Stadier av forretningskommunikasjon

Kommunikasjon er prosessen med interaksjon mellom mennesker, som inkluderer utveksling, evaluering og forståelse av informasjon. Når det kommer til forretningskommunikasjon, brukes visse normer og regler for å bidra til å gjøre samspillet mellom partnere mest behagelig. Å ta hensyn til riktig sekvens, som består i å observere de nødvendige stadiene av forretningskommunikasjon, garanterer oppnåelse av ønsket resultat, som er å foretrekke for begge partnere.

Bedriftskommunikasjon er en flertrinnsprosess som involverer opprettelse og ytterligere forbedring av relasjoner mellom mennesker relatert til spesifikke behov. Denne prosessen innebærer overføring av viktig informasjon, utvikling av begrepet interaksjon, persepsjon og forståelse av samtalepartneren.

Forretningskommunikasjon har en rekke funksjoner, hvis kunnskap vil bidra til å forstå essensen av denne typen interaksjon:

• Omdømmeverdi. I næringslivet er ansiktet til en bedrift dens omdømme, som er grunnlaget for selskapets fremtidige suksess.Av denne grunn er forretningskommunikasjon rettet mot å opprettholde og beskytte den.
• Klarhet og presisjon. En klar og presis definisjon av mål sikrer effektiv faglig utvikling som fremmer rask selvorganisering og ansvarsdannelse.
• Felles aktivitet, gunstig for begge parter. I forretningssamhandling kan man ikke ta vare på velferden til kun én side. Samholdet mellom partnere og gjensidig fordelaktig posisjon sikrer suksess og utmerkede resultater for begge parter.

Resultatet av forretningskommunikasjon avhenger av hvor nøye selve prosessen er organisert. I strukturen til forretningskommunikasjon kan visse stadier skilles ut. Kunnskap om hovedpunktene i slik kommunikasjon og atferdsnormene som tilsvarer hvert trinn vil bidra til å oppnå det kjære målet.

Dette stadiet innebærer direkte organisering av møtet. På den første fasen er det nødvendig å lage en plan med spesifikke spørsmål og flere alternativer for å løse problemet. Det er nødvendig å analysere synspunktene til forhandlingspartneren og velge den mest fordelaktige relasjonsstrategien; det anbefales å forutsi resultatet av samtalen. Organisatoriske øyeblikk fullfører det forberedende stadiet: angivelse av sted og tidspunkt for møtet.

Det psykologiske portrettet av samtalepartneren, som utvikler seg i øynene dine, avhenger av visse omstendigheter, varigheten av bekjentskapet, informasjon om personen mottatt fra andre ansatte. Verbal og ikke-verbale atferdshandlinger skilles, som gjør det mulig å tegne et psykologisk portrett av samtalepartneren:

• talemåte (innhold, konsistens, varighet, uttrykksevne og trekk ved tale);
• gester og ansiktsuttrykk;
• spesifikke handlinger (bevegelser og stillinger til en person, avstand mellom samtalepartnere, berøringer);
• kroppslige bevegelser (berøring, klapping, stryking).

En viktig funksjon i å lage et psykologisk portrett utføres av studiet av utseendet til samtalepartneren. Dette er klespreferanser, renslighet, ryddighet og upåklagelig utseende, overholdelse av motetrender eller forsømmelse av dem, kopiering av klær som bæres av andre mennesker.

For å bestemme det psykologiske portrett av en ansatt, er det nødvendig å fokusere på hans personlighet:

• karakter (interesser, prinsipper, planer, preferanser);
• atferd (kompetanse, livsferdigheter, yrkeserfaring);
• den åndelige siden av personligheten (unike trekk ved prosessene og egenskapene til de intellektuelle, kognitive og emosjonelle sfærene);
• sosiale og psykologiske aspekter (status, sosial rolle, livsstil og arbeidsspesifikasjoner);
• biopsykiske egenskaper (temperament, kjønn og alder til samtalepartneren, helsetilstand);
• kontaktformasjon.

For å etablere forretningskommunikasjon er det nødvendig å skape en atmosfære som bidrar til en seriøs samtale, som innebærer å vise partneren din velvilje og interesse. Dette vil bli tilrettelagt av et mykt smil, en høflig hilsen og en pause som gir samtalepartneren mulighet til å bli med i samtalen og ta direkte del i den.

En standardsamtale begynner med implementeringen av følgende handlinger: avsløring av mål, ytelse til partnere både på den ene siden og på den andre, gi uttrykk for emnet, introdusere personen som leder samtalen, kunngjøre prosedyren for å undersøke problemet.

