Etapy komunikacji biznesowej

Komunikacja to proces interakcji między ludźmi, który obejmuje wymianę, ocenę i zrozumienie informacji. Jeśli chodzi o komunikację biznesową, stosuje się pewne normy i zasady, aby zapewnić jak najwygodniejszą interakcję z partnerami. Uwzględnienie prawidłowej kolejności, polegającej na przestrzeganiu niezbędnych etapów komunikacji biznesowej, gwarantuje osiągnięcie pożądanego rezultatu, który jest preferowany dla obu partnerów.

Komunikacja biznesowa to wieloetapowy proces, polegający na tworzeniu i dalszej poprawie relacji między ludźmi związanych z określonymi potrzebami. Proces ten obejmuje przekazanie ważnych informacji, opracowanie koncepcji interakcji, percepcję i zrozumienie rozmówcy.

Komunikacja biznesowa posiada szereg cech, których znajomość pomoże zrozumieć istotę tego typu interakcji:

• Wartość reputacji. W biznesie twarzą przedsiębiorstwa jest jego reputacja, która jest fundamentem, na którym budowany jest przyszły sukces firmy.Z tego powodu komunikacja biznesowa ma na celu jej utrzymanie i ochronę.
• Klarowność i precyzja. Jasne i precyzyjne określenie celów zapewnia efektywny rozwój zawodowy, który sprzyja szybkiej samoorganizacji i kształtowaniu odpowiedzialności.
• Wspólna działalność, korzystna dla obu stron. W interakcji biznesowej nie można zadbać o dobro tylko jednej strony. Jedność partnerów i wzajemnie korzystna pozycja zapewnia sukces i doskonałe wyniki dla obu stron.

Wynik komunikacji biznesowej zależy od tego, jak starannie zorganizowany jest sam proces. W strukturze komunikacji biznesowej można wyróżnić pewne etapy. Znajomość głównych punktów takiej komunikacji i norm zachowania odpowiadających każdemu etapowi pomoże osiągnąć ceniony cel.

Ten etap obejmuje bezpośrednią organizację spotkania. W pierwszym etapie konieczne jest sporządzenie planu z konkretnymi pytaniami i kilkoma opcjami rozwiązania problemu. Konieczna jest analiza punktu widzenia partnera negocjacyjnego i wybór najkorzystniejszej strategii relacji; zaleca się przewidzieć wynik rozmowy. Momenty organizacyjne dopełniają etap przygotowawczy: wyznaczenie miejsca i czasu spotkania.

Portret psychologiczny rozmówcy, który rozwija się w twoich oczach, zależy od pewnych okoliczności, czasu trwania znajomości, informacji o osobie otrzymanej od innych pracowników. Rozróżnia się werbalne i niewerbalne akty zachowania, które umożliwiają sporządzenie portretu psychologicznego rozmówcy:

• sposób mówienia (treść, konsekwencja, czas trwania, ekspresja i cechy mowy);
• gesty i mimika;
• konkretne działania (ruchy i postawy osoby, odległość między rozmówcami, dotyk);
• ruchy ciała (dotykanie, klepanie, głaskanie).

Ważną funkcję w tworzeniu portretu psychologicznego pełni badanie wyglądu rozmówcy. Są to preferencje ubioru, czystość, schludność i nienaganny wygląd, przestrzeganie trendów mody lub ich zaniedbanie, kopiowanie ubrań noszonych przez inne osoby.

Określając portret psychologiczny pracownika, należy skoncentrować się na jego osobowości:

• charakter (zainteresowania, zasady, plany, preferencje);
• zachowanie (kompetencje, umiejętności życiowe, doświadczenie zawodowe);
• duchowa strona osobowości (unikalne cechy procesów i właściwości sfery intelektualnej, poznawczej i emocjonalnej);
• aspekty społeczne i psychologiczne (status, rola społeczna, styl życia i specyfika pracy);
• właściwości biopsychiczne (temperament, płeć i wiek rozmówcy, stan zdrowia);
• tworzenie kontaktu.

Do nawiązania komunikacji biznesowej niezbędne jest stworzenie atmosfery sprzyjającej poważnej rozmowie, która polega na okazaniu partnerowi dobrej woli i zainteresowania. Ułatwi to miękki uśmiech, uprzejme powitanie i pauza, która daje rozmówcy możliwość włączenia się do rozmowy i wzięcia w niej bezpośredniego udziału.

Standardowa rozmowa rozpoczyna się od realizacji następujących czynności: ujawnienie celów, wykonanie partnerów zarówno z jednej, jak i z drugiej strony, nagłośnienie tematu, przedstawienie prowadzącego rozmowę, ogłoszenie procedury badania zagadnienia.

Ten etap jest obowiązkowy, aby ustalić odpowiedni plan negocjacyjny i zwiększyć zainteresowanie interakcją ze strony partnera. Procedurę tę może ułatwić żart, który byłby odpowiedni dla miejsca i czasu.

