Peringkat komunikasi perniagaan

Komunikasi ialah proses interaksi antara manusia, yang merangkumi pertukaran, penilaian dan pemahaman maklumat. Apabila bercakap tentang komunikasi perniagaan, norma dan peraturan tertentu digunakan untuk membantu menjadikan interaksi rakan kongsi menjadi paling selesa. Mengambil kira urutan yang betul, yang terdiri daripada memerhatikan peringkat komunikasi perniagaan yang diperlukan, menjamin pencapaian hasil yang diinginkan, yang lebih baik untuk kedua-dua rakan kongsi.

Komunikasi perniagaan ialah proses pelbagai peringkat yang melibatkan penciptaan dan penambahbaikan lagi hubungan antara orang yang berkaitan dengan keperluan khusus. Proses ini melibatkan pemindahan maklumat penting, perkembangan konsep interaksi, persepsi dan pemahaman lawan bicara.

Komunikasi perniagaan mempunyai beberapa ciri, pengetahuan yang akan membantu memahami intipati jenis interaksi ini:

• Nilai reputasi. Dalam perniagaan, wajah perusahaan adalah reputasinya, yang merupakan asas di mana kejayaan masa depan syarikat dibina.Atas sebab ini, komunikasi perniagaan bertujuan untuk mengekalkan dan melindunginya.
• Kejelasan dan ketepatan. Definisi matlamat yang jelas dan tepat memastikan pembangunan profesional yang berkesan yang menggalakkan organisasi diri yang cepat dan pembentukan tanggungjawab.
• Aktiviti bersama, bermanfaat untuk kedua-dua pihak. Dalam interaksi perniagaan, seseorang tidak boleh menjaga kebajikan satu pihak sahaja. Perpaduan rakan kongsi dan kedudukan yang saling menguntungkan memastikan kejayaan dan keputusan cemerlang bagi kedua-dua pihak.

Hasil komunikasi perniagaan bergantung pada seberapa teliti proses itu sendiri diatur. Dalam struktur komunikasi perniagaan, peringkat tertentu boleh dibezakan. Pengetahuan tentang perkara utama komunikasi sedemikian dan norma tingkah laku yang sepadan dengan setiap peringkat akan membantu untuk mencapai matlamat yang dihargai.

Peringkat ini melibatkan penganjuran mesyuarat secara langsung. Pada peringkat pertama, perlu membuat rancangan dengan soalan khusus dan beberapa pilihan untuk menyelesaikan masalah. Adalah perlu untuk menganalisis sudut pandangan rakan perundingan dan memilih strategi perhubungan yang paling bermanfaat; adalah disyorkan untuk membuat ramalan hasil perbualan. Detik-detik organisasi melengkapkan peringkat persediaan: penetapan tempat dan masa mesyuarat.

Potret psikologi lawan bicara, yang berkembang di mata anda, bergantung pada keadaan tertentu, tempoh kenalan, maklumat tentang orang yang diterima daripada pekerja lain. Tindakan tingkah laku lisan dan bukan lisan dibezakan, yang memungkinkan untuk membuat potret psikologi lawan bicara:

• cara pertuturan (kandungan, ketekalan, tempoh, ekspresi dan ciri pertuturan);
• gerak isyarat dan ekspresi muka;
• tindakan tertentu (pergerakan dan postur seseorang, jarak antara lawan bicara, sentuhan);
• pergerakan badan (menyentuh, menepuk, mengusap).

Fungsi penting dalam mencipta potret psikologi dilakukan oleh kajian penampilan lawan bicara. Ini adalah keutamaan pakaian, kebersihan, kekemasan dan penampilan yang sempurna, pematuhan kepada trend fesyen atau pengabaian mereka, meniru pakaian yang dipakai oleh orang lain.

Menentukan potret psikologi pekerja, adalah perlu untuk memberi tumpuan kepada keperibadiannya:

• watak (minat, prinsip, rancangan, keutamaan);
• tingkah laku (kecekapan, kemahiran hidup, pengalaman profesional);
• sisi rohani keperibadian (ciri unik proses dan sifat sfera intelektual, kognitif dan emosi);
• aspek sosial dan psikologi (status, peranan sosial, gaya hidup dan spesifik kerja);
• sifat biopsikik (perangai, jantina dan umur lawan bicara, keadaan kesihatan);
• pembentukan hubungan.

Untuk mewujudkan komunikasi perniagaan, adalah perlu untuk mewujudkan suasana yang kondusif untuk perbualan yang serius, yang melibatkan menunjukkan kepada rakan kongsi niat baik dan minat anda. Ini akan difasilitasi oleh senyuman lembut, sapaan yang sopan dan jeda yang memberi peluang kepada lawan bicara untuk menyertai perbualan dan mengambil bahagian secara langsung di dalamnya.

Perbualan standard bermula dengan pelaksanaan tindakan berikut: pendedahan matlamat, prestasi rakan kongsi di satu pihak dan di pihak yang lain, menyuarakan topik, memperkenalkan orang yang menjalankan perbualan, mengumumkan prosedur untuk menyelidik isu tersebut.

Peringkat ini adalah wajib untuk menentukan pelan rundingan yang sesuai dan meningkatkan minat dalam interaksi di pihak rakan kongsi. Prosedur ini boleh difasilitasi dengan jenaka yang sesuai dengan tempat dan masa.

