Jenis komunikasi perniagaan

Komunikasi perniagaan membantu membina hubungan dengan rakan sekerja, orang bawahan, rakan kongsi dan pelanggan. Dalam proses komunikasi, berlaku pertukaran bukan sahaja maklumat, tetapi juga pengalaman dan pengetahuan dalam sesuatu bidang. Etika perniagaan benar-benar menembusi semua bidang kehidupan, terdapat pelbagai jenis komunikasi perniagaan.

Komunikasi perniagaan adalah bahagian penting dalam kehidupan manusia. Etika dalam persekitaran perniagaan berfungsi sebagai sejenis sokongan. Dalam perniagaan, terdapat beberapa bentuk komunikasi. Pilihan yang sesuai harus dipilih dengan mengambil kira ciri peribadi dan psikologi peserta dalam perbincangan. Bentuk komunikasi berikut boleh dibezakan:

• Perbualan - hubungan lisan antara lawan bicara, dikurangkan kepada perbincangan masalah dan tugas penting, menjelaskan beberapa nuansa yang berkaitan dengan kerja. Peserta dalam perbualan dalam kes ini sepatutnya mempunyai hak untuk menangani pelbagai tugas dan membuat keputusan. Status rakan bicara mestilah sama.
• Rundingan mempunyai struktur yang lebih tegar. Sebagai peraturan, wakil syarikat atau bahagian yang berbeza mengambil bahagian di dalamnya.Rundingan digunakan untuk bergabung tenaga dengan rakan kongsi yang berminat untuk menyelesaikan masalah tertentu.
• Pada mesyuarat itu kumpulan atau bulatan besar orang yang berminat dan terlibat mengambil bahagian. Mesyuarat itu melibatkan pengumpulan, analisis maklumat, pertukaran data, serta membuat keputusan dalam isu kontroversi.
• Prestasi - dalam kes ini, satu orang atau kumpulan kecil berkongsi maklumat yang diperlukan dengan penonton. Dalam kes ini, mesej tidak dikurangkan kepada perbincangan topik, tetapi dibentangkan sebagai maklumat. Bentuk komunikasi ini memerlukan penutur mempunyai kualiti kepimpinan, keupayaan untuk kekal dalam masyarakat, serta kemahiran berpidato.
• Surat-menyurat - cara komunikasi tidak langsung, memainkan sejenis peranan komunikasi surat-menyurat. Jenis komunikasi ini termasuk pesanan, protokol, resolusi, permintaan, laporan, surat rasmi, arahan, dan sebagainya. Surat menyurat digunakan untuk komunikasi antara jabatan atau organisasi. Adalah perlu untuk mematuhi peraturan tertentu semasa menjalankan surat-menyurat.

Komunikasi perniagaan perlu dipelajari. Pada masa yang sama, kualiti peribadi dan demonstrasi "Saya" seseorang memudar ke latar belakang. Perkara utama ialah keupayaan untuk mengambil kira kepentingan dan kehendak lawan dan menggabungkannya dengan keperluan anda sendiri sedemikian rupa sehingga kedua-dua pihak mencapai hasil yang diinginkan.

Komunikasi perniagaan terdiri daripada beberapa peringkat:

• Pembentukan motif. Tanpanya, interaksi yang berkesan tidak akan dapat dicapai.
• Bersedia untuk Berkomunikasi - ini adalah penyediaan rancangan perbualan, penyediaan hujah dan maklumat.Ia juga perlu menyediakan senarai tugasan yang perlu diselesaikan semasa perbincangan.
• Memulakan perbualan. Adalah perlu untuk menjalin hubungan, selepas itu perlu untuk mewujudkan "iklim hubungan" yang sesuai untuk perbualan.
• Perumusan masalah - menonjolkan pelbagai masalah, membentangkan kedudukan dan visi tugas ini. Walau bagaimanapun, sila ambil perhatian bahawa anda mesti menyediakan abstrak mengenai topik perbualan terlebih dahulu dan bersedia untuk menjawab soalan yang dikemukakan.
• Pertukaran maklumat - Menjelaskan kedudukan lawan bicara. Adalah penting untuk mengekalkan komunikasi dan menjawab soalan dalam bahasa rasmi yang boleh diakses, meninggalkan istilah profesional jika perlu.

