Zakelijk gesprek: regels, variëteiten en stadia

De resultaten van zakelijke relaties zijn vaak afhankelijk van persoonlijke onderhandelingen en dialogen. Zakelijke contacten, die schriftelijk of telefonisch tot stand zijn gekomen, worden ontwikkeld in persoonlijke gesprekken. Tegelijkertijd gebruiken de deelnemers aan het interview de hele verscheidenheid aan communicatiemiddelen: ze gebruiken niet alleen spraak, maar ook gebaren, gezichtsuitdrukkingen en persoonlijke invloed.

Een zakelijk gesprek is meestal een gesprek tussen twee gesprekspartners, daarom moeten ze rekening houden met de persoonlijke kenmerken van de tegenstander, zijn motieven, spraakkenmerken en etiquette toepassen. Interpersoonlijke communicatie omvat een verscheidenheid aan methoden om de gesprekspartner te beïnvloeden.

Een zakelijk gesprek dat een specifiek onderwerp heeft en persoonlijk georiënteerd is, wordt vaak binnen dezelfde organisatie tussen medewerkers gevoerd.Het doel van het gesprek is de wens van een deelnemer aan de communicatie om met behulp van woorden een andere of een hele groep medewerkers te beïnvloeden om activiteiten, veranderingen in de bestaande werkomgeving of relaties aan te moedigen en hun kwaliteit te verbeteren.

Een ander doel van een zakelijk gesprek is de noodzaak voor het management om conclusies en beslissingen te vormen op basis van de meningen en redeneringen van medewerkers.

Het voordeel van zakelijke gesprekken ten opzichte van andere soorten verbale communicatie is:

• in de reactiesnelheid op de opmerkingen van de gesprekspartners, wat helpt om het gewenste resultaat te verkrijgen;
• bij het vergroten van het bewustzijn van de bestuurder door rekening te houden met, controle uit te oefenen op en toezicht te houden op de tijdens het interview gehoorde standpunten, oordelen, gedachten, argumenten en sceptische uitspraken;
• in de opportuniteit van een flexibele redelijke reeks methoden voor het bestuderen van het onderwerp dat ter discussie staat, wat een gevolg is van het oplossen van het probleem en de beweringen van alle partijen.

Een zakelijk gesprek is gericht op de implementatie van bepaalde functies:

• nieuwe richtingen vinden;
• lancering van veelbelovende projecten;
• gegevensuitwisseling;
• regulering van gestarte activiteiten;
• onderlinge communicatie van werknemers van één onderneming;
• het faciliteren van zakelijke contacten tussen instellingen, bedrijven, industrieën.

De resultaten van een zakelijk gesprek en vergaderingen worden niet alleen bepaald door de bereidheid ervoor, maar ook door de opbouw van het gesprek zelf.Onbetwistbare fouten kunnen worden vermeden door gevestigde methoden voor het voeren van interviews en het naleven van hun principes. Er moet altijd een sfeer van goede wil zijn - harde uitspraken zijn onaanvaardbaar.

Het principe van rationaliteit impliceert terughoudendheid van gedrag, vooral in het geval van een partner die emotionaliteit vertoont. Gebrek aan controle over emoties heeft meestal een negatieve invloed op de genomen beslissing. Een dergelijke oplossing is niet optimaal te noemen.

Het principe van begrip is nodig zodat de gesprekspartners in de dialoog raakvlakken kunnen vinden en het gewenste effect kunnen bereiken.

Tijdens het gesprek fluctueert de concentratie van de aandacht van de sprekers, zelfs als er geen dissipatieve factoren zijn. Als u dergelijke nuances overweegt en opmerkt, is het op dit moment noodzakelijk om opnieuw de aandacht op uzelf te vestigen en het onderbroken contact te hervatten.

Het betrouwbaarheidsbeginsel dicteert de verplichte naleving van de authenticiteit van het informeren van de gesprekspartner - zelfs als hij valse informatie geeft. Dit komt de dialoog ten goede en bereikt de gewenste doelen.

Een belangrijk psychologisch principe is het onderscheid tussen het onderwerp van gesprek met de gesprekspartner. Een subjectieve houding ten opzichte van een tegenstander kan de objectiviteit van de beoordeling van indicatoren aantasten. Een constructief gesprek is gebaseerd op het onderscheid tussen gebeurtenissen met standpunten en meningen met ervaringen.

Concretisering van dergelijke algemene principes voor het voeren van zakelijke gesprekken zijn de regels voor de implementatie ervan, die bijdragen aan de veiligheid en efficiëntie van onderhandelingen.

De regel van dubbel belang is dat elk van de interviewers een dubbel belang heeft: niet alleen de essentie en inhoud van het gespreksonderwerp, maar ook samenwerking met een partner.Het onderhouden van vruchtbare relaties is in een gesprek niet minder belangrijk dan het uitwisselen van informatie.

