Psykologi for forretningskommunikasjon

Forretningsfolk i dag har mange måter å kommunisere med kunder, kolleger og andre interessenter på. Å forstå innholdet i forretningskommunikasjon kan hjelpe deg med å nå bedriftens mål og daglige ledelse.

I psykologien betyr begrepet "kommunikasjon" utveksling av informasjon mellom mennesker gjennom et felles system av symboler. Denne definisjonen av kommunikasjon inkluderer to aspekter:

• For det første er det det som formidles, som fakta, følelser, ideer og så videre. Dette betyr at i kommunikasjonsprosessen må noen motta den overførte informasjonen.
• For det andre understreker definisjonen ovenfor elementet av forståelse i kommunikasjonsprosessen. Forståelse oppnås først når mottakeren av meldingen forstår det på samme måte som avsenderen. Derfor er riktig tolkning av budskapet av stor betydning.

Forretningskommunikasjon er utveksling av informasjon, fakta og ideer knyttet til virksomhet. I denne globaliseringens tidsalder krever enhver bedrift, stor eller liten, riktig forretningskommunikasjon, både internt og eksternt.

Hovedkarakteristikkene til forretningskommunikasjon inkluderer følgende komponenter:

• Segmentering. Selv i små organisasjoner vil det være feil å anta at alle ansatte har samme behov, interesser og ønsker når det kommer til forretningskommunikasjon. Effektiv forretningskommunikasjon er segmentert for å møte behovene til spesifikke målgrupper. For eksempel vil ansatte som jobber i et administrativt miljø ha andre behov og annen tilgang til informasjon enn ansatte som jobber i et produksjonsmiljø.
• konkrethet. Effektiv forretningskommunikasjon må være spesifikk, og jo mer spesifikk den er, jo mer passer den til sine egne detaljer.
• Nøyaktighet. Når informasjonen er unøyaktig, går troverdigheten tapt. Avsenderen av denne informasjonen mister også tilliten. Effektiv forretningskommunikasjon må være nøyaktig både når det gjelder innholdet som formidles og når det gjelder de enkle tingene som inkluderer grammatikk, staving og tegnsetting.
• Aktualitet. Ansatte må være klar over hva som skjer i deres organisasjoner og i det ytre miljø som det påvirker dem. Å kommunisere med ansatte i tide er vanskeligere enn noen gang før, men det er avgjørende for effektiv forretningskommunikasjon.

• Repeterbarhet. Hvis en melding bare sendes én gang, kan du ikke være sikker på at den har nådd mottakeren. Effektiv forretningskommunikasjon krever at man kommuniserer ofte for å sikre at alle ansatte har den informasjonen de trenger. I tillegg skifter ansatte, noen slutter, andre blir med i bedriften, og alt dette krever oppdatering av informasjon.
• Multikanal. Bedrifter har mange kommunikasjonskanaler som spenner fra tradisjonelle (print, oppslagstavler, møter) til nye (e-post, blogger, sosiale nettverkssider).Alle disse kanalene må brukes for å sikre at ansatte får informasjon under ulike forhold.
• Umiddelbarhet. Ansikt-til-ansikt-kommunikasjon er fortsatt den mest effektive, sier eksperter, og bør brukes når det er mulig. Selvfølgelig kan dette være vanskelig i svært store organisasjoner, men selv da kan alternativer inkludere videokonferanser eller bruk av webinarer.
• Tilstedeværelsen av tilbakemelding. Ansatte skal kunne dele sine tilbakemeldinger, meninger og tanker med ledere og arbeidsgivere. Toveiskommunikasjon er effektivt for både ansatte og arbeidsgivere.

Noen ganger må du jobbe med noen du ikke liker eller bare ikke tåler. Men av hensyn til arbeidet ditt er det viktig å opprettholde et godt forretningsforhold med dem. I dette tilfellet, prøv å bli bedre kjent med personen. Han vet sikkert godt at du ikke liker ham, så ta det første skrittet: start en fortrolig samtale, eller inviter ham på middag sammen. Under samtalen, fokuser på å se etter ting du kanskje har til felles: spør om familie, interesser, tidligere suksesser.

