Forretningssamtale: regler, varianter og stadier

Resultatene av forretningsrelasjoner avhenger ofte av personlige forhandlinger og dialoger. Forretningskontakter, etablert skriftlig eller per telefon, utvikles i personlige samtaler. Samtidig bruker intervjudeltakerne alle slags kommunikasjonsmidler: de bruker ikke bare tale, men også gester, ansiktsuttrykk og personlig påvirkning.

En forretningssamtale er vanligvis en samtale mellom to samtalepartnere, og det er derfor de bør ta hensyn til motstanderens personlige spesifikasjoner, hans motiver, taletrekk og bruke etikette. Mellommenneskelig kommunikasjon involverer en rekke metoder for å påvirke samtalepartneren.

En forretningssamtale som har et spesifikt tema og er personlig orientert, gjennomføres ofte innenfor samme organisasjon mellom ansatte.Hensikten med samtalen er ønsket fra én deltaker i kommunikasjon om å påvirke en annen eller en hel gruppe medarbeidere ved hjelp av ord for å presse på for aktivitet, endringer i eksisterende arbeidsmiljø eller relasjoner, og forbedre deres kvalitet.

Et annet mål med en forretningssamtale er behovet for at ledelsen skal danne konklusjoner og beslutninger basert på de ansattes meninger og resonnement.

Fordelen med forretningssamtaler fremfor andre typer verbal kommunikasjon er:

• i reaksjonshastigheten på kommentarene til samtalepartnerne, noe som bidrar til å oppnå ønsket resultat;
• å øke bevisstheten til administratoren ved å ta hensyn til, kontrollere og overvåke synspunkter, vurderinger, tanker, argumenter og skeptiske uttalelser som ble hørt under intervjuet;
• i hensiktsmessigheten av et fleksibelt og rimelig sett med metoder for å studere emnet under diskusjon, som er en konsekvens av å løse problemet og påstandene fra alle parter.

En forretningssamtale er fokusert på implementeringen av visse funksjoner:

• finne nye retninger;
• lansering av lovende prosjekter;
• datautveksling;
• regulering av igangsatte aktiviteter;
• gjensidig kommunikasjon av ansatte i en bedrift;
• legge til rette for forretningskontakter mellom institusjoner, firmaer, bransjer.

Resultatene av en forretningssamtale og møter bestemmes ikke bare av beredskapen for den, men også av selve konstruksjonen av samtalen.Uomtvistelige feil kan unngås ved veletablerte metoder for å gjennomføre intervjuer og følge deres prinsipper. Det skal alltid være en atmosfære av velvilje – harde uttalelser er uakseptable.

Prinsippet om rasjonalitet innebærer tilbakeholdenhet av atferd, spesielt når en partner viser emosjonalitet. Mangel på kontroll over følelser påvirker vanligvis avgjørelsen som tas negativt. En slik løsning kan ikke kalles optimal.

Prinsippet om forståelse er nødvendig for at samtalepartnerne skal finne felles grunnlag i dialogen og oppnå ønsket effekt.

Under samtalen svinger konsentrasjonen av oppmerksomheten til høyttalerne selv i fravær av dissipative faktorer. Når du vurderer og legger merke til slike nyanser, er det på dette tidspunktet nødvendig å igjen trekke oppmerksomhet til deg selv og gjenoppta den avbrutte kontakten.

Prinsippet om pålitelighet dikterer den obligatoriske overholdelse av ektheten av å informere samtalepartneren - selv om han gir falsk informasjon. Dette gagner dialogen og oppnår ønskede mål.

Et viktig psykologisk prinsipp er skillet mellom samtaleemnet med samtalepartneren. En subjektiv holdning til en motstander kan påvirke objektiviteten i vurderingen av indikatorer. En konstruktiv samtale tar utgangspunkt i skillet mellom hendelser med synspunkter, og meninger med erfaringer.

Konkretisering av slike generelle prinsipper for gjennomføring av forretningssamtaler er reglene for gjennomføringen, som bidrar til sikkerhet og effektivitet i forhandlingene.

Regelen om dobbel interesse er at hver av intervjuerne har en dobbel interesse: ikke bare essensen og innholdet i samtaleemnet, men også samarbeid med en partner.Å opprettholde fruktbare relasjoner er ikke mindre viktig oppgave i en samtale enn utveksling av informasjon.

