zaakceptować żadnych oświadczeń w stosunku do siebie i propozycji. Gdyby twardy przeciwnik miał jakieś uwagi dotyczące twojej osobowości, natychmiast by je wyraził.
• Ta metoda rozmowy nie powinna kończyć się po pierwszej odmowie. W takim przypadku właściwe są negocjacje.
• Nie musisz przepraszać.
• Nie szukaj wymówek.
• Nie rezygnuj ze swoich stanowisk.
• Nie powinieneś też atakować w odpowiedzi ani okazywać agresji.
• Nie wystawiaj swojego rozmówcy negatywnej oceny. Nie bądź taki jak on.
• Spróbuj zastąpić nieprzyjemne i negatywne słowa łagodniejszymi.

W tego typu negocjacjach istnieje kilka działań, które możesz podjąć, aby obrócić sytuację na swoją korzyść:

• Zadawaj pytania wyjaśniające. Pracuj nad każdym indywidualnym stanowiskiem, zwanym rozmówcą.
• Zapytaj o kryteria. Na przykład: „Czy dobrze rozumiem, że…”, „Co jest dla Ciebie ważne, o czym nie wspomnieliśmy w rozmowie? ”.
• Możesz spróbować narazić rozmówcę na wiodące pytania: „Czy dobrze rozumiem, że targujesz się ze mną? "," Myślę, że nasza propozycja nie jest odpowiednia. Czy możesz omówić dokładnie co? ”.

Zgodnie z pewnymi zasadami etykiety negocjacyjnej istnieją ramy czasowe rozmowy, które są wstępnie omawiane na etapie wstępnym. Dlatego, gdy strony przychodzą do negocjacji, już rozumieją, co ich czeka. Na tej podstawie budują plan rozmowy, dobierają argumenty, taktykę, fakty. Trudną stroną w tym przypadku jest próba przełamania całego scenariusza negocjacyjnego, który już wcześniej przygotowałeś i narzucenia własnego.

Przed rozpoczęciem spotkania strony mogą ustalić zakres spraw, które będą przedmiotem negocjacji. Negocjator uważa, że ​​spotkanie potrwa co najmniej 40 minut. Jednak zaraz po spotkaniu twarda strona ogłasza, że ​​zostało tylko 10-15 minut i nic więcej. „Ofiara” przygotowywała swoją prezentację przez co najmniej 15 minut.

Jest to obliczone, aby pokazać słabą stronę jego słabości. Albo „ofiara” będzie przestrzegać zasad i wymagań, albo natychmiast odejdzie.W żadnym wypadku nie powinieneś się oburzać, traktuj wszystkie słowa wypowiedziane przez twardą stronę jako prawdę, staraj się dotrzymać wyznaczonego czasu.

Co można zrobić:

• Możesz się zgodzić. Najlepiej jednak to zignorować. Negocjuj tak, jakby nic się nie stało.
• Spotkanie jest zwykle prowadzone przez kogoś, kto potrafi słuchać i zadawać właściwe pytania. Przede wszystkim nie przytłaczaj drugiej strony prezentacją siebie i swojej propozycji. Najpierw zapytaj go o jego potrzeby, jakie kryteria wyboru są dla niego ważne.
• Gdy już poznasz wszystkie jego potrzeby, możesz dać przeciwnikowi dokładnie to, czego chciał.

W kolejnym filmie znajdziesz metodykę prowadzenia negocjacji biznesowych (przygotowanie, techniki manipulacji oraz przykłady skutecznej komunikacji biznesowej).