Psikologi komunikasi perniagaan

Ahli perniagaan hari ini mempunyai banyak cara untuk berkomunikasi dengan pelanggan, rakan sekerja dan pihak berkepentingan yang lain. Memahami sifat komunikasi perniagaan boleh membantu anda mencapai matlamat dan pengurusan harian syarikat anda.

Dalam psikologi, istilah "komunikasi" bermaksud pertukaran maklumat antara orang melalui sistem simbol yang sama. Definisi komunikasi ini merangkumi dua aspek:

• Pertama, ada apa yang disampaikan, seperti fakta, perasaan, idea, dan sebagainya. Ini bermakna dalam proses komunikasi, seseorang mesti menerima maklumat yang dihantar.
• Kedua, definisi di atas menekankan unsur kefahaman dalam proses komunikasi. Pemahaman akan dicapai hanya apabila penerima mesej memahaminya dalam erti kata yang sama seperti pengirim. Oleh itu, tafsiran mesej yang betul adalah sangat penting.

Komunikasi perniagaan ialah pertukaran maklumat, fakta dan idea yang berkaitan dengan perniagaan. Dalam era globalisasi ini, setiap perniagaan, besar atau kecil, memerlukan komunikasi perniagaan yang betul, secara dalaman dan luaran.

Ciri-ciri utama komunikasi perniagaan termasuk komponen berikut:

• Segmentasi. Walaupun dalam organisasi kecil, adalah satu kesilapan untuk menganggap bahawa semua pekerja mempunyai keperluan, minat dan keinginan yang sama apabila ia berkaitan dengan komunikasi perniagaan. Komunikasi perniagaan yang berkesan dibahagikan untuk memenuhi keperluan khalayak tertentu. Sebagai contoh, pekerja yang bekerja dalam persekitaran pentadbiran akan mempunyai keperluan yang berbeza dan akses kepada maklumat yang berbeza daripada pekerja yang bekerja dalam persekitaran pengeluaran.
• kekonkretan. Komunikasi perniagaan yang berkesan mestilah khusus, dan lebih spesifik, lebih sesuai dengan spesifiknya sendiri.
• Ketepatan. Apabila maklumat tidak tepat, kredibiliti hilang. Pengirim maklumat ini juga hilang kepercayaan. Komunikasi perniagaan yang berkesan mestilah tepat baik dari segi kandungan yang disampaikan mahupun dari segi perkara mudah yang merangkumi tatabahasa, ejaan dan tanda baca.
• Ketepatan masa. Pekerja perlu sedar tentang apa yang berlaku dalam organisasi mereka dan dalam persekitaran luaran kerana ia memberi kesan kepada mereka. Berkomunikasi dengan pekerja tepat pada masanya adalah lebih sukar berbanding sebelum ini, tetapi ia penting untuk komunikasi perniagaan yang berkesan.

• Kebolehulangan. Jika mesej dihantar sekali sahaja, anda tidak boleh pasti bahawa ia telah sampai kepada penerima. Komunikasi perniagaan yang berkesan memerlukan komunikasi yang kerap untuk memastikan semua pekerja mempunyai maklumat yang mereka perlukan. Di samping itu, pekerja bertukar, ada yang bercuti, yang lain menyertai syarikat, dan semua ini memerlukan maklumat terkini.
• berbilang saluran. Perniagaan mempunyai banyak saluran komunikasi daripada tradisional (cetak, papan mesej, mesyuarat) kepada yang baharu (e-mel, blog, laman rangkaian sosial).Semua saluran ini mesti digunakan untuk memastikan pekerja menerima maklumat dalam keadaan yang berbeza.
• Kedekatan. Komunikasi bersemuka masih yang paling berkesan, kata pakar, dan harus digunakan apabila boleh. Sudah tentu, dalam organisasi yang sangat besar ini boleh menjadi sukar, tetapi walaupun begitu, alternatif mungkin termasuk persidangan video atau penggunaan webinar.
• Kehadiran maklum balas. Pekerja seharusnya boleh berkongsi maklum balas, pendapat dan pemikiran mereka dengan pengurus dan majikan. Komunikasi dua hala berkesan untuk kedua-dua pekerja dan majikan.

Kadang-kadang anda perlu bekerja dengan seseorang yang anda tidak suka atau tidak tahan. Tetapi demi kerja anda, adalah penting untuk mengekalkan hubungan perniagaan yang baik dengan mereka. Dalam kes ini, cuba kenali orang itu dengan lebih dekat. Dia mungkin tahu sepenuhnya bahawa anda tidak menyukainya, jadi ambil langkah pertama: mulakan perbualan sulit, atau jemput dia makan malam bersama. Semasa perbualan, fokus pada mencari perkara yang anda mungkin ada persamaan: tanya tentang keluarga, minat, kejayaan masa lalu.

