zakelijke correspondentie etiquette

Kantoorcorrespondentie is een heel speciaal genre dat je moet beheersen als je de bedrijfsladder wilt beklimmen. Goede zakelijke schrijfvaardigheden zullen u trouw van dienst zijn: ze zullen u helpen communiceren met ondergeschikten, superieuren en partners, en uw opleiding en vooruitzichten benadrukken. De communicatiestijl moet ingetogen, doelgericht zijn, zonder af te wijken van een bepaald onderwerp.

Elke communicatie, zowel persoonlijk als schriftelijk, is interactie met mensen om informatie uit te wisselen, indruk te maken en te onderhandelen. Niets menselijks is ons vreemd, we geven wel eens lucht aan emoties, maar in de zakelijke sfeer mag er geen plaats zijn voor de gewelddadige manifestatie van onze gevoelens, karaktereigenschappen en temperament.

Een belangrijk kenmerk van zakelijke communicatie is dat deze niet midden in een zin kan worden afgebroken. Voor elke brief die je ontvangt, moet je een antwoord schrijven, ook als je er geen zin in hebt.Als je gebeld wordt en je hebt geen tijd om de telefoon op te nemen, bel dan zeker terug. Natuurlijk is communicatie met sommige mensen onaangenaam. Daarom bevat de lijst met verplichte eigenschappen van een manager stressbestendigheid.

Een zakelijke bijeenkomst, een telefoongesprek of een zakelijke e-mailcorrespondentie zal zeker een doel hebben. Het resultaat is dat de partijen tot conclusies moeten komen, het project bespreken, een strategisch partnerschap overeenkomen, enzovoort.

In geschreven spraak zijn er misschien nog meer beperkingen en conventies dan in mondelinge spraak. Door rechtstreeks met de gesprekspartner te communiceren, in een persoonlijke ontmoeting, kunnen we een intonatie benadrukken op dit of dat feit, iets verduidelijken als de gesprekspartner ons niet verstond. Als er een spraakfout wordt gemaakt, kunnen we deze direct corrigeren. Maar in een zakelijke brief moeten we uiterst duidelijk en precies zijn, zodat de woorden geen dubbele interpretatie impliceren.

Ze zeiden altijd: "Papier verdraagt ​​alles", waarmee ze inhielden dat zelfs onbetrouwbare feiten kunnen worden opgeschreven. Wij zijn van mening dat zakelijke correspondentie moet zo eerlijk mogelijk zijn. Overigens worden er nu steeds minder papieren brieven verstuurd. In principe vervoeren ze contracten en andere documenten. In dit geval worden briefhoofden gebruikt als bewijs van de hoge status van de organisatie.

Zakelijke correspondentie vindt tegenwoordig in de meeste gevallen plaats in de virtuele ruimte en heeft zijn eigen kenmerken. Wanneer de dialoog net begint, is het gebruikelijk om een ​​begroeting te schrijven volgens de etiquette, bijvoorbeeld: "Hallo, beste Oleg Sergejevitsj! ". En op het volgende adres tijdens de werkdag kan de begroeting achterwege blijven.

Schriftelijke communicatie, ook per e-mail, vereist naleving van taalnormen en onberispelijke geletterdheid. Correspondentie zal immers uw lacunes onthullen aan een goed opgeleide gesprekspartner. Daarom raden we je aan om met behulp van speciale diensten te controleren wat er staat, als je niet helemaal zeker bent van je eigen kennis.

We sommen de algemene regels op die de ethiek van elektronische communicatie vereisen. Ze zijn vrij eenvoudig, maar velen verwaarlozen ze helaas:

• het begin van elke zin wordt met een hoofdletter geschreven;
• aan het einde van de zin wordt een punt gezet, zodat de betekenis van wat wordt gelezen duidelijk is;
• om het probleem op te lossen en oplossingen voor te stellen, is het handig om een ​​lijst met opsommingstekens of nummers te gebruiken;
• voor de duidelijkheid is het goed om tabellen, grafieken, grafieken te gebruiken;
• probeer niet specifiek een intelligente, goed opgeleide gesprekspartner te lijken, maak eenvoudige gedachten niet ingewikkeld met buitensporige deel- en deelwoorden;
• hoe eenvoudiger je je gedachten uitdrukt, hoe beter;
• hoewel in de dagelijkse spraakcultuur het vermijden van jargon vereist is, worden in een zakelijke omgeving professioneel jargon en lenen uit het Engels nu als een goede vorm beschouwd (maar overdrijf het niet!).