Powinieneś także zdecydować, jakie role będą odgrywać strony w trakcie komunikacji biznesowej. Przyspieszenie procesu ułatwia naśladowanie partnera, lustrzane odbicie jego postawy, plastyczność, ton głosu, gesty. Po pewnym czasie (5-10 minut) można przejść do ogłoszenia warunków. Wymaga to równych pozycji. Możesz przejść do innej pozycji, co objawia się komunikacją niewerbalną.

W tej fazie należy położyć nacisk na podobieństwa, a nie różnice. Dzięki temu negocjacje pomogą uzyskać pożądany rezultat. W przypadku nierozwiązywalnych sporów zaleca się przejście na neutralną pozycję, co nie wiąże się z ustalaniem własnej oceny.

Pamiętaj, że potrzebne są mocne argumenty. W takim przypadku należy przestrzegać pewnych zasad:

• Prezentacja myśli powinna odbywać się za pomocą prostych, zrozumiałych, precyzyjnych i przekonujących fraz.
• Właściwe będzie dostosowanie argumentów do osobowości partnera.
• Wskazane jest jasne i zwięzłe przedstawienie dowodów.
• Mówiąc o problemie, musisz być stanowczy: nie możesz się poddać, jeśli jesteś pewny swojej opinii.
• Zawsze powinien być jeden ważny dowód na poparcie tezy w rezerwie (na wypadek, gdyby rozmówca zaczął wątpić w decyzję).
• Zaleca się posługiwanie się wiarygodnymi faktami, które pomogłyby rozmówcy w niezwłocznym podjęciu decyzji.
• Nie poddawaj się, dopóki partner w końcu nie potwierdzi swojej odmowy.
• Powinieneś użyć najbardziej przekonujących argumentów na rzecz swojego stanowiska, starając się wyrażać myśli w taki sposób, aby były w pełni zainteresowane rozmówcą.

Podczas interakcji zawsze trudno jest uniknąć różnych dyskusji. Głównym zadaniem, z jakim należy się w takiej sytuacji uporać, jest udowodnienie partnerowi racji (poprzez wyeliminowanie wątpliwości, ustalenie motywów oporu, reakcji obronnej, zastanowienie się nad taktyką). Jednocześnie należy unikać kategorycznych osądów, w przeciwnym razie wszystko przyniesie odwrotny skutek.

Jeśli osiągniesz zrozumienie, dalsza interakcja nie spowoduje poważnych trudności. Następnie będziesz musiał znaleźć wspólną korzyść. Daj swojemu partnerowi możliwość przejęcia inicjatywy.

Konieczna jest kontrola jego udziału w osiągnięciu zamierzonego celu.Jeśli Twoja własna decyzja jest znacznie silniejsza niż rozmówcy, powinieneś dokładnie rozważyć jego propozycję i wyjaśnić, dlaczego pomysł musi zostać sfinalizowany, na jakiej podstawie bardziej opłaca się zająć inne stanowisko.

Sformułowane kryteria należy przełożyć na wersję ostateczną. Następnie musisz zawrzeć umowę. Zaleca się bardziej szczegółowe opisanie zobowiązań przyjętych przez każdą ze stron. Jak tylko podjęta zostanie decyzja, wdzięczność wyrażona rozmówcy będzie odpowiednia.

Ostatni etap komunikacji biznesowej odgrywa bardzo ważną rolę, dlatego należy mu poświęcić taką samą uwagę jak wszystkie poprzednie. Ostateczna opinia ma wpływ na wizerunek rozmówcy jako całości oraz na partnerstwa, które są obecnie utrzymywane i planowane na przyszłość. Nadal należy okazywać życzliwość, szacunek i takt.

Komunikacja biznesowa przyniesie korzyści i zapewni dobre wyniki, gdy zostanie wykorzystana następujące zasady i wytyczne:

• Napoje (herbata, kawa) oferowane są według uznania właściciela lub podczas przedłużających się negocjacji.
• Nie dzwoń podczas negocjacji biznesowych. Lepiej na ten czas wyłączyć telefon. Konieczne jest okazanie szacunku partnerowi i ogólna procedura interakcji biznesowych.
• Wychodzenie z lokalu w trakcie negocjacji jest zabronione. Wyjątkowym przypadkiem jest potrzeba pomocy medycznej.
• Prowadzenie dokumentacji pracy jest mile widziane, ponieważ podkreśla zainteresowanie i uważność partnera.
• Oznaką dobrego smaku jest nie zadawanie pytań związanych z tajemnicą handlową partnera.Pomaga to uniknąć niezręczności i niewygodnej pozycji.

Wszystko o ważnych umiejętnościach komunikacji biznesowej, zobacz poniższy film.