Rozmowa biznesowa: zasady, odmiany i etapy

Wyniki relacji biznesowych często zależą od osobistych negocjacji i dialogów. Kontakty biznesowe, nawiązywane pisemnie lub telefonicznie, rozwijane są w rozmowach osobistych. Jednocześnie uczestnicy wywiadu posługują się całą gamą środków komunikacji: posługują się nie tylko mową, ale także gestami, mimiką i osobistym wpływem.

Rozmowa biznesowa to zazwyczaj rozmowa między dwoma rozmówcami, dlatego powinni oni brać pod uwagę specyfikę osobistą przeciwnika, jego motywy, cechy mowy oraz stosować etykietę. Komunikacja interpersonalna obejmuje różne metody oddziaływania na rozmówcę.

Rozmowa biznesowa, która ma określony temat i jest zorientowana na osobę, jest często prowadzona w ramach tej samej organizacji między pracownikami.Celem rozmowy jest chęć jednego uczestnika komunikacji, aby za pomocą słów wpłynąć na innego lub całą grupę pracowników w celu nakłonienia do aktywności, zmian w istniejącym środowisku pracy lub relacjach oraz poprawie ich jakości.

Kolejnym celem rozmowy biznesowej jest konieczność formułowania przez kierownictwo wniosków i decyzji na podstawie opinii i rozumowania pracowników.

Przewaga rozmów biznesowych nad innymi rodzajami komunikacji werbalnej to:

• w szybkości reakcji na uwagi rozmówców, co pomaga uzyskać pożądany rezultat;
• w podnoszeniu świadomości administratora poprzez uwzględnianie, kontrolowanie i monitorowanie zasłyszanych podczas wywiadu punktów widzenia, osądów, przemyśleń, argumentów i wypowiedzi sceptycznych;
• w celowości elastycznego rozsądnego zestawu metod badania omawianego tematu, co jest konsekwencją rozwiązania problemu i roszczeń wszystkich stron.

Rozmowa biznesowa skupia się na realizacji określonych funkcji:

• znajdowanie nowych kierunków;
• uruchomienie obiecujących projektów;
• wymiana danych;
• regulacja rozpoczętych działań;
• wzajemna komunikacja pracowników jednego przedsiębiorstwa;
• ułatwianie kontaktów biznesowych pomiędzy instytucjami, firmami, branżami.

O wynikach rozmowy biznesowej i spotkań decyduje nie tylko przygotowanie do niej, ale także konstrukcja samej rozmowy.Niewątpliwych błędów można uniknąć dzięki ugruntowanym metodom prowadzenia wywiadów i przestrzegania ich zasad. Zawsze powinna panować atmosfera dobrej woli – ostre wypowiedzi są niedopuszczalne.

Zasada racjonalności zakłada powściągliwość zachowania, zwłaszcza w przypadku partnera przejawiającego emocjonalność. Brak kontroli nad emocjami zwykle negatywnie wpływa na podjętą decyzję. Takiego rozwiązania nie można nazwać optymalnym.

Zasada zrozumienia jest konieczna, aby rozmówcy mogli znaleźć wspólny język w dialogu i osiągnąć pożądany efekt.

Podczas rozmowy koncentracja uwagi mówców zmienia się nawet przy braku czynników rozpraszających. Biorąc pod uwagę i zauważając takie niuanse, konieczne jest w tym momencie ponowne zwrócenie na siebie uwagi i wznowienie przerwanego kontaktu.

Zasada rzetelności dyktuje obowiązkowe przestrzeganie autentyczności informowania rozmówcy - nawet jeśli podaje nieprawdziwe informacje. To sprzyja dialogowi i osiąga pożądane cele.

Ważną zasadą psychologiczną jest rozróżnienie tematu rozmowy z rozmówcą. Subiektywna postawa wobec przeciwnika może wpływać na obiektywność oceny wskaźników. Konstruktywna rozmowa opiera się na rozróżnieniu między wydarzeniami z punktu widzenia a opiniami z doświadczeniami.

Konkretyzacja takich ogólnych zasad prowadzenia rozmów biznesowych to zasady ich realizacji, które przyczyniają się do bezpieczeństwa i efektywności negocjacji.

Zasada podwójnego zainteresowania polega na tym, że każdy z ankieterów ma podwójne zainteresowanie: nie tylko istotę i treść tematu rozmowy, ale także współpracę z partnerem.Utrzymywanie owocnych relacji jest nie mniej ważnym zadaniem w rozmowie niż wymiana informacji.