• Pujukan dan hujah - adalah perlu sekiranya berlaku perselisihan faham dan mengikut daripada peringkat komunikasi sebelumnya. Adalah perlu untuk mengambil perhatian aspek positif visi anda tentang situasi dan penyelesaian isu kontroversi.
• Mencari penyelesaian kepada masalah atau masalah - akhir perbincangan, hasilnya harus sesuai dengan semua peserta.
• Merangka kontrak - ini bermakna, hasil daripada pertemuan itu, para peserta dalam perbincangan datang kepada penyebut yang sama atau mendapatkan sokongan rakan kongsi dalam menyelesaikan pelbagai masalah. Hasil positif perbincangan berakhir dengan pengesahan bertulis.
• Analisis keputusan - menunjukkan sama ada keputusan yang dibuat adalah betul.
• Membuat keputusan – membayangkan persetujuan semua pihak selepas analisis. Dalam kes ini, peserta dalam perbincangan memutuskan kerjasama lanjut atau penamatan hubungan.

Dalam masyarakat moden, orang secara sedar mengikuti peraturan komunikasi perniagaan untuk mencapai matlamat tertentu dalam persekitaran korporat. Dalam perniagaan, tidak cukup untuk memegang jawatan tertentu, ia juga perlu untuk mengeratkan hubungan dengan orang yang berbeza. Perkara berikut sangat penting:

• Keupayaan untuk memenangi orang ramai dan kekal dalam masyarakat adalah aspek penting dalam dialog korporat. Untuk melakukan ini, anda mesti dapat dengan jelas dan jelas merumuskan pemikiran anda, dengan cekap membantah pandangan anda.
• Data analitikal dan keupayaan untuk membuat keputusan yang cepat sentiasa di sisi anda. Apabila berkomunikasi dengan rakan kongsi, ingat bahawa semua pihak berminat untuk menyelesaikan pertikaian dengan cepat.
• Adalah penting untuk mengambil kira ciri-ciri budaya dan tradisi kebangsaan lawan bicara: tidak syak lagi, beberapa adat dan norma yang diterima pakai di negara lain mungkin kelihatan tidak boleh diterima atau menyinggung perasaan.

Konsep dan norma asas etika perniagaan harus diketahui oleh setiap orang yang menghargai diri sendiri. Perlu difahami bahawa dalam perniagaan, komunikasi antara orang dibina bukan mengikut tangkapan bersama mood rakan kongsi, tetapi mengikut piawaian tertentu. Terdapat jenis komunikasi perniagaan berikut (mengikut tujuan fungsian):

• lisan dan bukan lisan - terdiri daripada keperluan untuk memantau pertuturan, ekspresi muka, gerak isyarat dan postur. Dalam komunikasi bukan lisan, kedudukan tangan, kaki, pandangan, kecondongan kepala dan pergerakan yang tidak disengajakan boleh memberitahu lebih banyak tentang perasaan dan mood seseorang daripada ucapan lisan. Adalah berbaloi untuk belajar mengawal ekspresi muka dan gerak isyarat.
• Bertulis dan lisan. Bagi setiap bentuk komunikasi, konsep dan norma yang berasingan dibezakan.Sebarang dokumen yang disahkan dengan tandatangan dan meterai merujuk kepada bentuk komunikasi bertulis. Kepada mesyuarat perancangan lisan, mesyuarat, rundingan, laporan dan bentuk komunikasi perniagaan yang lain.

• Monologik dan Dialogik - mempunyai perbezaan linguistik yang ketara. Dialog ialah komunikasi interpersonal. Monolog mencerminkan satu sudut pandangan; jenis komunikasi ini termasuk pembentangan atau ucapan khidmat, serta laporan atau ucapan pengenalan.

• Jauh dan peribadi. Komunikasi jauh termasuk perbualan telefon, surat-menyurat melalui mel. Perhatian khusus diberikan kepada corak pertuturan intonasi, kepekatan mesej. Anda tidak boleh menggunakan gerak isyarat.

