forretningskorrespondanseetikett

Kontorkorrespondanse er en helt spesiell sjanger som du må mestre hvis du skal klatre på bedriftsstigen. Gode ​​forretningsskriveferdigheter vil tjene deg trofast: de vil hjelpe deg med å kommunisere med underordnede, overordnede og partnere, understreke utdannelsen og utsiktene dine. Kommunikasjonsstilen bør være tilbakeholden, målrettet, uten å avvike fra et gitt tema.

Enhver kommunikasjon, både personlig og skriftlig, er interaksjon med mennesker for å utveksle informasjon, imponere og forhandle. Ingenting menneskelig er fremmed for oss, noen ganger gir vi utløp for følelser, men i forretningssfæren bør det ikke være noe sted for den voldelige manifestasjonen av våre følelser, karaktertrekk og temperament.

Et viktig trekk ved forretningskommunikasjon er at den ikke kan kuttes av midt i setningen. For hvert brev du mottar, må du skrive et svar, selv om du ikke føler for det.Hvis du mottar et anrop og du ikke har tid til å ta telefonen, må du huske å ringe tilbake. Selvfølgelig er kommunikasjon med noen mennesker ubehagelig. Det er derfor listen over obligatoriske egenskaper til en leder inkluderer stressmotstand.

Et forretningsmøte, en telefonsamtale eller en e-postkorrespondanse vil sikkert ha en hensikt. Som et resultat må partene komme til konklusjoner, diskutere prosjektet, bli enige om et strategisk partnerskap, og så videre.

I skriftlig tale er det kanskje enda flere begrensninger og konvensjoner enn i muntlig tale. Ved å kommunisere med samtalepartneren direkte, i et personlig møte, kan vi legge en innasjonal vekt på dette eller det faktum, avklare noe hvis samtalepartneren ikke forsto oss. Hvis det blir gjort en talefeil, kan vi rette den umiddelbart. Men i et forretningsbrev må vi være ekstremt klare og presise slik at ordene ikke innebærer en dobbelttolkning.

De pleide å si: «Papir vil tåle alt», og antydet at selv upålitelige fakta kan skrives. Det er vi av den oppfatning forretningskorrespondanse bør være så ærlig som mulig. Nå sendes forresten papirbrev mindre og mindre. I utgangspunktet transporterer de kontrakter og andre dokumenter. I dette tilfellet brukes brevhoder som bevis på organisasjonens høye status.

I dag foregår i de fleste tilfeller forretningskorrespondanse i det virtuelle rommet, og det har sine egne egenskaper. Når dialogen akkurat begynner, er det vanlig å skrive en hilsen i henhold til etikette, for eksempel: "Hei, kjære Oleg Sergeevich! ". Og på den påfølgende adressen i løpet av arbeidsdagen kan hilsenen utelates.

Skriftlig kommunikasjon, inkludert via e-post, krever overholdelse av språknormer og upåklagelig leseferdighet. Tross alt vil korrespondanse avsløre hullene dine for en utdannet samtalepartner. Derfor råder vi deg til å sjekke hva som står ved hjelp av spesialtjenester, dersom du ikke er helt sikker på din egen kunnskap.

Vi lister opp de generelle reglene som krever etikk i elektronisk kommunikasjon. De er ganske enkle, men mange, dessverre, forsømmer dem:

• begynnelsen av hver setning er stor;
• et punktum settes på slutten av frasen slik at meningen med det som leses er tydelig;
• for å løse problemet og foreslå løsninger, er det nyttig å bruke en punktliste eller nummerert liste;
• for klarhetens skyld er det greit å bruke tabeller, grafer, diagrammer;
• ikke prøv spesifikt å virke som en intelligent, utdannet samtalepartner, ikke kompliser enkle tanker med overdreven deltakelses- og partisippvendinger;
• jo enklere du uttrykker tankene dine, jo bedre;
• Selv om kultur i dagligtale krever å unngå sjargong, i et forretningsmiljø, anses profesjonell sjargong og lån fra engelsk nå som god form (men ikke overdriv!).