Eksperci zalecają pokierowanie rozmową w taki sposób, aby nie kolidowała z relacjami między pracownikami a menedżerami. Do tego potrzebujesz:

• nie spiesz się z wnioskami na temat motywów i intencji rozmówców, opartych na ich własnych założeniach;
• słuchaj uważnie przeciwnika i pokaż, że jest zrozumiany;
• wyrażaj swoje zainteresowanie i cele zamiast kłócić się o przeszłość, a myśli powinny być wyrażane jasno i jasno;
• omówić przyszłe działania.

Nacisk na zainteresowanie partnerem jest również uważany za istotną zasadę, która pomoże znacznie ułatwić zadania obojgu rozmówcom. Zwroty: „zrozumiałe”, „ciekawe”, „miło wiedzieć”, naturalnie wkomponowane w rozmowę, stworzą miłą atmosferę i pomogą wyrazić zgodę i wzajemne zrozumienie. Ten sam problem można rozwiązać, zwracając się do rozmówcy, nazywając go po imieniu i patronimicznie, a także nie okazując niepokoju i drażliwości.

Chęć wyjaśnienia dodatkowych lub pomocniczych informacji również pomoże w utrzymaniu zainteresowania.

Każda rozmowa to sposób na znalezienie wspólnego języka. Aby dialog odniósł sukces, nie zaleca się rozpoczynania go od sprzeczności. Zwykle zaczynają się od tematów, w których opinie są takie same, na przykład o pogodzie. Dzieje się tak, aby od samego początku nie było negatywnej odpowiedzi i nie trzeba było wkładać wysiłku w przekonywanie rozmówcy.Eksperci zalecają, aby zawsze mieć kilka gotowych fraz, na które odpowiedzi są tylko pozytywne.

Przygotowanie do rozmowy biznesowej rozpoczyna się od najważniejszego etapu – planowania, które polega na sformułowaniu problemów i celów spotkania, a także stworzeniu planu negocjacyjnego i metod jego realizacji. Profesjonaliści doradzają:

• przemyśleć i zważyć proponowany przebieg planowanej rozmowy, sporządzić jej program;
• zebrać wszystkie niezbędne informacje o możliwym rozmówcy;
• testować skuteczność ich argumentów wymaganych do uzasadnienia ich przekonań i intencji;
• sprawdzić spójność ich definicji i myśli;
• zastanów się nad możliwościami reakcji rozmówcy lub przeciwnika na przedstawione argumenty.

Ustalenie czasu i miejsca przyszłej rozmowy zależy od stanowiska i nastawienia uczestników. Może być przeprowadzony na własnym, obcym lub neutralnym terytorium. Po przeprowadzeniu szkolenia operacyjnego należy sprawdzić i zredagować zebrane i przygotowane materiały oraz nadać ostateczną formę planowi przyszłej rozmowy kwalifikacyjnej.

Konstrukcja rozmowy biznesowej składa się z 5 etapów:

• początek rozmowy;
• dostarczanie informacji;
• argumentacja;
• obalanie argumentów przeciwnika;
• zatwierdzanie propozycji.

Każdy z tych kroków opiera się na fachowej wiedzy, jasności, logice, do których dochodzą cechy osobiste ankietera, które mają ogromne znaczenie w rozmowie. Plan rozmowy powinien być zbudowany na podstawie różnych możliwych opcji jego wyniku. Czasami trzeba powtórzyć niektóre argumenty.

W pierwszym etapie – na początku dialogu – ważne jest nawiązanie kontaktu z partnerem, zorganizowanie atrakcyjnego środowiska, zainteresowanie rozmówcy i przejęcie inicjatywy. Wskazane jest stosowanie specjalnych technik, które rozpoczynają dialog. Obejmują one:

• technika rozładowywania napięcia, która pomaga nawiązać bliski kontakt z przeciwnikiem;
• sposób na zaczepienie rozmówcy, pozwalający szybko zaktualizować problemy;
• metoda pobudzania fantazji, polegająca na pojawieniu się dużej liczby pytań;
• podejście do problemu bezpośrednio.

Prawidłowy początek rozmowy to znajomość, dokładne sformułowanie jej celów i zadań, nominacja tematu, przekazanie zasad rozpatrywania spraw.

Na etapie udzielania informacji należy poznać prośby i opinie partnera, jego motywacje, argumenty i życzenia, zgłosić planowane informacje oraz przeanalizować stanowisko rozmówcy.

W fazie obalania wyroków przeciwnika jego uwagi należy zneutralizować. Aby to zrobić, konieczne jest przekonujące przedstawienie swoich argumentów, bez wątpienia, nie dopuszczając możliwości obalenia swojej opinii. Logika zaprzeczenia polega na analizie wątpliwych informacji, znalezieniu prawdziwej przyczyny, wyborze pojęć i metod. W takim przypadku stosowane są różne sztuczki i sztuczki.

