Forretningsforhandlinger: typer, regler og eksempler på gjennomføring

Forretningsforhandlinger er tilstede i livet til enhver leder på alle nivåer. Faktisk er dette en forretningssamtale, som er en form for verbal utveksling av informasjon mellom flere personer. Formelle beslutninger tas ikke alltid etter forretningsforhandlinger, men de er nyttige på grunn av informasjonen som mottas under samtalene.

Forretningsforhandlinger er forretningskommunikasjon som bidrar til å komme til enighet mellom partene. Forhandlinger er nødvendig for å kunne diskutere problemet med partneren, og også for å prøve å finne en løsning som vil tilfredsstille alle parter. I dag er det svært viktig for en kvalifisert leder å kunne føre forretningsforhandlinger.

Forhandlinger kan ha følgende funksjoner:

• Informasjonsmessig – når partene kun ønsker å utveksle ulike synspunkter som forberedelse til hovedforhandlingene.
• Kommunikativ - i dette tilfellet foretrekker partene å etablere nye bånd, relasjoner.
• Styre, koordinering av handlinger. I dette tilfellet gjennomføres forhandlinger av partnere som allerede har etablert forretningsforbindelser, og de trenger bare å avklare noen av nyansene i tidligere oppnådde forhold.
• Regulatorisk - denne funksjonen er nødvendig hvis du trenger å løse et problem eller konflikt i tide, for å stoppe alle tvister.

Forretningsforhandlinger kan deles inn i to typer - interne og eksterne. Interne forhandlinger holdes innenfor ditt team eller firma. Eksterne forhandlinger er de der den inviterte parten er til stede, det kan være partnere, konkurrenter eller kunder. Interne forhandlinger ender ofte i gjensidige avtaler. Her jobber to parter med å få et positivt resultat for selskapet: de analyserer, trekker konklusjoner og tilbyr de beste alternativene for å komme seg ut av dagens situasjon.

Ved Harvard har alumner og professorer kommet med en ny type prinsipielle forhandlinger. Her veksler innrømmelser og posisjonsfasthet. Vi kjenner denne metoden som "gulrot- og pinnemetoden". Essensen av dette prinsippet er å holde en tøff posisjon, som lar deg vurdere i første omgang bare nøkkelessensen av problemet eller problemet under diskusjon.

Med forretningspartnere er det best å følge reglene som er etablert i forretningsmiljøet. Dette vil gi deg muligheten til å ha gode, sterke og gjensidig fordelaktige relasjoner i fremtiden.

I det gamle Byzantium var "protokollen" den første delen av dokumentet, som vanligvis inneholdt en liste over deltakere i møtet. I dag er det et sett med regler, i henhold til hvilke en rekke seremonier skal holdes, en kleskode, en form for offisielle brev, og så videre skal etableres.

Hvert brudd på protokolllovene vil bety at de som brøt protokollen kan få problemer. Dette partiet bør be om unnskyldning for feilen deres. Da må forglemmelsen rettes. Takket være overholdelse av protokollen under forhandlinger og hilsener, med dokumenthåndtering og gjennomføring av ulike kontrakter, blir forretningsmøter viktigere.

Hvert land har sine egne nasjonale etiske standarder. Men i utgangspunktet er dette konseptet det samme for alle.

Nesten all forberedelse til forhandlinger (både interne og eksterne) er delt inn i flere elementer. De viktigste inkluderer følgende:

• definisjon av problemet, som det er nødvendig å forhandle om;
• søke etter de som vil hjelpe til med å løse problemene som har oppstått;
• fastsettelse av interesser (egen og partner);
• en klar formulering av planen og programmet for møtet;
• om nødvendig velges representanter for delegasjonen;
• organisatoriske øyeblikk - innsamling av dokumentasjon, tabeller, prøver og annet materiale som kan være nyttig i forhandlinger.

Møter kan være interne og eksterne, offisielle og uformelle. Dette er deres hovedstiler.Forskjellen i dem er tilstedeværelsen av dokumentarisk konsolidering av individuelle punkter, forhandlingsprotokollen, funksjonene til de diskuterte temaene og emnet for denne samtalen.

Avhengig av arten av forhandlingene kan deles inn i partnerskap og mot. Motforhandlinger holdes dersom det er en konflikt mellom partene som må løses. I dette tilfellet bør løsningen være nøytral og passe begge parter.. Denne typen samtaler er kjent for å være aggressive, da hver side ønsker å vinne forhandlingen. I denne typen samtaler diskuteres vanligvis partnerskap, samarbeid, utvikling av partene.

