Stadia van zakelijke communicatie

Communicatie is het proces van interactie tussen mensen, dat de uitwisseling, evaluatie en begrip van informatie omvat. Als het gaat om zakelijke communicatie, worden bepaalde normen en regels gebruikt om de interactie tussen partners zo comfortabel mogelijk te maken. Rekening houden met de juiste volgorde, die bestaat uit het observeren van de noodzakelijke stadia van zakelijke communicatie, garandeert het bereiken van het gewenste resultaat, dat voor beide partners de voorkeur heeft.

Zakelijke communicatie is een proces in meerdere fasen dat betrekking heeft op het creëren en verder verbeteren van relaties tussen mensen met betrekking tot specifieke behoeften. Dit proces omvat de overdracht van belangrijke informatie, de ontwikkeling van het concept van interactie, perceptie en begrip van de gesprekspartner.

Zakelijke communicatie heeft een aantal kenmerken, waarvan de kennis zal helpen om de essentie van dit soort interactie te begrijpen:

• Reputatie waarde. In het bedrijfsleven is het gezicht van een onderneming haar reputatie, de basis waarop het toekomstige succes van de onderneming is gebouwd.Daarom is zakelijke communicatie gericht op het onderhouden en beschermen ervan.
• Duidelijkheid en precisie. Een duidelijke en nauwkeurige definitie van doelen zorgt voor een effectieve professionele ontwikkeling die een snelle zelforganisatie en het vormen van verantwoordelijkheid bevordert.
• Gezamenlijke activiteit, voordelig voor beide partijen. In zakelijke interactie kan men niet voor het welzijn van slechts één kant zorgen. De eenheid van partners en wederzijds voordelige positie zorgt voor succes en uitstekende resultaten voor beide partijen.

Het resultaat van zakelijke communicatie hangt af van hoe zorgvuldig het proces zelf is georganiseerd. In de structuur van bedrijfscommunicatie zijn bepaalde stadia te onderscheiden. Kennis van de belangrijkste punten van dergelijke communicatie en de gedragsnormen die overeenkomen met elke fase, zullen helpen om het gekoesterde doel te bereiken.

Deze fase omvat de directe organisatie van de vergadering. In de eerste fase is het noodzakelijk om een ​​plan op te stellen met specifieke vragen en verschillende opties om het probleem op te lossen. Het is noodzakelijk om de standpunten van de onderhandelingspartner te analyseren en de meest voordelige relatiestrategie te kiezen; het verdient aanbeveling een voorspelling te doen van de uitkomst van het gesprek. Organisatorische momenten ronden de voorbereidende fase af: de aanduiding van de plaats en het tijdstip van de vergadering.

Het psychologische portret van de gesprekspartner, dat zich in uw ogen ontwikkelt, hangt af van bepaalde omstandigheden, de duur van de kennismaking, informatie over de persoon die van andere werknemers is ontvangen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen verbale en non-verbale gedragshandelingen, die het mogelijk maken om een ​​psychologisch portret van de gesprekspartner op te stellen:

• manier van spreken (inhoud, consistentie, duur, expressiviteit en spraakkenmerken);
• gebaren en gezichtsuitdrukkingen;
• specifieke acties (bewegingen en houdingen van een persoon, afstand tussen gesprekspartners, aanrakingen);
• lichaamsbewegingen (aanraken, aaien, aaien).

Een belangrijke functie bij het maken van een psychologisch portret wordt uitgevoerd door de studie van het uiterlijk van de gesprekspartner. Dit zijn kledingvoorkeuren, netheid, netheid en onberispelijkheid van uiterlijk, vasthouden aan modetrends of verwaarlozing ervan, het kopiëren van kleding die door andere mensen wordt gedragen.

Om het psychologische portret van een werknemer te bepalen, is het noodzakelijk om zich te concentreren op zijn persoonlijkheid:

• karakter (interesses, principes, plannen, voorkeuren);
• gedrag (competentie, levensvaardigheden, beroepservaring);
• de spirituele kant van de persoonlijkheid (unieke kenmerken van de processen en eigenschappen van de intellectuele, cognitieve en emotionele sferen);
• sociale en psychologische aspecten (status, sociale rol, levensstijl en werkspecificaties);
• biopsychische eigenschappen (temperament, geslacht en leeftijd van de gesprekspartner, gezondheidstoestand);
• contact vorming.

Om zakelijke communicatie tot stand te brengen, is het noodzakelijk om een ​​sfeer te creëren die bevorderlijk is voor een serieus gesprek, waarbij u uw goodwill en interesse aan de partner moet tonen. Dit wordt vergemakkelijkt door een zachte glimlach, een beleefde begroeting en een pauze die de gesprekspartner de mogelijkheid geeft om deel te nemen aan het gesprek en er direct aan deel te nemen.

Een standaardgesprek begint met de implementatie van de volgende acties: bekendmaking van doelen, prestaties van partners zowel aan de ene als aan de andere kant, het uiten van het onderwerp, het introduceren van de persoon die het gesprek voert, het aankondigen van de procedure voor het onderzoeken van het probleem.

