Perbualan perniagaan: peraturan, jenis dan peringkat

Hasil perhubungan perniagaan selalunya bergantung pada rundingan dan dialog peribadi. Hubungan perniagaan, yang ditubuhkan secara bertulis atau melalui telefon, dibangunkan dalam perbualan peribadi. Pada masa yang sama, peserta temu bual menggunakan pelbagai cara komunikasi: mereka bukan sahaja menggunakan pertuturan, tetapi juga gerak isyarat, mimik muka, dan pengaruh peribadi.

Perbualan perniagaan biasanya perbualan antara dua orang lawan bicara, itulah sebabnya mereka harus mengambil kira butiran peribadi lawan, motifnya, ciri pertuturan dan menerapkan etika. Komunikasi interpersonal melibatkan pelbagai kaedah untuk mempengaruhi lawan bicara.

Perbualan perniagaan yang mempunyai topik tertentu dan berorientasikan peribadi sering dijalankan dalam organisasi yang sama antara pekerja.Tujuan perbualan adalah keinginan seseorang peserta dalam komunikasi untuk mempengaruhi orang lain atau seluruh kumpulan pekerja dengan bantuan kata-kata untuk mendorong aktiviti, perubahan dalam persekitaran kerja atau perhubungan yang sedia ada, dan meningkatkan kualiti mereka.

Satu lagi matlamat perbualan perniagaan ialah keperluan pengurusan untuk membentuk kesimpulan dan keputusan berdasarkan pendapat dan alasan pekerja.

Kelebihan perbualan perniagaan berbanding jenis komunikasi lisan yang lain ialah:

• dalam kelajuan tindak balas terhadap kata-kata lawan bicara, yang membantu untuk mendapatkan hasil yang diinginkan;
• dalam meningkatkan kesedaran pentadbir dengan mengambil kira, mengawal dan memantau sudut pandangan, pertimbangan, pemikiran, hujah dan kenyataan skeptikal yang didengar semasa temu bual;
• mengikut kesesuaian set kaedah munasabah yang fleksibel untuk mengkaji topik yang dibincangkan, yang merupakan akibat daripada menyelesaikan masalah dan tuntutan semua pihak.

Perbualan perniagaan tertumpu pada pelaksanaan fungsi tertentu:

• mencari arah baru;
• pelancaran projek yang menjanjikan;
• pertukaran data;
• peraturan aktiviti yang dimulakan;
• komunikasi bersama pekerja satu perusahaan;
• memudahkan hubungan perniagaan antara institusi, firma, industri.

Hasil perbualan dan mesyuarat perniagaan bukan sahaja ditentukan oleh kesediaan untuknya, tetapi juga ditentukan oleh pembinaan perbualan itu sendiri.Kesilapan yang tidak dapat dipertikaikan boleh dielakkan dengan kaedah yang mantap dalam menjalankan temu bual dan mematuhi prinsip mereka. Perlu sentiasa ada suasana muhibah - kenyataan keras tidak boleh diterima.

Prinsip rasionaliti membayangkan pengekangan tingkah laku, terutamanya dalam kes pasangan menunjukkan emosi. Kekurangan kawalan ke atas emosi biasanya memberi kesan negatif terhadap keputusan yang dibuat. Penyelesaian sedemikian tidak boleh dipanggil optimum.

Prinsip persefahaman adalah perlu supaya lawan bicara dapat mencari titik persamaan dalam dialog dan mencapai kesan yang diinginkan.

Semasa perbualan, tumpuan perhatian penutur berubah-ubah walaupun tanpa faktor pelesapan. Mempertimbangkan dan melihat nuansa sedemikian, pada masa ini perlu sekali lagi menarik perhatian kepada diri sendiri dan menyambung semula hubungan yang terganggu.

Prinsip kebolehpercayaan menentukan pematuhan wajib terhadap kesahihan memaklumkan lawan bicara - walaupun dia memberikan maklumat palsu. Ini memberi manfaat kepada dialog dan mencapai matlamat yang diinginkan.

Prinsip psikologi yang penting ialah perbezaan antara subjek perbualan dengan lawan bicara. Sikap subjektif terhadap pihak lawan boleh menjejaskan objektiviti penilaian penunjuk. Perbualan yang membina adalah berdasarkan perbezaan antara peristiwa dengan sudut pandangan, dan pendapat dengan pengalaman.

Pengukuhan prinsip am sedemikian untuk menjalankan perbualan perniagaan adalah peraturan untuk pelaksanaannya, yang menyumbang kepada keselamatan dan kecekapan rundingan.

Peraturan minat berganda ialah setiap penemuduga mempunyai minat berganda: bukan sahaja intipati dan kandungan topik perbualan, tetapi juga kerjasama dengan rakan kongsi.Mengekalkan hubungan yang bermanfaat adalah tugas yang tidak kurang penting dalam perbualan daripada pertukaran maklumat.