Anda juga harus memutuskan peranan yang akan dimainkan oleh pihak-pihak dalam perjalanan komunikasi perniagaan. Percepatan proses itu difasilitasi oleh tiruan pasangan, cerminan cermin posturnya, keplastikan, nada suara, gerak isyarat. Selepas beberapa lama (5-10 minit), adalah mungkin untuk meneruskan pengumuman syarat. Ini memerlukan kedudukan yang sama. Anda boleh berpindah ke kedudukan lain, yang ditunjukkan oleh komunikasi bukan lisan.

Semasa fasa ini, penekanan harus diletakkan pada persamaan dan bukannya perbezaan. Terima kasih kepada ini, rundingan akan membantu untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Sekiranya berlaku perselisihan faham yang tidak dapat diselesaikan, adalah disyorkan untuk beralih ke kedudukan neutral, yang tidak melibatkan penetapan penilaian sendiri.

Ingat bahawa hujah yang kuat diperlukan. Dalam kes ini, peraturan tertentu mesti dipatuhi:

• Penyampaian buah fikiran hendaklah dijalankan dengan menggunakan frasa yang mudah, boleh difahami, tepat dan meyakinkan.
• Adalah sesuai untuk menyesuaikan hujah dengan keperibadian pasangan.
• Adalah wajar untuk mengemukakan bukti anda dengan jelas dan ringkas.
• Apabila bercakap tentang masalah, anda perlu tegas: anda tidak boleh mengalah jika anda yakin dengan pendapat anda.
• Perlu sentiasa ada satu bukti penting yang menyokong tesis sebagai simpanan (sekiranya lawan bicara mula meragui keputusan itu).
• Adalah disyorkan untuk menggunakan fakta yang boleh dipercayai yang akan membantu lawan bicara membuat keputusan tanpa berlengah-lengah.
• Jangan berputus asa sehingga pasangan akhirnya mengesahkan penolakannya.
• Anda harus menggunakan hujah yang paling meyakinkan yang memihak kepada kedudukan anda, cuba untuk menyatakan pemikiran sedemikian rupa sehingga mereka berminat sepenuhnya dengan lawan bicara.

Apabila berinteraksi, selalu sukar untuk mengelakkan pelbagai perbincangan. Tugas utama yang perlu ditangani dalam situasi sedemikian adalah untuk membuktikan kepada pasangan bahawa anda betul (dengan menghapuskan keraguan, menentukan motif penentangan, reaksi pertahanan, memikirkan taktik). Pada masa yang sama, penghakiman kategori harus dielakkan, jika tidak semuanya akan berubah menjadi kesan yang bertentangan.

Jika anda mencapai pemahaman, interaksi selanjutnya tidak akan menyebabkan kesukaran yang serius. Selepas itu, anda perlu mencari faedah bersama. Beri peluang kepada pasangan anda untuk mengambil inisiatif.

Ia adalah perlu untuk mengawal penyertaannya dalam mencapai matlamat yang diingini.Sekiranya keputusan anda sendiri jauh lebih kuat daripada lawan bicara, maka anda harus mempertimbangkan dengan teliti cadangannya dan menjelaskan mengapa idea itu perlu dimuktamadkan, atas dasar apakah lebih menguntungkan untuk mengambil kedudukan yang berbeza.

Kriteria yang dirumus hendaklah diterjemahkan ke dalam versi akhir. Selepas itu, anda perlu memulakan perjanjian. Adalah disyorkan untuk menerangkan dengan lebih terperinci kewajipan yang ditanggung oleh setiap pihak. Sebaik sahaja keputusan dibuat, rasa terima kasih yang dinyatakan kepada lawan bicara akan sesuai.

Peringkat akhir komunikasi perniagaan memainkan peranan yang sangat penting, jadi ia harus diberi perhatian yang sama seperti semua yang sebelumnya. Pendapat muktamad memberi kesan kepada imej lawan bicara secara keseluruhan dan pada perkongsian yang kini dikekalkan dan dirancang untuk masa depan. Kebajikan, penghormatan dan kebijaksanaan harus tetap ditunjukkan.

Komunikasi perniagaan akan mendapat manfaat dan menjamin hasil yang baik apabila digunakan peraturan dan garis panduan berikut:

• Minuman (teh, kopi) ditawarkan mengikut budi bicara pemilik atau semasa rundingan yang berlarutan.
• Jangan membuat panggilan telefon semasa rundingan perniagaan. Adalah lebih baik untuk mematikan telefon untuk kali ini. Adalah perlu untuk menunjukkan rasa hormat kepada rakan kongsi dan prosedur am untuk interaksi perniagaan.
• Meninggalkan premis semasa rundingan adalah dilarang. Kes yang luar biasa adalah keperluan untuk bantuan perubatan.
• Menyimpan rekod kerja adalah dialu-alukan, kerana ia menekankan minat dan perhatian kepada rakan kongsi.
• Tanda selera yang baik adalah tidak bertanya soalan berkaitan rahsia perdagangan pasangan.Ini membantu mengelakkan kejanggalan dan kedudukan yang janggal.

Semua tentang kemahiran komunikasi perniagaan yang penting, lihat video berikut.