Deze fase is verplicht om een ​​geschikt onderhandelingsplan te bepalen en de interesse in de interactie van de partner te vergroten. Deze procedure kan worden vergemakkelijkt door een grap die geschikt is voor de plaats en tijd.

U moet ook beslissen over de rollen die de partijen zullen spelen in de zakelijke communicatie. De versnelling van het proces wordt mogelijk gemaakt door imitatie van een partner, een spiegelreflectie van zijn houding, plasticiteit, tone of voice, gebaren. Na enige tijd (5-10 minuten) is het mogelijk om over te gaan tot de bekendmaking van de voorwaarden. Dit vereist gelijke posities. Je kunt naar een andere positie gaan, wat zich uit in non-verbale communicatie.

Tijdens deze fase moet de nadruk worden gelegd op overeenkomsten in plaats van verschillen. Hierdoor zullen onderhandelingen helpen om het gewenste resultaat te krijgen. Bij onoplosbare meningsverschillen is het raadzaam om naar een neutrale positie te gaan, waarbij geen eigen afweging wordt gemaakt.

Bedenk dat sterke argumenten nodig zijn. In dit geval moeten bepaalde regels in acht worden genomen:

• De presentatie van gedachten moet worden uitgevoerd met behulp van eenvoudige, begrijpelijke, nauwkeurige en overtuigende zinnen.
• Het is gepast om de argumenten aan te passen aan de persoonlijkheid van de partner.
• Het is wenselijk om uw bewijsmateriaal duidelijk en beknopt weer te geven.
• Als je over een probleem praat, moet je standvastig zijn: je kunt niet toegeven als je zeker bent van je mening.
• Er moet altijd één gewichtig bewijsstuk ter ondersteuning van de stelling in reserve zijn (voor het geval de gesprekspartner begint te twijfelen aan de beslissing).
• Het wordt aanbevolen om betrouwbare feiten te gebruiken die de gesprekspartner zouden helpen om onverwijld een beslissing te nemen.
• Geef niet op totdat de partner eindelijk zijn weigering bevestigt.
• Gebruik de meest overtuigende argumenten ten gunste van uw standpunt en probeer gedachten zo uit te drukken dat ze volledig geïnteresseerd zijn in de gesprekspartner.

Bij interactie is het altijd moeilijk om verschillende discussies te vermijden. De belangrijkste taak die in een dergelijke situatie moet worden aangepakt, is om de partner te bewijzen dat je gelijk hebt (door twijfels weg te nemen, de motieven van verzet te bepalen, defensieve reactie, na te denken over tactieken). Tegelijkertijd moeten categorische oordelen worden vermeden, anders zal alles het tegenovergestelde effect hebben.

Als u begrip krijgt, zal verdere interactie geen ernstige problemen veroorzaken. Daarna moet u een gemeenschappelijk voordeel vinden. Geef je partner de kans om het initiatief te nemen.

Het is noodzakelijk om zijn deelname aan het bereiken van het gewenste doel te beheersen.Als je eigen beslissing veel sterker is dan die van de gesprekspartner, dan moet je zijn voorstel goed overwegen en uitleggen waarom het idee moet worden afgerond, op basis waarvan het winstgevender is om een ​​ander standpunt in te nemen.

De geformuleerde criteria dienen vertaald te worden in de definitieve versie. Daarna moet u een overeenkomst aangaan. Het verdient aanbeveling de door elk van de partijen aangegane verplichtingen nader te omschrijven. Zodra de beslissing is genomen, zal dankbaarheid aan de gesprekspartner gepast zijn.

De laatste fase van zakelijke communicatie speelt een zeer belangrijke rol, dus het moet dezelfde aandacht krijgen als alle voorgaande. Het eindoordeel heeft impact op het imago van de gesprekspartner als geheel en op samenwerkingsverbanden die nu worden onderhouden en gepland voor de toekomst. Welwillendheid, respect en tact moeten nog steeds worden getoond.

Zakelijke communicatie zal profiteren en gegarandeerd goede resultaten bij gebruik de volgende regels en richtlijnen:

• Drankjes (thee, koffie) worden aangeboden naar keuze van de eigenaar of tijdens langdurige onderhandelingen.
• Bel niet tijdens zakelijke onderhandelingen. Het is beter om de telefoon voor deze tijd uit te schakelen. Het is noodzakelijk om respect te tonen voor de partner en de algemene procedure voor zakelijke interactie.
• Het is verboden om tijdens de onderhandelingen het pand te verlaten. Een uitzonderlijk geval is de noodzaak van medische hulp.
• Het bijhouden van werkgegevens is welkom, omdat het de nadruk legt op interesse en aandacht voor de partner.
• Een teken van goede smaak is om geen vragen te stellen over het bedrijfsgeheim van een partner.Dit helpt om onhandigheid en ongemakkelijke houdingen te voorkomen.

Alles over belangrijke zakelijke communicatieve vaardigheden, zie de volgende video.