etika surat-menyurat perniagaan

Surat-menyurat pejabat ialah genre yang sangat istimewa yang mesti anda kuasai jika anda ingin menaiki tangga korporat. Kemahiran menulis perniagaan yang baik akan melayani anda dengan setia: ia akan membantu anda berkomunikasi dengan orang bawahan, atasan dan rakan kongsi, menekankan pendidikan dan pandangan anda. Gaya komunikasi harus dihalang, bertujuan, tanpa menyimpang dari topik tertentu.

Sebarang komunikasi, baik peribadi mahupun bertulis, adalah interaksi dengan orang ramai untuk bertukar maklumat, menarik perhatian dan berunding. Tidak ada manusia yang asing bagi kita, kadang-kadang kita melepaskan emosi, tetapi dalam bidang perniagaan tidak sepatutnya ada tempat untuk manifestasi ganas perasaan, sifat dan perangai kita.

Ciri penting komunikasi perniagaan ialah ia tidak boleh diputuskan pada pertengahan ayat. Untuk setiap surat yang anda terima, anda perlu menulis balasan, walaupun anda tidak mahu.Jika anda menerima panggilan dan anda tidak mempunyai masa untuk mengangkat telefon, pastikan anda menghubungi semula. Sudah tentu, komunikasi dengan sesetengah orang tidak menyenangkan. Itulah sebabnya senarai kualiti wajib pengurus termasuk rintangan tekanan.

Mesyuarat perniagaan, perbualan telefon atau surat-menyurat e-mel perniagaan pastinya mempunyai tujuan tertentu. Akibatnya, pihak-pihak mesti membuat kesimpulan, membincangkan projek, bersetuju dengan perkongsian strategik, dan sebagainya.

Dalam ucapan bertulis, mungkin terdapat lebih banyak sekatan dan konvensyen daripada ucapan lisan. Berkomunikasi dengan lawan bicara secara langsung, dalam pertemuan peribadi, kita boleh membuat penekanan intonasi pada fakta ini atau itu, menjelaskan sesuatu jika lawan bicara tidak memahami kita. Jika kesilapan pertuturan dibuat, kami boleh membetulkannya dengan segera. Tetapi dalam surat perniagaan, kita mesti sangat jelas dan tepat supaya kata-kata itu tidak membayangkan tafsiran berganda.

Mereka pernah berkata: "Kertas akan menanggung segala-galanya," menyiratkan bahawa fakta yang tidak boleh dipercayai pun boleh ditulis. Kami berpendapat bahawa surat-menyurat perniagaan hendaklah sejujur ​​mungkin. By the way, kini surat kertas dihantar semakin kurang. Pada asasnya, mereka mengangkut kontrak dan dokumen lain. Dalam kes ini, kepala surat digunakan sebagai bukti status tinggi organisasi.

Pada masa kini, dalam kebanyakan kes, surat-menyurat perniagaan berlaku di ruang maya, dan ia mempunyai ciri-ciri tersendiri. Apabila dialog baru bermula, adalah kebiasaan untuk menulis ucapan mengikut etika, sebagai contoh: "Hello, Oleg Sergeevich yang dikasihi! ". Dan pada alamat berikutnya pada hari bekerja, ucapan itu boleh ditinggalkan.

Komunikasi bertulis, termasuk melalui e-mel, memerlukan pematuhan kepada norma bahasa dan celik huruf yang sempurna. Lagipun, surat-menyurat akan mendedahkan jurang anda kepada rakan bicara yang berpendidikan. Oleh itu, kami menasihati anda untuk menyemak apa yang ditulis dengan bantuan perkhidmatan khas, jika anda tidak pasti sepenuhnya dengan pengetahuan anda sendiri.

Kami menyenaraikan peraturan am yang memerlukan etika komunikasi elektronik. Mereka agak mudah, tetapi ramai, sayangnya, mengabaikannya:

• permulaan setiap ayat ditulis dengan huruf besar;
• noktah diletakkan di hujung frasa supaya maksud apa yang dibaca jelas;
• untuk menyelesaikan masalah dan mencadangkan penyelesaian, adalah berguna untuk menggunakan senarai bertitik tumpu atau bernombor;
• untuk kejelasan, adalah baik untuk menggunakan jadual, graf, carta;
• jangan cuba secara khusus untuk kelihatan seperti rakan bicara yang bijak, berpendidikan, jangan merumitkan pemikiran mudah dengan giliran participial dan participle yang berlebihan;
• lebih mudah anda menyatakan fikiran anda, lebih baik;
• walaupun dalam budaya pertuturan seharian memerlukan mengelakkan jargon, dalam persekitaran perniagaan, jargon profesional dan pinjaman daripada bahasa Inggeris kini dianggap sebagai bentuk yang baik (tetapi jangan keterlaluan!).