Budaya korporat adalah penting untuk komunikasi perniagaan yang berjaya. Ia menyumbang kepada pengekalan etika perniagaan di tempat kerja, di samping itu, kajian dalam bidang ini menunjukkan hubungan langsung antara budaya korporat dan perolehan syarikat.

Pakar menamakan enam prinsip psikologi asas komunikasi perniagaan:

• Timbal balik. Timbal balik dalam perniagaan bermaksud jangkaan bersama apabila bertukar nilai. Jika seseorang memberi sesuatu, maka penerima diharapkan akan memberikan sesuatu sebagai balasan. Timbal balik mewujudkan kepercayaan antara rakan kongsi, dan hubungan mereka berkembang menjadi lebih baik.
• Persuasiveness. Mengetahui produk, trend, hasil penyelidikan rundingan akan menjadikan anda lebih persuasif. Adalah penting untuk menunjukkan kesedaran anda untuk mendapatkan kepercayaan pasangan.
• wajib. Sentiasa tunaikan kewajipan anda, bukan sahaja bertulis, tetapi juga lisan. Ingat bahawa walaupun berjabat tangan adalah tanda persetujuan. Jika anda merasa sukar untuk mengingati apa yang anda katakan pada satu masa atau yang lain, tuliskannya. Anda akan memberikan gambaran seperti orang yang mengikat.
• Susulan. Sentiasa konsisten dalam perbuatan dan tindakan anda, dan jangan sekali-kali mengubah prinsip perniagaan anda.
• Berusaha untuk Konsensus. Konsensus membayangkan bahawa semua orang membuat dan menyokong keputusan itu dan memahami sebab untuk membuatnya. Konsensus adalah mungkin antara rakan kongsi jika mereka mempunyai nilai dan matlamat yang sama, dan terdapat persetujuan di antara mereka mengenai isu tertentu dan hala tuju yang sama.
• Kasih sayang peribadi. Kami lebih berkemungkinan untuk berinteraksi dengan orang yang menyatakan dengan jelas bahawa mereka menyukai kami dan dengan kehadiran mereka kami berasa penting. Daya tarikan fizikal memainkan peranan dalam hal ini, tetapi persamaan juga sangat berkesan. Kami merayu kepada mereka yang serupa dengan kami dalam pakaian, umur, status sosio-ekonomi.

Komunikasi adalah beretika apabila ia langsung, jujur, dan timbal balik.Jika komunikasi bertujuan untuk menyembunyikan kebenaran atau membahayakan orang lain, ia tidak boleh beretika.

Walaupun etika tidak sama dengan moral, terdapat hubungan yang kuat antara kedua-dua konsep: moral ialah idea tentang apa yang betul dan salah, dan etika ialah prinsip tingkah laku yang dipengaruhi oleh kepercayaan moral. Oleh itu, etika komunikasi sangat bergantung pada prinsip moral:

• Kejujuran. Secara umumnya, komunikasi yang beretika ialah komunikasi yang jujur. Walaupun ada kalanya adalah lebih beretika untuk berbohong, contohnya kepada pembunuh yang didakwa, tentang keberadaan mangsa yang berpotensi, kes ini adalah pengecualian dan bukannya peraturan. Selain itu, kejujuran adalah lebih daripada sekadar kebenaran; ia bermakna bersikap terbuka, sukarela apa sahaja maklumat yang anda ada, walaupun ia menjejaskan kepentingan jangka pendek anda sendiri. Kepercayaan kepada orang berkait rapat dengan kejujuran. Mewujudkan persekitaran amanah ialah laluan kepada komunikasi beretika dalam persekitaran perniagaan.
• keterbukaan. Keterbukaan adalah salah satu perkara penting dalam komunikasi beretika. Dalam komunikasi, ini bermakna bersikap terbuka kepada idea dan pendapat yang berbeza, serta bersedia untuk menyuarakan pendapat anda sendiri, walaupun anda tidak mengharapkan ia diterima.

• Kesetiaan. Dalam konteks komunikasi perniagaan, kesetiaan bermaksud memperuntukkan masa dan sumber yang diperlukan untuk perbincangan isu yang menyeluruh. Barulah semua orang berpeluang untuk didengari.
• Pembinaan muafakat. Komunikasi beretika adalah berorientasikan matlamat dan bukannya berorientasikan status. Gaya komunikasi di mana kumpulan yang berbeza bersatu dalam kem yang bertentangan dan terutamanya dipandu oleh kepentingan mereka sendiri tidak menyumbang apa-apa kepada organisasi secara keseluruhan. Etika untuk organisasi ialah gaya komunikasi di mana orang ramai mencari konsensus, bukan pembangkang, dan memberi tumpuan kepada melakukan apa yang mereka boleh untuk syarikat. Oleh itu, oleh kerana membantu organisasi adalah satu kemestian moral, mencapai kata sepakat adalah gaya komunikasi yang beretika.

