Typer forretningskommunikasjon

Forretningskommunikasjon bidrar til å bygge relasjoner med kolleger, underordnede, partnere og kunder. I kommunikasjonsprosessen foregår det en utveksling av ikke bare informasjon, men også erfaring og kunnskap på et bestemt område. Forretningsetikett trenger gjennom absolutt alle livets sfærer, det finnes ulike typer forretningskommunikasjon.

Bedriftskommunikasjon er en viktig del av menneskelivet. Etikette i forretningsmiljøet fungerer som en slags støtte. I næringslivet er det flere former for kommunikasjon. Passende alternativer bør velges under hensyntagen til de personlige og psykologiske egenskapene til deltakerne i diskusjonen. Følgende kommunikasjonsformer kan skilles:

• Samtale - muntlig kontakt mellom samtalepartnerne, reduseres til en diskusjon av viktige problemer og oppgaver, som tydeliggjør noen av nyansene knyttet til arbeidet. Deltakerne i samtalen i denne saken bør ha rett til å håndtere ulike oppgaver og ta avgjørelser. Statusene til samtalepartnerne må være like.
• Forhandling har en mer stiv struktur. Som regel deltar representanter for forskjellige selskaper eller divisjoner i dem.Forhandlinger brukes til å slå seg sammen med partnere som er interessert i å løse et spesifikt problem.
• På møtet en gruppe eller stor krets av interesserte og involverte personer deltar. Møtet innebærer innsamling, analyse av informasjon, datautveksling, samt beslutningstaking i kontroversielle spørsmål.
• Opptreden - i dette tilfellet deler en person eller en liten gruppe nødvendig informasjon med publikum. I dette tilfellet reduseres ikke budskapet til en diskusjon av temaet, men presenteres som informasjon. Denne formen for kommunikasjon krever at foredragsholderen har lederegenskaper, evne til å bli i samfunnet, samt taleferdigheter.
• Korrespondanse - en indirekte måte for kommunikasjon, spiller en slags rolle for korrespondansekommunikasjon. Denne typen kommunikasjon inkluderer ordrer, protokoller, resolusjoner, forespørsler, rapporter, offisielle brev, instruksjoner og så videre. Korrespondanse brukes til kommunikasjon mellom avdelinger eller organisasjoner. Det er nødvendig å følge spesifikke regler når du utfører korrespondanse.

Bedriftskommunikasjon må læres. Samtidig faller personlige egenskaper og demonstrasjon av ens «jeg» i bakgrunnen. Det viktigste er fortsatt muligheten til å ta hensyn til motstanderens interesser og ønsker og kombinere dem med dine egne krav på en slik måte at begge parter oppnår ønsket resultat.

Forretningskommunikasjon består av flere stadier:

• Dannelse av et motiv. Uten den vil det ikke være mulig å oppnå effektiv samhandling.
• Forbereder seg på å kommunisere - dette er utarbeidelse av en samtaleplan, utarbeidelse av argumenter og informasjon.Det er også nødvendig å utarbeide en liste over oppgaver som må løses under diskusjonen.
• Starter en samtale. Det er nødvendig å etablere kontakt, etter det er det nødvendig å skape et "forholdsklima" som er gunstig for samtalen.
• Formulering av problemet - fremheve spekteret av problemer, presentere deres posisjon og visjon om denne oppgaven. Vær imidlertid oppmerksom på at du må forberede sammendrag om samtaleemnet på forhånd og være klar til å svare på spørsmålene som stilles.
• Informasjonsutveksling - Avklare posisjonen til samtalepartneren. Det er viktig å opprettholde kommunikasjonen og svare på spørsmål på et tilgjengelig offisielt språk, og utelate fagterminologi om nødvendig.

• Overtalelse og argumentasjon - er nødvendige i tilfelle uenighet og følger av forrige kommunikasjonsstadium. Det er nødvendig å merke seg de positive sidene ved din visjon om situasjonen og løsningen av det kontroversielle spørsmålet.
• Å finne en løsning på et problem eller problem - på slutten av diskusjonen, bør resultatet passe for alle deltakere.
• Utforming av kontrakt – dette betyr at deltakerne i diskusjonen som et resultat av møtet kom til en fellesnevner eller hentet støtte fra partnere for å løse ulike problemer. Et positivt resultat av diskusjonen avsluttes med en skriftlig bekreftelse.
• Analyse av resultater - viser om vedtakene som ble tatt var riktige.
• Beslutningstaking – innebærer samtykke fra alle parter etter analysen. I dette tilfellet bestemmer deltakerne i diskusjonen videre samarbeid eller avslutning av kontakter.

