Soorten zakelijke communicatie

Zakelijke communicatie helpt bij het opbouwen van relaties met collega's, ondergeschikten, partners en klanten. In het communicatieproces is er niet alleen een uitwisseling van informatie, maar ook van ervaring en kennis op een bepaald gebied. Zakelijke etiquette dringt absoluut door in alle sferen van het leven, er zijn verschillende soorten zakelijke communicatie.

Zakelijke communicatie is een belangrijk onderdeel van het menselijk leven. Etiquette in de zakelijke omgeving dient als een soort ondersteuning. In het bedrijfsleven zijn er verschillende vormen van communicatie. Passende opties moeten worden gekozen rekening houdend met de persoonlijke en psychologische kenmerken van de deelnemers aan de discussie. De volgende vormen van communicatie zijn te onderscheiden:

• Gesprek - mondeling contact tussen de gesprekspartners, wordt gereduceerd tot een bespreking van belangrijke problemen en taken, waarbij enkele nuances met betrekking tot het werk worden verduidelijkt. De deelnemers aan het gesprek in dit geval moeten het recht hebben om verschillende taken uit te voeren en beslissingen te nemen. De statussen van de gesprekspartners moeten gelijk zijn.
• Onderhandeling een strakkere structuur hebben. In de regel nemen vertegenwoordigers van verschillende bedrijven of divisies eraan deel.Onderhandelingen worden gebruikt om de krachten te bundelen met partners die geïnteresseerd zijn in het oplossen van een specifiek probleem.
• op de vergadering een groep of grote kring van geïnteresseerde en betrokken personen neemt deel. De bijeenkomst omvat het verzamelen, analyseren van informatie, gegevensuitwisseling en besluitvorming over controversiële kwesties.
• Prestatie - in dit geval deelt één persoon of een kleine groep de nodige informatie met het publiek. In dit geval wordt de boodschap niet gereduceerd tot een bespreking van het onderwerp, maar gepresenteerd als informatie. Deze vorm van communicatie vereist van de spreker leiderschapskwaliteiten, het vermogen om in de samenleving te blijven, evenals oratorische vaardigheden.
• Correspondentie - een indirecte manier van communicatie, speelt een soort rol van correspondentiecommunicatie. Dit type communicatie omvat bestellingen, protocollen, resoluties, verzoeken, rapporten, officiële brieven, instructies, enzovoort. Correspondentie wordt gebruikt voor communicatie tussen afdelingen of organisaties. Het is noodzakelijk om specifieke regels te volgen bij het voeren van correspondentie.

Zakelijke communicatie moet worden geleerd. Tegelijkertijd verdwijnen persoonlijke kwaliteiten en het tonen van iemands 'ik' naar de achtergrond. Het belangrijkste blijft dat je rekening kunt houden met de belangen en wensen van de tegenstander en deze zo kunt combineren met je eigen wensen dat beide partijen tot het gewenste resultaat komen.

Zakelijke communicatie bestaat uit verschillende fasen:

• Vorming van een motief. Zonder dit is het niet mogelijk om tot effectieve interactie te komen.
• Voorbereiden om te communiceren - dit is het opstellen van een gespreksplan, het opstellen van argumenten en informatie.Het is ook noodzakelijk om een ​​lijst met taken op te stellen die tijdens de discussie moeten worden opgelost.
• Een gesprek starten. Het is noodzakelijk om contact te leggen, daarna is het noodzakelijk om een ​​"klimaat van relaties" te creëren dat gunstig is voor het gesprek.
• Formulering van het probleem - het belichten van het scala aan problemen, het presenteren van hun positie en visie op deze taak. Houd er echter rekening mee dat u van tevoren abstracts over het onderwerp van het gesprek moet voorbereiden en klaar moet zijn om de gestelde vragen te beantwoorden.
• Uitwisseling van informatie - Het verduidelijken van de positie van de gesprekspartner. Het is belangrijk om de communicatie te onderhouden en vragen te beantwoorden in een toegankelijke officiële taal, waarbij indien nodig professionele terminologie wordt weggelaten.

• Overtuiging en argumentatie - nodig zijn bij onenigheid en volgen uit de vorige communicatiefase. Het is noodzakelijk om de positieve aspecten van uw visie op de situatie en de oplossing van de controversiële kwestie op te merken.
• Een oplossing vinden voor een probleem of probleem - het einde van de discussie, de uitkomst moet geschikt zijn voor alle deelnemers.
• Contract opstellen - dit betekent dat als resultaat van de bijeenkomst de deelnemers aan de discussie tot een gemene deler zijn gekomen of de steun van partners hebben ingeroepen bij het oplossen van verschillende problemen. Een positieve uitkomst van het gesprek wordt afgesloten met een schriftelijke bevestiging.
• Analyse van resultaten - toont aan of de genomen beslissingen juist waren.
• Besluitvorming – impliceert de instemming van alle partijen na de analyse. In dat geval beslissen de deelnemers aan de discussie over verdere samenwerking of beëindiging van contacten.