Experts raden aan om het gesprek zo te sturen dat het de relatie tussen medewerkers en leidinggevenden niet verstoort. Hiervoor heb je nodig:

• niet overhaast conclusies trekken over de motieven en bedoelingen van de gesprekspartners, gebaseerd op hun eigen aannames;
• luister aandachtig naar de tegenstander en laat zien dat hij wordt begrepen;
• spreek je interesse en je doelen uit in plaats van ruzie te maken over het verleden, en gedachten moeten duidelijk en duidelijk worden uitgedrukt;
• toekomstige acties bespreken.

De nadruk op interesse in een partner wordt ook als een belangrijke regel beschouwd die de taken van beide gesprekspartners aanzienlijk zal vergemakkelijken. Zinnen: "begrijpelijk", "interessant", "leuk om te weten", natuurlijk ingevoegd in het gesprek, zullen een ontspannen sfeer creëren en helpen om overeenstemming en wederzijds begrip uit te drukken. Hetzelfde probleem kan worden opgelost als je de gesprekspartner aanspreekt, hem bij naam en patroniem noemt, en ook geen angst en prikkelbaarheid toont.

De wens om aanvullende of aanvullende informatie te verduidelijken zal ook helpen om de interesse vast te houden.

Elk gesprek is een manier om een ​​gemeenschappelijke basis te vinden. Om de dialoog te laten slagen, is het niet aan te raden deze met tegenstrijdigheden te beginnen. Meestal beginnen ze met onderwerpen waar de meningen over hetzelfde zijn, bijvoorbeeld over het weer. Dit wordt gedaan zodat er vanaf het begin geen negatief antwoord is en er geen moeite hoeft te worden gedaan om de gesprekspartner te overtuigen.Experts raden aan om altijd een paar vooraf voorbereide zinnen te hebben, waarvan de antwoorden alleen maar positief zijn.

Voorbereiding op een zakelijk gesprek begint met de belangrijkste fase - planning, die bestaat uit het formuleren van de problemen en doelstellingen van de vergadering, evenals het creëren van een onderhandelingsplan en methoden voor de implementatie ervan. Professionals adviseren:

• denk na over en weeg het voorgestelde proces van het geplande gesprek, stel het programma op;
• alle nodige informatie verzamelen over een mogelijke gesprekspartner;
• test de effectiviteit van hun argumenten die nodig zijn om hun overtuigingen en bedoelingen te onderbouwen;
• controleer de consistentie van hun definities en gedachten;
• denk na over de mogelijkheden voor de reactie van de gesprekspartner of tegenstander op de aangevoerde argumenten.

De afspraak van het tijdstip en de plaats van het toekomstige gesprek is afhankelijk van de positie en houding van de deelnemers. Het kan op eigen, buitenlands of neutraal grondgebied worden uitgevoerd. Na het uitvoeren van operationele training, is het noodzakelijk om het verzamelde en voorbereide materiaal te controleren en te bewerken en het plan voor het toekomstige interview de definitieve vorm te geven.

De opbouw van een zakelijk gesprek bestaat uit 5 fasen:

• het begin van het gesprek;
• het verstrekken van informatie;
• argumentatie;
• het omverwerpen van de argumenten van de tegenstander;
• goedkeuring van voorstellen.

Elk van deze stappen is gebaseerd op professionele kennis, duidelijkheid, logica, waaraan de persoonlijke kwaliteiten van de interviewers worden toegevoegd, die van groot belang zijn in het gesprek. Een gespreksplan moet worden gebouwd op basis van verschillende mogelijke opties voor de uitkomst ervan. Soms moet je een aantal argumenten herhalen.

In de eerste fase - aan het begin van de dialoog - is het belangrijk om contact te zoeken met een partner, een aantrekkelijke omgeving te organiseren, de gesprekspartner te interesseren en het initiatief te nemen. Het is raadzaam om speciale technieken te gebruiken die een dialoog starten. Waaronder:

• een techniek om spanning los te laten, wat helpt bij het leggen van nauwe contacten met de tegenstander;
• een manier om de gesprekspartner aan de haak te slaan, zodat u problemen snel kunt actualiseren;
• een methode om fantasie te stimuleren, waarbij een groot aantal vragen opduikt;
• directe benadering van het probleem.

Het juiste begin van het gesprek is de kennismaking, de exacte formulering van de doelen en doelstellingen, de benoeming van het onderwerp, de communicatie van de regels voor het overwegen van problemen.

In het stadium van het verstrekken van informatie moet men de verzoeken en meningen van de partner, zijn motivaties, argumenten en wensen achterhalen, de geplande informatie rapporteren en de positie van de gesprekspartner analyseren.

In de fase van het weerleggen van de oordelen van de tegenstander moeten zijn opmerkingen worden geneutraliseerd. Om dit te doen, is het noodzakelijk om uw argumenten overtuigend te formuleren, zonder twijfel, zonder de mogelijkheid te bieden uw mening te weerleggen. De logica van ontkenning ligt in de analyse van dubieuze informatie, het vinden van de ware oorzaak, het selecteren van concepten en methoden. In dit geval worden verschillende trucs en trucs gebruikt.

