Forretningsetikett: grunnleggende oppførselsregler

Det er viktig for enhver person å kjenne til de grunnleggende prinsippene for etikette når de har med mennesker å gjøre. Dette er nødvendig for å skape et gunstig miljø i samfunnet og vennlige relasjoner. Forretningsetikett er spesielt viktig. Det innebærer en etablert prosedyre for kommunikasjon og atferd innen forretnings- og forretningsforbindelser. Kunnskap på dette området vil hjelpe deg med å etablere deg godt på jobben i øynene til overordnede og kolleger, samt få en posisjon ett steg høyere.

Det skjer ofte at ansatte i bedriften ikke har noen formening om reglene for kommunikasjon seg imellom i et team, og dette medfører manglende evne til å finne kontakt med overordnede og kolleger. I dette tilfellet føler den ansatte seg i en blindvei når det blir nødvendig å be om en økning i lønnen, kompetent introdusere seg for nye ansatte eller direktøren.

Av ovenstående kan det konkluderes at kunnskap om reglene for korrekt kommunikasjon for virksomheten er nøkkelen til vellykket virksomhet og hovedindikatoren på de faglige ferdighetene til en ansatt.

Så for å fordype deg i dette emnet og få ny kunnskap og regler, må du kjenne til funksjonene i dette området.

Forretningsetikett faller inn i følgende kategorier:

• Ikke-verbal atferd - gester, oppførsel (håndtrykk, måte å sitte på, posisjonering blant kolleger).
• Protokollspørsmål: det første møtet, introduksjon til kolleger eller overordnede, plasseringen av en person på et hotell.
• Oppførsel av sjef og ansatt.
• Mottaksregler for eiere og besøkende av restauranter, kafeer etc. (borddekking, tips, plassering av gjester ved bordet).
• Kleskode. Det betyr reglene for valg av kostyme og utforming av utseendet i henhold til hovedkriteriene.

• Regler for å drikke alkoholholdige drikker.
• Funksjoner ved oppførsel i forskjellige land (Kina, Japan, Tyskland, India og mange andre land krever ulik oppførsel som samsvarer med nasjonale tradisjoner).
• Telefonsamtaler.
• Regler for nettsamtaler.
• Verbale regler for kommunikasjon - en måte å konstruere setninger på, bruk av bestemte ord, regulering av intonasjon osv.

Konseptet med forretningsetikett inkluderer alle normer og grupper av atferd på kontoret.

Det kan se ut til at de eksisterende kommunikasjonsreglene som bør følges i samfunnet også egner seg for næringslivet. For å avgjøre dette spørsmålet og fjerne tvil om behovet for kunnskap innen arbeidsetikett, vil vi først vurdere funksjonene.

Forretningsetikett er en av hovedaspektene ved profesjonell aktivitet. Ofte ligger en stor del av sannsynligheten for en transaksjon i evnen til å gjøre det rette inntrykket på en person.

Når japanerne innser hvor viktig riktig oppførsel er i virksomheten, bruker japanerne milliarder av dollar i året.Dette er ikke å si at denne investeringen er meningsløs: suksessen til firmaet og transaksjoner avhenger av ferdighetene til den ansatte til å samhandle i forretningsområdet og investere innsats i det felles selskapet.

Dessverre er svært mange innenlandske gründere i Russland ikke så kjent med profesjonell etikette. Dette skyldes ikke den enkeltes manglende vilje til å lære nye ting, men på grunn av uvitenhet om omfanget av atferdsreglenes betydning. Det er verdt å merke seg at møter med innenlandske og utenlandske gründere ofte finner sted. For å lykkes med å utarbeide transaksjoner under slike omstendigheter, er det nødvendig å kjenne til vanskelighetene ved samhandling med utenlandske statsborgere.

Moderne etikette er nesten den samme i mange land, selv om kulturen deres er forskjellig. Ved utforming av disse reglene tas alle komponenter i den nasjonale kulturen i betraktning.