I det moderne samfunnet følger folk bevisst reglene for forretningskommunikasjon for å oppnå spesifikke mål i bedriftsmiljøet. I næringslivet er det ikke nok å ha en bestemt stilling, det er også nødvendig å styrke relasjonene til forskjellige mennesker. Følgende er av stor betydning:

• Evnen til å vinne over mennesker og bli i samfunnet er viktige sider ved bedriftsdialog. For å gjøre dette må du være i stand til å klart og tydelig formulere tankene dine, argumentere ditt synspunkt kompetent.
• Analytiske data og evnen til å ta raske beslutninger er alltid på din side. Når du kommuniserer med partnere, husk at alle parter er interessert i å raskt løse tvister.
• Det er viktig å ta hensyn til de kulturelle egenskapene og nasjonale tradisjonene til samtalepartneren: utvilsomt kan noen skikker og normer vedtatt i et annet land virke uakseptable eller støtende.

De grunnleggende konseptene og normene for forretningsetikk bør være kjent for enhver person med respekt for seg selv. Det må forstås at i virksomheten bygges kommunikasjon mellom mennesker ikke i henhold til den gjensidige fangsten av stemningen til partnere, men i henhold til visse standarder. Det finnes følgende typer forretningskommunikasjon (etter funksjonelt formål):

• verbalt og ikke-verbalt - bestå i behovet for å overvåke tale, ansiktsuttrykk, gester og stillinger. I ikke-verbal kommunikasjon kan posisjonen til armer, ben, blikk, hodetilt og ufrivillige bevegelser fortelle mye mer om en persons følelser og humør enn muntlig tale. Det er verdt å lære å kontrollere ansiktsuttrykk og bevegelser.
• Skriftlig og muntlig. For hver kommunikasjonsform skilles det ut separate begreper og normer.Ethvert dokument sertifisert med signaturer og segl refererer til den skriftlige kommunikasjonsformen. Til muntlig - planleggingsmøter, møter, forhandlinger, rapporter og andre former for forretningskommunikasjon.

• Monologisk og dialogisk - har betydelige språklige forskjeller. Dialog er mellommenneskelig kommunikasjon. Monologen gjenspeiler et enkelt synspunkt; denne typen kommunikasjon inkluderer en presentasjon eller høytidelig tale, samt en rapport eller innledningsforedrag.

• Eksternt og personlig. Fjernkommunikasjon inkluderer telefonsamtaler, korrespondanse per post. Spesiell oppmerksomhet rettes mot talens intonasjonsmønster, meldingens korthet. Du kan ikke bruke bevegelser.

Hver stil har visse funksjoner. Du må kunne forstå dem.

Stilklassifisering:

• Autoritær. Den er basert på sjefens ubestridelige makt og de ansattes absolutte underordning. Eventuelle avgjørelser tas utelukkende og diskuteres ikke med interesserte eller involverte personer.
• Demokratisk - hovedtrekket er felles diskusjon av problemstillinger og ønsket om gjensidig forståelse. Når du kommuniserer med samtalepartneren, brukes en forespørsel, anbefalinger og motivasjon.
• lurende eller formell - bestemmes av lederens minimumsdeltakelse i personalledelse, forhandlinger og beslutningstaking. Vanskelige saker og risikofylte avgjørelser overføres til andre. Effektiviteten til en slik ledelse avhenger ikke lenger av lederen, men av utviklingsnivået til gruppen.
• Liberal - noe mellom autoritær og demokratisk stil.Diskusjon av ulike problemstillinger med partnere eller kolleger minimeres, men brukes i sjeldne tilfeller og kun med sikte på å flytte ansvaret over på motstanderen.
• Offisiell virksomhet - innebærer streng overholdelse av kommunikasjonsnormer, taleklisjeer og regler for forretningskommunikasjon, der det ikke er noe sted for manifestasjon av individualitet.
• Vitenskapelig - streng, kort og behersket tale, kun passende innen vitenskap og utdanning. Den brukes i forsknings- eller undervisningsaktiviteter.

Bedriftskommunikasjon angår alle eksterne aspekter av atferd og er delt inn i flere områder:

• deltakere i samtalen har felles mål og motiver;
• samtalen foregår i ett rom-tidsintervall;
• et klart hierarki av kommunikasjon bygges mellom alle deltakerne i diskusjonen, sosiale statuser fordeles;
• deltakere i kommunikasjon forholder seg til allment aksepterte regler og normer når de kommuniserer.

Forretningskommunikasjon hjelper til med å raskt etablere de nødvendige kontaktene, få støtte fra pålitelige lånetakere. Det hjelper å oppnå gjensidig forståelse.