Setiap gaya mempunyai ciri-ciri tertentu. Anda perlu dapat memahami mereka.

Klasifikasi gaya:

• autoritarian. Ia berdasarkan kuasa bos yang tidak dapat dinafikan dan subordinasi mutlak pekerja. Sebarang keputusan dibuat semata-mata dan tidak dibincangkan dengan orang yang berminat atau terlibat.
• demokratik - ciri utama ialah perbincangan bersama isu dan keinginan untuk persefahaman bersama. Apabila berkomunikasi dengan lawan bicara, permintaan, cadangan dan motivasi digunakan.
• bersekongkol atau formal - ditentukan oleh penyertaan minimum ketua dalam pengurusan kakitangan, rundingan dan membuat keputusan. Kes-kes yang sukar dan keputusan berisiko dipindahkan kepada orang lain. Keberkesanan pengurusan sebegini tidak lagi bergantung kepada pemimpin, tetapi pada tahap pembangunan kumpulan.
• Liberal - sesuatu antara gaya autoritarian dan demokratik.Perbincangan pelbagai isu dengan rakan kongsi atau rakan sekerja diminimumkan, tetapi digunakan dalam kes yang jarang berlaku dan hanya bertujuan untuk mengalihkan tanggungjawab kepada pihak lawan.
• Urusan rasmi - membayangkan pematuhan ketat norma komunikasi, klise ucapan dan peraturan komunikasi perniagaan, di mana tidak ada tempat untuk manifestasi keperibadian.
• saintifik - ucapan yang ketat, pendek dan terkawal, hanya sesuai dalam bidang sains dan pendidikan. Ia digunakan dalam aktiviti penyelidikan atau pengajaran.

Komunikasi perniagaan melibatkan semua aspek luaran tingkah laku dan dibahagikan kepada beberapa bidang:

• peserta dalam perbualan mempunyai matlamat dan motif yang sama;
• perbualan berlaku dalam satu selang ruang-masa;
• hierarki komunikasi yang jelas dibina antara semua peserta dalam perbincangan, status sosial diedarkan;
• peserta dalam komunikasi mematuhi peraturan dan norma yang diterima umum semasa berkomunikasi.

Komunikasi perniagaan membantu mewujudkan hubungan yang diperlukan dengan cepat, mendapatkan sokongan pelanggan yang boleh dipercayai. Ia membantu untuk mencapai persefahaman bersama.

Terdapat 4 fungsi utama komunikasi perniagaan:

• Maklumat dan komunikasi - melibatkan pengumpulan dan penyediaan maklumat khusus, serta pertukaran pengetahuan dan pengalaman.
• Interaktif - disebabkan oleh proses interaksi antara manusia. Ia digunakan dalam proses interaksi (tingkah laku, aktiviti dan keputusan rakan kongsi).
• Persepsi adalah untuk memahami orang lain. Penubuhan atau kelemahan hubungan berlaku atas dasar persefahaman bersama.
• Peraturan-komunikatif - membolehkan anda menyesuaikan tingkah laku peserta dalam perbincangan.Untuk melakukan ini, anda mesti fasih dalam teknik khas: dapat meyakinkan, mencari kompromi dan membuat konsesi.

Di samping itu, adalah perlu untuk mengambil kira peraturan khas apabila berurusan dengan ahli perniagaan. Sebarang rayuan, mesej dan maklumat mesti mematuhi tiga tonggak:

• dari segi kandungan - mesej dan maklumat yang diberikan hendaklah jelas dan padat;
• bahagian ekspresif merujuk kepada komponen emosi;
• sisi motivasi - ditujukan kepada pemikiran dan perasaan lawan bicara.

