etykieta korespondencji biznesowej

Korespondencja biurowa to bardzo szczególny gatunek, który musisz opanować, jeśli masz zamiar wspiąć się po drabinie korporacyjnej. Dobre umiejętności pisania biznesowego będą Ci wiernie służyć: pomogą Ci komunikować się z podwładnymi, przełożonymi i partnerami, podkreślą Twoje wykształcenie i światopogląd. Styl komunikacji powinien być powściągliwy, celowy, nie odbiegający od tematu.

Każda komunikacja, zarówno osobista, jak i pisemna, jest interakcją z ludźmi w celu wymiany informacji, zaimponowania i negocjacji. Nic ludzkiego nie jest nam obce, czasem dajemy upust emocjom, ale w sferze biznesowej nie powinno być miejsca na gwałtowną manifestację naszych uczuć, cech charakteru i temperamentu.

Ważną cechą komunikacji biznesowej jest to, że nie można jej uciąć w połowie zdania. Na każdy otrzymany list musisz napisać odpowiedź, nawet jeśli nie masz na to ochoty.Jeśli odbierzesz telefon i nie masz czasu na odebranie telefonu, koniecznie oddzwoń. Oczywiście komunikacja z niektórymi ludźmi jest nieprzyjemna. Dlatego na liście obowiązkowych cech menedżera znajduje się odporność na stres.

Spotkanie biznesowe, rozmowa telefoniczna czy służbowa korespondencja e-mailowa z pewnością będą miały jakiś cel. W rezultacie strony muszą dojść do wniosków, przedyskutować projekt, uzgodnić strategiczne partnerstwo i tak dalej.

W mowie pisanej jest być może nawet więcej ograniczeń i konwencji niż w mowie ustnej. Komunikując się bezpośrednio z rozmówcą, na osobistym spotkaniu, możemy położyć akcent intonacyjny na ten lub tamten fakt, wyjaśnić coś, jeśli rozmówca nas nie zrozumiał. Jeśli popełnimy błąd w mowie, możemy go natychmiast poprawić. Ale w liście biznesowym musimy być niezwykle jasni i precyzyjni, aby słowa nie sugerowały podwójnej interpretacji.

Mówili: „Papier wytrzyma wszystko”, sugerując, że można napisać nawet niewiarygodne fakty. Jesteśmy zdania, że korespondencja biznesowa powinna być jak najbardziej szczera. Nawiasem mówiąc, teraz listy papierowe są wysyłane coraz mniej. Zasadniczo przewożą umowy i inne dokumenty. W tym przypadku papiery firmowe są wykorzystywane jako dowód wysokiego statusu organizacji.

Współcześnie w większości przypadków korespondencja biznesowa odbywa się w przestrzeni wirtualnej i ma ona swoje własne cechy. Kiedy dialog dopiero się zaczyna, zwyczajowo pisze się pozdrowienie zgodnie z etykietą, na przykład: „Cześć, drogi Olegu Siergiejewiczu! ”. A pod kolejnym adresem w ciągu dnia roboczego powitanie można pominąć.

Komunikacja pisemna, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, wymaga przestrzegania norm językowych i nienagannej umiejętności czytania i pisania. W końcu korespondencja ujawni twoje luki wykształconemu rozmówcy. Dlatego radzimy sprawdzić, co jest napisane za pomocą służb specjalnych, jeśli nie jesteś do końca pewien swojej wiedzy.

Wymieniamy ogólne zasady, które wymagają etyki komunikacji elektronicznej. Są dość proste, ale wielu niestety je zaniedbuje:

• początek każdego zdania jest pisany wielką literą;
• na końcu frazy umieszcza się kropkę, aby znaczenie czytanego tekstu było jasne;
• aby uporządkować problem i zaproponować rozwiązania, warto użyć listy punktowanej lub numerowanej;
• dla jasności dobrze jest korzystać z tabel, wykresów, wykresów;
• nie próbuj specjalnie wyglądać na inteligentnego, wykształconego rozmówcę, nie komplikuj prostych myśli nadmiernymi zwrotami imiesłowowymi i imiesłowowymi;
• im prościej wyrażasz swoje myśli, tym lepiej;
• choć w mowie potocznej kultura wymaga unikania żargonu, w środowisku biznesowym fachowy żargon i zapożyczenia z języka angielskiego są obecnie uważane za dobrą formę (ale nie przesadzaj!).