Det finnes følgende typer meldinger:

• kampanjetilbud;
• takksigelse;
• medfølgende;
• garanti;
• påminnelser;
• advarsler;
• samarbeidsforslag.

I tillegg til generelle regler er det viktig å kjenne til noen detaljer om forretningsskriving.Vi vil gi reglene som vil være hensiktsmessige i de aller fleste tilfeller.

Begynnelsen av en e-post kalles en overskrift. Den har logoen til organisasjonen. Det er nyttig å alltid ha for hånden (det vil si på skrivebordet på datamaskinen) en mal der denne logoen er lagt inn.

I motsetning til offline kommunikasjon, forplikter ikke moderne regler deg til å hilse på adressaten, og du kan umiddelbart oppgi essensen av saken ved å kalle ham ved navn og patronym. Mange fortsetter imidlertid å skrive i begynnelsen av meldingen: «God morgen! ", "Hallo! ", "God kveld! ' eller 'Hilsen.' Og heller ikke i dette er det noe avvik fra normen.

Kravene til brevets brødtekst tyder på at det er i den meningen med korrespondansen ligger. Å dele teksten i avsnitt anses som god form, et tegn på en oppmerksom holdning til samtalepartneren. I hvert avsnitt er et eller annet aspekt av emnet navngitt og avslørt. I tillegg til å identifisere problemet, er det vanlig å foreslå måter å løse det på. Så å si for å avsløre en forretningsidé i miniatyr.

I den siste delen av meldingen kan du uttrykke både formelle og mer personlige følelser. Ordlyden «Respektfullt...», «Best hilsen...» («best regards» på engelsk) eller et mer emosjonelt ønske «Ha en fin dag! ".

I en personlig signatur er det viktig å angi etternavn og fornavn (og i noen kretser også patronymet). Det bør også være telefonnumre som du kan ringe: mobil og kontorby. Nylig har en elektronisk signatur med firmalogo kommet på moten.

En ekstra lenke til organisasjonens elektroniske portal fungerer som tilleggsannonsering og kan øke trafikken til dette nettstedet i fremtiden.

De fleste kontoransatte har et svært omfattende brevarkiv i e-postboksen. For at samtalepartneren ikke skal bli forvirret i en lang korrespondanse, anbefales det å sende et brev i form av et svar. Når du klikker på den aktuelle boksen i begynnelsen av emnet til brevet, vises den engelske forkortelsen "Re...". Dette er veldig praktisk, fordi adressaten umiddelbart vil huske fremdriften til korrespondansen.

Du kan lagre hele historien til virtuell kommunikasjon med denne samtalepartneren, eller du kan bare legge igjen de siste eller mest betydningsfulle sitatene. Moderne forretningsetikett krever at du svarer raskt på e-poster. Tross alt tilbringer vi en betydelig del av dagen ved en arbeidsdatamaskin. I tillegg kan e-post sjekkes fra mobile enheter.

Hvis meldingen er spesielt viktig og haster, er det tillatt å skrive sms eller ringe for å minne om brevet.

Blant kreative figurer er bruk av frimerker ikke akseptert og dessuten latterliggjort og fordømt. Men i forretningskorrespondanse hjelper frimerker med å gjenspeile standardsituasjoner.

Det er nyttig å ha en virtuell sparegris med faste uttrykk og fraser. Faktisk er strukturert kommunikasjon, kontorarbeid og løsning av formelle problemer bygget på disse klisjeene. For eksempel uttrykkes sympati ved omsetningen "Vi må dessverre informere deg ...".En følelse av takknemlighet gjenspeiles i denne pliktformelen: "Takk for ditt uvurderlige bidrag ...". Og til slutt, glede: "Vi er stolte av å kunne informere deg om at ...". Men den siste setningen: "Vi ser frem til videre fruktbart samarbeid" uttrykker håp om ytterligere forretningskontakter.

Så vi snakket om etiketten for forretningskorrespondanse. Disse reglene er nødvendige for å gjøre kommunikasjonen så komfortabel og fruktbar som mulig. Bruk dem og du vil se at arbeidet ditt i tjenesten har gått knirkefritt!

For mer informasjon om reglene for forretningskorrespondanse, inkludert e-post, se følgende video.