Adalah dipercayai bahawa terdapat enam jenis utama lawan bicara. Untuk lebih bersedia untuk perbualan penting, adalah penting untuk mengetahui jenis anda:

• reflektif. Anda adalah teman bicara yang reflektif jika dalam proses komunikasi anda merasakan mood pasangan. Ucapan anda lembut, tenang, anda sensitif, memahami lawan bicara, dan anda suka membina hubungan dengan orang lain.
• pengadil. Anda adalah seorang penentang jenis hakim jika anda menganalisis topik dan isu, memikirkan perkara utama, dan kemudian menerangkannya dengan berkesan kepada orang lain. Anda memimpin perbualan dan memimpinnya secara langsung dan meyakinkan.
• mulia. Anda adalah jenis teman bicara yang "mulia" jika anda suka komunikasi terbuka, dan mudah untuk orang lain berkomunikasi dengan anda. Anda juga fokus, dan sentiasa pergi terus ke matlamat.
• Timbalan. Jurucakap jenis timbalan adalah diplomatik dan menggunakan komunikasi untuk menamatkan konflik. Dia juga lembut tutur kata, menawan, dan membuatkan orang berasa selesa.
• Socrates. Interlocutor jenis Socrates pandai menyelesaikan masalah dan memujuk orang lain, dia suka perdebatan panjang.Dia terperinci dan bermaklumat, dan pendapatnya dihargai oleh orang lain.
• rasmi. Jenis lawan bicara ini menggunakan komunikasi untuk merealisasikan impian mereka dan menjadi berjaya di tempat kerja dan di rumah. Ini adalah seorang pemikir yang bijak dan strategik.

Pakar mengatakan bahawa terdapat empat gaya komunikasi utama: analitikal, intuitif, berfungsi dan peribadi. Tiada gaya komunikasi yang sememangnya lebih baik daripada yang lain. Tetapi memilih gaya komunikasi yang salah untuk khalayak tertentu boleh menyebabkan masalah:

• Gaya analitikal. Komunikasi analitik melibatkan berurusan dengan data keras dan nombor nyata. Orang yang berkomunikasi dalam gaya ini mengelak daripada menunjukkan perasaan dan emosi semasa bercakap. Tambahan besar gaya komunikasi analitikal ialah anda boleh menganalisis masalah secara logik dan tidak memihak. Ini bermakna orang ramai melihat bahawa anda mempunyai maklumat yang baik dan mempunyai pengalaman analisis yang hebat. Kelemahan yang berpotensi untuk mempunyai gaya komunikasi analitikal ialah anda mungkin dilihat sebagai dingin atau tidak sensitif.
• Gaya intuitif. Apabila berkomunikasi dalam gaya intuitif, anda lebih suka mengambil keseluruhan gambar dan mengelakkan butiran kerana takut terjebak di dalamnya. Ini membolehkan anda memahami inti masalah dan bukannya melaluinya secara berperingkat. Kelebihan gaya ini ialah anda berkomunikasi dengan cepat dan tepat, dengan mudah menyelidiki isu yang besar dan kompleks. Walau bagaimanapun, dalam keadaan yang benar-benar memerlukan butiran, anda mungkin tidak mempunyai kesabaran.

• gaya berfungsi. Gaya ini menyiratkan ketelitian, kehadiran rancangan terperinci, tarikh akhir yang tepat. Orang yang berkomunikasi dalam gaya ini adalah berprestasi baik yang tidak pernah terlepas apa-apa.Kemungkinan kelemahan gaya komunikasi berfungsi ialah anda boleh kehilangan perhatian khalayak anda, terutamanya apabila anda bercakap dengan rakan bicara yang intuitif.
• Gaya peribadi. Dengan berkomunikasi dalam gaya peribadi, anda merasakan hubungan emosi dengan pasangan anda, dan ini membolehkan anda mengetahui apa yang dia fikirkan sebenarnya. Anda seorang pendengar yang baik dan seorang diplomat yang baik, anda tahu bagaimana untuk melancarkan konflik, anda mengekalkan hubungan baik dengan ramai orang. Gaya ini membolehkan anda membina hubungan peribadi yang mendalam. Orang sering berpaling kepada anda kerana anda dapat menyatukan kumpulan yang berbeza. Kelemahan gaya komunikasi ini ialah anda kadangkala boleh mengganggu rakan bicara jenis analitik yang sukakan nombor sukar dan perbincangan logik.

Untuk kemahiran komunikasi perniagaan yang paling penting, lihat video berikut.