Istnieją następujące rodzaje wiadomości:

• oferty promocyjne;
• święto Dziękczynienia;
• towarzyszący;
• Gwarancja;
• przypomnienia;
• ostrzeżenia;
• propozycje współpracy.

Oprócz ogólnych zasad ważne jest, aby znać pewne szczegóły dotyczące pisania biznesowego.Podamy zasady, które będą odpowiednie w zdecydowanej większości przypadków.

Początek wiadomości e-mail nazywa się nagłówkiem. Posiada logo organizacji. Warto mieć zawsze pod ręką (czyli na pulpicie swojego komputera) szablon, w którym to logo jest wpisane.

W przeciwieństwie do komunikacji offline, nowoczesne zasady nie zobowiązują Cię do powitania adresata i możesz od razu określić istotę sprawy, nazywając go po imieniu i patronimiku. Jednak wielu nadal pisze na początku orędzia: „Dzień dobry! ", "Witam! ", "Dobry wieczór! ' lub 'Pozdrowienia.' I w tym również nie ma odstępstwa od normy.

Wymagania co do treści listu sugerują, że to w nim tkwi sens korespondencji. Podział tekstu na akapity jest uważany za dobrą formę, oznakę uważnego stosunku do rozmówcy. W każdym akapicie jeden lub inny aspekt tematu jest nazwany i ujawniony. Oprócz identyfikacji problemu zwyczajowo sugeruje się sposoby jego rozwiązania. Że tak powiem, aby odsłonić pomysł na biznes w miniaturze.

W końcowej części wiadomości możesz wyrazić zarówno formalne, jak i bardziej osobiste uczucia. Sformułowanie „Respectfully…”, „Best pozdrowienia…” („best pozdrowienia” w języku angielskim) lub bardziej emocjonalne życzenie „Have a nice day! ”.

W podpisie osobistym konieczne jest podanie nazwiska i imienia (a w niektórych kręgach także patronimika). Powinny być też dostępne numery telefonów, pod które można zadzwonić: komórkowy i biurowy. Ostatnio w modzie stał się podpis elektroniczny z logo firmy.

Dodatkowy link do portalu elektronicznego organizacji służy jako dodatkowa reklama i może w przyszłości zwiększyć ruch na tej stronie.

Większość pracowników biurowych ma w swojej skrzynce e-mail bardzo obszerne archiwum listów. Aby rozmówca nie pomylił się w długiej korespondencji, zaleca się wysłanie listu w formie odpowiedzi. Po kliknięciu odpowiedniego pola na początku tematu listu pojawia się angielski skrót „Re…”. Jest to bardzo wygodne, ponieważ adresat natychmiast zapamięta przebieg korespondencji.

Możesz zapisać całą historię wirtualnej komunikacji z tym rozmówcą lub zostawić tylko ostatnie lub najważniejsze cytaty. Nowoczesna etykieta biznesowa wymaga szybkiego reagowania na e-maile. W końcu znaczną część dnia spędzamy przy komputerze w pracy. Ponadto pocztę można sprawdzać z urządzeń mobilnych.

Jeśli wiadomość jest szczególnie ważna i pilna, można napisać sms lub zadzwonić w celu przypomnienia o liście.

Wśród postaci twórczych używanie znaczków nie jest akceptowane, a ponadto jest wyśmiewane i potępiane. Ale w korespondencji biznesowej znaczki pomagają odzwierciedlić standardowe sytuacje.

Przydatne jest posiadanie wirtualnej skarbonki z zestawami wyrażeń i fraz. Rzeczywiście, na tych frazesach budowane są ustrukturyzowana komunikacja, praca biurowa i rozwiązywanie problemów formalnych. Na przykład sympatię wyraża obrót „Niestety, musimy Cię poinformować…”.Poczucie wdzięczności znajduje odzwierciedlenie w tej formule obowiązku: „Dziękuję za nieoceniony wkład…”. I na koniec radość: „Z dumą informujemy, że…”. Ale ostatnie zdanie: „Czekamy na dalszą owocną współpracę” wyraża nadzieję na dalsze kontakty biznesowe.

Rozmawialiśmy więc o etykiecie korespondencji biznesowej. Zasady te są niezbędne, aby komunikacja była jak najbardziej wygodna i owocna. Skorzystaj z nich, a zobaczysz, że Twoja praca w serwisie przebiegła sprawnie!

Więcej informacji o zasadach prowadzenia korespondencji biznesowej, w tym poczty e-mail, znajdziesz w poniższym filmie.