Det er 4 hovedfunksjoner for forretningskommunikasjon:

• Informasjon og kommunikasjon - innebærer innsamling og fremskaffelse av spesifikk informasjon, samt utveksling av kunnskap og erfaring.
• Interaktiv - på grunn av prosessen med samhandling mellom mennesker. Den brukes i samhandlingsprosessen (atferd, aktiviteter og beslutninger fra partnere).
• Perseptuell er å forstå den andre personen. Etablering eller svekkelse av kontakt skjer på grunnlag av gjensidig forståelse.
• Regulatorisk-kommunikativ - lar deg justere oppførselen til deltakerne i diskusjonen.For å gjøre dette må du være flytende i spesielle teknikker: kunne overbevise, finne kompromisser og gjøre innrømmelser.

I tillegg er det nødvendig å ta hensyn til spesielle regler når man har å gjøre med forretningsfolk. Eventuelle anker, meldinger og informasjon må være i samsvar med de tre pilarene:

• når det gjelder innhold - meldinger og informasjon som gis bør være klare og konsise;
• den ekspressive delen refererer til den emosjonelle komponenten;
• motiverende side - er rettet mot samtalepartnerens tanker og følelser.

Når en person kommuniserer, legger en person hensyn til samtalepartnerens tale og stemme. Det er evaluert i henhold til visse indikatorer:

• Ordforråd - fraværet av parasittiske ord og kompetent, uttrykksfull tale tillater oss å si med tillit at personen er utdannet og kultivert.
• forståelig tale og riktig uttale av ord er nøkkelen til suksess for enhver person.
• intonasjon - lar deg plassere de nødvendige aksentene.
• Talehastighet - langsom tale vil forårsake melankoli, og rask tale vil ikke tillate deg å konsentrere deg om informasjonen som gis.
• Diskusjon om de positive og negative egenskapene til konkurrenter. Prøv å berøre slike emner ekstremt taktfullt og forsiktig. Dette er en slags ufarlig manipulasjon som vil bidra til å vinne over samtalepartneren.
• Kombinasjon av lange og korte fraser. Denne teknikken vil bidra til å holde oppmerksomheten til samtalepartneren.

For å oppnå respekt blant kolleger og partnere, er det nødvendig å ta hensyn til noen nyanser:

• Diskusjon om de positive og negative egenskapene til konkurrenter. Prøv å berøre slike emner ekstremt taktfullt og forsiktig. Dette er en slags ufarlig manipulasjon som vil bidra til å vinne over samtalepartneren.
• Kombinasjon av lange og korte fraser. Denne teknikken vil bidra til å holde oppmerksomheten til samtalepartneren.
• I et forretningsmiljø du bør ikke vise dine personlige preferanser og følelser når du løser ulike problemer. Hovedrollen spilles av interessene til selskapet du representerer og interessene til samtalepartneren. Du bør ikke bytte til hevede stemmer eller delta i en verbal trefning: enhver manifestasjon av følelser vil påvirke omdømmet og bildet ditt negativt.
• Ikke bland jobb og privatliv. Forhold til kolleger skal ikke påvirke løsningen av bedriftens problemer. Hvis du ikke kan bygge et varmt forhold til en person, betyr ikke dette at du bør ignorere hans mening og råd når du løser vanlige problemer. Evnen til å skille personlige relasjoner fra virksomhet bidrar til å fokusere på de ønskede oppgavene og løse tvister.

• Forbered deg på diskusjonen: forespørsler om samtalepartneren og velg passende kommunikasjonstaktikker.
• Vær punktlig - ikke ta tid fra forretningspartnere.
• Evne til å lytte til samtalepartneren - din ubestridelige fordel. Uten evnen til å kommunisere med kunder, forstå deres behov og ønsker, er det umulig å lykkes.
• Vennlig holdning til alle samtalepartnere. Selv en uærlig partner bør ikke behandles med forakt. Glem fiendtlighet og prøv å behandle samtalepartneren gunstig og vennlig. Husk at du ikke bør diskutere forholdet ditt med andre mennesker i et forretningsmiljø. Forhold, personlig liv bør ikke diskuteres med noen.
• Evnen til å fokusere på det vesentlige. Prøv å finne ut hva samtalepartneren din vil. Vurder interessene hans, prøv å løse problemet og kom til en fellesnevner, ikke mist ønskene dine.
• Evne til å være ærlig. Hvis informasjonen er upålitelig, forvrengt, kan den bli funnet ut når som helst og påvirke omdømmet ditt.
• Ikke glem reglene for god oppførsel. Tiltal alltid personen med fornavn, smil og prøv å komplimenter dem, men unngå smiger.

I den neste videoen finner du de viktigste forretningskommunikasjonsferdighetene.