In de besluitvormingsfase worden de resultaten van de door de gesprekspartner aanvaarde en goedgekeurde argumentatie samengevat, negatieve nuances en conclusies geëlimineerd, het bereikte resultaat geconsolideerd en bevestigd, onderwerpen voor verdere samenwerking voorgesteld. In dit stadium moet men geen onzekerheid tonen, zodat de partner ook niet begint te twijfelen aan de genomen beslissing.

Onafhankelijke soorten zakelijke gesprekken worden gekenmerkt door de volgende classificatie:

• bij het solliciteren naar een baan;
• bij ontslag;
• over het probleem;
• disciplinaire karakter.

De eerste variëteit is van het inleidende type, met als belangrijkste taak het bepalen en evalueren van de zakelijke kwaliteiten van de sollicitant voor de functie. De manager hoeft de sollicitant slechts een paar basisvragen te stellen die informatie over de persoon bevatten: het opleidingsniveau, de werkervaring, de bestaande vaardigheden en capaciteiten, de redenen om een ​​baan te zoeken, de hoogte van de aanspraken op betaling. Soms is het nodig om ook persoonlijke kwaliteiten te verduidelijken.

Een gesprek over het vertrek van een werknemer kan van twee soorten zijn: vrijwillige verrekening of gedwongen. In het eerste geval moet de beheerder de redenen voor het ontslag achterhalen - dit komt door de aandacht voor het verbeteren van het management van de organisatie. Meestal is het in dergelijke gevallen mogelijk om nuttige informatie te vinden waarmee sommige problemen kunnen worden opgelost.

Het derde type is een gesprek met een medewerker van wie ze noodgedwongen afscheid moeten nemen. In de regel is het erg moeilijk voor een leider. Tijdens zo'n gesprek moet men delicatesse observeren, maar tegelijkertijd correct en eerlijk claims tegen hem uiten. Er zijn speciale regels en adviezen voor het voeren van een dergelijk gesprek.

Argumentatie kan gebaseerd zijn op retorische en speculatieve methoden. De retorische zijn:

• fundamenteel, bestaande uit een direct beroep op een partner;
• tegenspraak gebaseerd op het vinden van meningsverschillen in argumenten;
• een techniek om conclusies te markeren die via tussentijdse conclusies tot de gewenste resultaten leiden;
• comparatief;
• ontledingsmethode op basis van de selectie van afzonderlijke onderdelen;
• boemerang methode;

• boycot;
• het accent verschuiven en hun belangen naar voren brengen;
• inferentiemethode gebaseerd op een geleidelijke verandering in de essentie van het probleem;
• peilingmethode, afgesloten in vooraf gestelde vragen;
• expliciete hulptechniek.

Speculatieve methoden kunnen worden overwogen:

• overdrijving techniek;
• anekdotisch;
• technologie van het gebruik van autoriteit;
• de techniek om te twijfelen aan de identiteit van de gesprekspartner;
• een methode van isolatie, die erin bestaat individuele uitdrukkingen in een gewijzigde vorm te presenteren;
• transformatie van de richting, gebaseerd op de overgang naar een andere kwestie die geen verband houdt met het geschil;
• repressie, die bestaat uit het overdrijven van kleine problemen;
• een waantechniek waarbij verwarrende informatie wordt gerapporteerd;
• vertraging - het gesprek vertragen;
• een beroep op sympathie;
• vervormende techniek;
• val vragen.

Experts raden aan om zakelijke gesprekken op de volgende manier te voeren: doe suggesties of evalueer iets in een vraag-antwoordvorm waarmee u een initiatiefpositie kunt behouden, geen categorische toon toestaat, de gesprekspartner aanmoedigt om actief te zijn en tegelijkertijd de nodige informatie. Het is bijvoorbeeld gepast en rationeel om de zinnen te gebruiken:

• “Wat is uw mening over deze kwestie? »;
• "Hoe denk je?.. ";
• “Heb ik je standpunt goed begrepen? »;
• “Moeten jij en ik niet naar een andere optie kijken? »;
• 'Denk je niet dat de situatie nu niet in jouw voordeel is? ".

Een zakelijk gesprek draagt ​​bij aan het realiseren van de wens van mensen om de situatie te veranderen of kwalitatief nieuwe relaties aan te gaan tussen de deelnemers aan de dialoog. Dergelijke gesprekken zijn een belangrijk onderdeel van relaties in het bedrijfsleven en de politiek, en vertegenwoordigen het tot stand brengen van banden tussen partners die door hun organisaties zijn geautoriseerd om problemen op te lossen. Je moet kort praten.

Zie de volgende video voor meer informatie over de regels van zakelijke communicatie.