Bedriftskultur er avgjørende for vellykket forretningskommunikasjon. Det bidrar til å opprettholde forretningsetiketten på jobben, i tillegg viser studier på dette området en direkte sammenheng mellom bedriftskultur og omsetningen til bedrifter.

Eksperter nevner seks grunnleggende psykologiske prinsipper for forretningskommunikasjon:

• Gjensidighet. Gjensidighet i virksomheten betyr gjensidige forventninger ved utveksling av verdier. Hvis en person gir noe, forventes det at mottakeren gir noe tilbake. Gjensidighet skaper tillit mellom partnere, og forholdet deres utvikler seg til det bedre.
• Overtalelsesevne. Å kjenne til produktet, trender, forhandlingsforskningsresultater vil gjøre deg mye mer overbevisende. Det er viktig å vise din bevissthet for å få partnerens tillit.
• obligatorisk. Oppfyll alltid dine forpliktelser, ikke bare skriftlig, men også muntlig. Husk at selv et håndtrykk er et tegn på enighet. Hvis du synes det er vanskelig å huske hva du sa på et eller annet tidspunkt, skriv det ned. Du vil gi inntrykk av en forpliktende person.
• Etterfølge. Vær alltid konsekvent i dine gjerninger og handlinger, og endre aldri forretningsprinsippene dine.
• Streber etter konsensus. Konsensus innebærer at alle tar og støtter beslutningen og forstår årsakene til å ta den. Konsensus er mulig mellom partnere hvis de har felles verdier og mål, og det er enighet mellom dem om spesifikke spørsmål og en felles retning.
• Personlig hengivenhet. Det er mer sannsynlig at vi samhandler med de menneskene som gjør det klart at de liker oss og i hvis nærvær vi føler oss betydningsfulle. Fysisk attraktivitet spiller en rolle i dette, men likhet er også veldig effektivt. Vi appellerer til de menneskene som ligner oss i klær, alder, sosioøkonomisk status.

Kommunikasjon er etisk når den er direkte, ærlig og gjensidig.Hvis kommunikasjon er ment å skjule sannheten eller skade en annen person, kan det ikke være etisk.

Selv om etikk ikke er det samme som moral, er det et sterkt forhold mellom de to begrepene: moral er ideer om hva som er rett og galt, og etikk er atferdsprinsipper som er påvirket av moralsk tro. Derfor er kommunikasjonsetikken sterkt avhengig av moralske prinsipper:

• Ærlighet. Generelt er etisk kommunikasjon ærlig kommunikasjon. Selv om det er tider da det ville være mer etisk å lyve, for eksempel til en påstått drapsmann, om hvor et potensielt offer befinner seg, er disse tilfellene unntaket snarere enn regelen. Dessuten er ærlighet mer enn bare sannheten; det betyr å være åpen, være frivillig med hvilken informasjon du har, selv om det kompromitterer dine egne kortsiktige interesser. Tillit til mennesker er nært knyttet til ærlighet. Å skape et miljø av tillit er veien til etisk kommunikasjon i et forretningsmiljø.
• åpenhet. Åpenhet er et av hovedpunktene i etisk kommunikasjon. I kommunikasjon betyr dette å være åpen for ulike ideer og meninger, samt å være villig til å si egne meninger, selv om du ikke forventer at de skal bli akseptert.

• Lojalitet. I forbindelse med forretningskommunikasjon betyr lojalitet å tildele nødvendig tid og ressurser for en omfattende diskusjon av problemstillinger. Først da vil alle ha en sjanse til å bli hørt.
• Konsensusbygging. Etisk kommunikasjon er målrettet snarere enn statusorientert. En kommunikasjonsstil der ulike grupper forenes i motstridende leire og først og fremst styres av egne interesser, bidrar ikke med noe til organisasjonen som helhet. Etisk for en organisasjon er en kommunikasjonsstil der folk søker konsensus, ikke opposisjon, og er fokusert på å gjøre det de kan for selskapet. Derfor, siden det å hjelpe en organisasjon er et moralsk imperativ, er det å oppnå konsensus en etisk kommunikasjonsstil.