Er zijn de volgende soorten berichten:

• reclame aanbiedingen;
• dankzegging;
• begeleidend;
• garantie;
• herinneringen;
• waarschuwingen;
• samenwerkingsvoorstellen.

Naast algemene regels is het belangrijk om enkele details van zakelijk schrijven te kennen.We zullen de regels geven die in de overgrote meerderheid van de gevallen van toepassing zijn.

Het begin van een e-mail wordt een header genoemd. Het heeft het logo van de organisatie. Het is handig om altijd (dus op het bureaublad van uw computer) een sjabloon bij de hand te hebben waarin dit logo wordt ingevuld.

In tegenstelling tot offline communicatie verplichten moderne regels je niet om de geadresseerde te begroeten en kun je meteen de essentie van de zaak aangeven door hem bij naam en patroniem te noemen. Velen blijven echter aan het begin van het bericht schrijven: „Goedemorgen! ", "Hallo! ", "Goedenavond! ' of 'Gegroet.' En ook hierin wordt niet afgeweken van de norm.

De vereisten voor de hoofdtekst van de brief suggereren dat daarin de betekenis van de correspondentie ligt. Het opdelen van de tekst in alinea's wordt als een goede vorm beschouwd, een teken van een attente houding ten opzichte van de gesprekspartner. In elke paragraaf wordt een of ander aspect van het onderwerp genoemd en bekendgemaakt. Naast het identificeren van het probleem, is het gebruikelijk om manieren voor te stellen om het op te lossen. Om zo te zeggen een zakelijk idee in het klein onthullen.

In het laatste deel van het bericht kunt u zowel formele als meer persoonlijke gevoelens uiten. De woorden "Respectvol...", "Met vriendelijke groeten..." ("met vriendelijke groet" in het Engels) of een meer emotionele wens "Een fijne dag verder! ".

Bij een persoonlijke handtekening is het verplicht om de achternaam en voornaam (en in sommige kringen ook het patroniem) te vermelden. Er moeten ook telefoonnummers zijn die u kunt bellen: mobiel en kantoorstad. Sinds kort is een elektronische handtekening met een bedrijfslogo in de mode.

Een extra link naar het elektronische portaal van de organisatie dient als extra reclame en kan in de toekomst het verkeer naar deze site vergroten.

De meeste kantoormedewerkers hebben een zeer uitgebreid archief met brieven in hun e-mailbox. Om ervoor te zorgen dat de gesprekspartner niet in de war raakt in een lange correspondentie, is het raadzaam om een ​​brief in de vorm van een antwoord te sturen. Wanneer u op het juiste vakje aan het begin van het onderwerp van de brief klikt, verschijnt de Engelse afkorting "Re...". Dit is erg handig, omdat de geadresseerde direct de voortgang van de correspondentie zal onthouden.

U kunt de hele geschiedenis van virtuele communicatie met deze gesprekspartner opslaan, of u kunt alleen de laatste of meest significante aanhalingstekens achterlaten. Moderne zakelijke etiquette vereist dat u snel op e-mails reageert. We brengen tenslotte een aanzienlijk deel van onze dag door op een werkcomputer. Bovendien kan e-mail worden gecontroleerd vanaf mobiele apparaten.

Als het bericht van bijzonder belang en urgentie is, dan is het toegestaan ​​om te sms'en of te bellen om aan de brief te herinneren.

Onder creatieve figuren wordt het gebruik van postzegels niet geaccepteerd en bovendien belachelijk gemaakt en veroordeeld. Maar in zakelijke correspondentie helpen postzegels om standaardsituaties weer te geven.

Het is handig om een ​​virtueel spaarvarken met vaste uitdrukkingen en zinnen te hebben. Gestructureerde communicatie, kantoorwerk en de oplossing van formele problemen zijn inderdaad gebaseerd op deze clichés. Medeleven wordt bijvoorbeeld uitgedrukt door de omzet "Helaas moeten wij u mededelen...".Een gevoel van waardering komt tot uiting in deze plichtsformule: "Bedankt voor uw onschatbare bijdrage ...". En tot slot vreugde: "We zijn trots u te kunnen melden dat ...". Maar de laatste zin: "We kijken uit naar een verdere vruchtbare samenwerking" drukt hoop uit op verdere zakelijke contacten.

Dus we hadden het over de etiquette van zakelijke correspondentie. Deze regels zijn nodig om de communicatie zo comfortabel en vruchtbaar mogelijk te maken. Gebruik ze en je zult zien dat je werk in de dienst soepel is verlopen!

Zie de volgende video voor meer informatie over de regels van zakelijke correspondentie, inclusief e-mail.