Her er noen regler som vil tjene som grunnlaget for å bygge relasjoner med kolleger og overordnede på jobben:

• Gylden regel for etikk: "Gjør mot andre som du vil at de skal gjøre mot deg". I sannhet er dette hovedregelen for kommunikasjon på alle områder av livet. En person oppfatter ubevisst humøret ditt ved verbale og ikke-verbale tegn. Derfor føler han både positive og negative holdninger rettet mot ham. Hvis du hilser en person med et varmt smil, vil han sikkert svare deg på samme måte. Den samme regelen fungerer med en uformell gest eller en kald hilsen.
• Klærne dine bør ikke trekke for mye oppmerksomhet.. Alle ønsker å være vakre, men i noen situasjoner kan en overflod av tilbehør, en avslørende utringning eller en altfor lys dress virke mot deg.Samtalepartneren vil ikke være i stand til å fokusere på essensen av samtalen eller bare ta deg på alvor. Nedtonet stil er best egnet for en forretningssetting.

• Punktlighet er hovedregelen for vellykket arbeid. Ikke kom for sent og ikke utsett arbeidet i lang tid. Evnen til å gjøre alt i tide viser en seriøs holdning til arbeid og tjener respekt fra kolleger og overordnede. En punktlig ansatt er mer sannsynlig å bli forfremmet og holde seg i god stand hos overordnede.
• Se alltid på talen din. Du må uttrykke deg klart og kompetent. Evnen til å snakke vakkert har vært verdsatt på et høyt nivå siden antikken. Notatene og notatene du skriver bør være informerte og ryddige.

• Underordning er viktig. Du kan ikke blande personlige og offisielle forhold, ellers vil det føre til katastrofale konsekvenser for både det første og andre forholdet.
• Denne regelen er relatert til den forrige: ikke snakk for mye om deg selv. Du skal alltid kunne holde avstand til en person. Ellers vil det være ulydighet med kolleger eller overordnede, eller til og med en overflod av rykter som har oppstått fra dine egne historier.

Hvert brev du skriver må være i en forretningsstil. Parasittiske ord, metaforer, lyriske digresjoner, en lang presentasjon av ting "ikke i hovedsak" er helt uakseptable. I tillegg må setninger formateres riktig med tanke på grammatikk, stavemåte og tegnsetting. Når du oppretter et dokument, bruk kun egnet papir, brevpapir, skriv inn en gyldig adresse. Riktig utforming av brevet vil vise din respekt for mottakeren.

Den viktigste regelen er å vise respekt for samtalepartneren. Det er nødvendig å begrense alle emner som kan slå samtalen ut av et positivt hjulspor. Diskusjon av fremmede, med fokus på deres utseende, sivilstatus, rykter eller sykdommer er helt uakseptabelt. I dette tilfellet kan du bli mistenkt for bakvaskelse, noe som vil føre til at samtalepartneren har negative følelser overfor deg.

Snakk rolig, prøv å unngå uttrykksfulle gester og emner som kan gjøre samtalen din til en aktiv diskusjon. Hvis du føler at et kontroversielt emne er i ferd med å dukke opp, prøv å høflig og diskré bytte samtaleemne. Hvis du vil protestere mot samtalepartneren, må du gjøre dette i en rolig, jevn tone.

Det er en type mennesker som på grunn av temperamentet umiddelbart opphever alle argumentene til motstanderen og skynder seg å overbevise ham om noe annet, uten engang å la samtalepartneren si ifra. Dette er en grov feil. Ikke prøv å drive synspunktet ditt inn i motstanderens hode, bare si det rolig og fullt ut, og da er det stor sannsynlighet for at han vil støtte deg. Men du bør ikke handle omvendt: forhaste deg enig i alt som en person sier, da dette er like irriterende som konstant uenighet.

Vet hvordan du stopper i kommunikasjonen, fokuser all oppmerksomhet på samtalepartneren.Lytt nøye til hva han sier, du kan svare med myke interjeksjoner eller et nikk med hodet. I dette tilfellet vil foredragsholderen gjerne kommunisere med deg, kontakt vil allerede være etablert.

Stemmen din skal ikke være for høy eller stille, det er uakseptabelt å heve den til samtalepartneren, å snakke i en truende eller hånende tone. Det anbefales ikke å forsinke samtalepartneren i mer enn 10 minutter, ellers kan samtalen kjede personen. Endre samtalepartnere, utvid kontaktkretsen - i dette tilfellet vil det riktige midlertidige målet for samtalen bli observert.

Hvis samtalen har dratt ut, samtaleemnene er avsluttet, og du forventer en vanskelig pause, er en god måte å avslutte samtalen på å helle vann, ta en telefonsamtale, etc.