Det antas at det er seks hovedtyper samtalepartnere. For å forberede deg bedre på viktige samtaler, er det viktig å vite hvilken type du er:

• reflekterende. Du er en reflektert samtalepartner hvis du under kommunikasjonsprosessen føler stemningen til en partner. Talen din er myk, rolig, du er følsom, forstår samtalepartneren, og du liker å bygge relasjoner med andre mennesker.
• Dommer. Du er en samtalepartner av dommertypen hvis du analyserer emner og problemstillinger, finner ut hovedpunktene og deretter forklarer dem effektivt for andre. Du leder samtalen og leder den direkte og overbevisende.
• Noble. Du er typen "edel" samtalepartner hvis du liker åpen kommunikasjon, og det er lett for andre mennesker å kommunisere med deg. Du er også fokusert, og går alltid rett mot målet.
• MP. Den stedfortredende samtalepartneren er diplomatisk og bruker kommunikasjon for å få slutt på konflikter. Han er også myk, sjarmerende og får folk til å føle seg komfortable.
• Sokrates. Sokrates-typen samtalepartner er flink til å løse problemer og overtale andre, han liker lange debatter.Han er detaljert og godt informert, og hans meninger blir verdsatt av andre.
• Offisielt. Denne typen samtalepartnere bruker kommunikasjon for å realisere drømmene sine og bli vellykket på jobb og hjemme. Dette er en skarpsindig og strategisk tenker.

Eksperter sier at det er fire hovedkommunikasjonsstiler: analytisk, intuitiv, funksjonell og personlig. Ingen kommunikasjonsstil er iboende bedre enn en annen. Men å velge feil kommunikasjonsstil for et bestemt publikum kan forårsake problemer:

• Analytisk stil. Analytisk kommunikasjon innebærer å håndtere harde data og reelle tall. Folk som kommuniserer i denne stilen unngår å vise følelser og følelser når de snakker. Et stort pluss med den analytiske kommunikasjonsstilen er at du kan analysere problemer logisk og lidenskapelig. Dette gjør at folk ser at du er godt informert og har stor analytisk erfaring. En potensiell ulempe ved å ha en analytisk kommunikasjonsstil er at du kan bli sett på som kald eller ufølsom.
• Intuitiv stil. Når du kommuniserer i en intuitiv stil, foretrekker du å ta inn hele bildet og unngå detaljer i frykt for å bli fast i dem. Dette lar deg komme rett til kjernen av problemet i stedet for å gå gjennom det i etapper. Fordelen med denne stilen er at du kommuniserer raskt og nøyaktig, enkelt fordyper deg i store og komplekse problemstillinger. Men i en situasjon som virkelig krever detaljer, har du kanskje ikke tålmodigheten.

• funksjonell stil. Denne stilen innebærer metodikk, tilstedeværelsen av detaljerte planer, presise tidsfrister. Folk som kommuniserer i denne stilen er gode utøvere som aldri går glipp av noe.En potensiell ulempe med en funksjonell kommunikasjonsstil er at du kan miste publikums oppmerksomhet, spesielt når du snakker med intuitive samtalepartnere.
• Personlig stil. Ved å kommunisere i en personlig stil føler du en følelsesmessig forbindelse med partneren din, og dette lar deg vite hva han egentlig tenker. Du er en god lytter og en god diplomat, du vet å jevne ut konflikter, du opprettholder gode relasjoner med mange mennesker. Denne stilen lar deg bygge dype personlige relasjoner. Folk henvender seg ofte til deg fordi du er i stand til å bringe forskjellige grupper sammen. Ulempen med denne kommunikasjonsstilen er at du noen ganger kan irritere samtalepartnere av analytisk type som liker harde tall og logiske diskusjoner.

For de viktigste forretningskommunikasjonsferdighetene, se følgende video.