Eksperter anbefaler å styre samtalen på en slik måte at den ikke forstyrrer forholdet mellom ansatte og ledere. Til dette trenger du:

• ikke skynd deg med konklusjoner om motivene og intensjonene til samtalepartnerne, basert på deres egne forutsetninger;
• lytte oppmerksomt til motstanderen og vis at han er forstått;
• gi uttrykk for din interesse og dine mål i stedet for å krangle om fortiden, og tanker bør uttrykkes klart og tydelig;
• diskutere fremtidige handlinger.

Vektleggingen av interesse for en partner betraktes også som en betydelig regel som vil bidra til å i stor grad lette oppgavene til begge samtalepartnere. Fraser: "forståelig", "interessant", "glad å vite", naturlig satt inn i samtalen, vil skape en avslappet atmosfære og bidra til å uttrykke enighet og gjensidig forståelse. Det samme problemet kan løses hvis du henvender deg til samtalepartneren, kaller ham ved navn og patronym, og heller ikke viser angst og irritabilitet.

Ønsket om å avklare tilleggs- eller hjelpeopplysninger vil også bidra til å opprettholde interessen.

Hver samtale er en måte å finne felles grunnlag på. For at dialogen skal lykkes, anbefales det ikke å starte den med motsetninger. Vanligvis starter de med temaer der meningene er like, for eksempel om været. Dette gjøres slik at det helt fra begynnelsen ikke er noe negativt svar, og det må ikke brukes noen krefter på å overtale samtalepartneren.Eksperter anbefaler alltid å ha noen få forhåndsforberedte setninger, svarene på disse er bare positive.

Forberedelse til en forretningssamtale begynner med det viktigste stadiet - planlegging, som består i å formulere problemene og målene for møtet, samt lage en forhandlingsplan og metoder for gjennomføringen. Fagfolk gir råd:

• tenke over og veie den foreslåtte prosessen for den planlagte samtalen, utarbeide programmet;
• samle inn all nødvendig informasjon om en mulig samtalepartner;
• teste effektiviteten av deres argumenter som kreves for å underbygge deres tro og intensjoner;
• sjekk konsistensen av deres definisjoner og tanker;
• tenk over alternativene for reaksjonen til samtalepartneren eller motstanderen på argumentene som er fremsatt.

Utnevnelsen av tid og sted for den fremtidige samtalen avhenger av deltakernes stilling og holdning. Det kan gjennomføres på eget, fremmed eller nøytralt territorium. Etter å ha gjennomført operativ trening, er det nødvendig å sjekke og redigere det innsamlede og forberedte materialet og gi planen for det fremtidige intervjuet det endelige skjemaet.

Konstruksjonen av en forretningssamtale består av 5 stadier:

• begynnelsen av samtalen;
• gi informasjon;
• argumentasjon;
• velte motstanderens argumenter;
• godkjenning av forslag.

Hvert av disse trinnene er basert på faglig kunnskap, klarhet, logikk, hvortil kommer de personlige egenskapene til intervjuerne, som er av stor betydning i samtalen. En samtaleplan bør bygges på grunnlag av ulike mulige alternativer for utfallet. Noen ganger må du gjenta noen argumenter.

På det første stadiet - i begynnelsen av dialogen - er det viktig å finne kontakt med en partner, organisere et attraktivt miljø, interessere samtalepartneren og gripe initiativet. Det er tilrådelig å bruke spesielle teknikker som starter en dialog. Disse inkluderer:

• en teknikk for å frigjøre spenning, som bidrar til å etablere nære kontakter med motstanderen;
• en måte å koble samtalepartneren på, slik at du raskt kan oppdatere problemer;
• en metode for å stimulere fantasi, som involverer fremveksten av et stort antall spørsmål;
• tilnærming til problemet direkte.

Den riktige begynnelsen av samtalen er bekjentskapet, den nøyaktige formuleringen av målene og målene, nominasjonen av emnet, kommunikasjonen av reglene for å vurdere problemer.

På stadiet med å gi informasjon, bør man finne ut partnerens forespørsler og meninger, hans motivasjoner, argumenter og ønsker, rapportere den planlagte informasjonen og analysere posisjonen til samtalepartneren.

I fasen med å tilbakevise motstanderens vurderinger, bør hans bemerkninger nøytraliseres. For å gjøre dette er det nødvendig å fremføre argumentene dine overbevisende, uten tvil, uten å tillate muligheten for å tilbakevise din mening. Fornektelsens logikk ligger i analysen av tvilsom informasjon, finne den sanne årsaken, valg av konsepter og metoder. I dette tilfellet brukes ulike triks og triks.