Pakar mengesyorkan mengarahkan perbualan dengan cara yang tidak mengganggu hubungan antara pekerja dan pengurus. Untuk ini anda perlukan:

• jangan tergesa-gesa membuat kesimpulan tentang motif dan niat lawan bicara, berdasarkan andaian mereka sendiri;
• mendengar dengan penuh perhatian kepada pihak lawan dan tunjukkan bahawa dia difahami;
• suarakan minat dan matlamat anda dan bukannya berdebat tentang masa lalu, dan fikiran harus dinyatakan dengan jelas dan jelas;
• membincangkan tindakan masa hadapan.

Penekanan terhadap minat terhadap pasangan juga dianggap sebagai peraturan penting yang akan membantu memudahkan tugas kedua-dua teman bicara. Frasa: "boleh difahami", "menarik", "gembira mengetahui", secara semulajadi diselitkan ke dalam perbualan, akan mewujudkan suasana santai dan membantu menyatakan persetujuan dan persefahaman bersama. Masalah yang sama boleh diselesaikan jika anda menangani lawan bicara, memanggilnya dengan nama dan patronimik, dan juga tidak menunjukkan kebimbangan dan kerengsaan.

Keinginan untuk menjelaskan maklumat tambahan atau tambahan juga akan membantu mengekalkan minat.

Setiap perbualan adalah cara untuk mencari titik persamaan. Agar dialog berjaya, tidak digalakkan untuk memulakannya dengan percanggahan. Biasanya mereka bermula dengan topik yang pendapatnya sama, contohnya, tentang cuaca. Ini dilakukan supaya sejak awal lagi tiada jawapan negatif dan tiada usaha perlu dihabiskan untuk memujuk lawan bicara.Pakar mengesyorkan sentiasa mempunyai beberapa frasa yang telah disediakan terlebih dahulu, jawapannya hanya positif.

Persediaan untuk perbualan perniagaan bermula dengan peringkat yang paling penting - perancangan, yang terdiri dalam merumuskan masalah dan objektif mesyuarat, serta mewujudkan rancangan rundingan dan kaedah untuk pelaksanaannya. Profesional menasihati:

• fikirkan dan pertimbangkan proses cadangan perbualan yang dirancang, buat programnya;
• kumpulkan semua maklumat yang diperlukan tentang kemungkinan lawan bicara;
• menguji keberkesanan hujah mereka yang diperlukan untuk membuktikan kepercayaan dan niat mereka;
• semak ketekalan definisi dan pemikiran mereka;
• fikirkan pilihan untuk reaksi lawan bicara atau lawan terhadap hujah yang dikemukakan.

Penetapan masa dan tempat perbualan akan datang bergantung kepada kedudukan dan sikap peserta. Ia boleh dijalankan di wilayah sendiri, asing atau neutral. Selepas menjalankan latihan operasi, adalah perlu untuk menyemak dan menyunting bahan yang dikumpul dan disediakan dan memberikan rancangan untuk temu duga masa depan borang akhir.

Pembinaan perbualan perniagaan terdiri daripada 5 peringkat:

• permulaan perbualan;
• menyediakan maklumat;
• argumentasi;
• menterbalikkan hujah pihak lawan;
• kelulusan cadangan.

Setiap langkah ini adalah berdasarkan pengetahuan profesional, kejelasan, logik, yang ditambah kualiti peribadi penemuduga, yang sangat penting dalam perbualan. Pelan perbualan harus dibina berdasarkan pelbagai pilihan yang mungkin untuk hasilnya. Kadang-kadang anda perlu mengulangi beberapa hujah.

Pada peringkat pertama - pada permulaan dialog - adalah penting untuk mencari hubungan dengan pasangan, mengatur persekitaran yang menarik, menarik minat lawan bicara dan merebut inisiatif. Adalah dinasihatkan untuk menggunakan teknik khas yang memulakan dialog. Ini termasuk:

• teknik untuk melepaskan ketegangan, yang membantu menjalin hubungan rapat dengan pihak lawan;
• cara untuk mengaitkan lawan bicara, membolehkan anda dengan cepat membawa masalah terkini;
• kaedah merangsang fantasi, yang melibatkan kemunculan sejumlah besar soalan;
• pendekatan kepada masalah secara langsung.

Permulaan perbualan yang betul adalah kenalan, perumusan tepat matlamat dan objektifnya, pencalonan topik, komunikasi peraturan untuk mempertimbangkan isu.

Pada peringkat memberikan maklumat, seseorang harus mengetahui permintaan dan pendapat pasangan, motivasi, hujah dan keinginannya, melaporkan maklumat yang dirancang, dan menganalisis kedudukan lawan bicara.

Dalam fasa menyangkal pertimbangan pihak lawan, tegurannya harus dinetralkan. Untuk melakukan ini, adalah perlu untuk menyatakan hujah anda dengan meyakinkan, tanpa keraguan, tanpa membenarkan kemungkinan menyangkal pendapat anda. Logik penafian terletak pada analisis maklumat yang meragukan, mencari punca sebenar, pemilihan konsep dan kaedah. Dalam kes ini, pelbagai helah dan helah digunakan.