In de moderne samenleving volgen mensen bewust de regels van zakelijke communicatie om specifieke doelen in de bedrijfsomgeving te bereiken. In het bedrijfsleven is het niet voldoende om een ​​bepaalde functie te bekleden, het is ook noodzakelijk om de relaties met verschillende mensen te versterken. Het volgende is van groot belang:

• Het vermogen om mensen voor zich te winnen en in de samenleving te blijven zijn belangrijke aspecten van de bedrijfsdialoog. Om dit te doen, moet je in staat zijn om je gedachten duidelijk en duidelijk te formuleren, je standpunt competent te beargumenteren.
• Analytische gegevens en het vermogen om snelle beslissingen te nemen staan ​​altijd aan uw zijde. Houd er bij het communiceren met partners rekening mee dat alle partijen geïnteresseerd zijn in het snel oplossen van geschillen.
• Het is belangrijk om rekening te houden met de culturele kenmerken en nationale tradities van de gesprekspartner: sommige gebruiken en normen die in een ander land zijn aangenomen, kunnen ongetwijfeld onaanvaardbaar of beledigend lijken.

De basisconcepten en normen van bedrijfsethiek moeten bekend zijn bij elke zichzelf respecterende persoon. Het moet duidelijk zijn dat in het bedrijfsleven de communicatie tussen mensen niet wordt opgebouwd volgens het wederzijds vastleggen van de stemming van partners, maar volgens bepaalde normen. Er zijn de volgende soorten zakelijke communicatie (naar functioneel doel):

• verbaal en non-verbaal - bestaan ​​uit de noodzaak om spraak, gezichtsuitdrukkingen, gebaren en houdingen te controleren. Bij non-verbale communicatie kunnen de positie van de armen, benen, blik, hoofdkanteling en onwillekeurige bewegingen veel meer vertellen over iemands gevoelens en stemming dan mondelinge spraak. Het is de moeite waard om gezichtsuitdrukkingen en gebaren te leren beheersen.
• Schriftelijk en mondeling. Voor elke vorm van communicatie worden aparte begrippen en normen onderscheiden.Elk document dat is gecertificeerd door handtekeningen en zegels verwijst naar de schriftelijke vorm van communicatie. Tot mondeling - plannen van vergaderingen, vergaderingen, onderhandelingen, rapporten en andere vormen van zakelijke communicatie.

• Monologisch en Dialogisch - aanzienlijke taalverschillen hebben. Dialoog is interpersoonlijke communicatie. De monoloog weerspiegelt een enkel standpunt; dit type communicatie omvat een presentatie of plechtige toespraak, evenals een verslag of een inleidende toespraak.

• Op afstand en persoonlijk. Communicatie op afstand omvat telefoongesprekken, correspondentie per post. Bijzondere aandacht wordt besteed aan het intonatiepatroon van de spraak, de beknoptheid van de boodschap. Je kunt geen gebaren gebruiken.

Elke stijl heeft bepaalde kenmerken. Je moet ze kunnen begrijpen.

Stijlclassificatie:

• Autoritair. Het is gebaseerd op de onmiskenbare macht van de baas en de absolute ondergeschiktheid van werknemers. Beslissingen worden uitsluitend genomen en niet besproken met geïnteresseerde of betrokken personen.
• democratisch - het belangrijkste kenmerk is het gezamenlijk bespreken van vraagstukken en het verlangen naar wederzijds begrip. Bij de communicatie met de gesprekspartner wordt gebruik gemaakt van een verzoek, aanbevelingen en motivatie.
• achterbaks of formeel - wordt bepaald door de minimale deelname van het hoofd aan personeelsbeheer, onderhandeling en besluitvorming. Moeilijke gevallen en risicovolle beslissingen worden overgedragen aan anderen. De effectiviteit van een dergelijk management hangt niet langer af van de leider, maar van het ontwikkelingsniveau van de groep.
• Liberaal - iets tussen autoritaire en democratische stijlen.Bespreking van verschillende problemen met partners of collega's wordt geminimaliseerd, maar wordt in zeldzame gevallen gebruikt en alleen met als doel de verantwoordelijkheid af te schuiven op de tegenstander.
• Officiële zaken - impliceert strikte naleving van communicatienormen, spraakclichés en regels van zakelijke communicatie, waar geen plaats is voor de manifestatie van individualiteit.
• Wetenschappelijk - strikte, korte en ingetogen spraak, alleen geschikt op het gebied van wetenschap en onderwijs. Het wordt gebruikt bij onderzoeks- of onderwijsactiviteiten.

Zakelijke communicatie heeft betrekking op alle externe aspecten van gedrag en is onderverdeeld in verschillende gebieden:

• deelnemers aan het gesprek hebben gemeenschappelijke doelen en motieven;
• het gesprek vindt plaats in één ruimte-tijdsinterval;
• er wordt een duidelijke hiërarchie van communicatie opgebouwd tussen alle deelnemers aan de discussie, sociale statussen worden verdeeld;
• deelnemers aan communicatie houden zich bij het communiceren aan algemeen aanvaarde regels en normen.

Zakelijke communicatie helpt om snel de nodige contacten te leggen, de steun in te roepen van betrouwbare klanten. Het helpt om wederzijds begrip te krijgen.