På beslutningsstadiet oppsummeres resultatene av argumentasjonen som er akseptert og godkjent av samtalepartneren, negative nyanser og konklusjoner elimineres, det oppnådde resultatet blir konsolidert og bekreftet, emner for videre samarbeid foreslås. På dette stadiet bør man ikke vise usikkerhet slik at partneren heller ikke begynner å tvile på beslutningen som er tatt.

Uavhengige typer forretningssamtaler er preget av følgende klassifisering:

• når du søker på en jobb;
• ved oppsigelse;
• om problemet;
• disiplinær natur.

Den første varianten er av introduksjonstypen, hvis hovedoppgave er å bestemme og vurdere forretningskvalitetene til søkeren til stillingen. Lederen trenger å stille søkeren bare noen få grunnleggende spørsmål som inneholder informasjon om personen: utdanningsnivå, arbeidserfaring, eksisterende ferdigheter og evner, årsakene til å søke jobb, nivået på krav om betaling. Noen ganger er det nødvendig å avklare også personlige egenskaper.

Et intervju angående avgang av en ansatt kan være av to typer: frivillig oppgjør eller tvungen. I det første tilfellet bør administratoren finne ut årsakene til oppsigelsen - dette er på grunn av oppmerksomheten på å forbedre ledelsen av organisasjonen. Vanligvis i slike tilfeller er det mulig å finne ut nyttig informasjon som gjør det mulig å løse noen problemer.

Den tredje typen er en samtale med en ansatt som de blir tvunget til å skille seg fra. Som regel er det veldig vanskelig for en leder. I prosessen med en slik samtale bør man observere delikatesse, men samtidig korrekt og rettferdig oppgi krav mot ham. Det er spesielle regler og råd om hvordan man gjennomfører en slik samtale.

Argumentasjon kan være basert på retoriske og spekulative metoder. De retoriske er:

• grunnleggende, bestående i en direkte appell til en partner;
• selvmotsigelse basert på å finne uenigheter i argumenter;
• en teknikk for å fremheve konklusjoner som fører til ønskede resultater gjennom mellomkonklusjoner;
• komparativ;
• delemneringsmetode basert på valg av individuelle deler;
• boomerang metoden;

• boikott;
• flytte vekt og bringe deres interesser i forgrunnen;
• slutningsmetode basert på en gradvis endring i essensen av problemet;
• avstemningsmetode, konkludert i forhåndsinnstilte spørsmål;
• eksplisitt assistanseteknikk.

Spekulative metoder kan vurderes:

• overdrivelsesteknikk;
• anekdotisk;
• teknologi for å bruke autoritet;
• teknikken for å tvile på identiteten til samtalepartneren;
• en metode for isolasjon, som består i å presentere individuelle uttrykk i en modifisert form;
• transformasjon av retningen, basert på overgangen til en annen sak som ikke er relatert til tvisten;
• undertrykkelse, som består i å overdrive mindre problemer;
• en vrangforestillingsteknikk der forvirrende informasjon rapporteres;
• forsinkelse - forsinke samtalen;
• en appell basert på en appell om sympati;
• forvrengningsteknikk;
• felle spørsmål.

Eksperter anbefaler å gjennomføre forretningssamtaler på følgende måte: komme med forslag eller vurdere noe i et spørsmål-svar-skjema som lar deg opprettholde en initiativposisjon, ikke tillate en kategorisk tone, oppmuntre samtalepartneren til å være aktiv og samtidig få det nødvendige informasjon. For eksempel er det passende og rasjonelt å bruke setningene:

• «Hva er din mening om denne saken? »;
• "Hvordan tror du?.. ";
• «Forsto jeg ditt synspunkt riktig? »;
• «Burde ikke du og jeg sjekke ut et annet alternativ? »;
• «Tror du ikke at situasjonen ikke er i din favør nå? ".

En forretningssamtale bidrar til å realisere folks ønske om å endre situasjonen eller etablere kvalitativt nye relasjoner mellom deltakerne i dialogen. Slike samtaler er en viktig del av relasjoner i næringsliv og politikk, og representerer etableringen av koblinger mellom partnere som er autorisert av deres organisasjoner for å løse problemer. Du må snakke kort.

For mer om reglene for forretningskommunikasjon, se følgende video.