Na etapie podejmowania decyzji podsumowuje się zaakceptowane i zaakceptowane przez rozmówcę wyniki argumentacji, eliminuje negatywne niuanse i wnioski, utrwala i potwierdza osiągnięty wynik, proponuje tematy do dalszej współpracy. Na tym etapie nie należy okazywać niepewności, aby partner również nie zaczął wątpić w podjętą decyzję.

Niezależne rodzaje rozmów biznesowych charakteryzują się następującą klasyfikacją:

• przy ubieganiu się o pracę;
• po zwolnieniu;
• o problemie;
• charakter dyscyplinarny.

Pierwsza odmiana ma charakter wprowadzający, którego głównym zadaniem jest określenie i ocena cech biznesowych osoby ubiegającej się o stanowisko. Kierownik musi zadać kandydatowi tylko kilka podstawowych pytań zawierających informacje o osobie: poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe, posiadane umiejętności i zdolności, powody poszukiwania pracy, wysokość wniosków o zapłatę. Czasami konieczne jest wyjaśnienie również cech osobistych.

Rozmowa dotycząca odejścia pracownika może być dwojakiego rodzaju: ugoda dobrowolna lub przymusowa. W pierwszym przypadku administrator powinien znaleźć przyczyny zwolnienia - wynika to z dbałości o poprawę zarządzania organizacją. Zwykle w takich przypadkach można znaleźć przydatne informacje, które pozwolą rozwiązać niektóre problemy.

Trzeci typ to rozmowa z pracownikiem, z którym są zmuszeni się rozstać. Z reguły liderowi jest to bardzo trudne. W trakcie takiej rozmowy należy zachować delikatność, ale jednocześnie poprawnie i uczciwie przedstawić roszczenia wobec niego. Istnieją specjalne zasady i porady dotyczące prowadzenia takiej rozmowy.

Argumentację można oprzeć na metodach retorycznych i spekulacyjnych. Te retoryczne to:

• fundamentalna, polegająca na bezpośrednim odwołaniu się do partnera;
• sprzeczność oparta na znajdowaniu niezgodności w argumentacji;
• technika podkreślania wniosków, która prowadzi do pożądanych rezultatów poprzez wnioski pośrednie;
• porównawczy;
• metoda rozczłonkowania polegająca na doborze poszczególnych części;
• metoda bumerangu;

• bojkot;
• przesunięcie nacisku i wysunięcie na pierwszy plan ich interesów;
• metoda wnioskowania oparta na stopniowej zmianie istoty problemu;
• metoda ankietowa, zakończona zadanymi pytaniami;
• wyraźna technika pomocy.

Można rozważyć metody spekulacyjne:

• technika przesady;
• anegdota;
• technologia korzystania z autorytetu;
• technika wątpienia w tożsamość rozmówcy;
• metoda izolacji, która polega na prezentowaniu poszczególnych wyrażeń w zmodyfikowanej formie;
• przekształcenie kierunku, polegające na przejściu do innego zagadnienia, niezwiązanego ze sporem;
• represje, polegające na wyolbrzymianiu drobnych problemów;
• technika złudzenia, w której zgłaszane są mylące informacje;
• opóźnienie - opóźnianie rozmowy;
• apel oparty na apelu o współczucie;
• technika zniekształcająca;
• pytania pułapki.

Eksperci zalecają prowadzenie rozmów biznesowych w następujący sposób: zgłaszaj sugestie lub oceniaj coś w formie pytań i odpowiedzi, co pozwala zachować inicjatywę, nie dopuszczać do kategorycznego tonu, zachęcać rozmówcę do aktywności i jednocześnie uzyskać niezbędne Informacja. Na przykład właściwe i racjonalne jest używanie zwrotów:

• „Jaka jest twoja opinia w tej sprawie? »;
• "Jak myślisz?.. ";
• „Czy dobrze zrozumiałem twój punkt widzenia? »;
• „Czy nie powinniśmy sprawdzić innej opcji? »;
• „Nie sądzisz, że sytuacja nie jest teraz na twoją korzyść? ”.

Rozmowa biznesowa przyczynia się do realizacji pragnienia ludzi, aby zmienić sytuację lub nawiązać jakościowo nowe relacje między uczestnikami dialogu. Takie rozmowy są ważną częścią relacji w biznesie i polityce, stanowiąc nawiązanie powiązań między partnerami upoważnionymi przez ich organizacje do rozwiązywania problemów. Musisz mówić krótko.

Więcej o zasadach komunikacji biznesowej znajdziesz w poniższym filmie.