Å snakke i telefon er av stor betydning når du gjennomfører forretningssamtaler, da dette verktøyet lar deg gi ordre, be om noe og gjennomføre en forretningssamtale. Telefonsamtaler er spesielt nyttige i tilfeller der samtalepartneren er langt unna. En telefonsamtale avgjør hvor mye en person vil ønske å håndtere deg i sanntid, derfor bør denne delen av etikette tas på alvor.

Et trekk ved å gjennomføre telefonsamtaler er den obligatoriske evnen til å kort og tydelig angi hovedideen og få svar. Samtidig, jo mindre tid du tar fra abonnenten, jo bedre. For eksempel er en ansatt i et japansk selskap forpliktet til å løse alle problemene som har oppstått over telefonen innen tre minutter, ellers vil han ganske enkelt stå uten arbeid.

Grunnlaget for vellykkede telefonsamtaler er takt, velvilje (dette gjelder ikke bare ord og uttrykk, men også tonen din), ønsket om å umiddelbart hjelpe samtalepartneren i hans problem. Det er viktig å etablere gjensidig tillit, som først og fremst er basert på din positive holdning.

Den sanne stemningen til høyttaleren er alltid merkbar, uansett hvor hardt han prøver å skjule det.

Du trenger ikke å snakke sakte og stille. Moderat uttrykk i dette tilfellet spiller en stor rolle. Evnen til å interessere samtalepartneren og nagle hans oppmerksomhet til samtaleobjektet avhenger av det. Du må snakke overbevisende og med full tillit til din kunnskap og kompetanse.

Ikke overse betydningen av intonasjon: psykologer sier at en person oppfatter nesten halvparten av informasjonen ved hjelp av intonasjonen til samtalepartneren. Snakk rolig og jevnt, ikke prøv å avbryte samtalepartneren.

Hvis samtalepartneren er i dårlig humør og prøver å komme tilbake på deg ved å komme med ubegrunnede beskyldninger og starte en krangel, ikke svar ham på samme måte. Delvis enig i hans mening og prøv å forstå motivene hans. Prøv å unngå snevre faglige uttrykk som kan føre samtalepartneren til en blindvei: si alt så klart og tydelig som mulig, men i en forretningsmessig tone.

Å snakke i telefon kan være komplisert av det faktum at det kan være vanskelig å lytte til navn på byer, komplekse navn og termer.Snakk lange ord sakte og i stavelser, hvis abonnenten skriver ned adressen under samtalen, så kan du stave det ut - dette vil åpenbart ikke skade noen.

Her er en kort liste over setninger du kan trenge når du kommuniserer på telefonen.

Forespørsler:

• «Unnskyld meg, kan du ringe oss litt senere? »
• "Vennligst gjenta igjen, hvis du ikke har noe imot det."

Beklager:

• "Jeg beklager den sene samtalen."
• "Beklager den tvungne lange samtalen."

Takknemlighet:

• "Takk for rådet, vi vil absolutt ta hensyn til forslagene dine."
• "Takk for at du ga oss din oppmerksomhet."

Ønsker:

• "Beste ønsker".
• "Ha en fin kveld".

Svar på eventuelle forespørsler:

• "Selvfølgelig skal vi hjelpe deg."
• "Ja takk".

Beklager svar:

• "Ikke be om unnskyldning, det er greit."
• "Ikke bekymre deg".

Takk for svar:

• "Det var en glede å være til tjeneste for deg."
• "Vel, det er jobben min."

Feil som kan gjøres mens du snakker i telefonen:

• Hvis du tviler på at abonnenten du trenger er i kontakt, er det bedre å spesifisere: "Beklager, er dette nummeret 536-27-679? Ingen grunn til å spørre: "Kom jeg dit? " "Hvem er du? » Hvis du ringte en abonnent, og det er et presserende behov for å distrahere fra samtalen, fortell ham at du vil ringe tilbake om et par minutter. Ikke la personen stå på køen og vente.
• Prøv å slå et nøyaktig bekreftet nummer. Ikke still spørsmål som "Hva gjør du fredag ​​kveld? » Dette er ikke en veldig korrekt konstruksjon av spørsmålet, som vil tvinge abonnenten til å oppgi sine personlige forhold eller innrømme at han ikke er opptatt med noe. Det er bedre å avklare om det ikke vil være vanskelig for ham å møte på dette bestemte tidspunktet.