Forhandlingsprosessen kan deles inn i flere stadier. Strukturen deres har lenge vært bestemt. Et av hovedstadiene i forhandlingene er en introduksjonssamtale, der du kan avklare emnet for møtet, løse nye spørsmål om organisering av forhandlingene. Det kan også være et ekspertmøte, som vanligvis finner sted før oppstart av forhandlinger mellom ledere og delegasjoner.

De seks viktigste stadiene er:

• Opplæring. Riktig forberedelse til forretningsforhandlinger er 90 % av suksessen. Til tross for det store ønsket om å handle improvisert, anbefales det ikke å ignorere dette stadiet før møtet. Deretter kan du legge til et mellomstadium av visninger.
• avklaring. Ikke handle umiddelbart, ikke begynn å by. Prøv å teknisk etablere kontakt med den andre siden, bestemme dens standarder. Prøv deretter å finne ut, ved hjelp av forhåndsforberedte spørsmål, hvilke interesser den andre siden har.
• Foreslå forslag. Dette stadiet er typisk som et middel til å løse tvister.Her kan partene utveksle forslag, finne ut hvor og hvorfor de har misforståelser. Sørg for å registrere alle uenigheter og tvister.
• Handel. Denne delen av møtet påvirker hva dere blir enige om. Her kan du løse alle uenigheter gjennom utveksling av informasjon, innrømmelser. Effektiv forhandlinger er utveksling av noe som kan ha en annen pris og verdi for hver motstander.

• Å ta avgjørelser. Vi kan anta at du nærmer deg sluttfasen av forhandlingene. Men ta deg god tid. Still deg selv spørsmålet: «Er den foreslåtte avtalen lønnsom eller kan et enda bedre alternativ forhandles? »
• Konsolidering av avtaler - den siste av møtet ditt. Det er tider da motstanderne var enige om alt og spredte seg. Men allerede dagen etter, under gjennomføringen av avtalene, kan det oppstå en situasjon at noen har misforstått motstanderen på feil måte. Det er derfor det er nødvendig å teknisk fikse absolutt alle avtaler og resultater av møtet. Dette vil bidra til å unngå tvetydige situasjoner i fremtiden.

Absolutt alle forhandlinger må være forberedt på forhånd. Når du forbereder deg, er det ønskelig å samle inn nødvendig informasjon om partneren, tenke over argumentene for forslaget ditt på forhånd, og det er også lurt å tenke gjennom og spille ut på forhånd alle mulige alternativer for utfallet av en forretningssamtale.

Det finnes et stort antall metoder for å gjennomføre tøffe forhandlinger. Flere viktigste.

Her legger den tøffe forhandleren alle kortene på bordet nesten umiddelbart. Samtidig erklærer han absolutt alle ressursene han har tilgjengelig (eller ikke).Beregningen i denne forhandlingstaktikken er basert på det faktum at alle alternativer som den andre siden kan forberede umiddelbart anses som "feil" og "uattraktive" for samarbeid.

Hvis motstanderen til den harde siden oppfatter denne informasjonen som et faktum, har han ikke noe annet valg enn å gå med eller gå. Ulempene med denne metoden inkluderer mulig tap av en potensiell partner (muligens i fremtiden).

Etter at den tøffe motstanderen har kunngjort alle betingelsene til "offeret", kan du godta å snakke om disse forholdene. I dette tilfellet kan "offeret" lede motstanderen til scenariet hun trenger ved å gi sine argumenter.

Du kan stå mer fast. Her kan motstanderen allerede tenke på nøyaktig hva han vil tape, og kan godta betingelsene for "offeret" (med noen endringer i hans favør).

I kombinasjon med ordene "Ja, men på betingelse ..." og en vennlig samtale, kan motstanderen slappe av litt. Videre kan "offeret" gå på offensiven. Hensikten med dette spillet er å fortsette samtalen.

En sterk forhandler vil endre stemningen til den andre siden. Her, fra en tøff forhandler, høres enten hyggelige ord eller beskyldninger. Motsigelser fra munnen til én person under en samtale vil hindre "offeret" fra å tenke på tilbudet sitt. Hun kan være i en forvirret tilstand, kan miste psykologisk stabilitet.