Er zijn 4 hoofdfuncties van zakelijke communicatie:

• Informatie en communicatie - betreft het verzamelen en verstrekken van specifieke informatie, alsmede het uitwisselen van kennis en ervaring.
• Interactief - door het proces van interactie tussen mensen. Het wordt gebruikt in het proces van interactie (gedrag, activiteiten en beslissingen van partners).
• Perceptueel is om de ander te begrijpen. Het aangaan of verzwakken van contact gebeurt op basis van wederzijds begrip.
• Regelgevend-communicatief - stelt u in staat het gedrag van de deelnemers aan de discussie aan te passen.Hiervoor moet je speciale technieken beheersen: kunnen overtuigen, compromissen kunnen sluiten en concessies kunnen doen.

Daarnaast is het noodzakelijk om rekening te houden met speciale regels in de omgang met zakenmensen. Alle beroepen, berichten en informatie moeten voldoen aan de drie pijlers:

• qua inhoud - verstrekte berichten en informatie moeten duidelijk en beknopt zijn;
• het expressieve deel verwijst naar de emotionele component;
• motiverende kant - is gericht op de gedachten en gevoelens van de gesprekspartner.

Bij het communiceren let een persoon op de spraak en stem van de gesprekspartner. Het wordt geëvalueerd op basis van bepaalde indicatoren:

• Vocabulaire - de afwezigheid van parasitaire woorden en competente, expressieve spraak stellen ons in staat om met vertrouwen te stellen dat de persoon is opgeleid en gecultiveerd.
• verstaanbare spraak en de juiste uitspraak van woorden is de sleutel tot het succes van elke persoon.
• intonatie - hiermee kunt u de nodige accenten plaatsen.
• Spreektempo - langzame spraak veroorzaakt melancholie en snelle spraak zorgt ervoor dat u zich niet kunt concentreren op de verstrekte informatie.
• Bespreking van de positieve en negatieve eigenschappen van concurrenten. Probeer dergelijke onderwerpen uiterst tactvol en zorgvuldig aan te pakken. Dit is een soort onschadelijke manipulatie die de gesprekspartner zal helpen winnen.
• Combinatie van lange en korte zinnen. Deze techniek helpt de aandacht van de gesprekspartner vast te houden.

Om respect bij collega's en partners te bereiken, is het noodzakelijk om rekening te houden met enkele nuances:

• Bespreking van de positieve en negatieve eigenschappen van concurrenten. Probeer dergelijke onderwerpen uiterst tactvol en zorgvuldig aan te pakken. Dit is een soort onschadelijke manipulatie die de gesprekspartner zal helpen winnen.
• Combinatie van lange en korte zinnen. Deze techniek helpt de aandacht van de gesprekspartner vast te houden.
• In een zakelijke omgeving je moet je persoonlijke voorkeuren en emoties niet tonen bij het oplossen van verschillende problemen. De belangrijkste rol wordt gespeeld door de belangen van het bedrijf dat u vertegenwoordigt en de belangen van de gesprekspartner. Je moet niet overschakelen op stemverheffing of een verbale schermutseling aangaan: elke manifestatie van emoties zal een negatieve invloed hebben op je reputatie en imago.
• Combineer werk en privé niet. Relaties met collega's mogen de oplossing van de problemen van het bedrijf niet beïnvloeden. Als je geen warme relatie met een persoon kunt opbouwen, betekent dit niet dat je zijn mening en advies moet negeren bij het oplossen van veelvoorkomende problemen. Het vermogen om persoonlijke relaties van zaken te scheiden, helpt om je te concentreren op de gewenste taken en om geschillen op te lossen.

• Bereid je voor op de discussie: informeer naar de gesprekspartner en kies de juiste communicatietactiek.
• Wees punctueel - neem geen tijd van zakenpartners.
• Mogelijkheid om naar de gesprekspartner te luisteren - uw onmiskenbare voordeel. Zonder de mogelijkheid om met klanten te communiceren, hun behoeften en wensen te begrijpen, is het onmogelijk om te slagen.
• Vriendelijke houding tegenover alle gesprekspartners. Zelfs een oneerlijke partner mag niet met minachting worden behandeld. Vergeet vijandigheid en probeer de gesprekspartner gunstig en vriendelijk te behandelen. Onthoud dat u uw relatie niet met andere mensen moet bespreken in een zakelijke omgeving. Relaties, het persoonlijke leven mogen met niemand worden besproken.
• Het vermogen om te focussen op de essentie. Probeer erachter te komen wat je gesprekspartner wil. Probeer, rekening houdend met zijn interesses, het probleem op te lossen en tot een gemeenschappelijke deler te komen, zonder je wensen te verliezen.
• Vermogen om eerlijk te zijn. Als de informatie onbetrouwbaar of vervormd is, kan deze op elk ongelegen moment worden ontdekt en uw reputatie aantasten.
• Vergeet de regels van goede manieren niet. Spreek de persoon altijd aan bij zijn voornaam, glimlach en probeer hem te complimenteren, maar vermijd vleierij.

In de volgende video vind je de belangrijkste zakelijke communicatieve vaardigheden.