Pada peringkat membuat keputusan, hasil hujah yang diterima dan diluluskan oleh lawan bicara diringkaskan, nuansa negatif dan kesimpulan dihapuskan, hasil yang dicapai disatukan dan disahkan, topik untuk kerjasama selanjutnya dicadangkan. Pada peringkat ini, seseorang tidak seharusnya menunjukkan ketidakpastian supaya pasangan juga tidak mula meragui keputusan yang dibuat.

Jenis perbualan perniagaan bebas dicirikan oleh klasifikasi berikut:

• semasa memohon pekerjaan;
• apabila dibuang kerja;
• tentang masalah;
• sifat disiplin.

Varieti pertama adalah jenis pengenalan, tugas utamanya adalah untuk menentukan dan menilai kualiti perniagaan pemohon untuk jawatan tersebut. Pengurus perlu bertanya kepada pemohon hanya beberapa soalan asas yang mengandungi maklumat tentang orang itu: tahap pendidikan, pengalaman kerja, kemahiran dan kebolehan sedia ada, sebab mencari pekerjaan, tahap tuntutan bayaran. Kadang-kadang perlu untuk menjelaskan juga kualiti peribadi.

Temu bual mengenai pemergian pekerja boleh terdiri daripada dua jenis: penyelesaian secara sukarela atau paksa. Dalam kes pertama, pentadbir harus mengetahui sebab-sebab pemecatan - ini disebabkan oleh perhatian untuk meningkatkan pengurusan organisasi. Biasanya dalam kes sedemikian adalah mungkin untuk mengetahui maklumat berguna yang membolehkan menyelesaikan beberapa masalah.

Jenis ketiga ialah perbualan dengan pekerja yang terpaksa berpisah dengannya. Sebagai peraturan, sangat sukar bagi seorang pemimpin. Dalam proses perbualan sedemikian, seseorang harus memerhatikan makanan istimewa, tetapi pada masa yang sama dengan betul dan adil menyatakan tuntutan terhadapnya. Terdapat peraturan dan nasihat khas tentang cara menjalankan perbualan sedemikian.

Hujah boleh berdasarkan kaedah retorik dan spekulatif. Yang retorik ialah:

• asas, terdiri daripada rayuan langsung kepada rakan kongsi;
• percanggahan berdasarkan mencari perbezaan pendapat dalam hujah;
• teknik untuk menyerlahkan kesimpulan yang membawa kepada keputusan yang diingini melalui kesimpulan pertengahan;
• perbandingan;
• kaedah pemotongan berdasarkan pemilihan bahagian individu;
• kaedah bumerang;

• boikot;
• mengalihkan penekanan dan mengetengahkan kepentingan mereka;
• kaedah inferens berdasarkan perubahan beransur-ansur dalam intipati masalah;
• kaedah pengundian, disimpulkan dalam soalan yang telah ditetapkan;
• teknik bantuan yang jelas.

Kaedah spekulatif boleh dipertimbangkan:

• teknik keterlaluan;
• anekdot;
• teknologi menggunakan kuasa;
• teknik meragui identiti lawan bicara;
• kaedah pengasingan, yang terdiri daripada mempersembahkan ungkapan individu dalam bentuk yang diubah suai;
• transformasi hala tuju, berdasarkan peralihan kepada isu lain yang tidak berkaitan dengan pertikaian;
• penindasan, yang terdiri daripada membesar-besarkan masalah kecil;
• teknik khayalan di mana maklumat yang mengelirukan dilaporkan;
• kelewatan - menangguhkan perbualan;
• rayuan berdasarkan rayuan simpati;
• teknik memutarbelitkan;
• soalan perangkap.

Pakar mengesyorkan menjalankan perbualan perniagaan dengan cara berikut: membuat cadangan atau menilai sesuatu dalam bentuk soal-jawab yang membolehkan anda mengekalkan kedudukan inisiatif, tidak membenarkan nada kategorikal, menggalakkan rakan bicara untuk aktif dan pada masa yang sama mendapatkan yang diperlukan maklumat. Sebagai contoh, adalah sesuai dan rasional untuk menggunakan frasa:

• “Apa pendapat awak tentang perkara ini? »;
• "Bagaimana anda berfikir?.. ";
• “Adakah saya faham pandangan awak dengan betul? »;
• “Bukankah anda dan saya patut menyemak pilihan lain? »;
• “Tidakkah anda fikir keadaan tidak memihak kepada anda sekarang? ".

Perbualan perniagaan menyumbang kepada merealisasikan keinginan orang ramai untuk mengubah keadaan atau mewujudkan hubungan baru secara kualitatif antara peserta dalam dialog. Perbualan sedemikian merupakan bahagian penting dalam hubungan dalam perniagaan dan politik, yang mewakili penubuhan hubungan antara rakan kongsi yang diberi kuasa oleh organisasi mereka untuk menyelesaikan masalah. Anda perlu bercakap secara ringkas.

Untuk maklumat lanjut tentang peraturan komunikasi perniagaan, lihat video berikut.