For å motvirke en sterk motstander i denne typen forhandlinger, "Offret" må i utgangspunktet forstå at dette er et spill og det spilles utelukkende for ett formål. For å sette den angripende siden i stå, vil det være nok å forsiktig, men vedvarende be om å forstå situasjonen som har oppstått, ved å bruke "criteria clash"-metoden. En forutsetning er at «offeret» skal snakke selvsikkert og ikke-aggressivt. Dette fører angriperen til en blindvei og gir ikke mulighet til å bebreide motstanderen for uhøflig forhandling.

Denne taktikken er en god kombinasjon av de to foregående. Først kommuniserer en tøff forhandler, gjennomfører budgivning og så videre. Alt går bra til øyeblikket da "offeret" vil si sitt siste "ja". Her er den harde siden allerede fullt ut involvert i arbeidet og går til angrep og sier: «Dette forslaget passer ikke for oss. Vi er ikke interessert i det."

Beregningen er gjort på det faktum at det avslappede "offeret" ikke vil avvise den tøffe forhandleren og vil kunne akseptere de første betingelsene som den tøffe motstanderen i utgangspunktet satte i begynnelsen av forhandlingene.

Under denne forhandlingsmetoden gjelder en rekke kategoriske forbud:

• Du kan ikke godta noen uttalelser i forhold til deg selv og forslaget. Hvis en tøff motstander ville ha noen bemerkninger i forhold til din personlighet, ville han umiddelbart uttrykke dem.
• Denne samtalemetoden bør ikke avsluttes etter det første avslaget. I dette tilfellet er det hensiktsmessig å forhandle.
• Du trenger ikke be om unnskyldning.
• Ikke kom med unnskyldninger.
• Ikke gi opp stillingene dine.
• Du bør heller ikke angripe som svar eller vise aggresjon.
• Ikke gi samtalepartneren en negativ vurdering. Ikke vær som ham.
• Prøv å erstatte ubehagelige og negative ord med mykere.

I denne typen forhandlinger er det flere handlinger du kan ta for å snu situasjonen til din fordel:

• Still oppklarende spørsmål. Arbeid med hver enkelt stilling, kalt samtalepartneren.
• Spør om kriterier. For eksempel: "Forstår jeg riktig at ...", "Hva er viktig for deg, nevnte vi ikke i samtalen? ".
• Du kan prøve å avsløre samtalepartneren med ledende spørsmål: «Forstår jeg riktig at du forhandler med meg? "," Jeg mener at vårt forslag ikke er egnet. Kan du utdype nøyaktig hva? ".

I henhold til visse regler for forhandlingsetikett er det tidsrammer for samtalen, som innledningsvis diskuteres på det innledende stadiet. Derfor, når partene kommer til forhandlingene, forstår de allerede hva som venter dem. Ut fra dette bygger de en samtaleplan, velger argumenter, taktikk, fakta. Den harde siden i dette tilfellet er å prøve å bryte hele forhandlingsscenarioet som du allerede har forberedt på forhånd og påtvinge ditt eget.

Før møtet starter kan partene fastsette hvilke spørsmål som skal diskuteres i forhandlingene. Forhandleren tror møtet vil vare i minst 40 minutter. Like etter møtet kunngjør imidlertid den tøffe siden at det bare er 10-15 minutter og ikke mer. "Offret" forberedte presentasjonen i minst 15 minutter.

Dette er beregnet for å demonstrere den svake siden av dens svakhet. Enten vil "offeret" følge reglene og kravene, eller så drar han umiddelbart.I intet tilfelle bør du være indignert, ta alle ordene som ble sagt av den harde siden som sannheten, prøv å møte den tildelte tiden.

Hva kan bli gjort:

• Du kan være enig. Det er imidlertid best å ignorere det. Forhandle som om ingenting har skjedd.
• Møtet ledes vanligvis av noen som vet å lytte og stille de riktige spørsmålene. Fremfor alt, ikke overveld den andre siden med en presentasjon av deg selv og forslaget ditt. Spør ham først om hans behov, om hvilke utvalgskriterier som er viktige for ham.
• Når du har funnet ut alle behovene hans, kan du gi motstanderen akkurat det han ville ha.

I neste video finner du en metodikk for å gjennomføre forretningsforhandlinger (forberedelse, manipulasjonsteknikker og eksempler på effektiv forretningskommunikasjon).