Terdapat jenis mesej berikut:

• tawaran promosi;
• kesyukuran;
• mengiringi;
• jaminan;
• peringatan;
• amaran;
• cadangan kerjasama.

Sebagai tambahan kepada peraturan am, adalah penting untuk mengetahui beberapa butiran penulisan perniagaan.Kami akan memberikan peraturan yang sesuai dalam kebanyakan kes.

Permulaan e-mel dipanggil pengepala. Ia mempunyai logo organisasi. Adalah berguna untuk sentiasa ada (iaitu, pada desktop komputer anda) templat di mana logo ini dimasukkan.

Tidak seperti komunikasi luar talian, peraturan moden tidak mewajibkan anda untuk menyambut penerima, dan anda boleh segera menyatakan intipati perkara itu dengan memanggilnya dengan nama dan patronimik. Walau bagaimanapun, ramai yang terus menulis pada permulaan mesej: “Selamat pagi! ", "Hello! ", "Selamat petang! ' atau 'Salam.' Dan dalam hal ini juga, tidak ada penyelewengan dari norma.

Keperluan untuk badan surat menunjukkan bahawa di dalamnya terdapat makna surat-menyurat. Membahagikan teks ke dalam perenggan dianggap bentuk yang baik, tanda sikap penuh perhatian terhadap lawan bicara. Dalam setiap perenggan, satu atau satu lagi aspek topik dinamakan dan didedahkan. Di samping mengenal pasti masalah, adalah kebiasaan untuk mencadangkan cara untuk menyelesaikannya. Jadi untuk bercakap, untuk mendedahkan idea perniagaan dalam bentuk kecil.

Di bahagian akhir mesej, anda boleh meluahkan perasaan formal dan lebih peribadi. Perkataan “Hormat…”, “Salam…” (“salam sejahtera” dalam bahasa Inggeris) atau ucapan yang lebih emosional “Semoga hari anda menyenangkan! ".

Dalam tandatangan peribadi, adalah penting untuk menunjukkan nama akhir dan nama pertama (dan dalam sesetengah kalangan, juga patronimik). Terdapat juga nombor telefon yang boleh anda hubungi: mudah alih dan bandar pejabat. Baru-baru ini, tandatangan elektronik dengan logo syarikat telah menjadi fesyen.

Pautan tambahan ke portal elektronik organisasi berfungsi sebagai pengiklanan tambahan dan boleh meningkatkan trafik ke tapak ini pada masa hadapan.

Kebanyakan pekerja pejabat mempunyai arkib surat yang sangat luas dalam kotak e-mel mereka. Supaya lawan bicara tidak keliru dalam surat-menyurat yang panjang, disarankan untuk menghantar surat dalam bentuk balasan. Apabila anda mengklik pada kotak yang sesuai pada permulaan subjek surat, singkatan bahasa Inggeris "Re..." muncul. Ini sangat mudah, kerana penerima akan segera mengingati kemajuan surat-menyurat.

Anda boleh menyimpan keseluruhan sejarah komunikasi maya dengan lawan bicara ini, atau anda boleh meninggalkan petikan terakhir atau paling penting sahaja. Etika perniagaan moden memerlukan anda membalas e-mel dengan cepat. Lagipun, kita menghabiskan sebahagian besar hari kita di komputer kerja. Selain itu, mel boleh disemak dari peranti mudah alih.

Sekiranya mesej itu penting dan mendesak, maka ia dibenarkan untuk menulis sms atau membuat panggilan telefon untuk mengingatkan tentang surat tersebut.

Di kalangan tokoh kreatif, penggunaan setem tidak diterima dan lebih-lebih lagi, dicemuh dan dikutuk. Tetapi dalam surat-menyurat perniagaan, setem membantu menggambarkan situasi standard.

Ia berguna untuk mempunyai bank celengan maya yang mengandungi set ungkapan dan frasa. Sesungguhnya, komunikasi berstruktur, kerja pejabat dan penyelesaian isu formal dibina berdasarkan klise ini. Sebagai contoh, simpati dinyatakan oleh perolehan "Malangnya, kami perlu memaklumkan kepada anda ...".Rasa penghargaan terpancar dalam formula tugas ini: "Terima kasih atas sumbangan anda yang tidak ternilai ...". Dan, akhirnya, kegembiraan: "Kami berbangga untuk memberitahu anda bahawa ...". Tetapi frasa terakhir: "Kami mengharapkan kerjasama yang lebih berkesan" menyatakan harapan untuk hubungan perniagaan selanjutnya.

Jadi, kami bercakap tentang etika surat-menyurat perniagaan. Peraturan ini adalah perlu untuk menjadikan komunikasi sebagai selesa dan membuahkan hasil yang mungkin. Gunakannya dan anda akan melihat bahawa kerja anda dalam perkhidmatan telah berjalan lancar!

Untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang peraturan surat-menyurat perniagaan, termasuk e-mel, lihat video berikut.