Apabila berkomunikasi, seseorang memberi perhatian kepada ucapan dan suara lawan bicara. Ia dinilai mengikut petunjuk tertentu:

• perbendaharaan kata - ketiadaan kata-kata parasit dan ucapan ekspresif yang cekap membolehkan kita menyatakan dengan yakin bahawa orang itu berpendidikan dan berbudaya.
• ucapan yang boleh difahami dan sebutan perkataan yang betul adalah kunci kejayaan mana-mana orang.
• intonasi - membolehkan anda meletakkan aksen yang diperlukan.
• Kadar pertuturan - pertuturan yang perlahan akan menyebabkan sayu, dan pertuturan yang cepat tidak akan membenarkan anda menumpukan perhatian pada maklumat yang diberikan.
• Perbincangan tentang kualiti positif dan negatif pesaing. Cuba sentuh topik sedemikian dengan sangat bijaksana dan berhati-hati. Ini adalah sejenis manipulasi yang tidak berbahaya yang akan membantu memenangi lawan bicara.
• Gabungan frasa panjang dan pendek. Teknik ini akan membantu mengekalkan perhatian lawan bicara.

Untuk mencapai rasa hormat di kalangan rakan sekerja dan rakan kongsi, perlu mengambil kira beberapa nuansa:

• Perbincangan tentang kualiti positif dan negatif pesaing. Cuba sentuh topik sedemikian dengan sangat bijaksana dan berhati-hati. Ini adalah sejenis manipulasi yang tidak berbahaya yang akan membantu memenangi lawan bicara.
• Gabungan frasa panjang dan pendek. Teknik ini akan membantu mengekalkan perhatian lawan bicara.
• Dalam persekitaran perniagaan anda tidak sepatutnya menunjukkan pilihan peribadi dan emosi anda apabila menyelesaikan pelbagai masalah. Peranan utama dimainkan oleh kepentingan syarikat yang anda wakili dan kepentingan lawan bicara. Anda tidak seharusnya beralih kepada suara yang meninggi atau terlibat dalam pertempuran lisan: sebarang manifestasi emosi akan menjejaskan reputasi dan imej anda secara negatif.
• Jangan campur kerja dan kehidupan peribadi. Hubungan dengan rakan sekerja seharusnya tidak menjejaskan penyelesaian masalah syarikat. Sekiranya anda tidak dapat membina hubungan mesra dengan seseorang, ini tidak bermakna anda harus mengabaikan pendapat dan nasihatnya semasa menyelesaikan masalah biasa. Keupayaan untuk memisahkan perhubungan peribadi daripada perniagaan membantu memberi tumpuan kepada tugas yang diingini dan menyelesaikan pertikaian.

• Sediakan untuk perbincangan: membuat pertanyaan tentang lawan bicara dan memilih taktik komunikasi yang sesuai.
• Tepati masa - tidak mengambil masa daripada rakan niaga.
• Keupayaan untuk mendengar lawan bicara - kelebihan anda yang tidak dapat dinafikan. Tanpa keupayaan untuk berkomunikasi dengan pelanggan, memahami keperluan dan keinginan mereka, adalah mustahil untuk berjaya.
• Sikap mesra terhadap semua lawan bicara. Malah pasangan yang tidak jujur ​​tidak boleh dilayan dengan hina. Lupakan permusuhan dan cuba perlakukan lawan bicara dengan baik dan baik. Ingat bahawa anda tidak sepatutnya membincangkan hubungan anda dengan orang lain dalam persekitaran perniagaan. Perhubungan, kehidupan peribadi tidak boleh dibincangkan dengan sesiapa pun.
• Keupayaan untuk memberi tumpuan kepada perkara penting. Cuba fikirkan apa yang teman bicara anda mahukan. Mempertimbangkan minatnya, cuba selesaikan masalah dan datang ke penyebut yang sama, tidak kehilangan keinginan anda.
• Keupayaan untuk jujur. Jika maklumat itu tidak boleh dipercayai, diherotkan, ia boleh didapati pada bila-bila masa yang tidak sesuai dan menjejaskan reputasi anda.
• Jangan lupa tentang peraturan adab yang baik. Sentiasa panggil orang itu dengan nama pertama mereka, senyum, dan cuba puji mereka, tetapi elakkan sanjungan.

Dalam video seterusnya anda akan menemui kemahiran komunikasi perniagaan yang paling penting.