Dette stadiet er obligatorisk for å fastsette en passende forhandlingsplan og øke interessen for samhandlingen fra partnerens side. Denne prosedyren kan forenkles av en vits som passer for stedet og tiden.

Du bør også bestemme hvilke roller partene skal ha i forretningskommunikasjonen. Akselerasjonen av prosessen tilrettelegges av imitasjon av en partner, en speilrefleksjon av hans holdning, plastisitet, stemmeleie, gester. Etter en tid (5-10 minutter) er det mulig å gå videre til kunngjøringen av betingelsene. Dette krever like stillinger. Du kan flytte til en annen stilling, som manifesteres av ikke-verbal kommunikasjon.

I denne fasen bør det legges vekt på likheter fremfor forskjeller. Takket være dette vil forhandlinger bidra til å få ønsket resultat. Ved uløselige uenigheter anbefales det å gå over til en nøytral stilling, som ikke innebærer å sette egen vurdering.

Husk at det trengs sterke argumenter. I dette tilfellet må visse regler overholdes:

• Presentasjonen av tanker bør utføres ved hjelp av enkle, forståelige, presise og overbevisende fraser.
• Det vil være hensiktsmessig å tilpasse argumentene til partnerens personlighet.
• Det er ønskelig å presentere bevisene dine klart og konsist.
• Når du snakker om et problem, må du være bestemt: du kan ikke gi etter hvis du er trygg på din mening.
• Det bør alltid være ett tungtveiende bevis som støtter oppgaven i reserve (i tilfelle samtalepartneren begynner å tvile på avgjørelsen).
• Det anbefales å bruke pålitelige fakta som vil hjelpe samtalepartneren til å ta en beslutning uten forsinkelse.
• Ikke gi opp før partneren endelig bekrefter sitt avslag.
• Du bør bruke de mest overbevisende argumentene til fordel for din posisjon, og prøve å uttrykke tanker på en slik måte at de er fullt interessert i samtalepartneren.

Når man samhandler er det alltid vanskelig å unngå ulike diskusjoner. Hovedoppgaven som må håndteres i en slik situasjon er å bevise for partneren at du har rett (ved å eliminere tvil, bestemme motstandsmotivene, defensiv reaksjon, tenke på taktikk). Samtidig bør kategoriske dommer unngås, ellers vil alt bli motsatt effekt.

Hvis du oppnår forståelse, vil ytterligere interaksjon ikke forårsake alvorlige vanskeligheter. Etter det må du finne en felles fordel. Gi partneren din muligheten til å ta initiativ.

Det er nødvendig å kontrollere hans deltakelse for å oppnå ønsket mål.Hvis din egen beslutning er mye sterkere enn samtalepartnerens, bør du nøye vurdere forslaget hans og forklare hvorfor ideen må fullføres, på hvilket grunnlag det er mer lønnsomt å ta en annen posisjon.

De formulerte kriteriene bør oversettes til den endelige versjonen. Etter det må du starte en avtale. Det anbefales å beskrive nærmere hvilke forpliktelser hver av partene påtar seg. Så snart avgjørelsen er tatt, vil takknemlighet uttrykt til samtalepartneren være passende.

Den siste fasen av forretningskommunikasjon spiller en veldig viktig rolle, så den bør gis samme oppmerksomhet som alle de forrige. Den endelige uttalelsen har innvirkning på bildet av samtalepartneren som helhet og på partnerskap som for tiden opprettholdes og planlegges for fremtiden. Velvilje, respekt og takt bør fortsatt vises.

Forretningskommunikasjon vil være til nytte og garantert gode resultater ved bruk følgende regler og retningslinjer:

• Drikke (te, kaffe) tilbys etter eierens skjønn eller under langvarige forhandlinger.
• Ikke foreta telefonsamtaler under forretningsforhandlinger. Det er bedre å slå av telefonen for denne gangen. Det er nødvendig å vise respekt for partneren og den generelle prosedyren for forretningssamhandling.
• Det er forbudt å forlate lokalene under forhandlinger. Et unntakstilfelle er behovet for medisinsk hjelp.
• Å føre arbeidsjournal er velkommen, da det understreker interesse og oppmerksomhet til partneren.
• Et tegn på god smak er å ikke stille spørsmål knyttet til forretningshemmeligheten til en partner.Dette bidrar til å unngå klossethet og vanskelig posisjon.

Alt om viktige forretningskommunikasjonsferdigheter, se følgende video.