• Ring til rett tid. Natt- eller lunsjtid vil definitivt komplisere samtalepartneren. Før du starter telefonsamtaler, lag en kort samtaleplan slik at samtalen ikke kommer av sporet. Ikke før parallelle dialoger.
• Unngå lange monologer og ikke glem å lytte til samtalepartneren. Spørsmål som «Hvem snakker jeg med? " "Hva vil du ha? høres ekstremt frekk ut og gjør en forretningssamtale til et klassisk avhør.

Funksjoner ved å forhandle med utlendinger er ikke bare i forskjellen mellom skikker, men også i egenskapene til den nasjonale karakteren. For eksempel står amerikanere og italienere fritt til å snakke i høye toner, mens britene prøver å holde en rolig samtale. Spansktalende samtalepartnere har en tendens til å være nær hverandre under utveksling av informasjon, mens for andre nasjonaliteter er det viktig å holde avstand.

Hilsen i hvert land er forskjellig. I noen land er det upassende å håndhilse med kvinner, så det ville være logisk å vente til kvinnen selv strekker ut hånden til deg. Håndtrykket bør ikke være for sterkt. I Latin-Amerika hilser de vanligvis med klem, i asiatiske land bukker de ofte. I Frankrike og middelhavslandene er det ikke uvanlig å hilse med et kyss på kinnet.

Oftest er hovedoppgaven i utvekslingen av informasjon riktig tolkning av setninger av oversetteren. Det er nødvendig å unngå bruk av tvetydige fraser, å snakke sakte og leselig. Ikke siter fra dikt, fraseologiske enheter og lignende uttrykk - de vil være vanskelige å oversette, siden oversettelsen av slike uttrykk tar mye tid.

Hvis du har følelsen av at situasjonen ikke oppsto for vennlig, snarere på grunn av en misforståelse knyttet til oversettelsen, ikke la ting gå sin gang. Tolken kan be deg og samtalepartneren om igjen å gi uttrykk for ditt synspunkt for å ta stilling til alle spørsmålene som har dukket opp og utjevne eventuelle vanskeligheter.

Du kan ikke overse utseendet ditt, fordi det er førsteinntrykket som danner holdningen til en person:

• Drakten er hovedelementet til en forretningsperson. En person som ser ryddig og velstelt ut inspirerer til tillit, en person får inntrykk av at en person i faglige spørsmål ikke er mindre nøyaktig og oppmerksom.
• Ikke kombiner en forretningsdress med sportssko eller en veske. Dette alternativet ødelegger hele den offisielle forretningsstilen. Men hvis det er behov for å bruke en sportsveske, velg en veske som matcher fargen på dressen.

• Et slips er en obligatorisk egenskap ved en formell forretningsstil. Ikke forsøm dette elementet av klær. Noen jakker bæres oftest uten slips, men dette alternativet tilhører ikke den offisielle forretningsstilen.
• Velg klassiske dressfarger og et diskret slips uten lyst mønster. Sokker skal også være mørke i fargen. Dette er det ideelle bildet for en forretningsperson.
• Et knyttet slips skal være av middels lengde: nå enden av beltespennen.
• Du bør ikke kombinere to elementer som inneholder et mønster i bildet ditt. Dekorasjoner bør holdes på et minimum.
• Utseendet til kvinner bør ikke tiltrekke seg mye oppmerksomhet. En avslørende utringning eller fengende kostymer er uakseptabelt, sminke bør være av rolige nyanser. Hår bør fjernes pent, og tilbehør bør brukes i begrensede mengder.

Evnen til å oppføre seg med verdighet, å uttrykke deg klart, å unngå konfliktsituasjoner diskret og å se attraktiv ut er nødvendig for en vellykket person. Vi håper at reglene ovenfor vil hjelpe deg med å bli med på laget og gjøre mange vellykkede avtaler.

På intervjuet må du lytte nøye til spørsmålene til lederen. Å fordype seg i kommunikasjonsteknologien i teamet, dets innhold. Finn ut om det er vanlig at underordnede gir gaver til hverandre og til overordnede. Alle disse anbefalingene vil hjelpe deg å passe inn i teamet og forstå reglene i selskapets protokoll.

I England, Italia og USA er kravene til forretningsetikette helt annerledes enn i Russland. Arabiske selskaper, for eksempel, tar aldri imot gaver. Men essensen av forretningsetikett og dens definisjon forblir alltid den samme. Kravene er like for alle.

For mer informasjon om forretningsetikett, se følgende video.